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1、淺論檔案管理中存在的問題及改進措施 【摘要】想解決目前檔案管理中的一些問題,需要我們不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),建立健全檔案管理制度設(shè)置,科學(xué)合理的獎懲制度等,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 下載 【關(guān)鍵詞】檔案管理;問題;措施;注意事項 檔案管理工作是每個工作領(lǐng)域、每個部門的一項重要工作,它記錄著國家、城市、機構(gòu)和組織的基本信息、工作沿革、工作歷程及相關(guān)人員的基本信息等,檔案管理工作對各項事業(yè)的發(fā)展都有著舉足輕重的作用。但是,目前我們的檔案管理工作仍然存在一些問題和瓶頸,例如信息化技術(shù)落后、管理效率低下、安全性能不高等,這就需要廣大檔案管理工作者深入研究探索更加科學(xué)、有效、安全的檔案管理辦法,以
2、提高檔案管理工作的實效性。 一、目前檔案管理工作中存在的問題 (一)信息化技術(shù)手段落后。目前,我們的檔案管理還以人工管理為主,信息化技術(shù)手段的開發(fā)和利用還比較滯后,雖然有些部門也開始利用電子化檔案管理軟件對檔案進行管理,但多數(shù)是基于人工檔案管理的基礎(chǔ)上再重新錄入,?際上采取的是信息化和人工化兩種方式同時進行,這不僅加大了檔案管理人員的工作量,而且電子化檔案管理在實際工作中也沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。 (二)人工化方式占主導(dǎo)。在很多單位,依然采取人工化檔案管理的方式。隨著時間的推移,工作量的增多,看似簡單的檔案管理工作,實際上面臨著越來越繁雜的局面。而以人工為主的檔案管理方式,要完成檔案的分類、檔案
3、的整理、檔案的歸檔、檔案的查閱等一系列工作流程,需要大量的工作時間和工作精力,更為重要的是人工的管理容易出現(xiàn)錯誤和紕漏,甚至出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象,不利于檔案管理的準(zhǔn)確性和安全性。 (三)專業(yè)檔案管理人員缺乏。要提高檔案管理工作的效率,科學(xué)的管理手段固然重要,專業(yè)的管理人員仍是不可缺少。但是目前看,除了大型的檔案館會招錄一些專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員外,其他單位和組織通常都是選派非專業(yè)人員從事檔案管理工作。此外,針對檔案人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)更新培訓(xùn)的活動開展得也不夠及時,導(dǎo)致本來就不專業(yè)的檔案管理人員很難跟進時代的需要,很難全面了解和掌握檔案管理的科學(xué)方式手段,工作質(zhì)量也會隨著時間的推移而不斷下滑。加
4、之有些部門管理人員的不重視,導(dǎo)致檔案管理工作一直處于 “原始”管理狀態(tài)。 (四)檔案管理安全性不高。很多部門經(jīng)常會出現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、檔案內(nèi)容遺失等問題。有時給某些個人帶來不必要的麻煩或者損失,有時候給工作單位、部門帶來不良的影響。 二、 加強檔案管理的具體措施 (一)不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。部門管理者及檔案管理人員首先要重視檔案管理的重要性,同時采取各種手段和措施加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。一方面要定期組織檔案知識培訓(xùn),聘請專業(yè)的教師或者檔案管理工作標(biāo)兵等對本部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是采取走出去的方式,積極參加上級部門或者有關(guān)單位組織的檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。只有通過經(jīng)常性的
5、技能培訓(xùn),才能幫助管理人員不斷提升自身素質(zhì),實現(xiàn)知識的不斷更新,為優(yōu)化管理提供動力和支持。 (二)將檔案管理與信息化接軌。人工化管理存在的效率低下、容易出現(xiàn)紕漏等問題可以利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)來解決。因此,要不斷引入和更新檔案管理信息化技術(shù)手段,借助高效的電子化技術(shù)來完成檔案管理工作。信息化技術(shù)需要檔案管理人員首先掌握基礎(chǔ)的計算機操作技能,這是完成檔案管理信息化的首要一步。其次是引入先進的檔案管理軟件,按照操作流程將紙質(zhì)檔案輸入電子信息庫,對檔案進行電子化管理,這就極大提高了檔案管理的效率,也可以提高檔案使用的靈活性。同時可以逐步減少紙質(zhì)檔案管理的工作量,在查閱、分類等方面的工作盡量采取電子
6、化流程。 (三)建立健全檔案管理制度。制定和完善科學(xué)、合理、有效的檔案管理制度是開展好檔案管理工作的重要保障。因此各個單位、組織和部門,要結(jié)合具體工作實際,制定科學(xué)合理的檔案管理制度,針對檔案管理中存在的問題提出切實可行的解決措施,同時要根據(jù)檔案工作的時代特點,不斷更新和完善檔案管理制度、不斷優(yōu)化管理措施,為單位、組織的運行提供穩(wěn)定的制度保障,檔案也能在其中發(fā)揮積極有效的作用。 (四)設(shè)置科學(xué)合理的獎懲制度。在開展檔案管理工作中,針對成績突出、表現(xiàn)良好的檔案管理人員要進行適當(dāng)?shù)谋頁P和獎勵,針對那些消極怠工或是工作失誤的檔案管理人員,要視情況給予一定的警示和懲罰。在獎懲制度中,一定要保障落實期間
7、的公平性。 三、加強檔案管理的幾點注意事項 (一)安全保護紙質(zhì)檔案。首先要對檔案進行精確分類,在基本分類的基礎(chǔ)上再進行細(xì)化分類。其次是要有專門的檔案管理室,要注意檔案管理室的環(huán)境,通風(fēng)要良好、防止潮濕、檔案與地面要存在一定的高度,防止地面存水浸泡檔案。 (二)信息化技術(shù)的引入要遵循循序漸進的過程。在引入信息化管理技術(shù)時,要充分考慮檔案管理人員的適應(yīng)能力,不能盲目地全盤引入,要有一個過程。首先要對檔案管理人員進行崗位培訓(xùn),在熟練掌握計算機技能的情況下,逐漸引入電子化設(shè)備。 (三)網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要。隨著檔案管理信息化的使用,網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機房選址也非常重要。一方面不能選擇潮濕的地方,也不能選擇電磁干擾較強的地方。另一方面就是要嚴(yán)格防范網(wǎng)絡(luò)病毒。 【參考文獻】 景小春.論文書檔案管理存在的問題及對策J.企業(yè)技術(shù)開發(fā),2013(15) . 劉志國.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件J.價值工程,2015(02).