集團(tuán)公司檔案管理制度與工作職責(zé)

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1、目 錄一、 集團(tuán)公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 1二、 檔案管理制度 21. 集團(tuán)公司檔案管理辦法 22. 檔案分類與檔號(hào)編制規(guī)定 133. 二級(jí)公司檔案管理的補(bǔ)充規(guī)定 234. 投資管理檔案管理規(guī)定 295. 營(yíng)銷貿(mào)易類檔案管理規(guī)定 316. 財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定 357. 圖書、報(bào)刊、音像資料、軟件管理規(guī)定 40三、檔案管理工作職責(zé)與整理規(guī)范 421. 集團(tuán)公司檔案管理員工作職責(zé) 422. 二級(jí)公司檔案管理崗位工作職責(zé) 433. 集團(tuán)公司職能部門兼職檔案管理崗位工作職責(zé) 444. 檔案整理工作規(guī)范 45四、 附錄 571. 中華人民共和國(guó)檔案法 572. 上海市檔案條例 601兼職檔案員各分、子公司 集團(tuán)

2、公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖黨群組織負(fù)責(zé)人兼職檔案員監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)人董事會(huì)辦公室董事會(huì)監(jiān)事會(huì)黨群組織各職能部門總經(jīng)理辦公室分管副總裁檔 案 室中國(guó)高科集團(tuán)股份有限公司檔案管理辦法為加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理工作，嚴(yán)格工作制度、規(guī)范工作秩序、嚴(yán)肅工作紀(jì)律，提高檔案管理水平，特制定本管理辦法。第一章 總 則 第一條 為了加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為集團(tuán)公司的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而帶動(dòng)集團(tuán)公司檔案管理水平上個(gè)臺(tái)階，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及其實(shí)施辦法，結(jié)合本集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本管理辦法。 第二條 集團(tuán)公司的檔案管理分為集團(tuán)公司和二級(jí)公司兩部分。集團(tuán)公司的檔案是指公司在基本建設(shè)、經(jīng)營(yíng)發(fā)展、黨政管理、會(huì)

3、計(jì)工作等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。二級(jí)公司的檔案是指公司在進(jìn)行主營(yíng)業(yè)務(wù)以及基本建設(shè)、黨政管理、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、會(huì)計(jì)工作中形成的具有利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。根據(jù)集團(tuán)公司的實(shí)際情況和檔案目標(biāo)管理的要求，將檔案統(tǒng)一劃分為十六大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、營(yíng)銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、員工檔案類、實(shí)物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。各二級(jí)公司參照?qǐng)?zhí)行。第三條 集團(tuán)公司及二級(jí)

4、公司檔案工作的基本任務(wù)是貫徹國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策和指示精神，遵循檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)集團(tuán)公司及二級(jí)公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，為發(fā)展集團(tuán)公司的事業(yè)服務(wù)。第四條 集團(tuán)公司和二級(jí)公司的檔案工作是集團(tuán)公司及二級(jí)公司各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，納入集團(tuán)公司工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃中，保證檔案管理職能、人員編制和經(jīng)費(fèi)適應(yīng)整個(gè)集團(tuán)公司檔案工作發(fā)展的需求。第二章 管理體制與職責(zé)第五條 集團(tuán)公司應(yīng)設(shè)置專人專崗負(fù)責(zé)檔案管理工作，二級(jí)公司可參考總部，根據(jù)公司自身的情況設(shè)立專崗對(duì)檔案進(jìn)行管理。集團(tuán)公司的檔案工作在主管副總裁的領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行檔案工作集中統(tǒng)一管理。總裁辦是集團(tuán)公司檔案工

5、作的行政管理部門，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度；同時(shí)又是收集、保管集團(tuán)公司檔案和提供利用服務(wù)的職能部門，并對(duì)各部門立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。二級(jí)公司的檔案工作在主管總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行檔案工作集中統(tǒng)一管理。其方法可參考集團(tuán)公司執(zhí)行。第六條 集團(tuán)公司及二級(jí)公司均應(yīng)明確一名公司領(lǐng)導(dǎo)分管本公司檔案工作，在各部門應(yīng)明確一名部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門檔案工作，并負(fù)責(zé)本辦法在該部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的貫徹實(shí)施；各部門應(yīng)設(shè)立一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好本部門檔案工作，并定期將整理好的檔案移交檔案室。第七條 本辦法第二條所列檔案大類，根據(jù)各部門業(yè)務(wù)范圍，其具體負(fù)責(zé)的各類檔案為：（一）總裁辦負(fù)責(zé)行政管理類

6、、經(jīng)營(yíng)管理類中經(jīng)營(yíng)決策檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案及電子檔案的收集、積累、整理和歸類。（二）人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案、勞動(dòng)人事方面檔案的收集、整理和歸類，人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)該檔案的保管和利用。（三）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督類中審計(jì)管理、經(jīng)營(yíng)管理類中財(cái)務(wù)管理及會(huì)計(jì)檔案的收集、積累、整理和歸類。（四）資金部負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)管理類財(cái)務(wù)管理中有關(guān)資金借款、擔(dān)保等合同、協(xié)議的收集、積累、整理和歸類。（五）投資管理部負(fù)責(zé)決策類、經(jīng)營(yíng)管理類中投資管理檔案的收集、積累、整理和歸類。（六）法務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督類中法律事務(wù)檔案的收集、積累、整理和歸類。（七）貿(mào)易部負(fù)責(zé)營(yíng)銷貿(mào)易類中經(jīng)營(yíng)貿(mào)易檔案的收集、積累、整理和歸類。注：監(jiān)事會(huì)

7、、黨群工作檔案由監(jiān)事會(huì)、黨群組織負(fù)責(zé)人收集、積累、整理和歸類。二級(jí)公司可參照總部的責(zé)任辦法，制定公司內(nèi)部各部門檔案管理職責(zé)。 第八條 歸檔時(shí)間（一）管理類、營(yíng)銷貿(mào)易類：一般每年三月各部門將上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷歸檔五月底前交檔案室，由檔案專管干部統(tǒng)一編目。（二）科研或產(chǎn)品項(xiàng)目：對(duì)于形成周期不長(zhǎng)的課題研究或產(chǎn)品研制，可按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔；也可按工作階段歸檔，是指當(dāng)一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)按其工作程序完成一個(gè)階段后，即將該階段形成的科技文件歸檔。（三）設(shè)備檔案：應(yīng)抓住設(shè)備開箱驗(yàn)收和安裝、調(diào)試完畢兩個(gè)環(huán)節(jié)，將隨機(jī)文件材料和安裝、調(diào)試過程中形成的文件材料由專人收集，交檔案員歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)

8、保證該設(shè)備資料齊全，使用完畢后及時(shí)立卷歸檔，設(shè)備維修記錄按年歸檔。（四）基建項(xiàng)目：要分階段收集、整理，并在竣工驗(yàn)收時(shí)完成全部檔案立卷歸檔工作。工程項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)移交檔案室。（五）會(huì)計(jì)檔案：由公司財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)收集歸檔，在財(cái)會(huì)處保存一年后于次年五月底前送公司檔案室統(tǒng)一保管，此外并重視收集相關(guān)法律、法規(guī)、享受優(yōu)惠的政策等。（六）實(shí)物檔案：當(dāng)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案形成時(shí)即進(jìn)行收集、存檔，或?qū)⑵鋸?fù)印件存檔，實(shí)物辦理借出手續(xù)后進(jìn)行張貼或懸掛。（七）聲像檔案：平時(shí)將反映公司主要職能活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶及時(shí)收集、整理、歸類，于每年六月將上一年度的聲像檔案進(jìn)行歸檔。（八）電子檔案：每年三月將上年度

9、形成的反映本公司主要職能活動(dòng)、存有重要數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤進(jìn)行收集、整理、歸類，五月底前交檔案室歸檔。（九）二級(jí)公司當(dāng)年的文件資料于次年由二級(jí)公司自行歸檔并留本公司提供利用，在后年的第一季度內(nèi)上繳集團(tuán)公司。 第九條 為完善集團(tuán)公司檔案管理工作，根據(jù)各自的特點(diǎn)，應(yīng)制定一系列相關(guān)檔案管理制度，做到公司的檔案管理有法可依、有制度可依。本辦法所規(guī)定的工作制度有：各類檔案的歸檔制度、管理制度、檔案管理人員的崗位責(zé)任制、考核獎(jiǎng)懲辦法及檔案的分類及編號(hào)辦法。各部門、各二級(jí)公司必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不得違反。第三章 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn) 第十條 根據(jù)集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案目標(biāo)管理的要求，集團(tuán)公司應(yīng)配備具備

10、檔案專業(yè)大專以上學(xué)歷的專職檔案人員，各部門及各公司檔案管理人員在上崗前須經(jīng)過檔案崗位培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容包括宣傳貫徹中華人民共和國(guó)檔案法和中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、企業(yè)檔案管理辦法等國(guó)家、上級(jí)頒發(fā)的檔案工作法規(guī)性文件，以及檔案管理及保管等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。以上各部門及各公司檔案管理人員在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)均須參加檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)考核，并通過考核，方具備上崗資格。 第十一條 集團(tuán)公司及二級(jí)公司檔案管理人員在職稱及福利待遇上享受與其他管理人員同等的待遇。第四章 文件材料的形成與歸檔 第十二條 文件材料的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔工作納入集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)管理、基本建設(shè)的計(jì)劃和工作程序，實(shí)行“四同步”管理：在布置

11、、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，并納入部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，作為各部門季度或年度考核的依據(jù)之一。 第十三條 為了加強(qiáng)對(duì)公司設(shè)備管理，將固定資產(chǎn)中設(shè)備建檔范圍定為單位價(jià)值在2萬(wàn)元以上（含2萬(wàn)元）的設(shè)備要立卷歸檔。 第十四條 凡集團(tuán)公司的員工在經(jīng)營(yíng)管理、外事、以及黨政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，在下一年度內(nèi)均應(yīng)向檔案管理部門移交入庫(kù)歸檔，上一年度的檔案資料任何人不得私自占有。 第十五條 集團(tuán)公司員工在工作變動(dòng)和離退休時(shí)，必須將屬于歸檔范圍（上述第十四條）的文件資料全部移交歸檔，不得據(jù)為己有或私自帶到其他單位。第十六條 文件材料一般歸檔一

12、份，重要的或經(jīng)常使用的可歸檔數(shù)份。第十七條 歸檔要求（一） 歸檔文件材料，應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽署齊全，確定密級(jí)，保管期限（保管期限分永久、長(zhǎng)期2550年、短期1015年三種），填寫移交清單，履行交接手續(xù)； （二）歸檔的文件資料須制成材料優(yōu)良、符合規(guī)定、字跡線條和圖像清晰，手稿須用碳素或藍(lán)黑墨水書寫，粘貼、裝訂應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求； （三）歸檔的文件資料應(yīng)是原件（文件里頁(yè)允許打印，但封面必須手工簽署完整）。 （四）檔案的裝具采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表分類組卷,采用會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)盒。第五章 檔案的保管及庫(kù)房管理 第十八條 集團(tuán)公司各類檔案

13、由總部檔案室?guī)旆考薪y(tǒng)一保管。二級(jí)公司按規(guī)定未到移交期的各類檔案由二級(jí)公司集中統(tǒng)一保管。保持歸檔文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映集團(tuán)公司及二級(jí)公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的面貌，符合統(tǒng)一規(guī)范。 第十九條 集團(tuán)公司及二級(jí)公司檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的收集工作，并對(duì)接收到的檔案分門別類系統(tǒng)整理、登記和安全保管。 第二十條 對(duì)案卷保存情況應(yīng)定期檢查，定期更換防蟲藥物,發(fā)現(xiàn)霉變、破損等情況，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)并及時(shí)采取搶救措施。 第二十一條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，嚴(yán)格做好移交手續(xù)。 第二十二條 為確保檔案的安全和有效提供利用，集團(tuán)公司實(shí)行檔案庫(kù)房與辦公室、閱覽室三分開；檔案庫(kù)房須保持適宜的溫、濕度，同時(shí)必須具備防

14、火、防盜、防光、防蟲等應(yīng)急安全措施。二級(jí)公司應(yīng)參照總部的標(biāo)準(zhǔn)，配備相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施，確保檔案管理工作順利開展。 第二十三條 嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙及存放易燃易爆物品。 第二十四條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，未經(jīng)管理人員許可，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)隨手關(guān)門，妥善保管好庫(kù)房鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。第六章 檔案的密級(jí)設(shè)定與保密第二十五條 集團(tuán)公司的檔案分為內(nèi)部級(jí)和保密級(jí)二大類；保密級(jí)檔案的密級(jí)由低到高依次分為：秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)、絕密級(jí)。按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，保密期限原則上為15年以內(nèi)。具有一定密級(jí)的檔案在超過保密時(shí)效后，自動(dòng)解密密級(jí)下調(diào)一個(gè)等級(jí)。第二十六條 檔案密級(jí)的設(shè)定由各歸檔部門經(jīng)理與檔案

15、管理員協(xié)商決定，并報(bào)主管副總裁審核。 第二十七條 密級(jí)檔案的查閱、借閱需經(jīng)指定負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理查閱、借閱手續(xù)。與利用目的無(wú)關(guān)的密級(jí)檔案資料不得查閱、借閱。 第二十八條 銷毀檔案文件,必須嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)。銷毀時(shí)要嚴(yán)格檢查、嚴(yán)格控制銷毀現(xiàn)場(chǎng)，防止失密、泄密。 第二十九條 未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得多制和摘抄密級(jí)檔案。 第三十條 確定秘密級(jí)以上的檔案，必須嚴(yán)格保管。 第三十一條 密級(jí)檔案要經(jīng)常查對(duì)，發(fā)現(xiàn)丟失要及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門處理。 第三十二條 對(duì)故意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責(zé)任。第七章 檔案的借閱與利用 第三十三條 集團(tuán)公司內(nèi)部級(jí)檔案資料向所有員工開放，提供檔案信息的利用，為公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展

16、服務(wù)。需要查閱時(shí)應(yīng)向總裁辦檔案管理人員辦理查閱手續(xù)，查閱本部門內(nèi)部級(jí)檔案填寫檔案借閱登記表；查閱相關(guān)部門內(nèi)部級(jí)檔案，還需填寫借閱申請(qǐng)單，詳見檔案借閱審批流程。 第三十四條 檔案查閱完畢，須及時(shí)歸還，檔案的借閱期限一般為一周，若有特殊原因需延長(zhǎng)借閱期限者，應(yīng)向檔案管理人員辦理需借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催繳，以免檔案材料遺失。 第三十五條 不得將檔案材料拿給無(wú)關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員不得將檔案帶到室外，不得和外人談?wù)搸?kù)內(nèi)情況。二級(jí)公司內(nèi)部級(jí)檔案向所有該公司員工開放，手續(xù)可參照上述辦法執(zhí)行。 第三十六條 保密檔案的借閱規(guī)定 （一）凡借閱行為應(yīng)

17、在檔案閱覽室進(jìn)行，任何人未經(jīng)允許不得將保密檔案帶出檔案室外。如有特殊情況需借出檔案庫(kù)房，必須在借閱手續(xù)中注明。 （二）集團(tuán)公司各部門只能查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的保密檔案。具體程序?yàn)椋禾顚懡栝喩暾?qǐng)單，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，向檔案管理人員辦理查閱手續(xù)并查閱。 （三）查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的其他類別的保密檔案除辦理第三十六條第二點(diǎn)的手續(xù)外，還需經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理簽字并報(bào)相關(guān)部門的分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱財(cái)務(wù)、投資類的保密檔案以及其他絕密級(jí)的檔案必須統(tǒng)一經(jīng)總裁批準(zhǔn)。 （四）摘錄批準(zhǔn)查閱的保密檔案或?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)在查閱申請(qǐng)單中復(fù)制欄內(nèi)加以說明（批準(zhǔn)程序同上），并由檔案管理人員負(fù)責(zé)操作，

18、在復(fù)制件上加蓋“集團(tuán)公司檔案室”的標(biāo)識(shí)章后，方為有效。 （五）二級(jí)公司保密檔案的查閱、復(fù)制辦法可參照集團(tuán)公司的規(guī)定執(zhí)行。第三十七條 外單位來(lái)集團(tuán)公司調(diào)閱檔案，必須持組織介紹信，寫明查閱內(nèi)容，由相關(guān)部門經(jīng)理簽字并經(jīng)集團(tuán)公司行政副總批準(zhǔn)后，方可查閱。 第三十八條 黨委檔案只限黨委領(lǐng)導(dǎo)查閱，其他部門不得調(diào)閱。外單位需調(diào)閱須經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)。 第三十九條 借閱人員必須愛護(hù)好檔案。 （一）查閱檔案的人員，必須愛護(hù)檔案材料，維護(hù)檔案的完整、清潔并注意摘錄或復(fù)制材料的安全和保密。 （二）檔案管理人員對(duì)調(diào)閱的檔案材料，必須做到手續(xù)清楚，歸還時(shí)詳細(xì)檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應(yīng)及時(shí)向總裁辦領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)追查處理。

19、第四十條 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度以及其他檔案相關(guān)制度。如有違反，將在本人績(jī)效考核中視情節(jié)輕重予以扣分處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將賠償經(jīng)濟(jì)損失，辭退直至追究法律責(zé)任。第四十一條 凡單位或個(gè)人贈(zèng)給總部的檔案，集團(tuán)公司按有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)外，該單位或個(gè)人還享有該檔案的無(wú)償優(yōu)先利用權(quán)。第八章 檔案的統(tǒng)計(jì) 第四十二條 檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠、內(nèi)容齊全。 第四十三條 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)： （一）對(duì)本公司案卷按檔案的門類分別進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)； （二）對(duì)檔案破損情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)； （三）按類別、保管期限做好銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)。 第四十四條 檔案利用效果統(tǒng)計(jì)： （一）檔案借閱人次、卷次統(tǒng)計(jì)； （二）檔

20、案利用社會(huì)效果、經(jīng)濟(jì)效果統(tǒng)計(jì)。第九章 檔案的鑒定與銷毀 第四十五條 檔案庫(kù)房的檔案鑒定、銷毀工作由集團(tuán)公司主管副總裁組織檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成工作小組實(shí)施，鑒定檔案要按照“保存從寬”、“銷毀從嚴(yán)”的原則。 第四十六條 檔案庫(kù)房銷毀的檔案，指己過保管期限案卷，經(jīng)過鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案材料。 第四十七條 檔案需銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員提出初步書面意見，經(jīng)工作小組提出鑒定銷毀意見，由檔案管理人員負(fù)責(zé)編制銷毀清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。 第四十八條 對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，只能化為紙漿或焚毀，不能出賣或作其他用途。 第四十九條 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)派兩人監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷”

21、字樣和銷毀日期及銷毀方式，并簽名以示負(fù)責(zé)。 第五十條 銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份交檔案室歸檔，一份交上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。 第十章 獎(jiǎng) 懲 第五十一條 對(duì)于在檔案的收集、保管、提供利用和檔案編研、管理等方面做出顯著成績(jī)的部門或個(gè)人，每年年底組織專項(xiàng)評(píng)比工作，由檔案管理部門匯總材料報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。 第五十二條 各部門、各二級(jí)公司的檔案工作列入對(duì)部門、公司負(fù)責(zé)人、兼職檔案管理員的績(jī)效考核內(nèi)容。 第五十三條 有下列行為之一者，由集團(tuán)公司檔案管理部門、相關(guān)主管部門責(zé)令限期整改，并視不同情節(jié)，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人員報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任

22、。（一） 損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（二） 涂改、偽造檔案的；（三） 擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；（四） 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送外國(guó)的；（五） 將職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料占為己有，拒不歸檔或不按規(guī)定期限向檔案管理部門移交檔案的； （六）將具有一定密級(jí)的公司內(nèi)部檔案文件內(nèi)容對(duì)外泄密，甚至造成集團(tuán)公司損失的。第十一章 經(jīng) 費(fèi) 第五十四條 集團(tuán)公司及各公司檔案工作的經(jīng)費(fèi)，納入集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的年度計(jì)劃中，保證檔案工作的正常開展。第五十五條 各門類檔案的歸檔所需經(jīng)費(fèi)從各相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)費(fèi)中支出。第五十六條 檔案人員培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)由人力資源部教育經(jīng)費(fèi)中支出。第十二章 驗(yàn) 收 第五十七條 集團(tuán)公

23、司在每年年底對(duì)總部及各二級(jí)公司當(dāng)年的檔案管理工作進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行： （一）檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制以及專人專崗的推行落實(shí)情況； （二）根據(jù)制定的檔案管理崗位職責(zé)，對(duì)集團(tuán)公司和各公司的檔案管理情況進(jìn)行評(píng)定； （三）檢查集團(tuán)公司及各公司檔案管理制度的制定情況，是否達(dá)到制度配套、齊全； （四）檔案歸檔的落實(shí)情況： 1完整、齊全度： 主要按照相關(guān)檔案及其二、三級(jí)類目的歸檔范圍進(jìn)行檢查，看歸檔文件是否按照歸檔范圍進(jìn)行歸檔，以及是否有所缺損，并如何解決。2歸檔檔案的質(zhì)量： （1）文件、案卷的裝訂的質(zhì)量： 每份文件是否已去除所有金屬裝訂物，紙張是否折疊整齊，頁(yè)面是否清楚、無(wú)污等。 （2）

24、卷內(nèi)文件目錄的質(zhì)量： 每一卷檔案是否均備有卷內(nèi)文件目錄，目錄編寫是否清楚，有無(wú)遺漏卷內(nèi)文件，目錄中檔號(hào)是否與文件上的檔號(hào)相一致等。 （3）卷內(nèi)頁(yè)碼的質(zhì)量：每卷檔案是否均編有流水頁(yè)碼，每頁(yè)的頁(yè)碼是否清晰無(wú)誤等。 （4）檔號(hào)的質(zhì)量：每份文件是否均編有相對(duì)應(yīng)的獨(dú)立且唯一的檔號(hào)。檔號(hào)的編制是否符合檔號(hào)編制規(guī)范的要求，以及檔號(hào)的書寫是否清晰可辨等。 一般完整的驗(yàn)收程序如下： 首先，由集團(tuán)公司及各二級(jí)公司主要檔案管理人員向集團(tuán)公司提交檔案管理年度總結(jié)報(bào)告，請(qǐng)求對(duì)集團(tuán)公司及各二級(jí)公司的檔案工作進(jìn)行評(píng)審驗(yàn)收。集團(tuán)公司接受報(bào)告后，組成一個(gè)驗(yàn)收組，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和在集團(tuán)公司中形成各項(xiàng)檔案的現(xiàn)行工作負(fù)責(zé)人員組

25、成。隨后，即召開驗(yàn)收工作會(huì)。其驗(yàn)收過程為：首先驗(yàn)收組聽主要檔案管理人員對(duì)于當(dāng)年檔案工作的情況小結(jié)，然后，驗(yàn)收組根據(jù)上述驗(yàn)收準(zhǔn)則進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)致的檢查（檢查可采用抽樣形式）。檔案人員對(duì)于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并于驗(yàn)收工作結(jié)束后立即實(shí)行整改。在驗(yàn)收組對(duì)集團(tuán)公司或各二級(jí)公司的檔案工作進(jìn)行了較為全面的審查后，由驗(yàn)收組對(duì)該項(xiàng)工作作出最后的評(píng)審驗(yàn)收結(jié)論，并在集團(tuán)公司內(nèi)部以簡(jiǎn)報(bào)形式向各部門及各二級(jí)公司通報(bào)該次檔案工作的驗(yàn)收情況。至此。歸檔檔案驗(yàn)收工作告一段落。第十三章 附 則 第五十八條 本實(shí)施辦法適用于中國(guó)高科集團(tuán)股份有限公司總部及各二級(jí)公司的檔案工作。第五十九條 各二級(jí)公司可根據(jù)本辦法，結(jié)合公

26、司實(shí)際情況，制定相應(yīng)檔案工作制度報(bào)該公司總經(jīng)理辦公室備案。第六十條 本實(shí)施辦法由集團(tuán)公司總裁辦負(fù)責(zé)解釋。附件： 1檔案借閱審批流程2檔案查閱申請(qǐng)單3檔案借閱登記表 附件1檔案借閱審批流程1內(nèi)部級(jí)綜合檔案借閱（復(fù)制）流程 本部門檔案 檔案管理員 復(fù)制 部門經(jīng)理簽字 申請(qǐng)人 相關(guān)部門 相關(guān)部門經(jīng)理簽字 檔案 加蓋標(biāo)識(shí)章確認(rèn) 2密級(jí)檔案借閱（復(fù)制）流程 部門經(jīng)理簽字 分管副總裁 本部門 財(cái)務(wù)、投資及 檔案 絕密檔案 申請(qǐng)人 總裁 檔案管理員 復(fù)制 相關(guān)部門 財(cái)務(wù)、投資及 檔案 部門經(jīng)理簽字 分管副總裁 絕密檔案 相關(guān)部門經(jīng)理簽字 分管副總裁 加蓋標(biāo)識(shí)章確認(rèn)附件2中國(guó)高科集團(tuán)股份有限公司檔案借閱申請(qǐng)單

27、借閱部門時(shí)間借閱人借閱目的文件名稱文件密級(jí)是否出借復(fù)制分?jǐn)?shù)部門意見：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：相關(guān)部門意見：相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見：總裁意見：檔案管理員簽字：備注：注：1借閱本部門密級(jí)檔案，需分管領(lǐng)導(dǎo)簽字； 2借閱相關(guān)部門密級(jí)檔案，另需經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理及相關(guān)部門的分管領(lǐng)導(dǎo)簽字； 3借閱財(cái)務(wù)、投資類密級(jí)檔案以及其他類絕密級(jí)檔案需總裁簽字。 檔 案 借 閱 登 記 表 附件3序號(hào)檔 號(hào)文 件 名 稱密級(jí)借閱日期到期日期歸還日期借閱者復(fù)制份數(shù)檔案分類與檔號(hào)編制規(guī)定一、 總則1. 為了更好地規(guī)范公司的檔案業(yè)務(wù)。提高管理水平，促進(jìn)公司檔案工作的整體建設(shè)，以便為公司的經(jīng)營(yíng)、管理、決策和各項(xiàng)工作更好地服務(wù)，特制定本規(guī)定。2

28、. 本規(guī)定制定了集團(tuán)公司統(tǒng)一的檔案分類原則、方法、類目設(shè)置及其所含基本范圍，適用于集團(tuán)公司以及各二級(jí)公司檔案的分類整理、組織案卷、排架管理。3. 集團(tuán)公司檔案分類的原則是以集團(tuán)公司的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)集團(tuán)公司的特點(diǎn)和主要職能,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)的管理和提供利用。4. 根據(jù)集團(tuán)公司的特點(diǎn)和主要職能，共設(shè)置了十六個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、營(yíng)銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、員工檔案類、實(shí)物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。5. 檔案的二級(jí)類目，按照集團(tuán)公司的特點(diǎn)和主要職能進(jìn)行設(shè)置。附表中設(shè)置的二級(jí)類目

29、是檔案分類的基本二級(jí)類目，各部門、各公司可結(jié)合實(shí)際需要增設(shè)或減少二級(jí)類目。二、 集團(tuán)公司檔案分類類目標(biāo)識(shí)、歸檔范圍及保管期限1. 檔案類目分類號(hào)一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號(hào)標(biāo)識(shí)。其表示為：一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱0黨群工作類1黨務(wù)工作1. 上級(jí)黨組織頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報(bào)長(zhǎng)期短期2. 上級(jí)黨組織頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)的文件短期3. 上級(jí)黨組織召開的要貫徹執(zhí)行的重要會(huì)議文件長(zhǎng)期短期4. 上級(jí)黨組織對(duì)本公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知等文件永久5. 本公司黨委會(huì)議記錄 本公司黨委會(huì)議紀(jì)要永久長(zhǎng)期6. 本公司黨

30、委制度的文件：有關(guān)方針政策、法規(guī)性的 一般事務(wù)性的長(zhǎng)期短期7. 本公司黨委向上級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)等和上級(jí)批復(fù)文件材料長(zhǎng)期8. 本公司黨組織對(duì)二級(jí)公司進(jìn)行工作檢查形成的主要文件材料長(zhǎng)期短期9. 本公司黨委主要領(lǐng)導(dǎo)在大會(huì)上的重要講話長(zhǎng)期10. 本公司召開的黨代表會(huì)議的批準(zhǔn)文件、通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、開幕閉幕詞、會(huì)議代表名單 講話、提案、討論文件、小組記錄、參考資料長(zhǎng)期短期11. 本公司黨員、黨組織情況年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久12. 基層關(guān)于改選、增補(bǔ)黨支部成員的請(qǐng)示、報(bào)告和集團(tuán)公司黨組織的批復(fù)長(zhǎng)期13. 本公司黨組織工作總結(jié)、調(diào)查研究、大事記永久長(zhǎng)期14. 本公司黨員組織關(guān)系介紹信及存根長(zhǎng)期

31、15. 本公司黨員黨費(fèi)收據(jù)等材料短期16. 上級(jí)有關(guān)紀(jì)檢和違紀(jì)案件審理工作指示、規(guī)定、辦法、通知、通報(bào)等長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱0黨群工作類1黨務(wù)工作17. 本公司紀(jì)委會(huì)會(huì)議記錄長(zhǎng)期18. 本公司關(guān)于紀(jì)檢和案件復(fù)查工作意見、規(guī)定、通知、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等長(zhǎng)期19. 本公司關(guān)于違紀(jì)案件調(diào)查報(bào)告、會(huì)議記錄、處理意見和上級(jí)處分決定等永久長(zhǎng)期20. 上級(jí)有關(guān)監(jiān)察工作的指示、規(guī)定、通知、通報(bào)長(zhǎng)期21. 本公司關(guān)于監(jiān)察舉報(bào)及有關(guān)調(diào)查、處理材料長(zhǎng)期短期2工會(huì)工作1. 上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的指示、決議、規(guī)定、條例、制度、辦法等長(zhǎng)期短期2. 本公司工會(huì)會(huì)議記錄

32、永久3. 本公司工會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料長(zhǎng)期4. 本公司關(guān)于工會(huì)改選請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)批復(fù)永久5. 本公司工會(huì)關(guān)于經(jīng)費(fèi)開支、提取各項(xiàng)基金等規(guī)定、辦法、通知長(zhǎng)期短期6. 本公司工會(huì)關(guān)于職工療、休養(yǎng)辦法、生活困難補(bǔ)助規(guī)定等通知長(zhǎng)期短期3共青團(tuán)工作1. 團(tuán)工作計(jì)劃、總結(jié)、評(píng)優(yōu)申報(bào)材料及批復(fù)長(zhǎng)期2. 組織建設(shè)，團(tuán)員大會(huì)，團(tuán)組織活動(dòng)，團(tuán)員、團(tuán)費(fèi)管理等長(zhǎng)期短期1決策類1董事會(huì)1. 董事會(huì)會(huì)議文件長(zhǎng)期2. 董事會(huì)的往來(lái)文件、信函長(zhǎng)期短期3. 執(zhí)董會(huì)會(huì)議文件長(zhǎng)期2股東大會(huì)1. 股東大會(huì)會(huì)議文件永久2監(jiān)督類1監(jiān)事會(huì)1. 監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件長(zhǎng)期2. 監(jiān)事會(huì)往來(lái)文件、信函短期2法律事務(wù)1. 判決書、調(diào)解書、裁定

33、書、仲裁決定書等長(zhǎng)期2. 訴狀、答辯狀、代理詞等長(zhǎng)期3. 證據(jù)材料長(zhǎng)期4. 授權(quán)委托書長(zhǎng)期5. 重大法律事務(wù)的請(qǐng)示、報(bào)告長(zhǎng)期6. 審核公司重大合同、經(jīng)營(yíng)行為出具的法律意見長(zhǎng)期7. 工作計(jì)劃、總結(jié)等長(zhǎng)期短期8. 合同、協(xié)議等長(zhǎng)期短期3審計(jì)管理1. 政府相關(guān)部門關(guān)于審計(jì)工作的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等長(zhǎng)期2. 本公司關(guān)于審計(jì)工作的制度、意見、辦法、通知長(zhǎng)期短期3. 本公司年度財(cái)務(wù)情況審計(jì)報(bào)告永久4. 本公司關(guān)于財(cái)經(jīng)違紀(jì)的專題報(bào)告長(zhǎng)期短期5. 本公司領(lǐng)導(dǎo)任期主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)審計(jì)材料長(zhǎng)期6. 本公司領(lǐng)導(dǎo)離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告長(zhǎng)期7. 二級(jí)公司年度經(jīng)營(yíng)審計(jì)材料長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管

34、期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱3行政管理類1行政事務(wù)1. 外來(lái)文件中屬本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報(bào)、函長(zhǎng)期短期2. 外來(lái)文件中的非本公司主管業(yè)務(wù)的文件短期3. 本公司、二級(jí)公司關(guān)于機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信、辦公遷址等文件永久4. 公司發(fā)文（本公司頒發(fā)的規(guī)章、制度、決定、條例、規(guī)定、辦法、任免等）永久長(zhǎng)期5. 行政各項(xiàng)日常工作的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、通知等短期6. 公司內(nèi)部刊物長(zhǎng)期短期2勞動(dòng)人事1. 政府相關(guān)部門關(guān)于人事政策、法規(guī)性文件、規(guī)定、辦法、條例、通知等長(zhǎng)期2. 本公司領(lǐng)導(dǎo)干部任免文件永久3. 每年的員工名冊(cè)永久4. 本公司薪酬制度

35、、福利制度、績(jī)效考核辦法、員工手冊(cè)等長(zhǎng)期5. 本公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職能、崗位描述等材料長(zhǎng)期6. 本公司、二級(jí)公司關(guān)于員工處分、撤消處分請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)長(zhǎng)期7. 本公司關(guān)于員工培訓(xùn)材料、員工信息、員工考核材料長(zhǎng)期短期8. 本公司關(guān)于員工醫(yī)療費(fèi)補(bǔ)貼、勞保待遇、工傷護(hù)理療養(yǎng)費(fèi)等規(guī)定、辦法、通知長(zhǎng)期3資產(chǎn)管理1. 關(guān)于固定資產(chǎn)申請(qǐng)調(diào)撥、報(bào)廢、封存的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)：重要的(設(shè)備除外 ) 一般的永久長(zhǎng)期短期2. 固定資產(chǎn)登記表、清單等短期3. 千元以上除設(shè)備以外固定資產(chǎn)的說明書、使用手冊(cè)等配套材料至設(shè)備報(bào)廢4后勤管理1. 本公司有關(guān)辦公用品的登記、申請(qǐng)、批示、情況統(tǒng)計(jì)等短期2. 本公司用印單及重要文件

36、的復(fù)印件長(zhǎng)期短期3. 有關(guān)行政管理方面的合同、協(xié)議短期5信息管理1. 本公司信息中心軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)短期2. 本公司開發(fā)或委托開發(fā)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的全套資料（用戶需求、系統(tǒng)說明、用戶手冊(cè)等）長(zhǎng)期3. 各類信息數(shù)據(jù)(若以磁盤、光盤形式保存則歸入14類電子檔案)永久長(zhǎng)期6上市管理1上市文件1. 股票發(fā)行的申報(bào)材料及相關(guān)內(nèi)部文件長(zhǎng)期2證券業(yè)務(wù)1. 內(nèi)部職工股股利長(zhǎng)期2. 股利分配長(zhǎng)期3. 籌資再融資長(zhǎng)期3信息披露1. 公司歷年來(lái)發(fā)布的季報(bào)、中報(bào)、年報(bào)、公告長(zhǎng)期4其它1. 管理部門行文、審計(jì)署審計(jì)等長(zhǎng)期4經(jīng)營(yíng)管理類1經(jīng)營(yíng)決策1. 企業(yè)改革，重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等長(zhǎng)期2. 總裁辦公會(huì)議

37、紀(jì)要長(zhǎng)期3. 其它重要會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期4. 各部門工作計(jì)劃短期一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱4經(jīng)營(yíng)管理類2財(cái)務(wù)管理1資金管理1. 政府相關(guān)主管部門關(guān)于財(cái)務(wù)管理、財(cái)政紀(jì)律檢查、外匯管理、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、指示、通知等長(zhǎng)期短期2. 本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理、財(cái)政紀(jì)律檢查的規(guī)定、制度、辦法、通知等長(zhǎng)期短期3. 本公司財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、預(yù)算、編制說明、總結(jié)長(zhǎng)期短期4. 本公司關(guān)于提取各類基金、控制社會(huì)集團(tuán)購(gòu)買力的規(guī)定、辦法及通知長(zhǎng)期短期5. 本公司有關(guān)外匯管理、收入支出辦法等有關(guān)問題的意見、規(guī)定及申請(qǐng)使用外匯的來(lái)往文書長(zhǎng)期短期6. 本公司有關(guān)財(cái)務(wù)工作會(huì)議報(bào)告、總

38、結(jié)、匯報(bào)材料等長(zhǎng)期短期7. 本公司有關(guān)稅收、稅收工作的意見、通知長(zhǎng)期短期8. 經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議書長(zhǎng)期短期9. 資金借款合同、協(xié)議等長(zhǎng)期10. 資金擔(dān)保合同、協(xié)議等長(zhǎng)期11. 銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票、支票、本票等有關(guān)票據(jù)的復(fù)印件長(zhǎng)期12. 互保單位基本資料短期2成本管理1. 成本定額管理文件短期2. 成本分析文件材料短期3. 其它短期3經(jīng)濟(jì)核算1. 經(jīng)濟(jì)核算及其依據(jù)材料短期2. 經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析文件材料短期3. 有關(guān)經(jīng)濟(jì)核算的組織機(jī)構(gòu)與規(guī)章制度等長(zhǎng)期3投資管理1投資管理1. 公司有關(guān)投資協(xié)議、章程長(zhǎng)期2. 股權(quán)變更、轉(zhuǎn)讓協(xié)議、中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期3. 集團(tuán)公司資產(chǎn)管理相關(guān)文件長(zhǎng)期4. 二級(jí)公

39、司經(jīng)營(yíng)責(zé)任書等長(zhǎng)期5. 二級(jí)公司經(jīng)營(yíng)情況有關(guān)資料長(zhǎng)期2項(xiàng)目管理1. 項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合同、協(xié)議等長(zhǎng)期2. 項(xiàng)目資料、介紹等短期3清欠帳款管理1. 疑難應(yīng)收款的管理制度、辦法、操作程序等長(zhǎng)期2. 疑難應(yīng)收款各類統(tǒng)計(jì)表短期4清企管理 (按企業(yè)設(shè)置)1. 企業(yè)注銷方面的申請(qǐng)與批復(fù)文件長(zhǎng)期2. 有關(guān)企業(yè)清算的決議、清算報(bào)告及相關(guān)的審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等長(zhǎng)期3. 清企各類資料（如：企業(yè)證照、公司及財(cái)務(wù)公章、會(huì)計(jì)憑證、帳簿等）長(zhǎng)期4物資管理1物資供應(yīng)1. 物資政策及貨源狀況的調(diào)查材料短期2. 物資供應(yīng)計(jì)劃。物資申請(qǐng)或采購(gòu)計(jì)劃。短期一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名

40、稱4經(jīng)營(yíng)管理類4物資管理1物資供應(yīng)3. 物資合同（訂貨、采購(gòu)）、物資運(yùn)輸及到貨臺(tái)帳等。長(zhǎng)期短期2倉(cāng)庫(kù)保管1. 存貨管理文件材料。長(zhǎng)期2. 驗(yàn)收入庫(kù)文件。短期3. 物資發(fā)放憑證。短期3廢舊物資管理1. 廢舊物資回收、修理、利用方面形成的記錄。短期5其它短期5營(yíng)銷貿(mào)易類1產(chǎn)品銷售 1市場(chǎng)-銷售 (按產(chǎn)品設(shè)置)1. 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及調(diào)查所得材料等。長(zhǎng)期2. 市場(chǎng)預(yù)測(cè)方面的報(bào)告、計(jì)劃、分析等長(zhǎng)期3. 產(chǎn)品銷售計(jì)劃及其編制依據(jù)材料長(zhǎng)期4. 有關(guān)銷售策略以及考核等文件材料長(zhǎng)期5. 產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議的履約管理臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)表長(zhǎng)期6. 產(chǎn)品廣告、樣本、展銷等宣傳材料短期7. 產(chǎn)品銷售及發(fā)運(yùn)記錄、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)表。短期

41、8. 產(chǎn)品銷售服務(wù)文件材料。短期2用戶檔案 (按用戶設(shè)置)1. 用戶資料(包括用戶聯(lián)系方式、資信、履約情況及往來(lái)重要信函等)長(zhǎng)期2. 產(chǎn)品購(gòu)銷合同、協(xié)議長(zhǎng)期3. 售后服務(wù)文件材料長(zhǎng)期4. 其它長(zhǎng)期短期2經(jīng)營(yíng)貿(mào)易 按項(xiàng)目設(shè)置 1. 售貨確認(rèn)書或有關(guān)銷售的合同、協(xié)議長(zhǎng)期2. 貨物發(fā)票、運(yùn)單、裝箱單、提單、保險(xiǎn)單長(zhǎng)期3. 進(jìn)出口貿(mào)易的各類單證長(zhǎng)期4. 客戶資料(包括客戶聯(lián)系方式、資信、履約情況及往來(lái)重要信函等)長(zhǎng)期5. 其它短期3商標(biāo)管理1. 商標(biāo)設(shè)計(jì)文件永久2. 商標(biāo)報(bào)批和注冊(cè)文件永久3. 商標(biāo)管理和應(yīng)用文件永久長(zhǎng)期6生產(chǎn)管理類1安全與能源1. 安全生產(chǎn)的法規(guī)、計(jì)劃和條例及教育材料。長(zhǎng)期短期2.

42、工傷事故處理文件材料。長(zhǎng)期3. 能源管理制度與標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、執(zhí)行及培訓(xùn)等文件長(zhǎng)期短期2質(zhì)量管理1. 質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量管理制度長(zhǎng)期2. 質(zhì)量管理教育材料及質(zhì)量管理活動(dòng)文件短期3. 各類質(zhì)量達(dá)標(biāo)、認(rèn)證文件(如：ISO、GMP文件等)長(zhǎng)期4. 標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)化檔案。(如：國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)等)長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱6生產(chǎn)管理類3科技管理1. 技術(shù)發(fā)展的計(jì)劃文件。長(zhǎng)期2. 技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目管理文件。長(zhǎng)期3. 技術(shù)協(xié)作項(xiàng)目計(jì)劃、協(xié)議等長(zhǎng)期4. 技術(shù)改造文件。長(zhǎng)期5. 科技成果管理(包含技術(shù)服務(wù)或轉(zhuǎn)讓或推廣生產(chǎn))。長(zhǎng)期4其它1. 科研年度總

43、結(jié)、技術(shù)會(huì)議記錄、報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)試驗(yàn)報(bào)告等。長(zhǎng)期短期2. 各種計(jì)量檢測(cè)工作。短期3. 環(huán)境保護(hù)檢測(cè)與控制，污染治理等。短期7產(chǎn)品類1產(chǎn)品 (按產(chǎn)品種類設(shè))1前期準(zhǔn)備階段1. 調(diào)查研究、計(jì)劃決策文件及產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝準(zhǔn)備方面文件。長(zhǎng)期2試制、試驗(yàn) 階段1. 產(chǎn)品試制文件。長(zhǎng)期2. 產(chǎn)品試驗(yàn)文件。長(zhǎng)期3. 產(chǎn)品鑒定文件。長(zhǎng)期3正式生產(chǎn)階段1. 產(chǎn)品批生產(chǎn)記錄長(zhǎng)期短期2. 產(chǎn)品批檢驗(yàn)記錄長(zhǎng)期短期3. 生產(chǎn)(QA)控制記錄長(zhǎng)期短期4評(píng)優(yōu)1. 產(chǎn)品評(píng)優(yōu)從申報(bào)直至批準(zhǔn)的全過程文件長(zhǎng)期短期2原輔包材 按材料種類 設(shè)置1. 包括批檢驗(yàn)記錄、物料供應(yīng)廠商資質(zhì)證明短期8科學(xué)技術(shù)類按研究課題 設(shè)置1科研準(zhǔn)備階段1. 課題

44、選擇、開題論證、課題評(píng)審等文件長(zhǎng)期短期2試驗(yàn)研究階段1. 科研項(xiàng)目試驗(yàn)大綱與規(guī)程、各項(xiàng)試驗(yàn)原始、記錄報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)性能測(cè)算材料、階段小結(jié)、報(bào)告等。長(zhǎng)期短期3總結(jié)鑒定階段1. 科研報(bào)告、鑒定會(huì)議記錄、經(jīng)專家簽證的科研成果鑒定書等文件長(zhǎng)期短期4成果和獎(jiǎng)勵(lì) 申報(bào)階段1. 成果專利和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料，專利證書，獲取經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明文件等。長(zhǎng)期短期5推廣應(yīng)用階段1. 課題推廣應(yīng)用計(jì)劃，應(yīng)用效果調(diào)查，反饋信息及改進(jìn)意見等。長(zhǎng)期短期9設(shè)備儀器類(按設(shè)備性質(zhì)設(shè)置)1辦公設(shè)備按設(shè)備種類設(shè)1. 購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試文件長(zhǎng)期2. 使用維修文件長(zhǎng)期3. 舊設(shè)備處理文件長(zhǎng)期2生產(chǎn)設(shè)備按設(shè)備種類設(shè)1. 購(gòu)置、驗(yàn)收、

45、調(diào)試階段相關(guān)文件長(zhǎng)期2. 使用維修階段產(chǎn)生文件長(zhǎng)期3. 更新改造階段文件長(zhǎng)期4. 舊設(shè)備處理文件長(zhǎng)期3科研設(shè)備按設(shè)備種類設(shè)歸檔范圍同生產(chǎn)設(shè)備 長(zhǎng)期4其它按設(shè)備種類設(shè)如：本公司有關(guān)車輛管理的材料（采購(gòu)過程、產(chǎn)權(quán)證、保險(xiǎn)單、維修記錄等）長(zhǎng)期一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目歸 檔 范 圍保管期限代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱代號(hào)名 稱10基本建設(shè)類按項(xiàng)目設(shè)置1立項(xiàng)階段1. 立項(xiàng)階段文件（項(xiàng)目申報(bào)、地質(zhì)勘探、使用土地、動(dòng)拆遷、工程申照、招投標(biāo)及項(xiàng)目監(jiān)理方面的合同、協(xié)議、報(bào)告等文件）。永久長(zhǎng)期2設(shè)計(jì)階段2. 設(shè)計(jì)階段文件（擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)圖紙、說明和設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)計(jì)算書及說明書、工程概算等）永久短期3施工階段3. 施工

46、階段文件（土建工程和水電安裝工程的施工合同、協(xié)議、預(yù)決算、竣工圖、施工技術(shù)資料、技術(shù)管理資料、施工管理資料；工藝設(shè)備安裝工程等）永久短期4竣工階段4. 竣工階段文件（初驗(yàn)文件材料、試生產(chǎn)文件材料、竣工驗(yàn)收文件、審計(jì)文件、聲像材料等）永久長(zhǎng)期5其它短期11會(huì)計(jì)檔案類1憑證1. 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等15年 其中：涉及外事和入股的會(huì)計(jì)憑證永久2帳簿1. 現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年2. 明細(xì)帳15年3. 總帳15年4. 固定資產(chǎn)臺(tái)帳（卡片）固定資產(chǎn)報(bào)廢 清理后保存5年5. 輔助帳冊(cè)、備查薄15年6. 涉及外事和入股的帳冊(cè)永久3報(bào)表1. 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）3年2. 年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）永久4其它1. 會(huì)計(jì)移交清單15年2. 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久3. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清單25年4. 銀行余額調(diào)節(jié)表5年5. 銀行對(duì)帳單5年12員工檔案類1在職員工檔案參照國(guó)家有關(guān)干部檔案管理規(guī)定的有關(guān)條例執(zhí)行永久2退休員工檔案永久3其它永久13實(shí)物檔案類1證書反映本公司主要職能活動(dòng)的證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等國(guó)家級(jí)上海市、部級(jí)區(qū)、局級(jí)永久