《文檔文件整理規(guī)范.ppt》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《文檔文件整理規(guī)范.ppt（78頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。
1、江西省歸檔文件整理規(guī)范,一、本標準采用以下定義 （一）歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成 的，辦理完畢、應作為文書檔案保 存的各種紙質文件材料。,（二）件 歸檔文件的整理單位。一般 以每份文件為一件。 自然件是指一個直接責任者 形成的文件，自然件分為兩種：,一是純自然件，即無附帶件 的文件。 二是合成自然件，即有附帶 件的文件。 每份文件為一件。 文件正本與定稿、發(fā)文稿紙 及有領導批示或有處理結果的,文件處理單為一件，正文與附件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，原件與復制件為一件， 報表、名冊、圖冊等一 (本)為一件，簡報、周報等參閱材料一期為一件。,（三）歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進
2、行 裝訂、分類、排列、編號、編目 、裝盒，使之有序化的過程。 歸檔文件整理是公文處理的 最后一個環(huán)節(jié)。,二、機關文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 依據(jù)國家檔案局關于機關 文件材料歸檔范圍和文書檔案保 管期限規(guī)定（第8號令）執(zhí)行 保管期限為永久、30年、10年統(tǒng) 一為2007年執(zhí)行,（一）檔案收集工作的概念、內(nèi)容 1、檔案收集工作概念：按黨和國家規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，將分散在各單位、個人手中以及散失在其他地方的檔案，有計劃地分別集中到各單位檔案室和各級各類檔案館實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的活動。 2、檔案室收集工作內(nèi)容包括三個方面。 （1）對本單位需要歸檔案卷的接收工作。
3、（2）對各現(xiàn)行單位和撤銷單位具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。 （3）對歷史檔案的接收和征集工作。,（二）文件材料收集歸檔 1、歸檔范圍：“以我為主” （1）反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料； （2）單位工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料； （3）本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級單位報送的重要文件材料； （4）其他對本單位工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權關系、個人權益等方面的文件材料新增）。 發(fā)文有文號的文件一定歸檔。收文要體現(xiàn)以我為主的原則。內(nèi)部文
4、件，一般為定期，但還要依具體情況而定。,2、不歸檔范圍文件材料有： （7點） 上級機關的文件材料： 上級機關任免，獎懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參考、不辦的文件材料。； 上級機關發(fā)的供工作參考的抄件； 上級機關征求意見未定稿的文件。 本單位的文件材料： 重份文件 無查考利用價值的事務性，臨時性文件； 未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未經(jīng)生效的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件，定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；,從正式文件、電報上摘錄的供工作參考的非證明材料； 無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般
5、性建議或意見的人民來信等； 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文，介紹信等； 本單位負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料； 為參考目的從各方面收集的文件材料。,3、歸檔制度 歸檔制度概念：根據(jù)國家法律、法規(guī)及有關文件要求，來制定的本單位應當歸檔的文件材料的收集，移交給本單位檔案機構集中管理的制度。 歸檔制度必須包括本單位的應歸檔所有職能部門。 （用紅頭文件下發(fā)） 制度內(nèi)容包括：文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。,三、整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持 文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同 價值，便于管理和利用。 形成規(guī)律、有機聯(lián)系、區(qū)分 不
6、同價值、便于管理和利用。,一個單位形成的檔案，具有內(nèi)在的聯(lián)系，是一個有機整體。同一立檔單位的檔案不允許分散，不同立檔單位的檔案不能混淆。,四、整理方法 分類排列裝訂蓋歸檔章 編號裝盒編目,（一）分類的含義： 將歸檔文件按某些特征分別歸類。 規(guī)范中所述的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。,（二）分類的要求： 歸檔文件的分類按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類并保持分類體系的穩(wěn)定。 一個全宗內(nèi)應采用統(tǒng)一的分類方案。,“分類時需要注意的幾種情況”
7、1、文件有多個時間特征 規(guī)范取消了原有的按針對年度歸類的做法，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期判定文件所屬年度，以進一步簡化分類中的概念和操作。例如：2005年形成的20062010年工作規(guī)劃應歸入2005年度；2007年形成的2006年工作總結應歸入2007年；2007年制定2008年生效的法律法規(guī)，應歸入2007年。,2、跨年度形成的文件 單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件或專項統(tǒng)計工作等等，可能會跨年度形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結年度歸檔，分類時也都歸入辦結年度。,3、幾份文件作為一件時，“件”的日期 規(guī)范規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等也可
8、作為一件，這時判定 “件”的日期，應以裝訂時排在前面的文件日期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準；正文與附件為一件，以正文為準；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，以轉發(fā)文為準；來文與復文為一件，以復文為準。,4、文件沒有標注日期 需要根據(jù)文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理分類。,5、有專門年度的分類方法 如果立檔單位的相當一部分工作是按照專門年度進行的，如教學年度等，采用年度分類法時，對這部分工作中形成的文件，應按照專門年度進行分類。例如：學校以學年為單位進行工作，形成的文件應按教學年度分類。其他文件仍按自然年度分類
9、。,6、機構分類法 一般來說，有一個機構就設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照本機關機構序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。原則上以哪個機構名義發(fā)出的文件，文件就歸入哪個機構的類中。有些文件是由幾個機構共同處理的，應視具體情況而定：有主辦者的一般歸入主辦機構；以機關名義發(fā)出的文件，則歸入有關機構類中。,7、問題分類法 在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機構的職能性質來設置類別。 例如：機關、事業(yè)單位將黨委、工會、共青團等機構形成的歸檔文件劃為“黨群類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類” ，業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務類” 等等。,8、保管期限分類
10、法 根據(jù)劃定的不同的保管期限對歸檔文件進行分類，即將不同保管期限的歸檔文件分開。使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時為庫房排架管理、檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供了便利。,（三）分類的方法 規(guī)范推薦使用的復式分 類法有二種： 年度機構保管期限 分類法。 年度問題保管期限 分類法。,采用年度機構保管 期限分類法，有一個機構就分一 個類，機構的名稱就是類名。 例如：某單位采用年度 機構保管期限分類法圖示：,（2）按機構分類涉及多部門 形成的歸檔文件，歸入單位承辦 部門或綜合部門。 單位內(nèi)設的臨時機構是 獨立的臨時機構，該臨時機構形 成的歸檔文件歸入該機構。,單位內(nèi)設的臨時機構
11、是 和單位內(nèi)設的某一正式機構合署 辦公，形成的文件應歸入該正式 機構。 （3）按保管期限分類依據(jù)本 單位制定的檔案保管期限表，對 歸檔文件進行分類。,凡單位內(nèi)設機構比較簡單或 單位機構職能交叉不便于按機構 分類的適合采用年度問題 保管期限分類法。,某機關或事業(yè)單位有黨務、工會、女工、共青團、紀檢等工作職能。按問題分類，將其歸入黨群類。 有文秘、機要、信訪、行政、安全保衛(wèi)、法律事務、審計稽查、勞動人事與人力資源管理、教育培訓、外事等工作職能。按問題分類，將其歸入行政類。,某企業(yè)單位有黨務、工會、女工、共青團、紀檢等工作職能。按問題分類，將其歸入黨群管理類。 有文秘、機要、信訪、行政、安全保衛(wèi)、法
12、律事務、審計稽查、勞動人事與人力資源管理、教育培訓、外事等工作職能。按問題分類，將其歸入行政管理類。,例如：某機關或事業(yè)單位采用年度 問題保管期限分類法圖示：,第二步：排列 （一）排列的含義 排列是指根據(jù)一定的方法， 確定文件內(nèi)及文件之間的前后次 序和存放位置。 1 同一份文件內(nèi)其組成部 分的排列。,2 每一份文件之間的排列 按照事由結合時間、重要程度排列。 （二）排列的要求 歸檔文件以件為單位，在分 類方案的最低一級類目內(nèi)，按照 事由結合時間、重要程度排列。,按重要程度排列是指：將主 要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面。,例如：不同處、室形成的文件分別集中，并按編
13、制序列進行排列。 人事勞資處，可以將干部調(diào) 配、職稱評定、出國審查等問題所屬的不同內(nèi)容形成的文件分別集中排列。,（三）排列的方法 同一年度、同一機構（問題）、同一保管期限的文件之間按文件形成時間先后順序排列。 這種方法比較簡單，更適用于實行“隨辦隨歸”的機關。一般同一事由的文件辦理完畢后，就可以將相關文件整理完畢歸檔保存。采用年終集中整理的機關，也可以按事由辦結時間排列不同事由的文件。,第三步：裝訂 （一）、裝訂的含義 裝訂是從實體上最終確定“件”的形態(tài)。同時，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用。,（二）裝訂方法 1 歸檔文件按 “件” 用線裝訂，也可采用其他方法裝訂
14、，但要符合檔案保護要求。,（1）對字跡模糊的或易褪變 的文件進行復制。 復制的方式有靜電復制、縮 微復制、計算機掃描、手抄等方 式。 復制件應排列在原件之后， 與原件一并計算頁碼。,用計算機掃描的復制件可以 打印成紙質文件，排列在原件之 后，也可以脫機存貯。 （2）裝訂材料不易腐蝕。 （3）裝訂材料不應過多增加 歸檔文件的體積。,2 將“件”內(nèi)各頁按一定方式對齊，便于裝訂。 采用左側裝訂的，應將左、下側對齊； 采用左上側裝訂的，應將左、上側對齊。 3 大張文件材料應折疊成統(tǒng)一幅面，以A4紙幅面尺寸為基準， 小張文件材料應 裱糊留裝訂線。,4 對已裝訂成冊不便拆除的書籍、刊物等，由于金屬裝訂物已
15、經(jīng)嚴密封裝在其中，可以不要拆釘重裝。 一般情況下，以件為單位裝訂方法有：文件頁數(shù)在5頁之內(nèi)用膠水粘帖，5頁20頁左上角兩孔線裝訂，20頁以上左側三孔一線裝訂。,第四步：蓋歸檔章 1 歸檔章的式樣： 歸檔章是一個長50 mm，寬30 mm由六個提示項目，六個編 制項目組成的長方形實體。,第五步：編號 歸檔文件要按件逐件編號， 編號中的號不是一個簡單的數(shù)字 ，它包括了歸檔章中所涵蓋的全 宗號、年度、保管期限、機構（ 問題）、件號等分類、排列要素 在內(nèi)的一組數(shù)字的集合。,（二）編號方法 1 全宗號：由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權變更情況自行設定。例如：江西省檔案局全宗的代號是
16、X043,2 年度：文件形成年度。以 四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。 例如2008 3 保管期限：歸檔文件的保管 期限。即永久、30年、10年,4 機構（問題）：填寫作 為分類方案類目的機構（問題） 名稱或規(guī)范化簡稱。 例如：某單位采用 年度機構 保管期限分類。,5 件號：歸檔文件的排列順序 號。 件號包括室編件號和館編件號。 室編件號在歸檔文件整理時，由 單位檔案整理人員編制。 館編件號在檔案移交進館時，按 檔案進館的要求編制。,室編件號的編制方法： 在同一年度內(nèi)，按分類方案 的最低一級類目分別從 1 開始 編制順序號。 例如：某單位采用年度 機構保管期限分類。 室編件號編制說明圖示：,200
17、7年 辦公室： 永久保管 1 30年保管 1 10年保管 1 業(yè)務指導處： 永久保管 1 30年保管 1 10年保管 1 法規(guī)教育處； 永久保管 1 30年保管 1 10年保管 1.,江西省檔案局歸檔章圖示：,第六步：裝盒 將歸檔文件按室編件號的順 序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封 面，盒脊等項目。 檔案盒封面圖示如下：,檔案盒脊圖示 如右： 檔案盒脊設置 七個提示項目,保管期限：填寫檔案盒 內(nèi)歸檔文件的保管期限，不同保 管期限的文件不要裝在一個檔案 盒內(nèi)。 檔案盒的厚度可選擇，有 20mm、30mm、40mm三種。,4 機構或問題：填寫歸檔 文件所屬機構或問題的名稱或規(guī) 范化簡稱。 不同機構或問
18、題的文件不要 放在一個檔案盒內(nèi)。即使有些機 構（問題）的文件數(shù)量較少，裝 不滿一盒時也不宜混裝。,5 室編起止件號：填寫檔 案盒內(nèi)第一份文件和最后一份文 件的件號，中間用號連接，如“1836” 。 6 館編起止件號：由檔案 館按進館要求編制。,7 盒號：檔案盒的排列順 序號，在檔案移交進館時，由檔 案館按進館要求編制。 檔案室一般不編檔案盒號，對于檔案館來說，由于檔案盒數(shù)量龐大，因而需要在起止件號外再編制一個盒號，方便檔案館管理時進行檔案排架、歸位及統(tǒng)計等工作。,第七步：編目 編目是指：歸檔文件依據(jù)分 類方案和室編件號順序編制歸檔 文件目錄 一、歸檔文件目錄 歸檔文件目錄是集中揭示歸 檔文件內(nèi)
19、容和其他特征，按照特 定要求登錄的一種檢索工具。,（一）歸檔文件目錄圖示,（二）歸檔文件目錄的填寫要求。 歸檔文件目錄應逐件編目。歸 檔文件目錄設置件號、責任者、文 號、題名、日期、頁數(shù)等項目。多 單位聯(lián)合發(fā)文的只對本單位編目， 無本單位的只對第一責任者編目。,例如：江西省人事廳、江西 省文化廳、江西省檔案局、江西 省司法廳關于做好2007年江西 省文物博物、圖書資料、檔案、 律師、公證員中級專業(yè)技術資格 考試組織實施工作的通知贛人 字200694號,（三） 歸檔文件目錄的填寫 方法。 1 件號：填寫室編件號。按 照規(guī)范6.4.5.的要求填寫。 2 責任者：填寫制發(fā)文件的 組織或個人，即文件的
20、發(fā)文機關或 署名者。,3 文號： 文件的發(fā)文字號。聯(lián)合行文填寫主辦單位的發(fā)文字號。 填寫文號時要照實抄錄，機關代字、年度、序號都不能省略。 例如：國辦發(fā)200736號。,4 題名：文件標題名稱 。 文件沒有題名或題名不能客觀反映文件內(nèi)容的，要自擬題名，題名字數(shù)不得超過50個字，其中每個標點符號占半個字。 自擬題名外加 “ ” 號。,會議記錄須重擬題名時，應 寫明會議的時間和主要內(nèi)容。 一般情況下，文件只有一個 題名（正題名），有的文件還有 副題名或并列題名。,5 日期：文件的成文日期。以八 位阿拉伯數(shù)字標注“年 .月.日”。 例如：19990909 1999 0909,6 頁數(shù)：登記每一件歸檔
21、 文件的實際頁數(shù)。文件中有圖文 的頁面為一頁。無頁碼的文件要 編制頁碼。 7 備注：注釋文件需要說 明的情況。,四、歸檔文件整理說明 歸檔文件整理完畢，應按年度填寫“年度歸檔文件整理說明” 年度歸檔文件整理說明是立檔單位對內(nèi)設機構及其職能變化、歸檔文件整理及內(nèi)容等情況進行簡略介紹的材料。,年度歸檔文件整理說明的結構 主要說明分類方案、年度歸檔 文件的總數(shù)量、不同機構(或問題) 與保管期限的數(shù)量，該年度歸檔文 件缺損、修改、補充、移出、銷毀 等情況，并填寫各類歸檔文件的整 理人、檢查人和日期。,年度歸檔文件整理說明一般 應每年編寫一次。 “年度歸檔文件整理說明”一式 兩份，填寫完畢后分別放入年度 歸檔文件目錄后和全宗卷中。,（1）該年度歸檔文件缺損、 修改、補充、移出、銷毀等情況 （2）單位內(nèi)部機構設置情況 （3）歸檔文件整理的組織形 式。 （4）歸檔文件排列方法。 （5）需要說明的其它情況。,5 整理人是指：負責歸檔 文件整理的人員姓名。 6 檢查人是指：負責檢查 歸檔文件整理質量的人員姓名。 7 日期是指：歸檔文件整 理完畢的日期。,再見！,
文檔文件整理規(guī)范.ppt
