計(jì)算機(jī)二級(jí)高級(jí)辦公室軟件上機(jī)考試參考資料 哦
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1、 目 錄 第1章 Word高級(jí)應(yīng)用 1.1 正文排版---------------------------------------------------------------------------------------2 1.2 分節(jié)、目錄------------------------------------------------------------------------------------13 1.3 頁(yè)眉和頁(yè)腳、域-------------------------------------------------------------------
2、-----------17 第2章 Excel高級(jí)應(yīng)用 2.1 數(shù)組的使用------------------------------------------------------------------------------------26 2.2 高級(jí)篩選---------------------------------------------------------------------------------------28 2.3 透視表與透視表的使用-----------------------------------------------------
3、----------------29 2.4 常用函數(shù)與應(yīng)用例如------------------------------------------------------------------------33 2.5 二級(jí)考試實(shí)戰(zhàn)例如與練習(xí)------------------------------------------------------------------39 第3章 PowerPoint高級(jí)應(yīng)用 3.1 設(shè)計(jì)模板-----------------------------------------------------------------------
4、----------------48 3.2 配色方案---------------------------------------------------------------------------------------49 3.3 母版---------------------------------------------------------------------------------------------51 3.4 動(dòng)畫(huà)設(shè)置----------------------------------------------------------------
5、-----------------------52 3.5 幻燈片切換------------------------------------------------------------------------------------54 3.6 放映設(shè)置---------------------------------------------------------------------------------------54 3.7 演示文稿的輸出------------------------------------------------------------
6、------------------55 考試大綱-----------------------------------------------------------------------------------------------58 第1章 Word高級(jí)應(yīng)用 Word軟件考核的重點(diǎn)內(nèi)容為:正文排版〔樣式設(shè)置、工程符號(hào)與編號(hào)、文檔注釋〕,分隔設(shè)置,生成目錄〔分節(jié)、交叉引用、索引和目錄〕,分節(jié)處理,添加頁(yè)眉/頁(yè)腳〔使用域、奇偶頁(yè)處理〕。 本章圍繞實(shí)例展開(kāi)講解,借助實(shí)例操作,掌握Word高級(jí)應(yīng)用的技巧。實(shí)例由三個(gè)文件組成:Dword.doc(排版文檔)、題目要求.doc(排版
7、要求)、DWord-Ans.pdf〔排版后參考樣本〕。為便于分解成三局部講解。 1.1 正文排版 樣式設(shè)置 高級(jí)Word排版提倡的是用樣式對(duì)全文中的格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理。應(yīng)用樣式可以快速完成對(duì)文字、圖、表、腳注、題注、尾注、目錄、書(shū)簽、頁(yè)眉、頁(yè)腳等多種頁(yè)面元素統(tǒng)一設(shè)置和調(diào)整。 樣式是已命名的應(yīng)用于文檔中的一組格式組合,每種樣式都有惟一確定的名稱(chēng)。 樣式設(shè)置例如: 1.題目要求: 〔1〕新建樣式,樣式名為:“樣式〞+準(zhǔn)考證號(hào)后四位;其中: a.字體:中文字體為“楷體-GB2312”,西文字體為“Times New Roman〞,字號(hào)為“小四〞; b.段落:首行縮進(jìn)2字符,-段前
8、0.5行,段后0.5行,行距1.5倍; c.其余格式,默認(rèn)設(shè)置。 注意:題中準(zhǔn)考證號(hào)設(shè)為: 〔2〕將〔1〕中樣式應(yīng)用到正文中無(wú)編號(hào)的文字。 注意:不包括章名、小節(jié)名、表文字、表和圖的題注。 2.操作步驟: 將光標(biāo)置于第一段正文處設(shè)置如下: 〔1〕新建樣式。 步驟1:選擇菜單“格式〞→“樣式和格式〞〔彈出任務(wù)窗格如圖1-1所示〕→單擊“新樣式〞按鈕,彈出“新建樣式〞窗口; 步驟2:在“新建樣式〞窗口中輸入樣式名稱(chēng):樣式0123;然后單擊“格式〞按鈕彈出菜單,如圖1-2所示,選中“字體〞菜單項(xiàng),在如圖1-3所示“字體〞窗口中設(shè)置:中文字體為“楷體-GB2312”,西文字體為“T
9、imes New Roman〞,字號(hào)為“小四〞;按“確定〞返回“新建樣式〞窗口。 圖1-1 樣式和格式 圖1-2 新建樣式 圖1-3 字體 步驟3:在圖1-2“新建樣式〞窗口,選中“段落〞菜單項(xiàng),在“段落〞窗口中設(shè)置:首行縮進(jìn)2字符,-段前0.5行,段后0.5行,行距1.5倍;按“確定〞返回“新建樣式〞窗口。 圖1-4 段落 步驟4:其余格式不要改動(dòng),在圖1-2選擇“自動(dòng)更新〞,按“確定〞按鈕結(jié)束。可以看到,在圖1-1右側(cè)“樣式和格式〞任務(wù)窗格中增加一項(xiàng)“樣式0123〞。 圖1-5 樣式0123 〔2〕樣式應(yīng)用。 將光標(biāo)依次置于各段正文中〔注意:不包括章名
10、、小節(jié)名、表文字、表和圖的題注〕,然后單擊圖1-5所示 “樣式和格式〞任務(wù)窗格中的“樣式0123〞。就可快速設(shè)置所有正文段落格式。 也可以在格式工具欄 “樣式〞中選擇“樣式0123〞;另外,第一段落設(shè)置后,其余段落也可用常用工具欄的“格式刷〞設(shè)置。 工程符號(hào)和編號(hào) 為了使文檔條理化,通常將文檔劃分為章、節(jié)、段落,在添加章、節(jié)、段落標(biāo)題時(shí)可以使用“工程符號(hào)和編號(hào)〞來(lái)統(tǒng)一快速的添加序號(hào)和設(shè)置格式。 多級(jí)符號(hào)例如: 1.題目要求: 〔1〕章名使用樣式“標(biāo)題1〞,并居中;編號(hào)格式為:第X章,其中X為自動(dòng)排序。 〔2〕小節(jié)名使用樣式“標(biāo)題2〞,左對(duì)齊;編號(hào)格式為:多級(jí)符號(hào),X .Y。X為
11、章數(shù)字序號(hào),Y為節(jié)數(shù)字序號(hào)〔例:1.1〕。 2.操作步驟: 〔1〕設(shè)置章名、小節(jié)名使用的編號(hào)。 將光標(biāo)置于第一章標(biāo)題文字前; 步驟1:選擇菜單“格式〞→“工程符號(hào)和編號(hào)〞→“多級(jí)符號(hào)〞,彈出圖1-6窗口,選擇預(yù)設(shè)標(biāo)題項(xiàng),點(diǎn)擊“自定義〞按鈕,彈出圖1-7窗口。 選擇預(yù)設(shè)標(biāo)題項(xiàng) 圖1-6 工程符號(hào)和編號(hào) 圖1-7 設(shè)置章名編號(hào) 步驟2:在圖1-7窗口中,選擇級(jí)別:1,編號(hào)格式:第1章〔1由編號(hào)樣式?jīng)Q定,在1前輸入“第〞,在1后輸入“章〞〕;標(biāo)題1編號(hào)設(shè)置完畢。 步驟3:在圖1-8窗口中,選擇級(jí)別:2,編號(hào)格式:1.1,按“確定〞按鈕.多級(jí)編號(hào)中的標(biāo)題2編號(hào)設(shè)置完畢。
12、 圖1-8設(shè)置小節(jié)名編號(hào) 〔2〕設(shè)置各章標(biāo)題格式。使用格式工具欄設(shè)置: 首先選中各章標(biāo)題〔Ctrl+單擊各章標(biāo)題〕;在格式工具欄“樣式〞中選擇“第1章 標(biāo)題1”,再單擊“居中〞按鈕,各章標(biāo)題設(shè)置完畢。 注意:別忘記刪除各章標(biāo)題中的原有編號(hào)“第二章、第三章……〞。 〔3〕設(shè)置各小節(jié)標(biāo)題格式。使用格式工具欄設(shè)置: 首先選中各小節(jié)標(biāo)題〔Ctrl+單擊各小節(jié)標(biāo)題〕;在格式工具欄“樣式〞中選擇“1.1 標(biāo)題1”,屢次單擊“編號(hào)〞按鈕,直到設(shè)置成所需格式,各小節(jié)標(biāo)題設(shè)置完畢。 同樣也可以使用菜單或格式刷完成,方法自己探索。 自動(dòng)編號(hào)例如: 1.題目要求: 〔1〕對(duì)出現(xiàn)“1.〞、“2.〞…
13、處,進(jìn)行自動(dòng)編號(hào),編號(hào)格式不變; 〔2〕對(duì)出現(xiàn)“1)〞、“2)〞…處,進(jìn)行自動(dòng)編號(hào),編號(hào)格式不變。 2.操作步驟: 〔1〕對(duì)“1.〞、“2.〞…處,進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)格式設(shè)置。 逐次選中或置于“1.〞、“2.〞…處〔假設(shè)連續(xù)可同時(shí)選中〕,按下格式工具欄中的“編號(hào)〞按鈕即可;或選擇菜單“格式〞→“工程符號(hào)和編號(hào)〞→“編號(hào)〞,選中列表編號(hào)“1.〞、“2.〞…,按“確定〞按鈕。 〔2〕對(duì)“1)〞、“2)〞…處,進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)格式設(shè)置。方法同上,不再重復(fù)。 腳注和尾注 在文章中通常要對(duì)某些名詞術(shù)語(yǔ)在頁(yè)下邊或章節(jié)后加解釋文字,這就是腳注和尾注;腳注通常位于每頁(yè)底部,如作者簡(jiǎn)介、名詞和術(shù)語(yǔ)解釋?zhuān)晃?/p>
14、注通常位于文檔的結(jié)尾,如參考文獻(xiàn)。腳注和尾注由兩個(gè)關(guān)聯(lián)局部構(gòu)成:注釋引用標(biāo)記、對(duì)應(yīng)的注釋文字。這里重點(diǎn)介紹腳注,尾注與腳注方法相似,同學(xué)們可以自行練習(xí)。 腳注例如: 1.題目要求: 對(duì)為正文文字〔不包括標(biāo)題〕中首次出現(xiàn)“乒乓球〞的地方插入腳注,添加文字“乒乓球起源于宮廷游戲,并開(kāi)展成全民運(yùn)動(dòng)〞。 2.操作步驟: 〔1〕查找首次出現(xiàn)“乒乓球〞的地方。 將光標(biāo)置于文檔開(kāi)始處,使用菜單“編輯〞→“查找〞〔如圖1-9所示〕→在“查找內(nèi)容〞中輸入:乒乓球→單擊“查找下一處〞按鈕,在正文中首次找到“乒乓球〞時(shí)按下“取消〞按鈕。 圖1-9 查找和替換 〔2〕插入“乒乓球〞腳注。 將光標(biāo)
15、置于找到的“乒乓球〞文字后,使用菜單“插入〞→“引用〞→“腳注和尾注〞〔如圖1-10所示〕→選擇腳注位置:“頁(yè)面底端〞,編號(hào)格式:“1,2,3…〞→按下“插入〞按鈕,光標(biāo)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到插入腳注文本的當(dāng)前頁(yè)面底部,輸入注釋文字:“乒乓球起源于宮廷游戲,并開(kāi)展成全民運(yùn)動(dòng)。〞。 注意:插入腳注的文字“乒乓球乒乓球起源于宮廷游戲,并開(kāi)展成全民運(yùn)動(dòng)。 〞 后自動(dòng)添加上標(biāo)符號(hào),本頁(yè)底部有相應(yīng)的注釋文字??蓞⒖伎幢卷?yè)底部。 插入尾注方法與腳注相同,不在重復(fù)。腳注和尾注標(biāo)記位置可以復(fù)制、移動(dòng)、刪除。 圖1-10 腳注和尾注 題注 題注通常是對(duì)文章中表格、圖片或圖形、公式或方程等對(duì)象的下方或上方添
16、加的帶編號(hào)的注釋說(shuō)明。 圖題注例如: 1.題目要求: 〔1〕對(duì)正文中的圖添加題注“圖〞,位于圖下方,居中。 a.編號(hào)為“章序號(hào)〞-“圖在章中的序號(hào)〞,〔例如第1章中的第2幅圖,題注編號(hào)為1-2 〕; b.圖的說(shuō)明使用圖下一行的文字,格式同標(biāo)號(hào); c.圖居中。 2.操作步驟: 前提:必須將標(biāo)題中的章節(jié)符號(hào)轉(zhuǎn)變成自動(dòng)編號(hào),否那么不能生成題注的編號(hào)。 準(zhǔn)備:將光標(biāo)置于圖的下方文字前。 〔1〕使用菜單“插入〞→“引用〞→“題注〞〔如圖1-11所示〕→修改標(biāo)簽為:圖→確定。 如果希望輸入圖片時(shí)自動(dòng)生成題注編號(hào),那么在按下“確定〞按鈕前先單擊“自動(dòng)插入題注〞按鈕,這樣每次插入或粘貼圖
17、片時(shí),都會(huì)在圖下方自動(dòng)生成圖題注編號(hào),然后自己在輸入圖的注釋文字就行了。 圖1-11 圖題注 〔2〕同時(shí)選中圖及題注,單擊格式工具欄設(shè)置“居中〞對(duì)齊。 表題注例如: 1.題目要求: 〔2〕對(duì)正文中的表添加題注“表〞,位于表上方,居中。 a.編號(hào)為“章序號(hào)〞-“表在章中的序號(hào)〞,〔例如第1章中第1張表,題注編號(hào)為1-1〕; b.表的說(shuō)明使用表上一行的文字,格式同標(biāo)號(hào); c.表居中。 2.操作步驟: 前提:必須將標(biāo)題中的章節(jié)符號(hào)轉(zhuǎn)變成自動(dòng)編號(hào),否那么不能生成題注的編號(hào)。 準(zhǔn)備:將光標(biāo)置于表的上方文字前。 〔1〕使用菜單“插入〞→“引用〞→“題注〞〔如圖1-12所示〕→修
18、改標(biāo)簽為:表→確定。 圖1-12 題注 如果希望插入表格時(shí)自動(dòng)生成題注編號(hào),那么在按下“確定〞按鈕前先單擊“自動(dòng)插入題注〞按鈕,這樣每次插入或粘貼表格時(shí),都會(huì)在圖下方自動(dòng)生成表格題注編號(hào),然后自己在輸入表格的注釋文字就行了。 〔2〕分別選中題注及表格〔單擊表格的“全選〞光標(biāo)〕,用格式工具欄設(shè)置“居中〞對(duì)齊。 交叉引用 交叉引用是將編號(hào)項(xiàng)、標(biāo)題、腳注、尾注、題注、書(shū)簽等工程與其相關(guān)正文或說(shuō)明內(nèi)容建立的對(duì)應(yīng)關(guān)系,既方便閱讀,又為編輯操作提供了自動(dòng)更新手段。創(chuàng)立交叉引用前要先對(duì)工程作標(biāo)記,然后將工程與交叉引用連接起來(lái)。這里以題注的交叉引用為例介紹。 圖題注的交叉引用例如: 1.題
19、目要求: 〔1〕對(duì)正文中所有出現(xiàn)“如以下圖所示〞的“以下圖〞,使用交叉引用,改為“如圖X-Y所示〞,其中“X-Y〞為圖題注的編號(hào)。 2.操作步驟: 前提:必須對(duì)該圖用添加題注的方法生成圖的題注編號(hào)。 準(zhǔn)備:查找或移動(dòng)到文檔中第一處“如以下圖所示〞,并選中“以下圖〞兩字。 〔1〕使用菜單“插入〞→“引用〞→“交叉引用〞〔如圖1-13所示〕 〔2〕在圖1-13窗口中,修改“引用類(lèi)型〞為:圖,“引用內(nèi)容〞為:只有標(biāo)簽和編號(hào),“引用哪一個(gè)題注〞選擇:圖1-1 國(guó)際乒聯(lián)總部圖〔要連接的圖題注〕,單擊“插入〞按鈕,原來(lái)文字“如以下圖所示〞自動(dòng)變成“如圖1-1所示〞,即完成第一處插入; 〔3〕
20、移動(dòng)光標(biāo)到下一處“如以下圖所示〞,并選中“以下圖〞兩字。重復(fù)〔2〕中操作,直到全部插入完畢,最后按下“關(guān)閉〞退出 圖1-13 圖的交叉引用 表題注的交叉引用例如: 1.題目要求: 〔2〕對(duì)正文中出現(xiàn)“如下表所示〞的“下表〞,使用交叉引用,改為“如表X-Y所示〞,其中“X-Y〞為表題注的編號(hào)。 2.操作步驟: 前提:必須對(duì)該表用添加題注的方法生成表的題注編號(hào)。 準(zhǔn)備:查找或移動(dòng)到文檔中第一處“如下表所示〞,并選中“下表〞兩字。 〔1〕使用菜單“插入〞→“引用〞→“交叉引用〞〔如圖1-14所示〕 〔2〕在圖1-14窗口中,修改“引用類(lèi)型〞為:表,“引用內(nèi)容〞為:只有標(biāo)簽和編號(hào)
21、,“引用哪一個(gè)題注〞選擇:表2-1 24-29屆冠軍獲得者表〔要連接的表題注〕,單擊“插入〞按鈕后,原來(lái)文字“如下表所示〞自動(dòng)變成“如表2-1所示〞,即完成第一處插入; 〔3〕移動(dòng)光標(biāo)到下一處“如下表所示〞,并選中“下表〞兩字。重復(fù)〔2〕中操作,直到全部插入完畢,最后按下“關(guān)閉〞退出。 圖1-14 表的交叉引用 注意:當(dāng)題注的交叉引用發(fā)生變化后,不會(huì)自動(dòng)調(diào)整,需要用戶(hù)自己要求“更新域〞〔“域〞在后面的章節(jié)加以介紹〕。“域〞的更新方法如下: 鼠標(biāo)指向該“域〞右擊,在快捷菜單中選擇“更新域〞命令,即可更新域中的自動(dòng)編號(hào);假設(shè)有多處,可以全選〔Ctrl+A〕后再更新;更新域也可以使用
22、快捷鍵
23、節(jié)從同一頁(yè)開(kāi)始。 偶數(shù)頁(yè) 新節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開(kāi)始。 奇數(shù)頁(yè) 新節(jié)從下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。 分節(jié)設(shè)置例如: 1.題目要求: 對(duì)正文做分節(jié)處理,每章為單獨(dú)一節(jié),每節(jié)總是從奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。 2.操作步驟: 注意:光標(biāo)置在“第2章〞文字后,使用菜單:“插入〞→“分隔符〞→“分節(jié)符類(lèi)型〞:奇數(shù)頁(yè)→“確定〞。重復(fù)上述步驟,直到每章都分節(jié)完畢為止。 目錄 目錄是通常位于文章之前,由文檔中的各級(jí)標(biāo)題及頁(yè)碼構(gòu)成??梢允止?chuàng)立和自動(dòng)創(chuàng)立,當(dāng)文檔做過(guò)修改其標(biāo)題和頁(yè)碼就會(huì)發(fā)生變化,手工創(chuàng)立的目錄修改起來(lái)很麻煩,使用自動(dòng)創(chuàng)立方式,使用更新域的方式就可自動(dòng)修改目錄。 Word目錄分為文檔目錄
24、、圖目錄、表格目錄類(lèi)型。通過(guò)下面實(shí)例介紹三種目錄的自動(dòng)創(chuàng)立方法。 目錄設(shè)置例如: 1.題目要求: 在正文前按序插入節(jié),使用“引用〞中的目錄功能,生成如下內(nèi)容: 〔1〕第1節(jié):目錄。其中: a.“目錄〞使用樣式“標(biāo)題1”,并居中; b.“目錄〞下為目錄項(xiàng)。 〔2〕第2節(jié):圖索引。其中: a.“圖索引〞使用樣式“標(biāo)題1”,并居中; b.“圖索引〞下為圖索引項(xiàng)。 〔3〕第3節(jié):表索引。其中: a.“表索引〞使用樣式“標(biāo)題1”,并居中; b.“表索引〞下為表索引項(xiàng)。 2.操作步驟: 〔1〕在文檔最前面插入三節(jié)。 光標(biāo)置在“第1章〞文字前,使用菜單:“插入〞→“分隔
25、符〞〔如圖1-15所示〕→分節(jié)符類(lèi)型:下一頁(yè)→“確定〞。 再重復(fù)上述操作,再插入一個(gè)“下一頁(yè)〞、一個(gè)“奇數(shù)頁(yè)〞分節(jié)符。 〔2〕完成題目要求中〔1〕~〔3〕中的a 要求。 步驟1:在第一個(gè)分節(jié)符〔下一頁(yè)〕前輸入文字:目錄,按兩次“回車(chē)〞鍵;在格式工具欄中,單擊“編號(hào)〞按鈕,取消目錄前的自動(dòng)編號(hào)。 步驟2:在第二個(gè)分節(jié)符〔下一頁(yè)〕前輸入文字:圖索引,按兩次“回車(chē)〞鍵;在格式工具欄中,單擊“編號(hào)〞按鈕,取消目錄前的自動(dòng)編號(hào)。 步驟3:在第三個(gè)分節(jié)符〔奇數(shù)頁(yè)〕前輸入文字:表索引,按兩次“回車(chē)〞鍵;在格式工具欄中,單擊“編號(hào)〞按鈕,取消目錄前的自動(dòng)編號(hào)。 〔3〕創(chuàng)立文檔目錄,即題目要
26、求中〔1〕中的b要求。 光標(biāo)置于第一個(gè)分節(jié)符〔下一頁(yè)〕的回車(chē)符前,使用菜單:“插入〞→“引用〞→“索引和目錄〞〔如圖1-15所示〕→“目錄〞→“確定〞。 圖1-15中“顯示級(jí)別〞根據(jù)實(shí)際需要設(shè)定,此題目不作改動(dòng)。 〔4〕創(chuàng)立圖目錄,即題目要求中〔2〕中的b要求。 光標(biāo)置于第二個(gè)分節(jié)符〔下一頁(yè)〕的回車(chē)符前,使用菜單:“插入〞→“引用〞→“索引和目錄〞→“圖表目錄〞〔如圖1-16所示〕→“題注標(biāo)簽〞選擇:圖,選中“包括標(biāo)簽和編號(hào)〞→“確定〞。 圖1-15 創(chuàng)立文文件目錄 圖1-16 創(chuàng)立圖目錄 〔5〕創(chuàng)立圖目錄,即題目要求中〔3〕中的b要求。 光標(biāo)置于第三個(gè)分節(jié)符〔奇數(shù)頁(yè)〕
27、的回車(chē)符前,使用菜單:“插入〞→“引用〞→“索引和目錄〞→“圖表目錄〞〔如圖1-17所示〕→“題注標(biāo)簽〞選擇:表,選中“包括標(biāo)簽和編號(hào)〞→“確定〞。 圖1-17 創(chuàng)立表目錄 從創(chuàng)立的三種目錄可以看出,自動(dòng)生成的目錄都帶有灰色的域底紋,都是域。當(dāng)標(biāo)題和頁(yè)號(hào)發(fā)生變化,與題注和交叉引用一樣目錄可以用更新域的方式更新。即在生成的目錄區(qū)或選中目錄區(qū)右擊,在快捷菜單中選擇“更新域〞命令,在“更新目錄〞對(duì)話(huà)框中選擇“只更新頁(yè)碼〞或“更新整個(gè)目錄〞,按“確定〞按鈕就可以完成目錄的修改。 1.3 頁(yè)眉和頁(yè)腳、域 在文檔每頁(yè)上方會(huì)有章節(jié)標(biāo)題或頁(yè)碼等,這就是頁(yè)眉;在每頁(yè)的下方會(huì)有日期、頁(yè)碼、作者姓名等
28、,這就是頁(yè)腳。在同一文檔的不同節(jié)中可以設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳、奇偶頁(yè)頁(yè)眉和頁(yè)腳、不同章節(jié)中的不同頁(yè)碼形式等。 在頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域中可以輸入文字、日期、時(shí)間、頁(yè)碼或圖形等,也可以手工插入“域〞,實(shí)現(xiàn)頁(yè)眉頁(yè)腳的自動(dòng)化編輯,例如在文檔的頁(yè)眉右側(cè)自動(dòng)顯示每章節(jié)名稱(chēng)等。 創(chuàng)立頁(yè)眉頁(yè)腳可使用菜單:“視圖〞→“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞,彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞工具欄,借助此工具欄,實(shí)現(xiàn)頁(yè)眉、頁(yè)腳間的切換,以及其他功能。 1.3.1 創(chuàng)立頁(yè)腳 頁(yè)腳設(shè)置例如: 1.題目要求: 添加頁(yè)腳。使用域,在頁(yè)腳中插入頁(yè)碼,居中顯示。其中: 〔1〕正文前的節(jié),頁(yè)碼采用“i,ii,iii…〞格式,頁(yè)碼連續(xù); 〔2〕正文中的節(jié),頁(yè)碼
29、采用“1,2,3…〞格式,頁(yè)碼連續(xù),并且每節(jié)總是從奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。 〔3〕更新目錄、圖索引和表索引。 2.操作步驟: 〔1〕正文前的節(jié),頁(yè)碼采用“i,ii,iii…〞格式,頁(yè)碼連續(xù); 光標(biāo)置于第1節(jié)中,使用菜單:“插入〞→“頁(yè)碼〞〔如圖1-18所示〕→“對(duì)齊方式〞選擇:“居中〞,單擊“格式〞按鈕,彈出圖1-19所示窗口→“數(shù)字格式〞選擇:“i,ii,iii…〞“頁(yè)碼編排〞選擇:“續(xù)前節(jié)〞→“確定〞→“確定〞。 光標(biāo)分別置于第2節(jié)、第3節(jié)中,重復(fù)上述步驟,直到正文前各節(jié)設(shè)置完畢為止。 圖1-18“頁(yè)碼〞對(duì)話(huà)框 圖1-19“頁(yè)碼格式〞對(duì)話(huà)框 〔2〕正文中的節(jié),頁(yè)碼采用“1,2,
30、3…〞格式,頁(yè)碼連續(xù),并且每節(jié)總是從奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。 步驟1:光標(biāo)置于第1章首頁(yè)〔即第四節(jié)〕中,使用菜單:“插入〞→“頁(yè)碼〞〔如圖1-18所示〕→“對(duì)齊方式〞選擇:“居中〞,單擊“格式〞按鈕,彈出圖1-20所示窗口→“數(shù)字格式〞選擇:“1,2,3…〞→“起始頁(yè)碼〞選擇:“1〞→“確定〞→“確定〞。 圖1-20“頁(yè)碼格式〞對(duì)話(huà)框 〔3〕更新目錄、圖索引和表索引。 拖動(dòng)選中“目錄〞、“圖索引〞和“表索引〞各節(jié),右擊使用快捷菜單,選擇“更新域〞命令,彈出“更新目錄〞〔如圖1-21所示〕對(duì)話(huà)框,、彈出“更新圖表目錄〞〔如圖1-22所示〕對(duì)話(huà)框→選擇 “只更新頁(yè)碼〞→“確定〞。 圖1-21
31、“更新目錄〞對(duì)話(huà)框 圖1-24“更新圖表目錄〞對(duì)話(huà)框 1.3.2 創(chuàng)立頁(yè)眉 頁(yè)眉設(shè)置例如: 1.題目要求: 添加正文的頁(yè)眉。使用域,按以下要求添加內(nèi)容,居中顯示。其中: 〔1〕對(duì)于奇數(shù)頁(yè),頁(yè)眉中的文字為“章序號(hào)〞+“章名〞, 〔2〕對(duì)于偶數(shù)頁(yè),頁(yè)眉中的文字為“節(jié)序號(hào)〞+“節(jié)名〞。 2.操作步驟: 〔1〕頁(yè)面設(shè)置。 光標(biāo)置于第1章所在節(jié)中;使用菜單:“文件〞→“頁(yè)面設(shè)置〞→“版式〞〔如圖1-21所示〕→“節(jié)的起始位置〞選擇:“奇數(shù)頁(yè)〞,“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞選擇:“奇偶頁(yè)不同〞,“應(yīng)用于〞選擇:“本節(jié)〞→“確定〞。重復(fù)上述步驟,直到每章都分節(jié)完畢為止。 圖1-21“頁(yè)面設(shè)置
32、〞對(duì)話(huà)框 〔2〕創(chuàng)立奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉。 步驟1:使用菜單:“視圖〞→“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞,光標(biāo)將自動(dòng)置于奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉處如圖1-22所示,并且自動(dòng)彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞工具欄,單擊“鏈接前一個(gè)〞按鈕,使得頁(yè)眉處“與上一節(jié)相同〞取消,使本節(jié)設(shè)置的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉不影響前面各節(jié)的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉設(shè)置。 步驟2:光標(biāo)將置于奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉處,使用菜單:“插入〞→“域〞→“類(lèi)別〞選擇:鏈接和引用,“域名〞選擇:StyleRef,“域?qū)傩渊曔x擇:標(biāo)題1,“域選項(xiàng)〞選擇:插入段落編號(hào),如圖1-23所示; 與上節(jié)相同 鏈接前一個(gè) 圖1-22 創(chuàng)立奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉 圖1-23 插入奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉中的“章序號(hào)〞 步驟3:使用菜單:“插
33、入〞→“域〞→“類(lèi)別〞選擇:鏈接和引用,“域名〞選擇:StyleRef,“域?qū)傩渊曔x擇:標(biāo)題1,如圖1-24所示; 圖1-24 插入奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉中的“章名〞 插入奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉結(jié)果,如圖1-25所示。 顯示下一項(xiàng) 圖1-25 插入奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉 〔2〕創(chuàng)立偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉。 步驟1:奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉創(chuàng)立后,在圖1-25窗口中,單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞工具欄中的“顯示下一項(xiàng)〞按鈕,光標(biāo)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到偶數(shù)頁(yè)〔下一頁(yè)〕頁(yè)眉處,如圖1-26所示;然后單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞工具欄中的“鏈接前一個(gè)〞按鈕,使得頁(yè)眉處“與上一節(jié)相同〞取消,使本節(jié)設(shè)置的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉不影響前面各節(jié)的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉設(shè)置。 與上節(jié)相同 鏈接前一個(gè)
34、 圖1-26 創(chuàng)立偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉 步驟2:使用菜單:“插入〞→“域〞→“類(lèi)別〞選擇:鏈接和引用,“域名〞選擇:StyleRef,“域?qū)傩渊曔x擇:標(biāo)題2,“域選項(xiàng)〞選擇:插入段落編號(hào),如圖1-27所示; 圖1-27 插入偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉中的“節(jié)序號(hào)〞 步驟3:使用菜單:“插入〞→“域〞→“類(lèi)別〞選擇:鏈接和引用,“域名〞選擇:StyleRef,“域?qū)傩渊曔x擇:標(biāo)題2,如圖1-28所示; 圖1-28 插入偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉中的“節(jié)名〞 插入結(jié)果如圖1-29所示,單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳〞工具欄中的“關(guān)閉〞按鈕,完成設(shè)置。 圖1-29 插入的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉 設(shè)置完畢要預(yù)覽文檔,參考.pdf效果文件,
35、從開(kāi)始到結(jié)尾檢查所有設(shè)置是否正確。 圖1-30 “文檔結(jié)構(gòu)圖〞窗口方式 修改文檔時(shí)為了快速瀏覽,可把視圖切換到其他方式,如“文檔結(jié)構(gòu)圖〞方式,操作使用菜單:“視圖〞→“文檔結(jié)構(gòu)圖〞,窗口會(huì)分成左右兩局部,如圖1-30所示,左邊顯示標(biāo)題,右邊顯示所有內(nèi)容;這樣能快速的在各章節(jié)中移動(dòng)修改。 1.3.3 域 1.哪些是域 在前面的應(yīng)用中多處出現(xiàn)了域,比方插入能自動(dòng)更新的“時(shí)間和日期〞,頁(yè)眉和頁(yè)腳中的“頁(yè)碼〞、“頁(yè)數(shù)〞、自動(dòng)添加的“章節(jié)編號(hào)和名稱(chēng)〞,題注的引用、自動(dòng)創(chuàng)立的目錄等這些在文檔中可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù),都是域。Word提供了9大類(lèi)73個(gè)域,我們不可能全部掌握,只需要對(duì)經(jīng)常用到的作以
36、簡(jiǎn)單了解就行了。 2.域的構(gòu)成 由三局部組成:域名、域參數(shù)和域開(kāi)關(guān)組成;域名是關(guān)鍵字;域參數(shù)是對(duì)域的進(jìn)一步說(shuō)明;域開(kāi)關(guān)是特殊命令,用來(lái)引發(fā)特定操作。 我們使用時(shí)不必直接書(shū)寫(xiě)域,可以用插入域的方式,在“域〞窗口中選擇插入即可。 3.域的操作 插入域:使用菜單:“插入〞→“域〞→選擇“類(lèi)別〞、“域名〞、“域?qū)傩渊?、“域選項(xiàng)〞參數(shù)設(shè)置即可,如圖1-31所示。不同“域〞,其屬性、選項(xiàng)都不同。中選中某個(gè)時(shí),在“域名〞下方有說(shuō)明,通過(guò)此說(shuō)明可以了解“域〞;單擊“域代碼〞,可以將域代碼顯示出來(lái),如圖1-32所示。 “域〞說(shuō)明 單擊顯示“域代碼〞 圖1-31 “域〞窗口 圖1-32 “域
37、代碼〞窗口 4.常用域 要想對(duì)“域〞,有深入的了解,可以選擇相應(yīng)書(shū)籍作深入學(xué)習(xí)。這里希望大家了解以下幾個(gè)常用域: (1) Page 域 作用:插入當(dāng)前頁(yè)的頁(yè)號(hào)。 說(shuō)明:參考1.3.1 創(chuàng)立頁(yè)腳例如。 (2) NumPages域 作用:插入文檔中的總頁(yè)數(shù)。 說(shuō)明:在頁(yè)眉頁(yè)腳中操作。 (2) toc域 作用:建立并插入目錄。 說(shuō)明:參考 創(chuàng)立目錄例如 (3) StyleRef域 作用:插入具有樣式的文本。 說(shuō)明:參考1.3.2 創(chuàng)立頁(yè)眉例如 (4) MergeField域 作用:插入合并域在郵件合并中使用,作用是將主文檔中的占位符與數(shù)據(jù)源聯(lián)系在一起。自動(dòng)生成不同“
38、人員〞相同格式內(nèi)容的通知。
由于篇幅有限,這里不再舉例。雖然是一個(gè)很有用的功能,但等級(jí)考試中沒(méi)有此項(xiàng);限于篇幅,不再舉例。
5.編輯域
指向“域〞右擊,使用快捷菜單中的“編輯域〞命令。
6.更新域
指向“域〞右擊,使用快捷菜單中的“更新域〞命令。
7.刪除域
與刪除其他對(duì)象一樣。
8.域的常用快捷鍵
39、輸入一個(gè)單個(gè)的公式,它執(zhí)行多個(gè)輸入操作并產(chǎn)生多個(gè)結(jié)果,每個(gè)結(jié)果顯示在一個(gè)單元格區(qū)域中。數(shù)組公式可以看成有多重?cái)?shù)值的公式,它與單值公式的不同之處在于它可以產(chǎn)生一個(gè)以上的結(jié)果。一個(gè)數(shù)組公式可以占用一個(gè)或多個(gè)單元區(qū)域,數(shù)組元素的個(gè)數(shù)最多為6500個(gè)。 數(shù)組應(yīng)用例如: 將以下圖表中的“筆試成績(jī)比例分〞列按計(jì)算方法:〔筆試成績(jī)/3〕*60% 填寫(xiě)。 1.1 圖21 說(shuō)明:此問(wèn)題可以用單個(gè)公式編輯再拖動(dòng)引用公式的方法完成,但不是數(shù)組方式。 數(shù)組的編輯 1.操作步驟: 〔1〕先選中要定義數(shù)組的全部數(shù)據(jù)區(qū)域J3:J18; 〔2〕在編輯欄中按題目要求編寫(xiě)公式“=I3:I18/3*0.6”;
40、 〔3〕按ctrl+shift+enter鍵,所編輯的公式出現(xiàn)數(shù)組標(biāo)志符號(hào)“{}〞,同時(shí)J3:J18列各個(gè)單元中生成相應(yīng)結(jié)果如以下圖。 圖22 2.其它練習(xí) 練習(xí)例如: 對(duì)上一問(wèn)題中“面試成績(jī)比例分〞和“總成績(jī)〞列分別按公式“面試成績(jī)*0.4”和“筆試成績(jī)比例分+面試成績(jī)比列分〞進(jìn)行填寫(xiě)。 操作方法:參照上例進(jìn)行。 數(shù)組的修改 數(shù)組修改例如:將上一題目中“筆試成績(jī)比例分〞按公式:〔筆試成績(jī)/2〕*60%計(jì)算。 1.操作步驟: 〔1〕選中數(shù)組的全部數(shù)據(jù)區(qū)域J3:J18; 〔2〕在編輯欄中修改公式“=I3:I18/2*0.6” ; 〔3〕按ctrl+shift+ent
41、er鍵,所編輯的公式出現(xiàn)數(shù)組標(biāo)志符號(hào)“{}〞,同時(shí)J3:J18列各個(gè)單元中生成相應(yīng)結(jié)果。 2.說(shuō)明: 〔1〕數(shù)組公式不能單個(gè)進(jìn)行修改,否那么系統(tǒng)提示錯(cuò)誤。 〔2〕修改數(shù)組過(guò)程中數(shù)組標(biāo)記“{}〞會(huì)消失,需重新按ctrl+shift+enter鍵。 2.2 高級(jí)篩選 高級(jí)篩選 對(duì)于篩選條件比擬復(fù)雜的情況,必須使用高級(jí)篩選功能來(lái)處理。 使用高級(jí)篩選功能必須先建立一個(gè)條件區(qū)域,用來(lái)指定篩選條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名,這些字段名與數(shù)據(jù)列表中的字段名必須一致,條件區(qū)域的其它行那么輸入篩選條件。需要注意的是條件區(qū)域與數(shù)據(jù)列表不能重疊,必須用空行或空列隔開(kāi)。 條件
42、區(qū)域的運(yùn)算關(guān)系是:同一行的條件是“與〞,同一列的條件是“或〞。 高級(jí)篩選應(yīng)用例如: 將以下圖表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選,條件為:性別---女,所在區(qū)域---西湖區(qū) 圖23 高級(jí)篩選的編輯 1.操作步驟: 〔1〕在J3單元格輸入“性 別〞,在K3單元格輸入“所在區(qū)域〞,在J4單元格輸入“女〞,在K4單元格輸入“西湖區(qū)〞; 〔2〕將光標(biāo)點(diǎn)中數(shù)據(jù)區(qū)的任意位置; 圖 2 4 〔3〕點(diǎn)擊菜單“數(shù)據(jù)〞à〞篩選〞à〞高級(jí)篩選〞,出現(xiàn)數(shù)據(jù)區(qū)和條件區(qū)定義對(duì)話(huà)框; (4)在對(duì)話(huà)框中定義對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)$A$1:$H$37和條件區(qū)$J$3:$K$4,見(jiàn)圖2-4,點(diǎn)擊“確定〞,生成篩選結(jié)果,如圖
43、2-5。 圖 2 5 2.說(shuō)明: 〔1〕點(diǎn)擊篩選菜單前必須把光標(biāo)點(diǎn)進(jìn)數(shù)據(jù)區(qū),否那么不能正確篩選。 〔2〕如果列名稱(chēng)中有空格,如“性 別〞,在篩選區(qū)中也使用相同的樣式輸入,否那么不能正確篩選。 〔3〕條件的具體值如果是文本型如“女〞、“西湖區(qū)〞,直接書(shū)寫(xiě);如果是數(shù)值型應(yīng)寫(xiě)成相應(yīng)的數(shù)學(xué)表達(dá)式,如條件“年齡大于40〞,應(yīng)在年齡字段名下寫(xiě)“>40〞。 撤銷(xiāo)高級(jí)篩選 操作方法:點(diǎn)擊菜單“數(shù)據(jù)〞à〞篩選〞à〞全部顯示〞,恢復(fù)篩選前數(shù)據(jù)狀態(tài)。 2.3 透視表與透視圖的使用 使用透視表 一、透視表概述 數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格,不僅能夠改變行和
44、列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果,也可以顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù),還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)。 二、透視表的創(chuàng)立方法 透視表應(yīng)用例如:對(duì)圖2-1表中的數(shù)據(jù)建立一個(gè)數(shù)據(jù)透視表,具體要求〔a〕顯示每個(gè)報(bào)考單位的人的不同學(xué)歷的總?cè)藬?shù);〔b〕行區(qū)域設(shè)置為“報(bào)考單位〞;〔c〕列區(qū)域設(shè)置為“學(xué)歷〞;〔d〕數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置為“學(xué)歷〞;〔e〕統(tǒng)計(jì)為“學(xué)歷〞。 操作步驟: (1)點(diǎn)擊圖表中的任意位置,選擇“數(shù)據(jù)〞à“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)Ж暼鐖D2-6,點(diǎn)擊“下一步〞; 圖 2 6 〔2〕出現(xiàn)圖2-7,定義建立透視表的數(shù)據(jù)區(qū),點(diǎn)擊“下一步〞;
45、 圖 27 〔3〕定義透視表建立的位置,如圖2-8,點(diǎn)擊“完成〞; 圖28 〔4〕在如圖2-9的環(huán)境中定義透視表的具體內(nèi)容,根據(jù)題目要求將數(shù)據(jù)表字段列表窗口的“報(bào)考單位〞字段拖動(dòng)到透視表區(qū)域中的“將行字段拖至此處〞位置,將“學(xué)歷〞字段拖動(dòng)到透視表區(qū)域中的“將列字段拖至此處〞位置,最后將將“學(xué)歷〞字段拖動(dòng)到透視表區(qū)域中的“請(qǐng)將數(shù)據(jù)項(xiàng)拖至此處〞位置。 圖29 〔5〕生成透視表結(jié)果如圖2-10 圖220 說(shuō)明:透視表的內(nèi)容也可以在步驟(3)中點(diǎn)擊“布局〞來(lái)定義。 使用透視圖 一、概述 數(shù)據(jù)透視圖是將數(shù)據(jù)透視表結(jié)果賦以更加生動(dòng)、形象的表示方式。因?yàn)閿?shù)據(jù)透視
46、圖需利用數(shù)據(jù)透視表的結(jié)果,因此其操作是與透視表相關(guān)聯(lián)的。 二、創(chuàng)立方法 1.直接創(chuàng)立透視圖 仍以圖2-1為例,創(chuàng)立反映各報(bào)考單位學(xué)歷狀況的統(tǒng)計(jì)透視圖。 操作步驟: (1)見(jiàn)透視表操作步驟1,在圖2-6 “所需創(chuàng)立的報(bào)表類(lèi)型〞中選擇“數(shù)據(jù)透視圖〞; (2)見(jiàn)透視表操作步驟2; (3)見(jiàn)透視表操作步驟3; (4)在圖2-11中的字段列表框中將“報(bào)考單位〞字段拖至圖下方的“在此處放置分類(lèi)字段〞區(qū)域,將“學(xué)歷〞字段拖放至右側(cè)的“在此處放置系列字段〞處,將“學(xué)歷〞字段拖放至中央數(shù)據(jù)區(qū),生成如圖2-12所示的結(jié)果。 圖231 2.通過(guò)透視表創(chuàng)立透視圖 在建立透視表后可直接建
47、立相應(yīng)的透視圖。 操作步驟:在已建立的透視表窗口,見(jiàn)圖2-10,點(diǎn)擊“圖表向?qū)Ж晥D標(biāo),也可以生成圖2-12的透視圖結(jié)果。 圖242 說(shuō)明:創(chuàng)立透視圖chart1的同時(shí)還會(huì)自動(dòng)生成一張透視表。 2.4常用函數(shù)與應(yīng)用例如 日期時(shí)間函數(shù) 1.year函數(shù) 功能:返回某日期對(duì)應(yīng)的年份,返回值為 1900 到 9999 之間的整數(shù)。 格式:YEAR(serial_number)。 說(shuō)明:serial_number是一個(gè)日期值,也可以是格式為日期格式的單元格名稱(chēng)。 2.today函數(shù) 功能:返回當(dāng)前日期。 格式:TODAY() 日期函數(shù)應(yīng)用例如:使用日期函數(shù)自動(dòng)填寫(xiě)圖2-3
48、中的“年齡〞字段結(jié)果。 操作步驟 〔1〕點(diǎn)擊D2單元格,在編輯欄中編輯公式“ =YEAR(TODAY())-YEAR(C2)〞; 〔2〕D2單元格產(chǎn)生結(jié)果42,用拖動(dòng)引用公式的方法自動(dòng)填充整個(gè)列年齡數(shù)據(jù)。 3.minute函數(shù) 功能:返回時(shí)間值中的分鐘,即一個(gè)介于 0 到 59 之間的整數(shù)。 格式:MINUTE(serial_number) 說(shuō)明:serial_number是一個(gè)時(shí)間值,也可以是格式為時(shí)間格式的單元格名稱(chēng)。 4.hour函數(shù) 功能:返回時(shí)間值的小時(shí)數(shù)。即一個(gè)介于 0到23之間的整數(shù)。 格式:HOUR(serial_number) 說(shuō)明:serial_num
49、ber是一個(gè)時(shí)間值,也可以是格式為時(shí)間格式的單元格名稱(chēng)。 時(shí)間函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如2問(wèn)題2計(jì)算停車(chē)時(shí)間問(wèn)題。 邏輯函數(shù) 1.AND〔與〕函數(shù) 功能:在其參數(shù)組中,所有參數(shù)邏輯值為 TRUE,即返回 TRUE。 格式:AND(logical1,logical2,...)。 說(shuō)明:logical1,logical2,...?? 為需要進(jìn)行檢驗(yàn)的 1 到 30 個(gè)條件,分別為 TRUE 或 FALSE。 2.OR〔或〕函數(shù) 功能:在其參數(shù)組中,任何一個(gè)參數(shù)邏輯值為 TRUE,即返回 TRUE。 格式:OR(logical1,logical2,...)。 說(shuō)明:logi
50、cal1,logical2,...?? 為需要進(jìn)行檢驗(yàn)的 1 到 30 個(gè)條件,分別為 TRUE 或 FALSE。 AND和OR函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如1問(wèn)題4閏年問(wèn)題。 3.IF函數(shù) 功能:執(zhí)行真假值判斷,根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值,返回不同結(jié)果。 格式:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。 說(shuō)明:Logical_test??? 表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式,Value_if_true?是?logical_test 為 TRUE 時(shí)返回的值,Value_if_false?是?logical_te
51、st 為 FALSE 時(shí)返回的值。 If函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)圖2-1,使用IF函數(shù),對(duì)Sheet1中的“學(xué)位〞列進(jìn)行自動(dòng)填充。 要求:填充的內(nèi)容根據(jù)“學(xué)歷〞列的內(nèi)容來(lái)確定〔假定學(xué)生均已獲得相應(yīng)學(xué)位〕: - 博士研究生-博士 - 碩士研究生-碩士 - 本科-學(xué)士 - 其他-無(wú) 操作步驟 〔1〕點(diǎn)擊H3單元格,在編輯欄中編輯公式“=IF(G3="博士研究生","博士",IF(G3="碩士研究生","碩士",IF(G3="本科","學(xué)士","無(wú)")))
52、〞; 〔2〕H3單元格產(chǎn)生結(jié)果"博士",用拖動(dòng)引用公式的方法生成整個(gè)列學(xué)位數(shù)據(jù)。 操作說(shuō)明 〔1〕編輯公式中的各種符號(hào)應(yīng)使用英文半角字符?!财渌骄庉嬕餐瑯?,不再贅述?!? 〔2〕公式中的字符信息前后必須使用定界符“ “〞 〞。 〔3〕IF嵌套的層數(shù)不超過(guò)7個(gè)。 算術(shù)與統(tǒng)計(jì)函數(shù) 1.RANK函數(shù) 功能:為指定單元的數(shù)據(jù)在其所在行或列數(shù)據(jù)區(qū)所處的位置排序。 格式:RANK(number,reference,order)。 說(shuō)明:number是被排序的值,reference是排序的數(shù)據(jù)區(qū)域,order是升序、降序選擇,其中order取0值按降序排列,order取1值按升序排列。
53、 RANK函數(shù)應(yīng)用例如:對(duì)圖2-1中的數(shù)據(jù),根據(jù)“筆試成績(jī)〞自動(dòng)生成“排名〞列的相應(yīng)值。 操作步驟 〔1〕點(diǎn)擊N3單元格,在編輯欄中編輯公式“=RANK〔I3,$I$3:I18,0〕〞 〔2〕N3單元格產(chǎn)生結(jié)果"1",用拖動(dòng)引用公式的方法生成整個(gè)列學(xué)位數(shù)據(jù)。 操作說(shuō)明 〔1〕范圍起始參數(shù)必須用〞$I$3”即絕對(duì)引用方式,如使用“I3〞相對(duì)引用方式那么排序錯(cuò)誤。 2.MOD函數(shù) 功能:返回兩數(shù)相除的余數(shù)。 格式:MOD(number,divisor)。 說(shuō)明:Number?? 為被除數(shù),Divisor?? 為除數(shù)。 MOD函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如1問(wèn)題4閏年問(wèn)題。
54、 3.MAX函數(shù) 功能:返回一組值中的最大值。 格式:MAX(number1,number2,...)。 說(shuō)明:Number1, number2, ...?? 是要從中找出最大值的 1 到 30 個(gè)數(shù)字參數(shù)。 MAX函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如2問(wèn)題4統(tǒng)計(jì)最高停車(chē)費(fèi)用問(wèn)題。 4.COUNTIF函數(shù) 功能:計(jì)算區(qū)域中滿(mǎn)足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)。 格式:COUNTIF(range,criteria) 說(shuō)明:Range?? 為需要計(jì)算其中滿(mǎn)足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria?? 為確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件,其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式、單元格引用或文本。 CO
55、UNTIF函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如1問(wèn)題2統(tǒng)計(jì)圖書(shū)種類(lèi)問(wèn)題。 5.SUMIF函數(shù) 功能:根據(jù)指定條件對(duì)假設(shè)干單元格求和。 格式:SUMIF(range,criteria,sum_range)。 說(shuō)明:Range?? 為用于條件判斷的單元格區(qū)域,Criteria?? 為確定哪些單元格將被相加求和的條件,其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。 SUMIF函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如1問(wèn)題3統(tǒng)計(jì)各用戶(hù)總金額問(wèn)題。 查找函數(shù) 1.HLOOKUP函數(shù) 功能:在表格或數(shù)值數(shù)組?的首行查找指定的數(shù)值,并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前列中指定行處的數(shù)值。 格式:HLOOKUP(lookup_v
56、alue,table_array,row_index_num,range_lookup)。 說(shuō)明:Lookup_value?? 為需要在數(shù)據(jù)表第一行中進(jìn)行查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。Table_array?? 為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表??梢允褂脤?duì)區(qū)域或區(qū)域名稱(chēng)的引用。Row_index_num?? 為 table_array 中待返回的匹配值的行序號(hào)。Range_lookup?? 為一邏輯值,指明函數(shù) HLOOKUP 查找時(shí)是精確匹配,還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略,那么返回近似匹配值。也就是說(shuō),如果找不到精確匹配值,那么返回小于 look
57、up_value 的最大數(shù)值。 說(shuō)明:Lookup_value的值必須與table_array第一行的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。 HLOOKUP函數(shù)應(yīng)用例如:見(jiàn)下一節(jié)中實(shí)戰(zhàn)例如2問(wèn)題1統(tǒng)計(jì)自動(dòng)填充停車(chē)費(fèi)單價(jià)問(wèn)題。 2.VLOOKUP函數(shù) 說(shuō)明:VLOOKUP函數(shù)的用法與HLOOKUP根本一致,不同在于table_array數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)信息是以行的形式出現(xiàn),見(jiàn)圖2-18中A2:C3區(qū)域,而VLOOKUP的table_array數(shù)據(jù)表是以列的形式出現(xiàn)。 文本函數(shù) 1.REPLACE函數(shù) 功能:使用其它文本字符串并根據(jù)所指定的字符數(shù)替換某文本字符串中的局部文本。 格式:REPLACE(old_te
58、xt,start_num,num_chars,new_text)。 說(shuō)明:Old_text?? 是要替換其局部字符的文本;Start_num?? 是要用 new_text 替換的 old_text 中字符的位置;Num_chars?? 是希望 REPLACE 使用 new_text 替換 old_text 中字符的個(gè)數(shù),如果Num_chars? 為“0〞,是在指定位置插入新字符;New_text?? 是要用于替換 old_text 中字符的文本。 REPLACE函數(shù)應(yīng)用例如:在圖2-3所示的表中,對(duì)“原 號(hào)碼〞列中的 號(hào)碼進(jìn)行升級(jí)。 升級(jí)方法是在區(qū)號(hào)〔0571〕后面加上“8”,并將
59、其計(jì)算結(jié)果保存在“升級(jí) 號(hào)碼〞列的相應(yīng)單元格中。 操作步驟 〔1〕點(diǎn)擊G2單元格,在編輯欄中編輯公式“=replace〔f2,5,0,8〕〞; 〔2〕G2單元格產(chǎn)生修改后的 號(hào)碼,用拖動(dòng)引用公式的方法生成整個(gè)列數(shù)據(jù)。 2.MID函數(shù) 功能:返回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的特定數(shù)目的字符。 格式:MID(text,start_num,num_chars)。 說(shuō)明:text?? 是包含要提取字符的文本字符串,Start_num?? 是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置,Num_chars?? 指定希望 MID 從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。 3.CONCATENATE函數(shù) 功能:將
60、幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串。 格式:CONCATENATE (text1,text2,...)。 說(shuō)明:Text1, text2, ...?? 為 1 到 30 個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)的文本項(xiàng)。 MID函數(shù)與CONCATENATE函數(shù)應(yīng)用例如: 圖2-13 見(jiàn)圖2-13,僅使用文本函數(shù)MID函數(shù)和CONCATENATE函數(shù),對(duì)Sheet1中的“出生日期〞列進(jìn)行自動(dòng)填充。 要求:a. 填充的內(nèi)容根據(jù)“身份證號(hào)碼〞列的內(nèi)容來(lái)確定: - 身份證號(hào)碼中的第7位~第10位:表示出生年份; - 身份證號(hào)碼中的第
61、11位~第12位:表示出生月份; - 身份證號(hào)碼中的第13位~第14位:表示出生日; b. 填充結(jié)果的格式為:xxxx年xx月xx日〔注意:不使用單元格格式進(jìn)行設(shè)置〕。 操作步驟 〔1〕點(diǎn)擊G3單元格,在編輯欄中編輯公式“=CONCATENATE(MID(E3,7,4),"年",MID(E3,11,2),"月",MID(E3,13,2),"日")〞 〔2〕G3單元格產(chǎn)生指定格式的數(shù)據(jù),用拖動(dòng)引用公式的方法生成整個(gè)列數(shù)據(jù)。 其它函數(shù) 二級(jí)等級(jí)考試的EXCEL局部對(duì)一級(jí)考試涉及的常用函數(shù)如SUM、AVERAGE等仍然需要熟練掌握。另
62、外還涉及一些函數(shù)需要掌握,限于篇幅大小不能詳細(xì)介紹,此處僅僅做簡(jiǎn)單說(shuō)明。 1.SLN函數(shù) 功能:返回某項(xiàng)資產(chǎn)在一個(gè)期間中的線(xiàn)性折舊值。 格式:SLN(cost,salvage,life) 說(shuō)明:Cost?? 為資產(chǎn)原值,Salvage?? 為資產(chǎn)在折舊期末的價(jià)值〔也稱(chēng)為資產(chǎn)殘值〕, Life?? 為折舊期限〔有時(shí)也稱(chēng)作資產(chǎn)的使用壽命〕。 2.TYPE函數(shù) 功能:返回?cái)?shù)值的類(lèi)型。 格式:TYPE(value) . 說(shuō)明:Value??是數(shù)字、文本以及邏輯值等類(lèi)型的表格數(shù)據(jù),如果是數(shù)字,type的返回值為1;如果是字符,type的返回值為2;如果是邏輯值,type的返回值為4。
63、3.PMT函數(shù) 功能:基于固定利率及等額分期付款方式,返回貸款的每期付款額。 格式:PMT(rate,nper,pv,fv,type)。 說(shuō)明:Rate?? 貸款利率。Nper?? 該項(xiàng)貸款的付款總數(shù)。Pv?? 現(xiàn)值,或一系列未來(lái)付款的當(dāng)前值的累積和,也稱(chēng)為本金。Fv?? 為未來(lái)值,或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額,如果省略 fv,那么假設(shè)其值為零,也就是一筆貸款的未來(lái)值為零。Type?? 數(shù)字 0 或 1,用以指定各期的付款時(shí)間是在期初還是期末, 0 或省略為期末,1為期初。 4.IPMT函數(shù) 功能:基于固定利率及等額分期付款方式,返回給定期數(shù)內(nèi)對(duì)投資的利息歸還額。 格式:I
64、PMT(rate,per,nper,pv,fv,type)。 說(shuō)明:Per?? 用于計(jì)算其利息數(shù)額的期數(shù),必須在 1 到 nper 之間。其它與上以函數(shù)相同。 5.數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù) 數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)是一類(lèi)函數(shù),其根本格式為 函數(shù)名〔database,field,criteria〕,其中database是構(gòu)成數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)的單元格區(qū)域,field是函數(shù)所使用的數(shù)據(jù)列,criteria是一組包含給定條件的單元格區(qū)域。 需要掌握的數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)有DCOUNT,DGET,DAVERAGE,DSUM等。 2.5二級(jí)考試實(shí)戰(zhàn)例如與練習(xí) 實(shí)戰(zhàn)例如1 如圖2-14 圖2-14 題目:在考生文件夾的P
65、aper子文件夾中,已有DExcel.xls文件。 按以下要求操作,并將結(jié)果存盤(pán)。 1. 使用數(shù)組公式,計(jì)算Sheet1中的訂購(gòu)金額,將結(jié)果保存到表中的 “金額〞列當(dāng)中。 2. 使用統(tǒng)計(jì)函數(shù),對(duì)Sheet1中結(jié)果按以下條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并將結(jié)果保存在 Sheet1中的相應(yīng)位置,要求: a. 統(tǒng)計(jì)出版社名稱(chēng)為“高等教育出版社〞的書(shū)的種類(lèi)數(shù); b. 統(tǒng)計(jì)訂購(gòu)數(shù)量大于110且小于850的書(shū)的種類(lèi)數(shù)。 3. 使用函數(shù)計(jì)算,每個(gè)用戶(hù)所訂購(gòu)圖書(shū)所需支付的金額總數(shù),將結(jié)果 保存在Sheet1中的相應(yīng)位置。 4. 使用函數(shù),判斷Sheet2中的年份是否為閏年,如果
66、是,結(jié)果保存“閏年〞, 如果不是,那么結(jié)果保存“平年〞,并將結(jié)果保存在“是否為閏年〞列中。 說(shuō)明:閏年定義:年數(shù)能被4整除而不能被100整除,或者能被400整除的年份。 5. 將Sheet1復(fù)制到Sheet3中,對(duì)Sheet3進(jìn)行高級(jí)篩選,要求: a. 篩選條件為“訂數(shù)>=500,且金額總數(shù)<=30000”; b. 將結(jié)果保存在Sheet2中?!沧ⅲ簾o(wú)需考慮是否刪除篩選條件〕 6. 根據(jù)Sheet1中的結(jié)果,在Sheet4中新建一張數(shù)據(jù)透視表,要求: a. 顯示每個(gè)客戶(hù)在每個(gè)出版社所訂的教材數(shù)目; b. 行區(qū)域設(shè)置為:“出版社〞; c. 列區(qū)域設(shè)置為:“客戶(hù)〞; d. 計(jì)數(shù)項(xiàng)為訂數(shù)。 問(wèn)題1:操作步驟 (1) 在Sheet1中選中填寫(xiě)金額的單元格i2:i51; (2) 在編輯欄中書(shū)寫(xiě)公式“=G2:G51*H2:H51”; (3) 按ctrl+shift+enter鍵,所編輯的公式出現(xiàn)數(shù)組標(biāo)志符號(hào)“{}〞,同時(shí)i2:i51列各個(gè)單元中生成相應(yīng)結(jié)果。 問(wèn)題2:操作步驟 (1) 在Sheet1L2單元格中編輯公式
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