歸檔文件整理方法

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1、2010. 08. 09,歸檔文件整理方法 檔案室 PS：此方法不適用于科技檔案。,2010. 08. 09,歸檔文件 歸檔文件，是指各單位在其職能活動中形成 的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙 質(zhì)文件材料。,2010. 08. 09,辦理完畢,是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。,2010. 08. 09,辦理完畢,比如請示與批復(fù)，在批復(fù)發(fā)出或收到以后，文書處理程序就算已辦理完畢； 一份通知收到后經(jīng)相關(guān)人員傳閱，也算是辦理完畢；,2010. 08. 09,辦理完畢,本機關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)后也就算辦理完畢；有的文件，如計劃、規(guī)劃、指示、規(guī)定等，在

2、貫徹執(zhí)行中需要很長時間，但印發(fā)或收到傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算是辦理完畢。,2010. 08. 09,歸檔文件整理,歸檔文件整理，就是將應(yīng)歸檔的文件按照一 定的原則和方法進行裝訂、分類、排列、編 號、編目、裝盒，使之有序化的過程。,2010. 08. 09,歸檔文件整理方法,我國推行的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。,2010. 08. 09,文件級整理,文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十二道程

3、序 。,2010. 08. 09,十二道程序,2010. 08. 09,收集文件,收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。,2010. 08. 09,收集工作的原則,齊全完整，是收集工作的基本原則。 齊全是對整體而言,完整是對個體而言. 1、全面收集 2、重點收集 3、帳外文件的收集,2010. 08. 09,“帳外文件(請參見附件1)”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號的文件。,2010. 08. 09,對有請示缺批復(fù)的處理,有批復(fù)但未歸檔 一是有關(guān)申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調(diào)拔經(jīng)費的批復(fù)文件，一般習(xí)慣于由財務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門直

4、接用批復(fù)原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復(fù)原件和憑證一起歸入會計檔案，對此，應(yīng)明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復(fù)原件交文書處理人員歸檔，并提供批復(fù)復(fù)印件與會計憑證一并歸檔。,2010. 08. 09,對有請示缺批復(fù)的處理,二是批復(fù)文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員直接取回后留存。對此應(yīng)要回原件歸檔。,2010. 08. 09,對有請示缺批復(fù)的處理,電話批復(fù)、口頭批復(fù)未形成文字，或未批復(fù)，但實際上已辦理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應(yīng)由承辦人員在請示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。,2010. 08. 09,對有請示缺批復(fù)的處理,直接在請示原件上批復(fù)的，將此

5、份請示直接歸檔即可。 一個問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復(fù)的，將批復(fù)文件所針對的最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。,2010. 08. 09,對有請示缺批復(fù)的處理,未批復(fù)也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復(fù)的可能，可單獨整理。,2010. 08. 09,區(qū)分歸檔范圍,區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。,2010. 08. 09,歸檔文件材料的范圍,凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。,2010. 08. 09,歸檔文件材料的范圍,1、反映本機關(guān)

6、主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料； 2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；,2010. 08. 09,歸檔文件材料的范圍,3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料； 4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。,2010. 08. 09,上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；,不歸檔文件材料的范圍,2010. 08. 09,本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一

7、般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。,不歸檔文件材料的范圍,2010. 08. 09,無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；,不歸檔文件材料的范圍,2010. 08. 09,同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； 下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料,不歸檔文件材料的范圍,2010. 08. 09,分年度,歸檔文件整理工作，是按年度分開進行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。 （一）一般文件，歸入文件

8、制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）,2010. 08. 09,分年度,（二）跨年度的文件（請參見附件2），歸入文件內(nèi)容所針對的年度,2010. 08. 09,分類別,分類別，就是根據(jù)本機關(guān)文件的來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。,2010. 08. 09,分類方法,分類方法也稱分類原則，就是具體劃分本機關(guān)文件之間異同點的根據(jù)和準則。 普通檔案常用的分類方法：年度（時間）分類法、組織機構(gòu)（來源）分類法、問題（內(nèi)容）分類法。,2010. 08. 09,組織機構(gòu)分類法,組織機構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)部機構(gòu)，將整個全

9、宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。,2010. 08. 09,類別排列方法,類別排列方法 一般為黨委（黨組）下設(shè)的組織機構(gòu)在前，行政下設(shè)的組織機構(gòu)在后，綜合性機構(gòu)在前，業(yè)務(wù)部門在后。,2010. 08. 09,問題分類法,問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。,2010. 08. 09,問題分類法,也就是說，不管是機關(guān)內(nèi)哪個組織機構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都歸入一個類別內(nèi)，以集中反映某一個問題的來龍去脈及辦理情況。,2010. 08. 09,問題分類法,類別排列的方法 先黨后政,

10、綜合性的類項在前，專題性的類項在后。,2010. 08. 09,復(fù)式分類法： “保管期限年度問題”分類方法 適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或職能交叉不便按 機構(gòu)分類的單位。,復(fù)式分類法的選擇和 分類方案的編制,2010. 08. 09,“保管期限年度機構(gòu)”分類方法 適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較健全、職責(zé)分工比較明 確的單位。,分類,2010. 08. 09,“保管期限年度”分類方法 內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機關(guān)，或 者每年形成文件數(shù)量極少的機關(guān)，經(jīng)同級檔 案行政管理部門同意可采用。,分類,2010. 08. 09,分類方案的編制,分類方案： 常用的分類方案為： （1）保管期限年度機構(gòu)(問題) （2）保管期

11、限年度,2010. 08. 09,分類方案的編制,特別注意的是：保管期限、年度是必選項，任何復(fù)分式分類法都必須具備，也就是說任何單位整理歸檔文件都必須分年度、保管期限進行。機構(gòu)（問題）作為選擇項。,2010. 08. 09,分類方案的編制,示例： 保管期限年度問題分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，在保管期限下按年度分類，再在年度下面按問題分類。 永久：2000年 黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理 2001年 黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理 ,2010. 08. 09,分級別,分級別（請參見附件3） ，就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級機關(guān)、本機關(guān)、同級機關(guān)與不相

12、隸屬機關(guān)和下級機關(guān)的文件材料分開整理。 但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級別而將其分割開。,2010. 08. 09,劃分保管期限,根據(jù)文件材料自身所具有的使用價值，確定文件材料存留的年限。 根據(jù)國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，文書檔案的保管期限為永久（請參見附件4 ）和定期（請參見附件4 ）兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。,2010. 08. 09,修整文件,1、修裱破損文件 使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱。 2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件 包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用的復(fù)制方法是復(fù)印。,2010.

13、08. 09,修整文件,3、去除易銹蝕的金屬物 4、超大紙張折疊 大于A4幅面的紙張要折疊成A4幅面。要注意盡量減少折疊次數(shù)，折痕處盡量位于文字、圖表字跡之外。,2010. 08. 09,作為一件進行實體裝訂的文件或文本: 正本與定稿作為一件； 法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿（包括定稿）可合為一件；,裝訂,2010. 08. 09,正文與補充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件。 具有保存價值的文件處理單（閱辦單、承辦單、公文擬稿紙等）應(yīng)與正文作為一件；,裝訂,2010. 08. 09,原件與復(fù)印或手抄件，應(yīng)作為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件，應(yīng)作為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

14、,裝訂,2010. 08. 09,請示與批復(fù)、報告與批示、問函與復(fù)函等來往文件為一件。如果報請性文件歸檔整理后才收（發(fā)）回復(fù)性文件，也可各為一件，并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。,裝訂,2010. 08. 09,每件文件中各文種和稿本的排列順序： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后；,裝訂,2010. 08. 09,轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 回復(fù)性文件在前，報請性文件在后； 結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；,裝訂,2010. 08. 09,不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文本在前，少數(shù) 民族文本在后； 中文本在前，外文本在后； 文件處理單（閱辦單、承辦單

15、、公文擬稿紙等）放在文件前面,裝訂,2010. 08. 09,歸檔文件裝訂方法： 裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。 文件材料薄的，可采用縫紉機裝訂，要將左、下側(cè)對齊。,裝訂,2010. 08. 09,文件材料較厚的，應(yīng)采用左側(cè)線繩三孔打眼裝訂，要將左、下側(cè)對齊。 不要隨意裁切文件，盡量保持文件原貌。,裝訂,2010. 08. 09,歸檔文件的排列 是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。,排列,2010. 08. 09,“最低一級類目”是指分類時所確定的類目體系中設(shè)在最低的一級類目，例如按照“保管期限年度機構(gòu)”分類，“機構(gòu)”即為最低一級類目。,排列,2010.

16、08. 09,歸檔文件的排列方法 上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級集中排在其后。,排列,2010. 08. 09,同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。,排列,2010. 08. 09,不同事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要,排列,2010. 08. 09,對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄加以說明。,排列,2010. 08. 09,不同事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。,排列,

17、2010. 08. 09,對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄加以說明。,排列,2010. 08. 09,歸檔文件編號 是指用符號標識歸檔文件在全宗中的位置，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。,編號,2010. 08. 09,要求 歸檔文件要逐件編號，需加蓋歸檔章并填寫歸檔章項目。,編號,2010. 08. 09,歸檔章的位置 歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置;如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸擋章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。,編號,2010. 08. 09,如果機關(guān)發(fā)

18、文有文件簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章,以更好地保護文件正本的原始面貌。,編號,2010. 08. 09,文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。,編號,2010. 08. 09,編號,歸檔章圖示: 16 8 315 單位：mm 比例：1:1,2010. 08. 09,必備項目： 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 年度：指歸檔文件的形成年度。應(yīng)采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字表示，如2010年。 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。,歸檔章說

19、明,2010. 08. 09,歸檔章說明,件號：歸檔文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號。 室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號，在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。 館編件號按進館要求標注。,2010. 08. 09,歸檔章說明,件號的編制必須在分類方案的最低一級類目內(nèi)依序逐件編號，不能跨越不同的類目，也不能以盒為單位流水編制件號。（川檔發(fā)200124號）,2010. 08. 09,歸檔章說明,如果來文與復(fù)文按件號順序裝入不同的檔案盒，應(yīng)在相應(yīng)條目的備注欄注明參見號。 （川檔發(fā)200124號）,2010. 08. 09,歸檔章說明,選擇項

20、目： 機構(gòu)（問題）：填寫作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。 各單位根據(jù)實際情況，可設(shè)置其他的一些選擇項目。如有的單位采用了“門類號”這一項目作為選擇項，把文書檔案與其他門類的檔案區(qū)分開，有一定的實際意義。,2010. 08. 09,編目,編目是指編制歸檔文件目錄。,2010. 08. 09,填寫說明： 件號：是指室編件號。檔案移交時變動較大，則應(yīng)另外編制館編件號。,編目,2010. 08. 09,責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。 責(zé)任者寫通用的簡稱，不能使用“本部”、“本 公司”、“本單位”等含義不明，難于判斷的簡 稱；,編目,2010. 08. 09

21、,聯(lián)合發(fā)文有三個以下責(zé)任者的，一般應(yīng)同時標出，責(zé)任者過多時可適當省略，寫三個責(zé)任者再加一個等字即可。 但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄，以體現(xiàn)“以我為主”的精神。,編目,2010. 08. 09,編目,機關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件”，由于各種原因，常會出現(xiàn)未署責(zé)任者的情況，編目時應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。,2010. 08. 09,對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，未署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)考證清楚并填寫。,編目,2010. 08. 09,文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 文號一般由機關(guān)代字、年度、順序號三部分組成。填寫文號要照實抄錄，不能省略。文號欄

22、內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次。,編目,2010. 08. 09,編目,沒有文號的機關(guān)內(nèi)部文件或者外來文件，文號欄空缺。文號欄內(nèi)不應(yīng)填寫“會議文件之一”、“情況反映”等內(nèi)容。,2010. 08. 09,題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個部分照實抄錄。,編目,2010. 08. 09,抄錄題名時應(yīng)注意如下問題： a、正題名能反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄，當正題名不能反映文件內(nèi)容時，則抄錄副題名。,編目,2010. 08. 09,b、文件無標題或標題含義不全時的處理方法是： 一是文件標題是“通知”或“便函”一類的，根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標題；,編目,2010

23、. 08. 09,二是批轉(zhuǎn)性文件只反映字號的，根據(jù)文件內(nèi)容補充題名。新擬或補充題名加“ ”號表示，標題字數(shù)不得超過規(guī)定字數(shù)。,編目,2010. 08. 09,c、正文有附件的，正文題名又不反映附件內(nèi)容的，或附件是具體的條文規(guī)定、正文的重要補充和說明 ，附件題名也應(yīng)抄錄，外加“( )”號，以防漏檢。,編目,2010. 08. 09,附件內(nèi)容過多時，每份附件視為一件，編件號填寫附件題名。 例如： “關(guān)于進一步加強樂山市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）”,2010. 08. 09,d、機構(gòu)設(shè)置、人員任免、表彰等文件注明本機關(guān)和本機關(guān)人名。 e、每次會議記錄作為一件，并將每次會議的期次、時間和主要內(nèi)

24、容填寫在目錄上。,編目,2010. 08. 09,f、上級制定的統(tǒng)一的統(tǒng)計報表、名冊、審批單等，應(yīng)根據(jù)具體范圍、內(nèi)容、對象填寫題名。 g、后一條題名與前一條題名相同時，不能用省略號表示。 h、簡報、信息等刊物要寫清期數(shù)。 PS：簡報要把最重要的一篇題名用“ ”帶出。,編目,2010. 08. 09,填寫說明： 日期：指文件的成文日期。 單份文件作為一件時，文件的形成日期即發(fā)文時間（文件的落款時間）。,編目,2010. 08. 09,編目,具體填寫時應(yīng)以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日。例如，2001年8月28日，標注為：20010828。 多份文件作為一件時，日期一般填寫第一份文件的形成時間。,2

25、010. 08. 09,對沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實在無法考證，則以“0”補齊。,編目,2010. 08. 09,如：00001021，表示年度無法考證； 20100026，表示月份無法考證； 20100700，表示日子無法考證； 00000000，表示日期無法考證；,編目,2010. 08. 09,頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)。 凡有圖文的頁面為一頁，包括無頁碼的文件處理簽和封面。 PS：無需編頁號，歸檔文件目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。,編目,2010. 08. 09,文件處理單與所附文件頁數(shù)相加計入總頁數(shù)，兩份以上文件組成一件時應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)和文件處理單相加作

26、為該件的總頁數(shù)。,編目,2010. 08. 09,來往文書、 正文與定稿件為一件時，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。,編目,2010. 08. 09,備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。 包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。,編目,2010. 08. 09,需要說明的內(nèi)容較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“*”號，將具體內(nèi)容填入備考表。,編目,2010. 08. 09,其他應(yīng)注意的問題： 歸檔文件目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂成冊作為對外查閱的檢索工具，一份裝入所對應(yīng)的盒內(nèi)作為盒內(nèi)目錄備查。歸檔文件目錄在區(qū)分保管期限后，可一年一本或幾年一本。,編目,2010. 08.

27、 09,歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)等項目(如圖所示)。 其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。,編目,2010. 08. 09,*全宗名稱 _,*年 度 _,*保管期限 _,*機構(gòu)（問題）_,歸檔文件目錄,2010. 08. 09,歸檔文件目錄要編制目錄索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括年度、機構(gòu)（問題）、起止件號、所在頁數(shù)等項。,編目,2010. 08. 09,裝盒,將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫盒脊及備考表項目。 無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面。只需填寫檔案盒盒脊。,2010. 0

28、8. 09,2010. 08. 09,裝盒,歸檔文件的裝盒，應(yīng)按分類方案的最低一級類目的文件排列順序進行。最低一級類目不同的歸檔文件不得裝入同一盒內(nèi)。,2010. 08. 09,裝盒,比如：裝盒時，應(yīng)將不同年度、不同保管期限、不同類別的文件分別裝入不同的盒內(nèi)，不同類別的文件盡量不要混裝在一個盒內(nèi)。 如單位文件數(shù)量少時，也可裝入一個盒內(nèi)。,2010. 08. 09,裝盒,裝盒時，應(yīng)嚴格按照室編件號的順序依次裝盒。使之與歸檔文件上的相應(yīng)條目相一致，既能保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體，又能保證檔案利用完畢后，能夠?qū)⑵浒醇栱樞驓w入相應(yīng)盒內(nèi)，否則，容易造成文件歸位錯誤，造成混亂。,2010.

29、 08. 09,裝盒,裝盒時，應(yīng)使每盒內(nèi)的文件數(shù)量適宜。既要裝滿，又不能超過盒內(nèi)容量硬塞，避免損害文件和盒子。 文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側(cè)立排放。,2010. 08. 09,裝盒,檔案盒排列入柜后，應(yīng)按其排列順序依次編制檔案盒號。盒號編制方法如下： （1）按三個保管期限編制大流水號，即一個單位按永久、長期、短期三種保管期限編制三個大流水的盒號。,2010. 08. 09,裝盒,（2）按三個保管期限分年度編制小流水號，即一個單位、一個年度的檔案盒按永久、30年、10年三種保管期限編制三個小流水號，也就是一年三個流水號。,2010. 08. 0

30、9,排列上架,將檔案盒按保管期限和盒號先后次序依次側(cè)立放入檔案柜內(nèi)。排列順序：自上而下，自左至右。,2010. 08. 09,2010. 08. 09,盒脊式樣,2010. 08. 09,盒脊說明,（1）全宗號欄，按同級檔案館給定的全宗號填寫（我公司全宗號為06）。 （2）年度欄，以4位阿拉伯數(shù)字標注所屬年度，如“2010”。 （3）保管期限欄，填寫盒內(nèi)歸檔文件所屬保管期限。如“永久、30年、10年”。,2010. 08. 09,盒脊說明,（4）機構(gòu)（問題）欄，機構(gòu)（問題）是可選擇項。填寫時應(yīng)與分類方案中相應(yīng)機構(gòu)（問題）的類目名相同。 如按機構(gòu)分類的填寫：“辦公室、技術(shù)部、”等；按問題分類的填

31、寫：“黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類”等。,2010. 08. 09,盒脊說明,（5）起止件號欄。起止件號分類室編和館編兩欄，各單位只填寫室編欄，填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“”號連接。如“168”、“69108”。,2010. 08. 09,盒脊說明,盒號：即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一斷號。我省統(tǒng)一規(guī)定：以千位數(shù)為限混年編制，（即：“1999”號）若千年斷號。（川檔發(fā)200124號）,2010. 08. 09,整理人： 檢查人： 年 月 日,2010. 08. 09,備考表說明,盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。以及歸檔文件目錄備注欄中加“*”號的，可在備考表中詳細說明。 整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人。 日期：歸檔文件整理完畢的日期。,