公司接待管理辦法

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1、XX公司接待管理辦法XX辦2011 02號(hào)第一條 目的為加強(qiáng)公司接待工作的管理，促進(jìn)公司接待工作規(guī)范化，同時(shí)，通過(guò)接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象，增強(qiáng)公司對(duì)外影響力，特制定本辦法。第二條 適用范圍本辦法適用于各公司（上海、廣州）的接待管理工作，包括公司經(jīng)營(yíng)活管理活動(dòng)所必需的來(lái)賓接待、交通/食宿安排、商務(wù)洽談、工作匯報(bào)和陪同參觀等方面的工作。第三條 接待部門及職責(zé)(一）接待部門1. 各公司行政部門為公司負(fù)責(zé)接待的歸口管理部門。2. 相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門為對(duì)口接待部門。3. 遇重大接待工作和活動(dòng)，各公司行政部門可協(xié)調(diào)相關(guān)單位與部門共同做好接待工作，相關(guān)單位和部門應(yīng)積極、主動(dòng)配合。(二）接待

2、部門職責(zé)1。 各公司行政部門是公司接待歸口管理部門,凡公司安排的A類接待和高規(guī)格B類接待，均由其統(tǒng)籌安排和管理。2。 各公司行政部門在接到接待任務(wù)后,需根據(jù)來(lái)賓級(jí)別和人數(shù)、來(lái)訪目的等，確定接待人員、接待規(guī)格，做好接待計(jì)劃與安排，掌控好接待標(biāo)準(zhǔn)和接待費(fèi)用。3. 各公司行政部門應(yīng)做好接待工作的相關(guān)行政事務(wù)。如：茶水/茶具的準(zhǔn)備、果盤/飲料的準(zhǔn)備與擺放、投影/放映/音響設(shè)備的調(diào)試、接待場(chǎng)所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡迎牌/橫幅的制作等。必要時(shí)，還須設(shè)計(jì)好客人參訪的路線,并沿途安排和接應(yīng)和接待人員；安排好客人接送用車；妥善安排來(lái)賓的吃、住、行及紀(jì)念品的贈(zèng)送；做好重要來(lái)賓接待過(guò)程中的攝影/攝像

3、/錄音工作等。4. 對(duì)口接待部門須準(zhǔn)備好接洽客人所需的各種材料、公司簡(jiǎn)介及公司業(yè)務(wù)介紹、工作匯報(bào)等,并安排好有關(guān)匯報(bào)、講解人員。第四條 接待原則公司對(duì)外接待遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”原則.1。 平等原則：對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低都要平等對(duì)待，落落大方，不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限對(duì)等,由同級(jí)別人員出面接待,特殊情況可予以高規(guī)格接待。2. 對(duì)口原則：各職能部門對(duì)口接待(包括集團(tuán)內(nèi)各公司業(yè)務(wù)部門職員及客戶的接待），一般是誰(shuí)出面接待誰(shuí)結(jié)賬。各公司營(yíng)銷部門接待其它子公司業(yè)務(wù)客戶時(shí)所產(chǎn)生的接待費(fèi)用按“業(yè)務(wù)誰(shuí)主管，費(fèi)用誰(shuí)負(fù)責(zé)原則進(jìn)行。3. 節(jié)約原則:接待來(lái)賓應(yīng)充分考慮成本費(fèi)用，堅(jiān)持從簡(jiǎn)接待原則。4

4、. 周到原則：接待程序和方式應(yīng)考慮周到，對(duì)客人以禮相待。5。 保密原則:向來(lái)賓介紹情況或帶領(lǐng)客人參觀時(shí),應(yīng)注意保守公司秘密,重要會(huì)議要有記錄，對(duì)不宜回答的敏感問(wèn)題，要巧妙回避；對(duì)不宜拍照或攝像的場(chǎng)所，應(yīng)婉言解釋、禮貌阻止。第五條 接待事務(wù)分類及安排A類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)、外賓及特邀參訪團(tuán)的接待。貴賓接待一般實(shí)施高規(guī)格接待，有時(shí)也可視情況給予對(duì)等接待.B類：業(yè)務(wù)接待，指營(yíng)銷客戶的接待。一般實(shí)施對(duì)等接待，有時(shí)可視業(yè)務(wù)需要實(shí)施高規(guī)格接待。C類：普通接待，指一般來(lái)客的接待,適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)往來(lái)（包括集團(tuán)公司內(nèi)業(yè)務(wù)人員往來(lái)）。此類接待一般實(shí)施對(duì)等接待

5、或低規(guī)格接待.第六條 接待方式、接待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用控制1。 A類接待（貴賓接待）:接到通知后，各公司行政部門須主動(dòng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)，了解清楚接待對(duì)象及要求，填寫接待申請(qǐng)表(見(jiàn)附件1)，提前做好接待的相關(guān)準(zhǔn)備.A類接待一般由公司領(lǐng)導(dǎo)陪同,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同，安排于公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐。接待地點(diǎn)可視來(lái)賓行程及目的，安排于公司會(huì)議室或領(lǐng)導(dǎo)辦公室、酒店等。A類接待標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用由各公司行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求辦理。事后列出費(fèi)用明細(xì),連同相關(guān)票據(jù)如實(shí)報(bào)銷.2。 B類接待（業(yè)務(wù)接待）：B類接待一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)口接待，各公司行政部門給予必要的協(xié)調(diào)配

6、合.如有業(yè)務(wù)需要，可安排公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓會(huì)見(jiàn)。B類接待一般不安排客人用餐和住宿，如因業(yè)務(wù)需要，需安排外出就餐的，對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)人須填寫工作用餐申請(qǐng)（見(jiàn)附件2），經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按指定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格予以安排（如時(shí)間緊急來(lái)不及書面申請(qǐng),可先口頭請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，獲準(zhǔn)后可事后補(bǔ)單）.B類接待如需給予高規(guī)格接待的，對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)人填寫接待申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門安排和接待，如須安排外出就餐的，由對(duì)口接待部門領(lǐng)導(dǎo)或公司指派人員陪同.B類接待經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同意給予高規(guī)格接待的,其標(biāo)準(zhǔn)如下：贈(zèng)送客人的紀(jì)念品（確屬需要的）一般控制在200元/人以內(nèi)，外出就餐標(biāo)準(zhǔn)控制在80元/人以內(nèi)，陪餐人數(shù)

7、不得多于宴請(qǐng)人數(shù)，特殊情況下,經(jīng)批準(zhǔn)可適當(dāng)增加金額和數(shù)量.如需安排住宿的，一般費(fèi)用由客人自理,公司可幫忙代訂酒店，特殊情況需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。如客人有需求，可安排公司車輛接送客人去市內(nèi)汽車站、火車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭等。接待用車一般不許出市外。B類接待費(fèi)用預(yù)算總額在1000元以內(nèi)的，本公司領(lǐng)導(dǎo)審批即可；超過(guò)1000元的，需報(bào)總經(jīng)理審批（費(fèi)用由各公司自行承擔(dān)）.3.C類接待（普通接待）對(duì)一般來(lái)客（含公司內(nèi)各單位之間工作人員往來(lái)）的接待，以白開(kāi)水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在食堂或叫工作餐（工作餐標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過(guò)30元）。公司系統(tǒng)內(nèi)員工出差的,出差員工根據(jù)審批的差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),自行安排住宿.

8、C類接待一般不予報(bào)銷其他費(fèi)用,特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)審批.4. 接待費(fèi)用管理：4.1 接待費(fèi)用必須從嚴(yán)控制,從嚴(yán)審批。嚴(yán)格按照審批程序和接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。未按程序和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批的,一律不予報(bào)銷。4.2 報(bào)銷接待費(fèi)用時(shí)，需把經(jīng)審批的接待申請(qǐng)表、工作用餐申請(qǐng)表連同相關(guān)票據(jù)一起附上.第七條 附則以上辦法由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定、修改和解釋,自公司正式發(fā)布之日起實(shí)施.附件：1、接待申請(qǐng)表 2、工作用餐申請(qǐng)表總經(jīng)辦二一一年八月二十四日附件1：接待申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人接待日期接待事由客戶單位客戶姓名職務(wù)來(lái)訪總?cè)藬?shù)其中： 男 女陪同人員關(guān) 系來(lái)訪目的考察 參觀 簽合同 合作 順訪 游玩 其他到達(dá)方式及日期交通工具： ;航班號(hào)/車次: ；到達(dá)時(shí)間: ；到達(dá)地點(diǎn)： .擬接待安排1、接待標(biāo)準(zhǔn):A類 B類 C類2、接待安排：預(yù)計(jì)接待費(fèi)用費(fèi)用承擔(dān)說(shuō)明部門經(jīng)理審核公司經(jīng)理審批總經(jīng)理審批附件2：工作用餐申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用餐時(shí)間客戶單位接待事由客戶姓名職務(wù)接待總?cè)藬?shù)陪同人員陪同人數(shù)接待規(guī)格部門經(jīng)理審核公司經(jīng)理審批總經(jīng)理審批