采購結(jié)算崗、出納崗

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1、,CCERP,系統(tǒng)培訓(xùn)系列,-1,（采購結(jié)算崗、出納崗）,CCERP,項(xiàng)目組,2009,年,2,月,培訓(xùn)介紹,崗位：采購結(jié)算崗、出納崗,涉及流程,流程描述,A,采購結(jié)算流程,從供應(yīng)商資信政策維護(hù)到財務(wù)采購付款記賬的過程,B,預(yù)付款流程,從預(yù)付款采購訂單到預(yù)付款明細(xì)勾兌的過程,A,采購結(jié)算流程,注：是在領(lǐng)導(dǎo)簽字后做付款預(yù)登記,收到銀行回執(zhí)后下賬,A,采購結(jié)算流程,1,供應(yīng)商資信政策的維護(hù),2,采購付款預(yù)登記,3,采購付款預(yù)登記付款沖紅,4,采購付款記賬,5,采購付款預(yù)登記查詢,6,采購結(jié)算查詢,A-1,供應(yīng)商資信政策的維護(hù),功能介紹：,對上游供應(yīng)商給我公司的貨款支付政策進(jìn)行維護(hù)，為采購員提前制定

2、付款計劃、主管領(lǐng)導(dǎo)的采購付款審核提供便利。,對特定商品指定政策，勾選,雙擊明細(xì)顯示該供應(yīng)商所有,針對該供應(yīng)商的所有商品,針對特定商品政策，同時有其它所有商品政策,操作步驟：,點(diǎn)擊主界面工具欄中的“增加”，彈出“供應(yīng)商資信政策維護(hù),”,二級界面；,在“供應(yīng)商編號,”,處輸入助記碼或單位編號，選擇需要維護(hù)資信政策的供應(yīng)商；,選擇“付款形式,”,、“付款方式,”,等，并在可編輯字段填寫相應(yīng)內(nèi)容；,如果該政策適用于該供應(yīng)商的所有商品，則可以直接點(diǎn)擊“保存”；如果該政策只適應(yīng)于某個單品，則勾選“指定商品,”,，在彈出明細(xì)項(xiàng)中選擇該政策適用的商品，點(diǎn)擊“保存”。,注意事項(xiàng)：,如果某供應(yīng)商的資信政策只針對部

3、分商品，需要首先在系統(tǒng)中將這些商品指定給該供應(yīng)商（在“供應(yīng)商,-,藥品關(guān)系維護(hù),”,界面實(shí)現(xiàn)）。,A-1,供應(yīng)商資信政策的維護(hù),返回,A-2,采購付款預(yù)登記,功能介紹：,采購結(jié)算按照手工填寫的,付款單,附件（入庫單、稅票）進(jìn)行核對，對結(jié)算金額進(jìn)行付款勾兌。,結(jié)清此筆單據(jù),結(jié)清時間段內(nèi)的所有單據(jù),可修改實(shí)際結(jié)算金額,不對特定單據(jù)進(jìn)行勾兌,按照總額從前到后對單據(jù)進(jìn)行自動勾兌,對購進(jìn)明細(xì)勾兌,按一個一個商品勾兌,操作步驟：,選擇需要付款的單位及需要付款的時間段；,選擇勾兌方式。選擇的勾兌方式為不勾兌或自動勾兌時，直接進(jìn)入第三步；選擇按單據(jù)勾兌、按明細(xì)勾兌或按商品勾兌時，系統(tǒng)彈出二級界面，選擇結(jié)清或是

4、填寫實(shí)際需要結(jié)算的金額；,填寫帳簿、結(jié)算金額（如果選擇的是按單據(jù)勾兌、按明細(xì)勾兌、按商品勾兌時，系統(tǒng)會自動計算結(jié)算的金額，不需手工填寫）；,點(diǎn)擊“保存”。,注意事項(xiàng)：,如果選擇的是按商品勾兌，需要首先輸入結(jié)算的商品；,在保存前，需要檢查帳簿、緊急程度等信息是否填寫正確。,A-2,采購付款預(yù)登記,返回,A-3,采購付款預(yù)登記付款沖紅,對做完采購付款預(yù)登記，但,還沒有,采購付款記賬的單據(jù)進(jìn)行沖紅，沖紅后已經(jīng)勾兌的單據(jù)或商品明細(xì)系統(tǒng)自動釋放，可以重新進(jìn)行勾兌操作。,雙擊單據(jù),點(diǎn)擊單據(jù)后點(diǎn)擊沖紅即可,A-3,采購付款預(yù)登記付款沖紅,操作步驟：,在主界面輸入時間段，點(diǎn)擊工具欄的“查詢”，在“單據(jù)信息,”

5、,部分顯示時間段內(nèi)進(jìn)行了采購付款預(yù)登記但還沒有進(jìn)行采購付款記賬的所有單據(jù)；,雙擊選中需要沖紅的單據(jù)，系統(tǒng)會顯示該單據(jù)的結(jié)算方式或勾兌明細(xì)等信息，如果單據(jù)選擇錯誤，可以點(diǎn)擊工具欄的“重新查找,”,，系統(tǒng)將退回到前一步；,確認(rèn)需要沖紅的單據(jù)后，點(diǎn)擊工具欄中的“沖紅”，完成對此筆單據(jù)的沖紅操作。,注意事項(xiàng)：,系統(tǒng)無法避免二次沖紅，在確定沖紅商品時要仔細(xì)；,只能對進(jìn)行了采購付款預(yù)登記但還沒有進(jìn)行采購付款記賬的單據(jù)進(jìn)行沖紅，如果單據(jù)已經(jīng)記賬，則不能進(jìn)行沖紅。,返回,A-4,采購付款記賬,功能介紹：,對已經(jīng)做完采購付款預(yù)登記并且財務(wù)部已經(jīng)按照采購付款單據(jù)進(jìn)付款的單據(jù)進(jìn)行入帳操作，記賬后影響該單位往來帳頁。

6、,A-4,采購付款記賬,操作步驟：,選擇工具欄中“提取采購付款預(yù)登記,”,，彈出單據(jù)選擇二級界面；,雙擊選中需要付款記賬的單據(jù)（可以在“輔助查找,”,中輸入單位名稱助記碼對單據(jù)進(jìn)行過濾查找），點(diǎn)擊“確定”，此時該單據(jù)付款信息將顯示在一級界面；,檢查確認(rèn)記賬信息后，點(diǎn)擊工具欄中的“記賬”，即完成此筆單據(jù)的記賬操作。,返回,A-5,查詢介紹,“采購付款預(yù)登記查詢,”,功能介紹：,對時間段內(nèi)進(jìn)行了采購付款預(yù)登記但沒有進(jìn)行采購付款記賬的單據(jù)、沖紅的采購付款預(yù)登記單據(jù)、采購付款記賬的單據(jù)進(jìn)行查詢。,A-5,查詢介紹,操作步驟：,在抬頭項(xiàng)輸入需要查詢的時間段（也可以輸入單位、采購員進(jìn)行過濾查詢）；,在抬頭

7、項(xiàng)“是否財務(wù)已付款記賬,”,字段選擇“是”或“否”，選擇是否勾選“是否包含沖紅”，點(diǎn)擊工具欄中的“查詢”，顯示需要查詢的結(jié)果；,雙擊記錄或是選擇記錄后點(diǎn)擊“單據(jù)再現(xiàn),”,時彈出二級界面，可以查看此條記錄的結(jié)算信息和勾兌明細(xì)。,注意事項(xiàng)：,“,是否財務(wù)已付款記賬,”,字段選擇“是”時，查詢出來的是所有已經(jīng)進(jìn)行了采購付款記賬的單據(jù)；,“,是否財務(wù)已付款記賬,”,字段選擇“否”時，查詢出來的是沒有進(jìn)行采購付款記賬的單據(jù)，此時“是否包含沖紅單據(jù),”,勾選框可以選擇，選擇后，顯示的記錄中包含已進(jìn)行采購付款預(yù)登記沖紅的單據(jù)。,返回,A-6,查詢介紹,“采購結(jié)算查詢,”,功能介紹：,對某時間段內(nèi)進(jìn)行了采購付

8、款記賬的單據(jù)進(jìn)行查詢，并且可以對采購付款記賬單據(jù)再現(xiàn)。,返,回,A-7,注意事項(xiàng),采購結(jié)算流程是在商品入庫記賬、采購?fù)搜a(bǔ)價記賬、采購?fù)顺鲇涃~后進(jìn)行；,采購付款預(yù)登記是在供應(yīng)商填寫領(lǐng)款單，并由采購員、采購結(jié)算員、發(fā)票管理員等相關(guān)人員審核簽字確認(rèn)后，由采購結(jié)算員進(jìn)行付款預(yù)登記，此項(xiàng)操作不影響購進(jìn)單位往來帳頁；,采購付款記賬是在財務(wù)付款并且收到銀行回執(zhí)后由財務(wù)部進(jìn)行記賬，此項(xiàng)操作直接影響購進(jìn)單位往來帳頁；,采購結(jié)算員在做完采購付款預(yù)登記，并且財務(wù)還未進(jìn)行付款記賬時，采購結(jié)算員可以將付款預(yù)登記單據(jù)沖紅，并重新進(jìn)行采購付款預(yù)登記。,返,回,B,預(yù)付款流程,注：財務(wù)付款后進(jìn)行預(yù)付款登記,B,預(yù)付款流程,1

9、,預(yù)付款登記,2,預(yù)付款付款明細(xì)勾兌,3,預(yù)付款查詢,4,預(yù)付款往來帳頁,5,采購結(jié)算查詢,B-1,預(yù)付款登記,功能介紹：,按照單筆預(yù)付款訂單進(jìn)行預(yù)付款登記。,選擇帳薄,可根據(jù)實(shí)際付款金額修改,若付款同時有電匯或承兌等其它多種時可根據(jù)實(shí)際增加帳薄編號即可,B-1,預(yù)付款登記,操作步驟：,在抬頭項(xiàng)輸入時間段；,點(diǎn)擊工具欄中的“提取訂單”，彈出單據(jù)選擇二級界面；,在二級界面選擇需要進(jìn)行預(yù)付款登記的單據(jù)，相關(guān)信息會落入主界面（包括抬頭項(xiàng)信息和明細(xì)項(xiàng)信息）；,在主界面填寫帳簿編號、帳簿名稱，點(diǎn)擊“存盤”。,B-1,預(yù)付款登記,功能介紹：,對同一單位的多筆預(yù)付款訂單進(jìn)行預(yù)付款登記。,勾兌同一家單位的多條

10、訂單,同一家單位的多條預(yù)付款訂單,先錄入單位,B-1,預(yù)付款登記,操作步驟：,在抬頭項(xiàng)輸入時間段，填寫需要進(jìn)行預(yù)付款登記的單位；,點(diǎn)擊工具欄中的“按單據(jù)勾兌,”,，彈出單據(jù)選擇二級界面；,在二級界面選擇需要勾兌的單據(jù)，點(diǎn)擊“確定”后，系統(tǒng)會將選擇的單據(jù)勾兌的金額匯總并落入主界面的“付款金額,”,字段中；,在主界面填寫帳簿編號、帳簿名稱，點(diǎn)擊“存盤”。,注意事項(xiàng)：,做完預(yù)付款登記后，直接影響購進(jìn)單位往來帳頁和預(yù)付款往來帳頁。,返回,B-2,預(yù)付款付款明細(xì)勾兌,功能介紹：,對已經(jīng)做了預(yù)付款登記，商品已經(jīng)到貨且進(jìn)行了采購入庫記帳后的單據(jù)進(jìn)行勾兌操作。,勾選入庫后單據(jù),只有完成,預(yù)付款登記,，并且商品

11、已經(jīng),標(biāo)記入賬,的預(yù)付款訂單才會顯示在此,B-2,預(yù)付款付款明細(xì)勾兌,操作步驟：,雙擊抬頭項(xiàng)的“開票單號,”,，彈出二級界面，選擇需要勾兌的單據(jù)，雙擊后，系統(tǒng)將所選擇的單據(jù)明細(xì)顯示在一級界面；,雙擊一級界面明細(xì)項(xiàng)記錄前面的勾選框，打勾后表示已經(jīng)選中，商品選擇完畢后，系統(tǒng)自動將選擇商品的金額進(jìn)行匯總；,將選擇的商品與單據(jù)上的信息進(jìn)行核對，無誤后存盤。,B-2,預(yù)付款付款明細(xì)勾兌,功能介紹：,對預(yù)付款訂單產(chǎn)生的退補(bǔ)價單進(jìn)行勾兌。,此處只能提取預(yù)付款訂單所制作的退補(bǔ)價單,B-2,預(yù)付款付款明細(xì)勾兌,操作步驟：,點(diǎn)擊一級界面工具欄中的“提取退補(bǔ)價”，選擇需要勾兌的退補(bǔ)價單據(jù)，系統(tǒng)將選擇的退補(bǔ)價單明細(xì)顯

12、示在一級界面；,雙擊一級界面明細(xì)項(xiàng)記錄前面的勾選框，打勾后表示已經(jīng)選中，商品選擇完畢后，系統(tǒng)自動將選擇商品的金額進(jìn)行匯總；,將選擇的商品與單據(jù)上的信息進(jìn)行核對，無誤后存盤。,注意事項(xiàng)：,在預(yù)付款勾兌中提取的是原采購訂單為預(yù)付款訂單所開出的退補(bǔ)價單，并且此退補(bǔ)價單已經(jīng)記賬；,在做了預(yù)付款付款明細(xì)勾兌后，并不影響購進(jìn)單位往來賬頁，主要影響的是預(yù)付款往來賬頁。,返回,B-3,查詢介紹,“預(yù)付款查詢”功能介紹：,查詢預(yù)付款從采購訂單到預(yù)付款明細(xì)勾兌的全過程，包括五種狀態(tài)：未審核、已審核、已登記、已到貨。,返回,原訂單金額,實(shí)際預(yù)付金額,目前,到貨,金額,分批到貨情況,B-4,查詢介紹,“,預(yù)付款往來帳

13、頁,”,功能介紹：,查詢公司對某供應(yīng)商的預(yù)付款帳款支付情況、以及供應(yīng)商的商品到貨情況。,返回,B-5,查詢介紹,“采購結(jié)算查詢”功能介紹：,查詢某時間段內(nèi)進(jìn)行了預(yù)付款登記的單據(jù)信息。,返,回,B-6,注意事項(xiàng),采購預(yù)付款流程是供應(yīng)商在收到公司的貨款后送貨，然后再走正常的采購入庫流程，采購結(jié)算員根據(jù)采購入庫單據(jù)進(jìn)行到貨商品明細(xì)勾兌；,預(yù)付款登記是由財務(wù)部在向供應(yīng)商付款并收到回執(zhí)后進(jìn)行付款登記，此項(xiàng)操作直接影響購進(jìn)單位往來帳頁；,預(yù)付款明細(xì)勾兌是由采購結(jié)算員在商品到貨且入庫記賬后，對到貨商品明細(xì)進(jìn)行勾兌，此項(xiàng)操作并不影響帳頁；,若預(yù)付金額為多種類型付款方式組成，可以通過選擇不同的帳薄根據(jù)實(shí)際填寫金額,返,回,