科研檔案管理培訓(xùn)課件

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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,科研檔案,管理,主講 劉益芝,目錄,一、,科學(xué)技術(shù)研究工作簡介,二,、,科研,文件系統(tǒng)整理,三,、,科研,文件,歸檔,四、科研檔案管理,科研檔案,內(nèi)容構(gòu)成,：,主要包括以下幾個階段產(chǎn)生形成的檔案,研究,準(zhǔn)備,階段,研究實驗階段,總結(jié)鑒定,驗收,階段,成果,和知識產(chǎn)權(quán),申報階段,推廣應(yīng)用階段,是指在自然科學(xué)研究活動中形成的具有保存價值的科技文件材料。,成套性特征,按課題成套,。圍繞一項課題的研究活動所形成的,全部材料,構(gòu)成一套科研檔案。,一、,科學(xué)技術(shù)研究工作簡介,科學(xué)技術(shù)研究是在自然科學(xué)領(lǐng)域研究客觀事物的本

2、質(zhì)及其運動發(fā)展規(guī)律的一項工作。,按類型或?qū)哟慰煞譃椋夯A(chǔ)科學(xué)研究、技術(shù)科學(xué)研究和應(yīng)用科學(xué)研究。,科學(xué)技術(shù)研究（科研）工作是以科研,課題（項目）,為單位組織開展的，大體上要經(jīng)過以下幾個階段。,（一）研究準(zhǔn)備階段,1、,編制科研規(guī)劃,2、確定科研課題,3、方案設(shè)計與技術(shù)準(zhǔn)備,（二）研究試驗階段,試驗與觀察,擴大試驗,（三）總結(jié)鑒定驗收階段,1、科研報告和學(xué)術(shù)論文的撰寫,2、科研成果的鑒定,（四）,成果和知識產(chǎn)權(quán)申報,檔案部門簽章。,（五）推廣應(yīng)用階段,科研活動中形成的科技文件,以“課題”成套,二,、科研,文件系統(tǒng)整理,包括,科研,文件的,鑒別分類組卷卷內(nèi)科技文件排列案卷編目案卷裝訂、裝盒,填寫案卷

3、目錄,七個步驟的工作。,（一）科研,文件鑒別工作,1、,文件屬性的鑒別,就是判斷文件的性質(zhì)與歸屬，把科,科研,文件、科技資料、政務(wù)文件區(qū)別開來。,（1）,科技文件與,政務(wù)文件,的區(qū)分,堅持：,內(nèi)容原則-基本原則,整體原則-成套性,職能原則-內(nèi)容交叉有所側(cè)重,（2）,科技文件與,科技資料,的區(qū)分,二者的,主要區(qū)別,有兩個方面：,第一、它們同本單位科技、生產(chǎn)活動的,關(guān)系不同（記錄和反映的對象不同）；,第二、,作用不同,。,科技檔案：憑證、查考,科技資料：參考、借鑒,2、文件質(zhì)量鑒別,（1）,完整性,鑒別,課題,齊全、完整成套、簽署完備。,（2）,準(zhǔn)確性,鑒別-兩個一致”,一是,課題,文件應(yīng)當(dāng)同它所

4、記載和反映的對象或,研究,過程相一致；二是同一個,課題,的文件（不同載體）內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)一致。,（3）,外觀形式質(zhì)量,鑒別-載體、外觀、書寫、印制材料等應(yīng)符合耐久性要求。,3,、,科技文件價值鑒定與密級劃分,（1）,科技文件的價值鑒定,一是確定歸檔范圍；二是劃分保管期限。,（2）,科技文件的密級劃分,參見：企業(yè)檔案工作規(guī)范附錄A(DA/T422023),（二）,分類,首先將,科研,文件按,課題,分開；再依據(jù),本單位,分類方案對,課題,文件進(jìn)行歸類,確定分類號,科研檔案分類,方法,（1）課題分類法,（2）專業(yè)課題分類法,（三）組卷,1,、,組卷原則,遵循科技文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的,有機聯(lián)

5、系,和,案卷的成套、系統(tǒng),，便于檔案的保管和利用。,組卷要在一個科研課題范圍內(nèi)進(jìn)行。,2,、,組卷要求,卷內(nèi)科技文件要,齊全、完整,、,簽章手續(xù)完備,。,卷內(nèi)科技文件的,載體和書寫材料,應(yīng)符合耐久性要求,3,、,組卷方法,（1）與科研課題關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入科研課題類中組卷，,（2）按課題組卷：把同一個課題的文件組成一個卷。,（3）按階段組卷：即,按科研課題的立項階段,（,準(zhǔn)備階段,）,、研究實驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報和推廣應(yīng)用五個工作階段整理、組卷。,4、,卷內(nèi)文件的排列,（1）,科研類,文件宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報

6、、推廣應(yīng)用等階段排列,。,（2）,卷內(nèi)文件一般應(yīng),文字在前,，圖樣在后；,譯文在前,，原文在后。,（,3,）卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列；一般應(yīng),印件在前,，定稿在后；,正件在前,，附件在后；,復(fù)文在前,，來文在后。,5,、案卷編目,（1）編頁號,案卷內(nèi)文件,以件,為單位,編寫頁號，以,有效內(nèi)容,的頁面為一頁。,方法：可用號碼機逐頁打印頁號，也可用鉛筆或簽字筆編寫頁號單面書寫的科技文件在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號；,已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。,（2）卷內(nèi)目錄的編制,序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序

7、。,文件編號：填寫科技文件的文號或型號或圖號、設(shè)備代號、項目代號等。,責(zé)任者：填寫科技文件的形成者或第一責(zé)任者。,文件材料題名：填寫科技文件的全稱。文件沒有題名的應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名（用 括起）,日期：填寫科技文件的形成時間年、月、日。,頁數(shù)：填寫每件科技文件總頁數(shù)。,備注：可根據(jù)實際填寫需注明的情況。,（3）卷內(nèi)備考表的編制,說明,：,卷內(nèi)科技文件的數(shù)量（總件數(shù)、總頁數(shù)）、質(zhì)量以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。,立卷人：由立卷責(zé)任人簽名。,立卷日期：填寫完成立卷的日期。,檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。,檢查日期：填寫案卷質(zhì)量審核的日期。,互見號：,填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的

8、檔號，并注明載體類型。,（4）案卷封面的編制,案卷題名（案卷標(biāo)題）一般由三個部分組成：,對象名稱針對內(nèi)容文件名稱,。,對象名稱：科研課題的名稱、代號。,針對內(nèi)容：科研課題的子課題、階段、專業(yè)等。,文件名稱：,立卷單位：填寫負(fù)責(zé)科技文件組卷的部門或單位。,起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時間年、月、日（用8位阿拉伯?dāng)?shù)字）。,保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。,密級：填寫卷內(nèi)文件的最高密級。,檔號：填寫,全宗號,分類號,（,課題代號,）,案卷號。,（5）案卷脊背的編制,案卷脊背的項目有：保管期限、檔號、案卷題名，填寫內(nèi)容與封面一致。,6,、案卷裝訂、裝盒工作,（1）,案卷內(nèi)文件可,整卷,

9、裝訂,或,以,件為單位裝訂,。,（2）裝訂要求,及方法,：,符合檔案保護(hù)要求。裝訂用品必須對文件材料無害，不影響檔案的保存壽命；裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原始面貌；選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡便易行。,裝訂位置：,左側(cè)裝訂。裝訂時應(yīng)將文件左側(cè)、下側(cè)對齊。,裝訂方法：,以件為單位裝訂的一般用線裝訂（縫紉機裝訂或用棉線“三孔一線”裝訂）；,整卷裝訂的一般采用棉線“三孔一線”裝訂,。,（3）以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，式樣見GB/T118222023圖A7.（檔號序號）,（4）案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙的折疊方法見GB/T10609.3-2023破損的

10、文件應(yīng)修復(fù)。,7,、填寫案卷目錄,主要項目有：序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注。,案卷目錄的內(nèi)容與案卷封面上對應(yīng)相一致。案卷目錄填寫完畢后，應(yīng)按,大類,分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。,三,、,科研,文件的歸檔管理,（一）歸檔制度的內(nèi)容,歸檔制度，是各企事業(yè)單位和國家機構(gòu)為了做好,科研,文件歸檔工作，根據(jù)國家或行業(yè)的有關(guān)規(guī)定和本單位,科研,活動的特點及,科研,文件的形成規(guī)律而制訂的指導(dǎo),科研,文件歸檔工作的依據(jù)性文件。,內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)。,1、歸檔范圍：就是確定本單位（項目）哪些科研文件必須歸檔，哪些不必歸

11、檔。主要根據(jù)本單位科研活動的具體情況而定。,（參見：DA/T 422023 附錄A）,2、,歸檔時間,按,課題,結(jié)束,時間歸檔。,按,課題的,階段,歸檔。,按,年度,歸檔。,隨時,歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等應(yīng)隨時歸檔。,3、歸檔份數(shù),歸檔份數(shù),：歸檔文件一般是,一式一份,。,重要的、利用頻繁的、有專門需要的,可適當(dāng)增加份數(shù)。,4、歸檔要求,歸檔工作應(yīng)由文件的形成單位或部門承擔(dān)。,歸檔的項目文件必須經(jīng)過鑒別；應(yīng),完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),；其制成材料應(yīng)有利于長久保存。,歸檔的文件必須按規(guī)定,整理,。,歸檔的文件應(yīng)為,原件,。,獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。,（,6,）兩個或兩個

12、以上單位協(xié)作的科研課題，由,課題主持單位保存整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己所承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件外，應(yīng)將復(fù)制件送交主持單位保存,。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，不能提供有關(guān)復(fù)制件，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)任務(wù)的有關(guān)檔案目錄和檔號提供主持單位。主持單位對協(xié)作單位提交的檔案等負(fù)有保密責(zé)任。,（7）,與國(境)外合作研究的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同中明確課題文件的歸檔范圍，并規(guī)定原件的歸屬。,5、歸檔手續(xù),1、課題負(fù)責(zé)人填寫科研課題文件歸檔說明書，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案室辦理歸檔手續(xù)。,2、檔案室驗收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在科研課題文件歸檔移交單上簽字，并各執(zhí)一份。,四、科研檔案管理,（一）科研檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理。,（二）科研檔案技術(shù)轉(zhuǎn)讓，應(yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的內(nèi)容提供復(fù)制件。,（三）為了保護(hù)科研成果，嚴(yán)禁任何人或部門將科研檔案復(fù)制或非法轉(zhuǎn)讓，違者按規(guī)定處理。,（四）技術(shù)保護(hù)文件的處理,1、技術(shù)保護(hù)文件應(yīng)指定專人專柜保管，并在需要保護(hù)文件封面左上角貼上“保護(hù)標(biāo)志”以示區(qū)別。,保護(hù)標(biāo)志如下：,2、技術(shù)保護(hù)文件應(yīng)嚴(yán)格控制使用范圍，范圍外使用需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。,3、技術(shù)保護(hù)年限屆滿后，若需延長保護(hù)年限，應(yīng)重新填寫“技術(shù)保護(hù)單”，保護(hù)年限屆滿3個月后沒有提出延長保護(hù)年限要求的，可 降為一般管理。,謝謝大家,再見,