行政管理制度

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1、行政管理制度行政管理制度第一章 總 則第一條第一條為加強企業(yè)行政事務管理，理順企業(yè)內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條第二條本規(guī)定所指行政事務管理包括印章使用管理、公文管理、辦公用品購買和使用管理、報刊資料管理、車輛及司機管理、總臺管理、來賓接待、值班安全管理、文明辦公、文明生產(chǎn)條例以及其他等。第二章 印鑒管理第三條第三條企業(yè)印鑒由*部門經(jīng)理負責保管。部門印鑒由部門經(jīng)理負責保管。第四條第四條企業(yè)印鑒的使用一律由企業(yè)分管領導簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人負責。第五條第五條企業(yè)所有需要蓋印鑒的介紹信、說明、證明及對外開出的任何公

2、文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。第六條第六條企業(yè)一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)企業(yè)分管領導簽字方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向企業(yè)匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第七條第七條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。第三章 公文管理第八條第八條企業(yè)行文是傳達企業(yè)指示、精神、請示、答復問題、指導或商洽工作的重要工具。第九條第九條企業(yè)行文實行統(tǒng)一管理。行文的管理要做到規(guī)范、準確、及時、安全。第十條第十條企業(yè)行文、發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(企業(yè)領導)、打印、發(fā)文、記錄、歸檔、銷毀等。第十一條第十一條企業(yè)行文與打印的管理具體為：

3、1.企業(yè)行文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。2.行文稿擬就后，擬稿人應填發(fā)文稿申請表，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級。3.需經(jīng)會簽的行文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。4.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿原件交*部門統(tǒng)一編號打??；5.打印校對后的行文稿，應在發(fā)文前送擬稿人核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；校對人員應在發(fā)文稿上簽名，打印人員也要簽名。6.打印人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門和人員送發(fā)，或及時通知有關人員來拿取回，

4、不得延誤。7.打印人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印、傳真的行文中的有關商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。第十二條第十二條*部門對送來打印、復印、傳真的行文資料，應做好登記。第十三條第十三條企業(yè)發(fā)文的管理具體為：1.企業(yè)發(fā)文由*部門統(tǒng)一編號。2.企業(yè)所有發(fā)文，*部門應有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領導簽字)、審核稿件連同正本二份送辦公室存檔。有領導指示的，還應附批示件。3.對企業(yè)的發(fā)文，所有收文部門和個人都應有簽名記錄在*部門存檔。第十四條第十四條企業(yè)收文的管理具體為：1.企業(yè)收文的處理程序為：收文、分文、傳送、記錄、歸檔。2.企業(yè)收文由*部門統(tǒng)一負責。*部門

5、收到企業(yè)內(nèi)部和外部發(fā)來的文件后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導和部門閱示。閱示完畢后，收回歸檔。第十五條第十五條所有文件收發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十六條第十六條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用企業(yè)信箋印發(fā)。第十七條第十七條對于傳真收發(fā)的文件，*部門須先登記再處理，急件或涉及商業(yè)機密的傳真應由專人單獨處理。傳真發(fā)完后，要加蓋發(fā)訖章，并注明發(fā)送時間和發(fā)送人第十八條第十八條企業(yè)公文的打印工作由*部門負責。第十九條第十九條企業(yè)各部門所有打印的公文、文件至少一式二份，交管理部留底存檔一份。第二十條第二十條*部門負責為各部門郵

6、發(fā)特快專遞及快件。其他類郵件由部門派人送往郵局寄發(fā)。第四章 辦公用品管理第二十一條第二十一條辦公用品的購發(fā)管理具體為：1每月月底前，各部門經(jīng)理將該部門所需要的辦公用品制定計劃（填寫申請單）提交*部門。2*部門指定專人制定每月辦公用品采購計劃及預算，經(jīng)分管領導審批后將辦公用品購回，分發(fā)給各個部門，由部門領導簽字領回。3除正常配給的辦公用品外，若因工作需要部門自行購買其它辦公用品，需事先辦理申請審批手續(xù)后方可購買。4企業(yè)新聘人員的辦公用品，*部門根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單負責為其配備，以保證新聘人員的正常工作。5計算器、釘書機、打孔機等管理性文具列入移交。如有故障或損壞，應以舊品換新品，如

7、遺失應由個人賠償或自購。6負責購買辦公用品的人員要做到質(zhì)優(yōu)價謙、用品齊全、庫存合理、開支適當、用品保管好。7負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字。第二十二條第二十二條勞保用品的購發(fā)管理具體為：勞保用品的配給，由*部門根據(jù)各部門的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。第五章 報刊資料管理第二十四條第二十四條圖書、報刊的種類具體為：1.報刊：指各種報紙和期刊（專業(yè)與非專業(yè)）。2.圖書：指各種工具書和專業(yè)用書。第二十五條第二十五條圖書、報刊的訂購管理具體為：1.企業(yè)根據(jù)各部門的要求周期制定報刊訂閱計劃，負責辦理有關訂閱手續(xù)。2.企業(yè)根據(jù)各部門的業(yè)務需要制定圖書購買

8、預算，負責購買時費用額度的預審。3.企業(yè)根據(jù)自身需要統(tǒng)一制定工具書的購買計劃，并負責購買。第二十六條第二十六條*部門負責圖書、報刊的分類、登記、借閱和發(fā)送，并對企業(yè)報刊和工具用書進行統(tǒng)一保管、存檔備查。第二十七條第二十七條*部門負責催還到期的圖書。管理部負責辦理期刊和圖書的續(xù)借。管理部有權對不遵守圖書報刊管理辦法和損害圖書報刊的行為進行制止，并按照企業(yè)的有關規(guī)定進行罰款。第六章 車輛使用管理第二十八條 第二十八條 車輛的調(diào)度與管理具體為：1企業(yè)車輛由*部門統(tǒng)一管理，并負責日常車輛的派遣調(diào)度及維護保養(yǎng)。2企業(yè)各部門用車需提前二小時填寫“派車單”，經(jīng)部門領導批準后交*部門統(tǒng)一調(diào)度安排（特殊情況例外

9、）。駕駛員應根據(jù)*部門負責人或車輛調(diào)度員簽字的派車單出車。3車輛的管理使用原則：統(tǒng)一調(diào)配、賓客優(yōu)先、急用優(yōu)先、保證重點、兼顧一般。4車輛實行專人專管，司機應保證車輛清潔、性能良好。做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時維修保養(yǎng)。車輛大修需經(jīng)企業(yè)分管行政的領導批準。第二十九條第二十九條車輛派遣條件與使用范圍具體為：1、市內(nèi)用車范圍和派車條件：市內(nèi)用車范圍：東至馬尾、西至洪山橋、南至福清、北至新店。派車條件：A、重要來賓的接送；B、企業(yè)領導的公事用車；C、財務提取大額現(xiàn)款（2 萬元以上）；D、提送或購置個人無法攜帶的貨物；E、職工出差攜帶的物品較多；F、辦理企業(yè)緊急事務。2、接送機場派車條件：(1)企業(yè)領導出差，

10、可派車接送（總經(jīng)理助理以上）。(2)各部門主管或員工出差，原則上接送民航班車乘車處。(3)特殊情況可派車接送（如：三人以上團體出差；攜帶貴重物品或攜帶較多物品換乘不便；因工作原因需趕乘機時間），但需經(jīng)由*部門負責人批準。3、長途用車：嚴格控制長途用車。因公事確需長途用車，使用部門應提前一天報*部門負責人 批準后，安排出車。4、借車：外單位借車原則上謝絕。重要關系單位借車需經(jīng)*部門負責人批準。5、私人用車：企業(yè)車輛原則上不得私用，企業(yè)員工若出現(xiàn)家庭重要事件急需用車，應填寫“派車單”并說明情況，經(jīng)*部門負責人批準后可予派車。6、車輛的停放：企業(yè)車輛出車歸來后一律停放企業(yè)大院或指定地點，駕駛員未經(jīng)部

11、門負責人或車輛調(diào)度員同意不得擅自將車輛駛離停放地點。第三十條第三十條要求：1、駕駛?cè)藛T應做到愛車、遵章、節(jié)油，謹慎駕駛，自覺遵守交通規(guī)則。2、嚴禁無證開車、酒后開車，凡因違章、違規(guī)肇事，當事人應負全部法律責任和經(jīng)濟責任。3、落實車輛維護保養(yǎng)制度，專職司機對所負責保管的車輛做到勤檢查、勤維護，不帶故障出車。長途出車必須保證半天檢查、維護。嚴禁臨時倉促派長途車。4、不準利用公車學駕駛。未經(jīng)批準專職司機不得將車借給他人，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消司機資格。5、各部門要體諒車輛管理部門在車輛調(diào)度上的實際困難，凡因公辦事能騎自行車的盡量不要派車，凡能合并用車的就不要重復派車。第七章 總臺值班管理第三十一條 第三

12、十一條 總臺上班著裝要得體?？偱_應在企業(yè)上班前準備好考勤簿和筆，作好前臺衛(wèi)生，迎侯員工上班。第三十二條第三十二條總臺對待員工，接待客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪客人，要問清事先有無預約，并主動通知被找員工。接待來訪客人，作好來客登記。為來訪的客人主動遞送茶水；客人離開后，應及時收拾茶杯。第三十三條第三十三條總臺在接轉(zhuǎn)電話時要做到迅速、準確，用話簡煉、清晰，回話禮貌、耐心。總臺接電話要作好接電記錄；嚴格遵守保密守則，不竊聽電話，不泄漏機密。上班不接、打私人電話，不隨意喧鬧和閑談，不做與工作無關的其他事情。第三十四條第三十四條總臺下班前應收好考勤簿和有關的記錄，清潔電話機臺、會議室和會客室。第

13、三十五條第三十五條總臺的言行應積極維護企業(yè)的形象，凡因個人因素而對企業(yè)的聲譽造成影響者將自負一切后果。第八章 來賓接待管理第三十六條第三十六條為促進公共關系、擴大宣傳，同時兼顧企業(yè)機密，一切來賓的接待工作特由*部門負責安排。第三十七條第三十七條原則上，來賓應先以公文或電話預先的形式約定參觀的時間與范圍，因業(yè)務需要臨時決定來企業(yè)參觀者，由管理部安排參觀事宜。第三十八條第三十八條對于普通來賓，由管理部協(xié)同有關部門，安排陪同人員。凡參觀人數(shù)能在會客室、會議室容納者，均在會客室、會議室接待。對于貴賓來訪，管理部按照企業(yè)通知的方式招待來客，并協(xié)助企業(yè)高級人員在安排的地方陪同。對于來企業(yè)學習的客人，管理部

14、協(xié)助有關部門和人員安排接待。對于來企業(yè)協(xié)助作項目的人員，在辦公室已經(jīng)知曉的情況下由相關人員接待。未經(jīng)核準的來賓，管理部有權拒絕接待參觀；對企業(yè)員工擅自帶人來企業(yè)參觀，管理部有權制止并拒絕參觀。第九章 值班安全管理第三十九條第三十九條企業(yè)*部門負責企業(yè)日常的防火、保衛(wèi)安全，作好各種防范的措施。第四十條第四十條*部門負責定期向員工進行安全防范的宣傳工作，保證員工離崗前杜絕一切可能對安全造成危害的因素。第四十條第四十條負責編排節(jié)假日值班表，安排值班者任務，檢查值班情況，調(diào)整值班安排。凡屬*部門安排不到位，任務劃分不明確所造成的問題，負責此項工作的人員將承擔責任。第四十一條第四十一條*部門可隨時檢查企

15、業(yè)或員工個人的安全防范措施，有權對違反各種安全條例的行為進行制止，并予以處罰。第十章 移動電話、傳呼機管理第四十二條第四十二條移動電話配置對象：1集團高級管理人員、總裁助理、副總監(jiān)；2總部各部門處長（主任）、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理；3因工作需要，經(jīng)子企業(yè)、事業(yè)部總經(jīng)理批準（總部由分管領導批準）的其他員工。第四十三條第四十三條傳呼機配置對象：因工作需要，經(jīng)子企業(yè)、事業(yè)部總經(jīng)理批準（總部由分管領導批準）配置傳呼機的員工。第四十四條第四十四條移動電話和傳呼機機身的管理：1凡95 年 12 月底前購置的移動電話和傳呼機，不論是何種品牌、型號，數(shù)字式移動電話機身按 800 元/部、模擬式移動電話機身按 6

16、00 元/部、中文傳呼機機身按300 元/部，數(shù)字傳呼機身按 100 元/部作價給目前持機者所有。2凡96 年至 97 年底購置的移動電話和傳呼機，不論是何種品牌、型號，數(shù)字式移動電話機身按 1500 元/部、模擬傳呼機機身按 200 元/部作價給目前持機者所有。3自98 年元月 1 日起，凡因工作需要批準配置移動電話或傳呼機，集團只承擔入網(wǎng)費、通話費和傳呼機使用費，購置機身的費用由員工本人承擔。4自98 年元月 1 日起，所有持有集團配置移動電話或傳呼機的員工，不論何種原因，需要更換機身的，其費用由員工本人支付。第四十五條第四十五條移動電話和傳呼機的使用與管理：1經(jīng)批準配置移動電話的員工應本

17、著節(jié)約通話費用的原則，能用有線電話的不用移動電話，能用有線長途直撥的不用移動漫游電話撥打，并盡量縮短通話時間。2經(jīng)批準配置移動電話的員工，若無境外業(yè)務不得開通國際長途和境外漫游業(yè)務。確需開通國際電話或漫游業(yè)務的，應由所在子企業(yè)、事業(yè)部總經(jīng)理（總部由分管領導）批準后予以開通。3本辦法實施后，集團為員工配置的移動電話和傳呼機的入網(wǎng)號所有權（含移動電話SIM 卡）歸集團，機身所有權歸員工個人。4經(jīng)批準配置移動電話和傳呼機的員工，其通話費用和傳呼機使用費的審批權限和財務核銷手續(xù)仍按原規(guī)定不變。集團總部員工的通話費用和傳呼費的審批權限和財務核銷與其他費用的審批和核銷口徑一致。5企業(yè)移動電話通話費用實行限

18、額報銷制度：總經(jīng)理：實報實銷；企業(yè)其他領導、一線業(yè)務部門經(jīng)理：700 元/月；其他部門經(jīng)理、一線業(yè)務部門副經(jīng)理：500 元/月；其他部門副經(jīng)理、初級主辦：300 元/月。如有特殊情況，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準可予報銷。第四十六條第四十六條本辦法下發(fā)后的一個月內(nèi)由集團財務處、行政處負責辦理完畢移動電話和傳呼機機身的折價手續(xù)。第十一章 各種活動組織辦法及其他第四十七條第四十七條*部門具體負責企業(yè)集體活動的策劃、籌備和實施。第四十八條第四十八條*部門可協(xié)助部門舉辦一些部門內(nèi)部的集體活動。*部門協(xié)助有關人員或部門共同組織企業(yè)外部的宣傳、演示、新聞發(fā)布和合作洽談等活動。第四十九條第四十九條每逢節(jié)日或員工的生日，

19、*部門可準備一些禮物送給員工以示祝賀。*部門可組織一些活動以豐富員工的生活，解除工作帶來的疲勞和緊張。第五十條第五十條及時準確地傳達總經(jīng)理的各項工作指示，貫徹落實企業(yè)的各項工作計劃，積極主動地負責企業(yè)的一切日常內(nèi)外勤事務工作。第五十一條第五十一條*部門組織的一切活動應本著配合企業(yè)主體業(yè)務發(fā)展的原則，本著協(xié)助員工作好工作的原則，本著促進企業(yè)發(fā)展壯大的原則進行。第十二章 文明辦公條例第五十二條第五十二條全體員工要和氣相處、禮貌待人、團結(jié)協(xié)作、密切配合，為國家和“*企業(yè)人”的共同利益，努力維護企業(yè)榮譽。第五十三條第五十三條熟悉崗位工作，努力專研業(yè)務知識，對待工作有事業(yè)心、責任感，當天的工作當天完成，

20、克服困難完成本職工作。第五十四條第五十四條遵守企業(yè)各項規(guī)章制度。當老實人、說老實話、辦老實事。做到領導不在場與領導在場一個樣，沒有人檢查與有人檢查一個樣。第五十五條第五十五條按照客觀規(guī)律辦事。尊重知識、尊重人才，開展民主化和科學化管理，努力為基層、科研、生產(chǎn)、客戶、員工服務。第五十六條第五十六條各部門要用 5S（整理、整頓、清掃、清潔、教養(yǎng)）的要點對辦公場所進行整理。要求辦公場所不能有紙屑、雜物，辦公桌面不能有灰塵；文件資料、辦公用品放置整齊，不用的東西不要放在桌面上，下班要清理桌面。椅子不坐要靠桌沿擺放整齊。第五十七條第五十七條辦公場所要求安靜和不要隨意串崗。員工去生產(chǎn)車間必須穿工作服，遵守

21、車間的相關制度。第五十八條第五十八條接待客人必須講究文明禮貌，客人走后及時清理會客室（因為后面還有客人需要使用）。每當接電話時，切記說一專聲“您好、*企業(yè)”，語言要美，切忽高聲談笑，防礙他人工作。第五十九條第五十九條注意社會公德，講究公共衛(wèi)生。不向窗外扔雜物、亂倒水，洗手間不能亂倒茶葉、亂倒污水，手紙入紙簍，便后及時沖水。洗手間停水時禁止使用。第六十條第六十條愛護公共設施，保持安全門、通道、樓道暢通。下班要關好門窗，切斷電源。發(fā)現(xiàn)異常情況及時與管理部聯(lián)系。第六十一條第六十一條對違反以上規(guī)定者，每次給予 10 元處罰。月違反次數(shù)達 4 次以上者，扣發(fā)當月浮動工資。第十三章 文明生產(chǎn)條例第六十二條

22、第六十二條1車間嚴禁吸煙。違者罰款 100 元/次。2禁止車間吃東西、喝水。3嚴禁隨地吐痰。4上班著工作服、佩工作卡，衣服清潔，扣戴整齊。5私人拎包不得帶入車間；進入廠房的物品必須接受保安人員檢查。6不得亂丟廢棄物，地上不得有失落的元件。7不得向窗外倒水、扔雜物。8設備和儀器應保持清潔、無積塵。9不得隨意串崗、換崗、挪崗，生產(chǎn)過程中需臨時離崗，應征得組長同意。10.不打架、打鬧、閑聊、喧嘩、言談文明禮貌。11.上班鈴響必須準時到崗，不得遲到、早退，不準從辦公區(qū)通過。請假必須經(jīng)理批準。12.離開崗位時椅子必須回位。13.物料及工具按規(guī)定整齊。14.舉止言行端正，保持良好工作姿態(tài)，不準坐在工作臺、設備及產(chǎn)品上，不翹二郎腿、不勾肩搭背。15.不準隨意挪用他人物品及工具。16.不準上班看書、看報、看雜志。17.下班后應切斷各生產(chǎn)線、設備、工具電源。18.嚴格遵守工藝紀律。19.服從領導、熱愛本崗位工作。20.每天班后十分鐘做衛(wèi)生，各人負責包干區(qū)的整理、整頓。21.對違反以上規(guī)定者，每次給予 10 元處罰。月違反次數(shù)達 4 次以上者，扣發(fā)當月浮動工資或獎金。