會計電算化制度管理

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1、 ` 會 計 電 算 化 工 作 程 序 圖 ⑦審 核 ⑧調(diào)整存檔 ④審 核憑證 ⑤帳務處理憑證 ⑥打 印憑證 ③記帳憑證憑證 ②審 核 ①原始憑證 注 1、圖中③為直接上機填制記帳憑證，④則為審核人員上機審核記 帳憑證，⑥為打印已在電腦中記帳的已審核記帳憑證，并及時 粘貼原始憑證，經(jīng)核對無誤后，整理存檔； 2、會計人員主要分工為制單、審核和檔案管理人員； 3、各工作人員根據(jù)各種規(guī)章制度要求，并本

2、著會計工作職業(yè)道德 要求認真執(zhí)行相關工作。 8 ` 帳 務 流 程 圖 月 初 A錄入憑證 修改憑證 B審核憑證 存在問題？ C記 帳 D對 帳 存在問題？ A、 制單人員 B、 審核人員 C、 制單人員 D、 審核、制單人員 E、 制單人員 F、 審核、制單人員

3、 G、 會計主管 H、 制單、檔案管理人員 E會計報表 F帳表核對 存在問題？ G結 帳 H檔案管理 8 ` 會計報表系統(tǒng)業(yè)務流程圖 填制憑證 審核憑證 記 帳 自動取數(shù) 其 他 明 細 表 資 產(chǎn) 負 債 表 利 潤 及 利 潤 分 配 表 管 理

4、 費 用 明 細 表 營 業(yè) 成 本 明 細 表 分析填列 現(xiàn)金流量表 財務分析指標 財務報告 8 會計電算化管理制度 一、電算化崗位責任 根據(jù)財稅部門有關電算化管理規(guī)章制度及公司的管理核算特點，為穩(wěn)妥高效地開展會計電算化工作，公司財務部設置以下工作崗位： 財務經(jīng)理

5、 對公司電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應用項目進行決策，領導各財務人員高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定地開展會計電算化工作。 會計主管 1、積極配合財務經(jīng)理的工作，制訂公司電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度等，為財務經(jīng)理提供相關決策依據(jù)； 2、根據(jù)公司特點合理設置電算化工作崗位，正確分配系統(tǒng)各級操作人員的使用權限，組織協(xié)調(diào)好各財務人員開展各項具體的會計電算化工作； 3、經(jīng)常檢查各項電算化工作的執(zhí)行情況和結果，嚴格執(zhí)行

6、責任制對各崗位人員責任的約束條款。 系統(tǒng)管理 1、參與制訂公司會計電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度； 2、執(zhí)行對操作人員的管理和對計算機檔案管理的職責； 3、對系統(tǒng)軟硬件的日常運行進行維護，及時排除系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的各種故障，確保系統(tǒng)正常穩(wěn)定地運行。 8 會計電算化管理制度 檔案管理

7、 1、及時備份系統(tǒng)中各種帳表數(shù)據(jù)，并分類編號存檔，數(shù)據(jù)備份至少 做一次硬盤備份和兩次軟盤備份； 2、對打印輸出的憑證、帳簿、報表等應及時裝訂存檔； 3、對系統(tǒng)軟硬件相關的光盤、磁盤、使用手冊等資料進行分類編號， 妥善保管。 成本、計劃管理 1、 配合財務經(jīng)理及會計主管、系統(tǒng)管理人員工作，保證電算化日常工作正常進行； 2、 制訂財務計劃，管理控制成本，對公司經(jīng)濟活動進行準確而及時的財務分析，為財務經(jīng)理決策提供依據(jù)； 3、 為會計主管

8、提供崗位責任制的考核依據(jù)。 系統(tǒng)操作 1、 根據(jù)會計主管、系統(tǒng)管理人員對本崗位工作的具體安排、要求開展工作； 2、 及時準確地輸入、打印輸出各種記帳憑證、帳簿、會計報表； 3、 及時準確為領導查詢所需的各種財務數(shù)據(jù)； 4、 正確使用權限內(nèi)系統(tǒng)中的各種功能。 8 會計電算化管理制度 審 核 1、 審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續(xù)齊全； 2、 審核系統(tǒng)操作人員輸入的記帳憑證，確保系統(tǒng)記帳憑證的制作質(zhì)量； 3、 審核系統(tǒng)內(nèi)總帳與明

9、細帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡； 4、 審核會計報表是否與相關總帳金額一致平衡。 資金管理 1、 負責銀行、現(xiàn)金出納崗、收入、往來崗的日常管理； 2、 負責流動資金的日常核算管理； 3、 負責每日制印收入日報表及現(xiàn)金日報表； 4、 負責對門票、發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)的日常管理。 8 會計電算化管理制度 二、會

10、計帳表的初始化 1、 每個獨立核算的會計單位只能在系統(tǒng)內(nèi)設立一套帳。新套帳必須經(jīng)財務部經(jīng)理、主管會計同意后方能在電算化系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)“）內(nèi)設立。 2、 設置會計科目時，必須按照現(xiàn)行財務制度規(guī)定并結合公司實際情況來設置各級會計科目的名稱及編碼；同時應本著利于簡化核算、便于各種會計報表從電腦帳中自動取數(shù)的原則，合理適當?shù)貙Σ糠挚颇吭O置輔助核算功能。 3、 會計科目一經(jīng)設定并已正式運用于系統(tǒng)中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂；因核算需要而需新增的會計科目則可在系統(tǒng)中增設。 4、 轉(zhuǎn)換會計年度時，應于新會計年度開始后的20日內(nèi)完成年初轉(zhuǎn)帳的工作，對結轉(zhuǎn)后的年初余

11、額試算平衡、對帳無誤后，新會計年度電腦帳方可使用。對于已成功結轉(zhuǎn)的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂。 5、 套帳初始化工作完成后，應根據(jù)現(xiàn)行財務制度規(guī)定并結合公司實際情況，及時在電子報表系統(tǒng)中編制《利潤及利潤分配表》、《資產(chǎn)負債表》、《財務狀況變動表》、《管理費用明細表》等基本會計報表以及公司內(nèi)部管理需要而要求編報的各種明細表等，并設定各種報表從系統(tǒng)取數(shù)的公式單元和批處理命令等。各種報表格式及公式單元、批處理命令等一經(jīng)設定，不得隨意修改。 8 會計電

12、算化管理制度 三、日常帳務處理 1、 經(jīng)濟業(yè)務原始憑證經(jīng)審核后應于兩日內(nèi)編制記帳憑證，并輸入系統(tǒng)，填制憑證時，應規(guī)范簡要填寫摘要。 2、 當日所有原始憑證都輸入系統(tǒng)后，審核人員應及時審核記帳憑證，發(fā)現(xiàn)問題應及時修改，確保當日輸入的憑證都正確無誤。 3、 記帳憑證經(jīng)審核、修訂無誤后，即應打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相對應的原始憑證裝訂，以備存檔。 4、 記帳憑證經(jīng)審核、打印輸出后，制單人員應及時在系統(tǒng)中記帳，記帳憑證未打印出之前，不得記帳。 5、 當日憑證都輸入、審核、記帳后，應及時查詢打印當日現(xiàn)金收支情況日報表，以便于及時掌握現(xiàn)金收支狀況。 6、 月末所有原始都已

13、輸入系統(tǒng)并已記帳后，應及時運用系統(tǒng)匯總功能，對所有已記帳憑證進行匯總，并打印輸出匯總表；同時運用對帳、試算平衡等功能，核對各科目總帳、明細帳與輔助核算帳等，帳帳核對無誤后，即可開始編制當期會計報表。 7、 各種基本會計報表應于該會計期后五日內(nèi)編制完成并報出。會計報表報出之前應認真與系統(tǒng)有關帳簿、憑證進行核對，如帳表不符，應及時查找原因，并進行相應調(diào)整，直至帳表一致。其他輔助報表則應于核對無誤后在該會計期后十日內(nèi)編報完畢。 8、 經(jīng)過層層核對，確認帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認當期發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務已全部反映在系統(tǒng)帳中，則可由財務主管對當期會計帳結帳。結帳后，則不可也不能修改當期會計

14、數(shù)據(jù)。 8 會計電算化管理制度 四、系統(tǒng)各級操作員權限分工 序 號 使用功能權限 權限運用人員 備 注 1 財務分工 1 表中“權限使用人員”數(shù)碼的代表意義如下： 1—會計主管 2—系統(tǒng)管理人員 3—系統(tǒng)操作人員 4—資金管理人員 5—審核人員 6—成本管理人員 7—檔案管理人員 上列崗位中，一名工作人員最多可擔任三個，但制單、制表

15、和審核崗位不可由一人兼任；出納和資金管理不可由一人兼任。 2 建帳、科目初始設置 1、2、3 3 期初余額管理 1、2、3 4 制單、匯總、記帳 1、3 5 憑證審核 1、5 6 對帳、試算平衡 1、3、5 7 結帳、恢復記帳前狀態(tài) 1、2 8 自動轉(zhuǎn)帳定義、生成 1、3 9 查詢、打印 1、3、5、6 10 數(shù)據(jù)備份、恢復 1、2、7 11 刪除以前年度數(shù)據(jù) 1、2 12 重建帳、帳套參數(shù)調(diào)整 1、2 13 上機日志 1、2 14 銀行現(xiàn)金管理 1、4 15 計劃管理 1、6 16 項目管理 1、3、5

16、 17 部門管理 1、3、5 18 匯率管理 1、3、5 19 單位往來 1、3、5 20 個人往來 1、3、5 21 報表初始化 1、2、3 22 編制報表 1、3 23 報表審核 1、5 24 報表修改 1、5 8 會計電算化管理制度 五、會計電算化檔案管理 會計電算化檔案定義 主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序等， 并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運

17、行 中的全套文檔資料。 檔案管理任務 1、 收集和整理應存檔的會計資料； 2、 保管和利用好會計檔案； 3、 遵守會計檔案的保存期限。 檔案管理內(nèi)容 一、會計憑證的收集、整理和存檔 1、 收集齊全應存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核算資料； 2、 與負責憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)； 3、 應每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應按適當厚度統(tǒng)一裝訂； 4、 認真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應填列完整清晰，

18、以便于查閱。 8 會計電算化管理制度 二、會計帳簿的收集、整理和存檔 1、 各業(yè)務日或各月的會計帳簿可由業(yè)務經(jīng)辦人在當期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務經(jīng)辦人負責維護； 2、 會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂； 3、 檔案管理人員在與業(yè)務經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時，應認真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應對所有帳簿進行歸類、編號，妥善保存； 4、 會計帳簿封面應書寫規(guī)范，應填項目都應填列齊

19、全清晰。 三、會計報表的收集、整理和存檔 1、 各會計期的會計報表可由各業(yè)務經(jīng)辦打印輸出，并負責保管； 2、 會計年度終了，各業(yè)務經(jīng)辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員； 3、 檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應對會計報表分類編號歸檔； 4、 會計報表封面應書寫規(guī)范，應填項目都應填列齊全清晰。 四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔 1、 每月結帳前，各會計主管都應對會計數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全；

20、 8 會計電算化管理制度 2、 備份軟盤應由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理； 3、 備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封； 4、 備份軟盤應裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應存放于不同的地點。 檔案的保管和利用 1、 只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經(jīng)財務經(jīng)理、會計主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務經(jīng)辦人簽字認可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存； 2、 會計電算化檔案發(fā)生缺損時，應重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計主管和系

21、統(tǒng)管理人員簽字認可后歸檔； 3、 查閱已存檔的會計核算資料應填寫《檔案查閱登記表》，查閱時不得在會計檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)； 4、 對于存儲在硬盤上的會計數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改操作。 檔案保存期限 1、 對打印出的會計檔案，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行； 2、 軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進行存毀。 8 會計電算化管理制度 六、上機操作登記 ?

22、 計算機操作人員必須每日登記當天上機操作情況，填列內(nèi)容主要為操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容、機器運行情況等； ? 如在操作過程中機器或系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應及時向系統(tǒng)管理人員報告，同時將運行情況作詳細記錄； ? 未進行登記者，不得作任何軟硬件的維護操作； ? 系統(tǒng)管理人員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及對其處理方法、處理結果都應有所記載；對于重大運行故障，出按規(guī)定登記外，還應另行填寫故障報告單，向有關管理人員報告； ? 系統(tǒng)管理人員應每天運用系統(tǒng)中“上機日志”功能，查詢當日各操作人員上機操作情況，并與當日上機記錄核對； ? 操作記錄應每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年度終了

23、再整理歸檔。 8 會計電算化管理制度 七、硬件設備維護 硬件維護范圍 打印機 1 工作站 1 網(wǎng)線 打印機 2 工作站 2 服務器 打印機 3 工作站 3 工作站 4 注：上圖為我公司電算化專用設備主要配置情況。

24、 8 會計電算化管理制度 硬件維護與管理 1、 會計電算化專用硬件設備由財務部統(tǒng)一管理和使用，其他部門一 般情況下不得使用電算用計算機；確需使用時必須經(jīng)財務部經(jīng)理 批準，并確認不會影響會計電算的正常工作，切操作使用時必須 進行操作登記； 2、 為使電算化設備有一個良好的運行環(huán)境，財務部門應確保良好的衛(wèi)生環(huán)境； 3、 任何人員不得使用電算化專用設備玩游戲、進行個人文字處理和對外服務； 4、 為保證系統(tǒng)不受計算機病毒干擾，使用軟盤前，必須先對其進行病毒檢測，檢測合格后方能

25、使用； 5、 系統(tǒng)維護人員應經(jīng)常檢測硬件設備，一般應每周全面檢查一次，并作好相關的檢查記錄； 6、 加強設備的安全和保護工作，上機操作時嚴禁吸煙，并杜絕一切火源； 7、 注意用電安全，在工作中遇到突然停電的情況，應及時關閉所有設備電源；下班時，應及時關閉所有設備電源； 8、 應按照正確的開機順序啟動設備，即： 不間斷電源 打印機 顯示器 主機。 8 會計電算化管理制度 八、軟件維護 軟件維護范圍 主要為用友

26、軟件公司研制的《集成帳務7.01（NT版）》、《UFO電子表7.02（NT版）》和《固定資產(chǎn)（單用戶版）》，上列軟件均已通過國家財政部評審。 軟件維護與管理 1、 由于公司使用的是用友公司的商品化軟件，因此程序修正和軟件參數(shù)的調(diào)整一般都由用友公司來實施，會計數(shù)據(jù)的更正與恢復則一般由系統(tǒng)維護人員負責，其他人員一律不得進行維護操作； 2、 操作人員在操作過程中如發(fā)現(xiàn)軟件的原設計功能未能正常運行或現(xiàn)有軟件功能無法滿足公司電算化實際需要，應及時將信息反饋至系統(tǒng)管理人員，由系統(tǒng)管理人員向用友公司提出程序修正和軟件參數(shù)調(diào)整要求； 3、 財務部門在收到用友公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的軟件時，應由系

27、統(tǒng)管理人員進行安裝和運行，經(jīng)測試正常后方能正式使用； 4、 因憑證錄入錯誤導致的會計帳簿的錯誤只能通過修改憑證的方法來修正數(shù)據(jù)，不得通過數(shù)據(jù)庫維護操作來進行修改； 5、 出現(xiàn)下列情況，系統(tǒng)管理人員可通過數(shù)據(jù)庫維護來修正數(shù)據(jù)： A、 未錄入年初余額或年初余額不平但已記帳； B、 記帳時中斷； C、 錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤。 8 會計電算化管理制度 6、 一般情況下，不允許進行數(shù)據(jù)恢復操作，只有當硬盤數(shù)據(jù)已遭到嚴重破壞，并無法修正或更換硬件設備時，才能實

28、施數(shù)據(jù)恢復操作； 7、 財務部在取得軟件以及升級軟件并在硬盤上安裝后，一般情況下不得隨意重新安裝； 8、 檔案管理人員應妥善保管各種財務軟件及相關資料； 9、 財務部應加強對會計軟件及會計數(shù)據(jù)的安全保護工作，在系統(tǒng)登錄程序及開機程序中必須加入密碼，重要的文件夾和文件應加入口令保護，所設密碼和口令應視情況適時適當變更；各操作人員應對自己的密碼嚴格保密，不得泄露。 : 最新 精品 Word 歡迎下載 可修改