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1、淺析會計電算化 【內容摘要】：會計電算化是審計變革的催化劑，它將大大加快利用現(xiàn)代信息技術，按照審計環(huán)境要求進行審計變革的進程。會計電算化的普及對傳統(tǒng)的會計理論和實務都提出了新的問題和要求，必然對以會計為基礎的審計產生重大影響，需要我們根據(jù)這些影響研究和采取相應的對策，以達到審計的目的，切實有效地防范審計風險。 【關鍵詞】 ：會計電算化；審計 【目錄】一、會計電算化對審計工作的影響二、開展計算機審計技術的必要性 三、改造會計方法一、會計電算化對審計工作的影響 世界經濟的快速發(fā)展，計算機技術的廣泛應用，使會計電算化已成為現(xiàn)實并廣泛應用。在我國，目前雖然沒有完成普及會計電算化，但是，由于計算機可以大
2、量存儲信息并容易調用，不僅可以提高會計信息處理的及時性和準確性，而且從廣度上還大大擴展了會計數(shù)據(jù)的領域。所以，會計電算化取代手工會計是不可逆轉的歷史潮流。以會計為基礎的審計必然發(fā)生相應的變化，會計電算化必然對以會計為基礎的審計在審計線索的獲取、審計的內容、審計程序和方法及審計風險等多方面產生重大的影響。 一、開展計算機審計技術的必要性 由于會計電算化的推行，審計人員開展審計工作時的審計風險不斷增大。因而，不論對手工系統(tǒng)還是對電算化系統(tǒng)進行審計，進行風險的重新評估是必不可少的。同時由于計算機的應用，使計算機作弊不留痕跡，更具有隱蔽性。因而，在美國有58的內部審計部門參與了系統(tǒng)檢測，而35則被要求
3、在系統(tǒng)運行前，對新系統(tǒng)簽字批準，19有權參與修改程序的審批，64檢查了程序編碼，73參與了系統(tǒng)研制階段的審核，雖然采取了各種措施防止使用計算機作弊，但是，全世界每年通過計算機被盜走的資金高到數(shù)百億美元。這無疑給審計增加了查處的難度和風險，正如國際會計聯(lián)合會會長曾指出的：“會計師將不得不對實際上通過計算機報告的財務信息承擔責任?！?在電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)由計算機集中處理，其發(fā)生錯誤的可能性比較小。目前，不少軟件都有取消審計、反計賬、反結賬的功能，可以對會計記錄進行不留痕跡的修改，特別是當有關人員故意篡改程序時，在電算化系統(tǒng)下就更不易被察覺，而程序一旦被篡改，就會導致連鎖性、重復性錯誤。內存資料可以
4、毫不留痕跡地被消除篡改，若沒有相關內部控制制度，其對于會計報表的影響是無法估量的。從總體上看，在電算化系統(tǒng)下，固有風險更大一些，多數(shù)情況下，審計人員可以把它設定為100。 電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)減少，并且數(shù)據(jù)處理過程都是不可見的，手工系統(tǒng)下一些原有的控制便不復存在。一般來說電算化系統(tǒng)下的控制風險和手工系統(tǒng)下的相比更高一些。因而對電算化系統(tǒng)應采取更廣泛的符合性測試。由于固有風險和控制風險都有上升的趨勢，若要把審計風險維持在一個可以接受的水平上，就必須把檢查風險降低到一個較低的水平上。這就要求審計人員必須相應擴大實質性測試的內容及范圍。 二、會計電算化的轉變 電算化軟件開發(fā)要從以會計準則、會
5、計制度為準型，向以會計準則、會計制度和計算機核算特點相結合型轉變 1.會計平衡驗證方面的轉變。在手工會計下會計準則、會計制度規(guī)定在登帳時，對總帳和明細帳，分別由兩個或兩個以上的會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或記帳憑證、科目匯總表等進行平衡登記，目的是對于發(fā)生的錯誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯。但會計電算化后，由于總帳和明細帳的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記帳憑證，計算機按照登錄總帳和明細帳的程序命令將數(shù)據(jù)從憑證數(shù)據(jù)庫中轉移到總帳數(shù)據(jù)庫和明細帳數(shù)據(jù)庫，只要記帳憑證審核無誤，計算機的內部運算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤。所以，總帳金額一定衡等于各所屬明細帳金額之和。那種在會計實務檢驗中占據(jù)重要地位的、用來
6、檢驗實務工作是否正確的最基本“平衡驗證”，仍出現(xiàn)在會計電算化軟件中，就成為畫蛇添足。 2.日記帳和明細帳功用的轉變。手工會計通過對現(xiàn)金、銀行存款設置日記帳，主要是現(xiàn)金、銀行存款的流動性強，業(yè)務頻度較大，比較容易出現(xiàn)差錯和舞弊。通過日記帳達到日清月結，從而增強了對貨幣資金的管理。設置明細帳主要是為了歸類信息，便于查詢。當實行會計電算化后，利用計算機較強的運算速度和可靠運算能力，對各種記帳憑證進行統(tǒng)計和求和，并對記帳憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結余以及各明細帳的情況，只需敲入幾個指令，其結果便躍入屏上。針對貨幣資金管理的獨
7、特性，我認為改每日登記為每隔5天（或10天）登記一次，而對于明細帳除了年終存檔外，平時就沒有再設一個模塊每月都去登記日記帳的必要了。 3.會計信息傳輸形式的轉變。在手工條件下，信息載體是紙張，不僅成本高，而且使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制；同時運算速度慢。因此，對外提供信息時不得不將信息予以綜合，并且主要采用定期（每月或每年）發(fā)布通用財務報告的方式輸出會計信息，然后輸入到使用者那里，使用者再將其進行解集。 現(xiàn)行的不少會計電算化軟件為了緊扣會計準則和會計制度這個軸心，使手工會計在計算機上再現(xiàn)，導致軟件開發(fā)思維停留在現(xiàn)行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現(xiàn)行傳輸?shù)臅r空固定化、格式化和高
8、度集中化。在經濟內容紛繁復雜、經濟業(yè)務與市場瞬息萬變的時代，已滿足不了管理者的需要了。因此會計電算化軟件開發(fā)應充分利用計算機資源，除了定時、按規(guī)定格式提供信息外，更多的精力應花在設計出適時提供各種現(xiàn)行使用者所需的各種信息，通過網絡系統(tǒng)使得各信息使用者能及時、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報告出來之后，獲取那些經綜合的歷史信息。這種會計信息傳輸模式如下： 三、改造會計方法 會計電算化在過去的發(fā)展歷程中，基本上是按傳統(tǒng)的會計方法來處理會計事務，會計軟件除了作些小的改造，無法取得突破性的進展。例如： （一）會計科目級別的命名。 傳統(tǒng)會計教科書把統(tǒng)馭性質的科目稱為總帳科目，
9、總帳科目下屬科目稱為二級科目或子目，子目下屬科目稱為明細科目。如果明細科目下屬還有科目，怎么命名呢？會計電算化根據(jù)實踐，把總帳科目稱為一級科目，一級科目下屬科目稱為二級科目，依次類推。這樣，科目的上下級關系明確，表達也很方便，使用也很靈活。 （二）會計科目代碼的統(tǒng)一。 1.一級科目代碼長度的統(tǒng)一。根據(jù)目前出臺的16種行業(yè)會計制度分析，只有外商投資企業(yè)的會計制度一級科目用了4位數(shù)。但只要舍去它們第一位，并對某些科目的編碼稍作調整，那么16種行業(yè)的會計科目便可統(tǒng)一為3位數(shù)了。 2.一級科目代碼對應的科目名稱的統(tǒng)一。比如，施工企業(yè)中511的科目名稱為“其他業(yè)務支出”，而旅游企業(yè)511的科目名稱為管理
10、費用，還不統(tǒng)一，有待改進。 會計科目代碼長度的統(tǒng)一與對應的科目名稱的統(tǒng)一，將為上級企業(yè)和政府部門的數(shù)據(jù)采集與共享帶來極大方便。 （三）記帳憑證種類的統(tǒng)一。根據(jù)現(xiàn)行的會計制度，記帳憑證的種類有三大類九種。傳統(tǒng)的記帳憑證分類有其原因，一是查找方便，二是工作習慣。實現(xiàn)會計電算化之后，查找憑證的方法增加了許多，如可以按憑證號查、按會計科目查、按摘要中的文字查、按金額查等。因此，傳統(tǒng)記帳憑證的分類就沒有存在的必要了，只用一種統(tǒng)一的記帳憑證（即不分業(yè)務種類），不但仍能做到查找方便、迅速，而且省去了操作上的麻煩，提高了計算機處理的速度。（四）三大會計報表的統(tǒng)一。三大會計報表指“資產負債表”、“損益表”、“現(xiàn)
11、金流量表”。分析16種行業(yè)的三大會計報表，內容上、格式上均存在大同小異的現(xiàn)象。如果把這些小“異”加以改造，更便于上級企業(yè)與政府部門對基層企業(yè)數(shù)據(jù)的匯總或比較，更便于計算機處理。根據(jù)當今集團企業(yè)越來越多的現(xiàn)狀和集團企業(yè)跨行業(yè)、跨地區(qū)的發(fā)展趨勢，三大報表統(tǒng)一的要求將更強烈。 （五）帳簿形式的改造。 1.帳簿載體的改造。傳統(tǒng)帳簿載體是紙張，會計電算化之后，除了傳統(tǒng)的帳簿必須打印之外，還有磁性介質（硬盤、軟盤、光盤）作帳簿，但只是處于從屬地位。當時是財政部門考慮到相當一部分人不習慣使用電子帳簿，因此采用高成本的措施打印所有帳簿?，F(xiàn)在20年過去了，筆者認為，可以采取必要的措施，迫使一部分人改掉舊習慣，確
12、立電子帳簿在會計電算化中的主導地位。 2.帳簿格式的改造。傳統(tǒng)帳簿格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式，再加上外幣格式等。目前，相當一部分會計人員只習慣用傳統(tǒng)的帳簿格式來查帳。其實電腦可以對任何數(shù)據(jù)進行分類、組合，遠遠超過現(xiàn)行帳簿的格式。比如，有一客戶的往來涉及到四個帳戶：應收帳款、應付帳款、預收帳款、預付帳款。用現(xiàn)行帳簿格式，只能逐一打開這四本帳。用電腦帳簿，只要把這一客戶名找到，然后將與該客戶名的有關帳目進行組合，就能分析到底是我欠人，還是人欠我。 因此，只要會計人員從傳統(tǒng)的帳簿格式的觀念中解放出來，靈活地使用會計軟件，而會計軟件再融入“會計業(yè)務重組”思想，那么傳統(tǒng)的帳簿格式將被無格式但能進行
13、任意分類、組合、匯總的形式替代。 （六）取消中間過程表式的輸出。所謂中間過程，指“科目匯總表”、“匯總記帳憑證”、“總帳科目試算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式。 其實，編制這些中間過程表式無非是為了登總帳方便與做報表方便；分析電算化中登帳與做報表的思路，完全可以依照對憑證的分類登記總帳，再形成報表，根本不必考慮平衡與否的問題，因為在憑證輸入時，借貸不平的憑證是無法存盤的。取消中間過程的輸出，不僅可以減輕操作人員的負擔，而且可以使會計軟件更簡潔明了。 （七）強化內部控制制度。傳統(tǒng)的內部控制制度強調帳證相符、帳帳相符、帳表相符、帳實相符，即四相符。會計電算化之后，前三者相符已不用擔心。但是
14、由于電腦中的數(shù)據(jù)很容易被修改、被竊取，而且不留痕跡，因此，預防電腦犯罪是會計電算化工作的一個重要方面。強化內部控制制度，既是預防電腦犯罪的一個重要措施，也是減少差錯的有力保障。我們應當建立“職權控制”、“運行控制”、“修改控制”、“保密控制”、“硬件控制”等新的內部控制制度。同時，對傳統(tǒng)的會計工作組織制度也應當作出相應的調整。 參考文獻： 1 鄧鈉. 商業(yè)銀行會計信息失真原因分析及防治J安陽師范學院學報 , 2004,(05) . 2 張文祥. 信息系統(tǒng)環(huán)境下審計風險的特征與控制對策研究J財會通訊(學術版) , 2005,(11) . 3 陳輝軍. 會計電算化對會計工作的影響J當代經理人(中旬刊) , 2006,(21) . 4 韓光強,張永. 現(xiàn)代審計發(fā)展的新階段-網絡審計J企業(yè)經濟 , 2004,(11) . 5 鄭娟. 會計電算化對會計工作的影響J科技資訊 , 2005,(27) .
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