公文寫作培訓(xùn)會(huì) 講座課件PPT

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1、公文寫作培訓(xùn)會(huì)宣講人：某某某 時(shí)間：20XX.XX01公 文 介 紹公 文 介 紹Official writing for training sessions常用公文寫作要領(lǐng)常用公文寫作要領(lǐng)Official writing for training sessions寫作寫作解決方案解決方案Official writing for training sessions要 求要 求 與 存 在 的 問 題與 存 在 的 問 題Official writing for training sessions020304目錄目錄DIRECTORY公 文 介 紹公 文 介 紹official writing

2、for training sessions第一部分一、公文的含義和特點(diǎn)公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體。簡(jiǎn)稱“文件”。公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點(diǎn)二、公文的種類命令、決定、公告、通告、議案、意見、批復(fù)、通報(bào)、通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議記要特點(diǎn)分類公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體。簡(jiǎn)稱“文件”。公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點(diǎn)公文是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理職能的重要途徑公文是體現(xiàn)企業(yè)形象的重要手段公文是員工履行崗位職責(zé)的重要工具公文是衡量員工綜合素質(zhì)的重要標(biāo)尺重要途徑上行文下級(jí)單位向上級(jí)單位的

3、發(fā)文 如：請(qǐng)示、報(bào)告等平行文平級(jí)單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文 如：通知、函等下行文上級(jí)單位向下級(jí)單位的發(fā)文 如：命令、決定、決議、指示、通報(bào)、批復(fù)等常用公文寫作要領(lǐng)常用公文寫作要領(lǐng)official writing for training sessions第二部分請(qǐng)示：適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（上行文）。請(qǐng)示的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu) 、標(biāo)題：事由文種（關(guān)于*的請(qǐng)示） 、主體：（）起因 （）事項(xiàng) （）提出處理意見 、結(jié)尾用“妥否，請(qǐng)批示”請(qǐng)示應(yīng)注意的事項(xiàng)1、“理由”部分簡(jiǎn)明扼要2、主要內(nèi)容在正文中表述3、要有傾向性意見，且具可操作性4、一事一請(qǐng)示5、送往政府部門的請(qǐng)示要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話6、請(qǐng)示和報(bào)告有本

4、質(zhì)上的區(qū)別函：適用于與平級(jí)部門或外單位進(jìn)行協(xié)商、聯(lián)絡(luò)（平行文）。適用范圍及分類：、適用于不相隸屬單位之間商洽工作（商洽函）、適用于同單位各部門之間工作聯(lián)系（聯(lián)系函）、詢問或答復(fù)問題（問答函）函的格式 1、標(biāo)題：事由文種 “*公司關(guān)于調(diào)用辦公物資的聯(lián)系函” 2、函件編號(hào)（部門+年份+數(shù)字 如：ZHB2012001） 3、正文：開頭主體結(jié)尾函的要求 1、對(duì)于同級(jí)單位，大膽用函。 2、根據(jù)不同的收文單位和要辦的事情，采用不同的語氣和結(jié)尾方式。 3、商洽函和問答函必須有回復(fù)函，并在其中注明原函編號(hào)（如：貴公司ZHB2012001 號(hào)函已收悉，現(xiàn)答復(fù)如下）。通報(bào)：適用于向下級(jí)部門傳達(dá)信息（下行文）。通報(bào)

5、常用的兩種類型 1、表彰性通報(bào) 2、批評(píng)性通報(bào)通報(bào)的格式 1、標(biāo)題：事由文種 “關(guān)于對(duì)駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報(bào)” 2、主送部門（運(yùn)行科、財(cái)務(wù)科、業(yè)務(wù)部） 3、正文：開頭主體結(jié)尾通報(bào)應(yīng)具備的幾個(gè)要素 1、引言部分 2、事實(shí)部分 3、分析處理部分 4、號(hào)召要求部分主要格式分析及處理部分。對(duì)事實(shí)進(jìn)行分析，提出處理意見。分析原因和處理決定此事件反映出駕駛員張某專業(yè)技能不佳，且組織管理意識(shí)淡薄。根據(jù)公司安全管理制度、安全獎(jiǎng)罰制度、事故報(bào)告管理制度等有關(guān)規(guī)定，決定給予張某批評(píng)通報(bào)，并糾錯(cuò)2000元的處罰。號(hào)召及要求部分。根據(jù)通報(bào)的精神要求如何做，或者號(hào)召為實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)而奮斗。提出要求望各駕駛員引以為戒

6、，確保安全行駛。各科室要嚴(yán)格執(zhí)行公司安全管理制度，對(duì)相關(guān)崗位人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，認(rèn)真做好事故的統(tǒng)計(jì)報(bào)告工作，如有隱瞞、遲報(bào)、漏報(bào)情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。寫作要領(lǐng)主要反映會(huì)議的性質(zhì)和范疇。1、會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要（例行會(huì)議）如: *公司月度總結(jié)會(huì)會(huì)議紀(jì)要2、關(guān)于-問題+會(huì)議紀(jì)要（專項(xiàng)會(huì)議）如: 關(guān)于協(xié)調(diào)*公司開業(yè)慶典事宜的會(huì)議紀(jì)要*公司月度總結(jié)會(huì)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2012年7月14日14：30分會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室出席人員：張某、李某、王某、蔣某、周某缺席人員：唐某（因公請(qǐng)假）主持人：張某 記錄人：周某主要內(nèi)容：總結(jié)本月工作情況，計(jì)劃下月工作安排。詳細(xì)如下：這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會(huì)議議定事

7、項(xiàng)。 1、重點(diǎn)將會(huì)議所研究的問題和決定事項(xiàng)逐條歸納，做到條理清楚，簡(jiǎn)明扼要。不要把會(huì)議紀(jì)要寫成會(huì)議記錄。 2、要正確地集中會(huì)議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀(jì)要。會(huì)議沒討論的不得寫入會(huì)議紀(jì)要。 3、會(huì)議紀(jì)要用“會(huì)議”作主語，即 “會(huì)議聽取了”、“會(huì)議討論了” 、“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議確定”、“會(huì)議指出”、 “會(huì)議強(qiáng)調(diào)”等。 4、會(huì)議紀(jì)要須以第三人稱的語氣來擬寫。 5、會(huì)議紀(jì)要沒有落款。公文寫作，簡(jiǎn)明扼要很重要，要加強(qiáng)這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標(biāo)題的草擬很重要。標(biāo)題要與正文相一致，一目了然

8、。要學(xué)會(huì)用分列項(xiàng)式起草公文。學(xué)會(huì)用序號(hào)區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。 文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是衡量一名行政人員業(yè)務(wù)能力高低的重要標(biāo)尺。希望各位引起重視、勤學(xué)苦練、提高公文質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)形象。公文寫作解決方案公文寫作解決方案official writing for training sessions第三部分確立為別人而寫的原則擬文的直接目標(biāo)是“四好”： 好讀、好懂、好記、好執(zhí)行讓你自己明白很重要，但讓讀者明白更重要公文“四宜”：宜短、宜實(shí)、宜準(zhǔn)、宜平和二、掌握公文寫作的“三步曲”第一步：開頭。交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進(jìn)行鋪墊。宜開門見山、簡(jiǎn)短利落。第

9、二步：主體。闡明具體觀點(diǎn)、敘述具體事項(xiàng)、提出具體要求。宜多費(fèi)筆墨、重點(diǎn)對(duì)待。第三步：結(jié)尾。宜寥寥幾筆、謹(jǐn)慎用字。主語、謂語、賓語齊全正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不要把日常生活中的表達(dá)方式運(yùn)用到公文表達(dá)中來能用一句話表達(dá)清楚的，絕不用兩句話盡量用一個(gè)主語把后面的語言串起來語句、段落之間要有連貫性一份公文只解決一個(gè)問題“復(fù)文”切忌不厭其煩地引述“來文”在報(bào)告和請(qǐng)示中，不要向上級(jí)大講方針政策盡量用簡(jiǎn)短的句子標(biāo)題要高度概括全文主旨內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長(zhǎng)的公文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角觀點(diǎn)明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句公文寫作，簡(jiǎn)明扼要很重要，要加強(qiáng)這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清

10、水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標(biāo)題的草擬很重要。標(biāo)題要與正文相一致，一目了然。要學(xué)會(huì)用分列項(xiàng)式起草公文。學(xué)會(huì)用序號(hào)區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。 文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是衡量一名行政人員業(yè)務(wù)能力高低的重要標(biāo)尺。希望各位引起重視、勤學(xué)苦練、提高公文質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)形象。序號(hào)的運(yùn)用 第一層 一、 二、 三 、 第二層 （一）（二）（三） 第三層 1、 2、 3、 第四層 （1） （2） （3） 第五層 數(shù)字的用法 公文標(biāo)題、引用文件名中有日期的，必須用大寫數(shù)字（如：二一二年年度總結(jié)報(bào)告）；公文最后的落款日期必須用大寫

11、數(shù)字（如：二一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、數(shù)字等一律只能用小寫數(shù)字。要求與存在的問題要求與存在的問題official writing for training sessions第四部分（一） 語言重復(fù)、啰嗦 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意2012年5月25日5月31日 下午18：45分事故發(fā)生后，公司總部高度重視這次事故，接報(bào)事故后，立即-。工作人員24小時(shí)夜以繼日輪班作業(yè)。 （二） 詞序、語序不當(dāng)關(guān)于部分三、四號(hào)線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請(qǐng)建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，限期要求解決。修改：關(guān)于三、四號(hào)線部分施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請(qǐng)建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施

12、工單位發(fā)文，要求限期解決。岷江航電工程是樂山市委、市政府及廣大市民備受關(guān)注的大型市政工程。修改：岷江航電工程是備受樂山市委、市政府及廣大市民關(guān)注的大型市政工程。詞義：制定制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場(chǎng)合。 舉例：黨的第十六次代表大會(huì)，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會(huì)的總?cè)蝿?wù)和政治路線。 詞義：制訂制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。舉例：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。詞義：和表示兩者都是，是并列關(guān)系。與表示兩者對(duì)立，是平等關(guān)系?；虮硎緝烧咂湟唬沁x擇關(guān)系。舉例：集團(tuán)公司舉辦的籃球賽經(jīng)過兩天的激烈角逐，A公司和B公司一起進(jìn)入了準(zhǔn)決賽，明天，A公司與B公司將展開爭(zhēng)奪決賽權(quán)的較量，屆時(shí)

13、，A公司或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。（四）詞語搭配不當(dāng)借閱人必須履行檔案借閱登記制度分析：履行對(duì)應(yīng)的是義務(wù)、職責(zé)、承諾等，否則詞不達(dá)意 修改：借閱人必須遵守檔案借閱登記制度為杜絕管理漏洞 分析：杜絕對(duì)應(yīng)的是動(dòng)詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞 修改：為杜絕管理出現(xiàn)漏洞 為杜絕此類情況的發(fā)生嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為 分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。 修改：嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年 案件應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為（五）語法錯(cuò)誤全國(guó)人大常委會(huì)第十八次會(huì)議于2005年10月27日通過公司法（修訂案），并于2006年1月1日起施行。 我

14、公司于9月30日召開了表彰先進(jìn)個(gè)人和先進(jìn)集體大會(huì)，董事長(zhǎng)和其他公司領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會(huì)議 （六）邏輯混亂總公司領(lǐng)導(dǎo)： 2012年4月20日，我公司向總公司呈報(bào)了關(guān)于*的請(qǐng)示，在請(qǐng)示中，王總提出了有關(guān)要求，請(qǐng)答復(fù)。修改：2012年4月20日，我公司向總公司呈報(bào)了關(guān)于*的請(qǐng)示，在請(qǐng)示中，王總提出了相關(guān)意見，妥否，請(qǐng)批示?？偛恳筇岣弋a(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提高到9折。修改：總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從7折降低到9折。孤本、秘密檔案不予借閱。確需借閱的，須在指定時(shí)間內(nèi)歸還。修改：孤本、秘密檔案原則上不予借閱。如因特殊情況確需借閱的，須在指定時(shí)間內(nèi)歸還。2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其

15、中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次。修改：2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次，其它培訓(xùn)6次。集中控制室的溫度、濕度要確保符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，避免磁場(chǎng)干擾和保持清潔，要特別注意防火，并定期檢查室內(nèi)的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。 修改：集體控制室的溫度和濕度指數(shù)要確保符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保持室內(nèi)清潔，避免造成磁場(chǎng)干擾，定期檢查室內(nèi)的“八防”情況，尤其要加強(qiáng)防火工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)消滅。解聘李四同志主管職務(wù), 自2008年4月9日起執(zhí)行。修改：解除李四同志主管職務(wù)，執(zhí)行時(shí)間為2008年4月9日若公文附有附件資料，而公文內(nèi)容中又有涉及附件內(nèi)容，應(yīng)備注說明，如：詳細(xì)情況見附

16、件1。2、若公文附有附件資料，應(yīng)在公文最后加上附件名稱，如有多份附件，應(yīng)當(dāng)逐個(gè)列示，格式如下：附件：1、關(guān)于*的辦法 2、關(guān)于*的通知 3、關(guān)于*的方案2012年3月14日，在天安總公司第一會(huì)議室，由天安總公司蔣勇副總主持召開合作方案討論會(huì)。參加會(huì)議的有天安公司行政部、財(cái)務(wù)部、青華設(shè)計(jì)院、森達(dá)工貿(mào)有限公司。 修改：2012年3月14日，在天安總公司第一會(huì)議室，天安公司副總蔣勇主持召開了合作方案討論會(huì)。參加會(huì)議的有天安公司、青華設(shè)計(jì)院、森達(dá)工貿(mào)有限公司等單位有關(guān)部門人員常用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：點(diǎn)號(hào)有：句號(hào)： 。 問號(hào)： ？ 感嘆號(hào)： ！ 逗號(hào)： ， 頓號(hào)： 、 分號(hào)： ； 冒號(hào)： ：標(biāo)號(hào)有：引號(hào)：“” 括號(hào)：（） 破折號(hào)： 省略號(hào)： 著重號(hào)： 書名號(hào)： 間隔號(hào)： 連接號(hào)： - 專名號(hào)： _公文寫作培訓(xùn)會(huì)演 示 完 畢 感 謝 您 的 觀 看