“再看OA”系列講座為OA正本清源

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1、“再看OA”系列講座之一：為OA正本清源中國軟件行業(yè)協(xié)會副秘書長 吳克忠2002-7-29伴隨著企業(yè)ERP建設、政府電子政務建設的熱潮，曾經(jīng)淹沒在Internet、.com中的一個名詞OA（辦公自動化 Office Automation，簡稱OA）開始再次頻頻牽動人們的眼球。此次OA回潮，裹挾著電子商務、電子政務甚至知識管理的內(nèi)容。有人認為OA（即廣義OA）包含了電子政務和電子商務，有人認為電子政務和電子商務包含著OA，對于知識管理，它是OA的新衣,還是OA真正長大了？借助近日召開OA2002辦公自動化國際學術(shù)研討暨展覽會召開之際，中國計算機用戶特邀相關(guān)領(lǐng)域的多位專家，與我們共同探討OA這個話

2、題，希望通過OA發(fā)展過程、實踐應用、技術(shù)演變等方面的系列講座，梳理一下OA的脈絡，勾畫一個OA的新形象。 OA是集成的辦公環(huán)境辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部

3、的通信和信息交流快捷通暢。(二)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。(三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。（四）實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括

4、各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍

5、，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。（五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。（六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。（七）實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA的這些功能

6、也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內(nèi)實現(xiàn)辦公自動化應用軟件在短短10多年時間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，實現(xiàn)了兩個革命性的飛躍。第一代OA從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。第二代OA從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡通信技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工

7、作流自動化方式的飛躍。第三代OA隨著21世紀知識經(jīng)濟時代的來臨，知識成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與政府信息化建設的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。與前兩代相比，第三代OA是集信息處理、業(yè)務流程和知識管理于一體的應用系統(tǒng)。它把現(xiàn)有的“決策支持系統(tǒng)”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”，并以知識管理為核心，提供了豐富的學習功能與知識共享機制，確保使用者能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W習、向單位現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的被動地位轉(zhuǎn)向主動，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中

8、，大大提高企業(yè)與機關(guān)的整體創(chuàng)新和應變能力?？梢哉f，第三代OA是一個幫助用戶從“如何做”轉(zhuǎn)到“知道如何做”的過程。電子政務與OA電子政務基于網(wǎng)絡的應用主要包含：政府部門內(nèi)部的電子化辦公；政府各部門之間以及與金融、電力等重要營運部門之間通過計算機網(wǎng)絡進行的信息共享和實時通信；政府部門與民眾之間通過網(wǎng)絡的雙向信息交流。政府電子化辦公（OA）包括：第一，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享、內(nèi)部資源整合、內(nèi)部決策支持；第二，對外提供公眾服務方面，只要是當前政府應該做的事情，電子政務都應該涵蓋，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務、網(wǎng)上社保等。概括起來，網(wǎng)上業(yè)務的模式應包括G to B、G to C和G to G。所以，電子政務的第一方面

9、是OA的范疇。第二方面，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務、網(wǎng)上社保等具體業(yè)務就不屬于它的范疇了。由此可見，OA是電子政務的主要內(nèi)容之一。與OA相關(guān)的信息技術(shù)包括Web應用、數(shù)據(jù)庫、全文信息檢索、數(shù)據(jù)倉庫與挖掘分析、網(wǎng)絡連接、數(shù)據(jù)通信、安全技術(shù)等。這就需要建立OA處理流程的規(guī)范標準，使數(shù)據(jù)交換和業(yè)務自動處理能夠在異構(gòu)平臺中實現(xiàn)，做到靈活、有效、多元化的信息流管理。電子政務同樣需要這些技術(shù)的支持。所以OA為電子政務建立了應用平臺，OA是電子政務的基礎。企業(yè)信息化與OA在網(wǎng)絡時代里，企業(yè)的管理重點已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實際上又是通

10、過單位內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)單位整體目標的過程。因此，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助我們對信息流進行科學合理的控制，提高辦公效率。所以OA是管理信息系統(tǒng)(MIS)的基礎。OA 要從MIS、ERP、電子商務等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。一個理想的企業(yè)OA系統(tǒng)應具備以下平臺：企業(yè)通信平臺: 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。信息發(fā)布平臺: 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能

11、及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。協(xié)同工作平臺: 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團隊化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。公文流轉(zhuǎn)平臺: 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。日常辦公平臺: 改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡連接隨時辦公。信息集成平臺: 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、

12、ERP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應速度。知識管理平臺：系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)。OA的外延應與國際接軌雖然伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了電子政務和電子商務等新的IT應用，但是OA并沒有死亡，它也在發(fā)展。因此，我們不能將OA取代電子商務，提出所謂的“廣義的OA”，也不應把OA看成一成不變。目前在國外延，OA技術(shù)在不斷發(fā)展

13、，OA的新產(chǎn)品層出不窮。因此，我們對OA的內(nèi)含應該與國際接軌，同時也使我們對OA有恰當?shù)恼J識。 “再看OA”系列講座之二：OA為何用不好？中共中央對外聯(lián)絡部信息化工作辦公室主任任錦華 2002-8-11每一罐牛奶都有保鮮期，每一個學位也都有保鮮期，每一個應用系統(tǒng)更有保鮮期。要能使系統(tǒng)應用跟上業(yè)務工作發(fā)展變化的需求，系統(tǒng)開發(fā)者和應用者就要不斷學習，才能“保鮮”。作者簡介：任錦華，中共中央對外聯(lián)絡部信息化工作辦公室主任，中共中央對外聯(lián)絡部辦公廳信息辦暨機要處處長，兼任“政務GIS專業(yè)委員會”委員、國家檔案局科研所OA項目高級顧問，以及中共中央國家機關(guān)工委、中共中央文獻研究室、國務院港澳事務辦公室辦

14、公自動化顧問。雖然辦公自動化（oa）是個老話題，但它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎，建不好oa、用不好oa，如同沒有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險的。所以，眾多為電子商務、電子政務建設苦惱的單位，可以先考慮一下，oa為何用不好？沒有把握好定位問題在我國政府機關(guān)建設OA，必須認識到OA工作是一項綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面工作的服務與管理行為。只有同步做好各方面工作，并將各方面的需求在軟件開發(fā)中完整地體現(xiàn)出來，OA的優(yōu)勢才能充分地發(fā)揮出來，有價值的信息才能得到充分的共享。但在實際工作中，這一點還沒有得到充分的認識，致使多數(shù)單位都在走重復的彎路。大家都重視硬件系統(tǒng)的建設，輕視軟件的開發(fā)。花100萬元可以買

15、三卡車微機，領(lǐng)導看了也滿意，而花100萬元開發(fā)的軟件，不過就是幾張軟盤或一張光盤，領(lǐng)導看了也覺得不值。然而，知識的價值就體現(xiàn)在其中，這不是人的主觀意志可以改變的。此外，多年來，不少單位是按常規(guī)進行OA建設的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政領(lǐng)導和高職人員。技術(shù)部門的領(lǐng)導和技術(shù)人員先進行周密的方案設計，經(jīng)過層層領(lǐng)導審批（這也是機關(guān)現(xiàn)有的、不科學的規(guī)章制度），再根據(jù)已批方案實施軟件開發(fā)。這要求開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握，而且要設計出一套全新的工作方式，這在實際工作中是根本做不到的。首先，計算機技術(shù)人員僅僅是掌握運用計算機技術(shù)的能力，而不具備快速學習掌

16、握其它行業(yè)工作方式的能力，短期內(nèi)技術(shù)人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門原有的工作內(nèi)容，這樣全新工作模式的再創(chuàng)造也就無從談起，做出來的軟件多是簡單的模仿，操作復雜，沒有什么實用價值。其次，一種新的工作方式的產(chǎn)生與確定，必然要經(jīng)過用戶反復的試驗、修改與完善，不可能由技術(shù)人員在機房中憑借設計圖表、編程算法而一次確定，更不可能由計算機自動產(chǎn)生出來。第三，有些單位引進了商業(yè)公司開發(fā)的一些通用OA軟件，想在本單位直接推廣應用，但在實際工作中，每個部委都承擔著其他單位所不承擔的工作，即各單位OA工作的業(yè)務需求不一樣，在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實際需求。要想真正投入應用，就必須根據(jù)本單

17、位的實際情況進行二次開發(fā)，而這又涉及軟件源程序有關(guān)問題、技術(shù)水平問題，以及是否全面了解本單位業(yè)務需求等一系列問題。第四，有個別單位技術(shù)部門的領(lǐng)導或高職人員以領(lǐng)導或?qū)＜疑矸葑跃?，很難做到禮賢下士，于是愚者由于不恥下問而變得聰明，智者由于不屑詢問而變得迂腐，而基層技術(shù)人員又不掌握宏觀情況，個別單位的技術(shù)部門做不出理想的軟件也就是正常的事情。缺乏復合型人才辦公自動化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來了，系統(tǒng)才能全面運轉(zhuǎn)起來。否則，只要有一個環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車也只能推著走；功能再齊全的軟件，只要有一處存在致命的缺陷，整個軟件系

18、統(tǒng)就不能投入使用。這就需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識的建設者的培養(yǎng)。我在建設中聯(lián)部政務系統(tǒng)的工作過程中，深感學習的重要，一個系統(tǒng)的建設工作，涉及多學科的知識，對各方面工作不僅要精通或熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國的政府機關(guān)目前普遍缺乏精業(yè)務、懂技術(shù)的復合型人才，各單位在OA系統(tǒng)的建設過程中，普遍比較重視掌握單一學科知識的技術(shù)人員培養(yǎng)，容易忽視復合型人才的培養(yǎng)。這是OA應用效果有限的另一個重要原因。需要不斷自我“否定”一位學者曾說過：“每罐牛奶都有保鮮期,一個工程學位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識，你的個人價值會不斷下降。”我認為這一觀點非常適用于機關(guān)軟件建設

19、工作。信息化軟件建設需要相關(guān)責任者不斷學習新知識、新技能，并將各學科新知識有機地集成在一起。有一種說法，在北京中關(guān)村三個月不學新東西，就成為知識的落伍者。機關(guān)信息化軟件建設工作是一項綜合性高科技工作，要求主要承辦者不斷地學習新的知識來更新自己原有的知識。否則，建設一個適用的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)只能是一種良好的主觀愿望。由于信息化軟件建設是一種管理思想與工作方式的再創(chuàng)造，就難免存在許多問題，需要經(jīng)常改進。另外，一個系統(tǒng)的應用軟件隨著應用工作的深入，用戶會提出許多新的需求和意見，這就要求承辦者要勇于經(jīng)常“否定”自己的勞動成果，不斷完善系統(tǒng)的功能。而做到這一點又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習慣是認定

20、自己總是正確的。沒有改進，當然不能接近成功。用人制度導致瓶頸軟件開發(fā)既是一項高科技的腦力勞動，又是一種較辛苦的體力勞動。做好軟件開發(fā)工作需要經(jīng)常加班加點連續(xù)工作，要付出比常人更多的艱辛勞動。但我國機關(guān)目前難以做到按需分配。而看重學歷、職稱的用人和衡量人的標準，也使眾多機關(guān)行政干部忙于考 職稱、考證書，想方設法在仕途或職稱上發(fā)展，所學知識是否屬于業(yè)務急需就難以顧及?？墒牵龊眯畔⒒浖ㄔO工作，就必須要求主要責任者對軟件系統(tǒng)建設所有涉及各學科的知識“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國現(xiàn)在沒有任何一所大學能培養(yǎng)這樣的復合型人才，這就要求承辦者以沒有文憑的自學方式為主，攻克所有相關(guān)學科知識并將其

21、融匯貫通，實現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在事業(yè)與仕途面前魚與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級職稱。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA工作只見投入不見產(chǎn)出的原因之一?！霸倏碠A”系列講座之三：反思檔案管理國務院信息化辦公室電子政務信息安全體系研究組副組長陳拂曉2002-8-14作者簡介：陳拂曉，原任國務院辦公廳秘書一局政務專員、科技部國家八六三計劃信息安全技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略研究專家組成員、全國政府系統(tǒng)辦公自動化技術(shù)咨詢組組長，現(xiàn)為國務院信息化辦公室電子政務信息安全體系研究組副組長。自1986年6月至2001年6月在國務院辦公廳秘書局從事辦公自動化系統(tǒng)建設和全國政府系統(tǒng)辦公自動化的協(xié)調(diào)、指導工作。作為技術(shù)總負

22、責人主持設計并負責實施了國務院辦公廳第一、第二代辦公業(yè)務信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和全國政府系統(tǒng)第一、第二代數(shù)據(jù)通信網(wǎng)及網(wǎng)間互聯(lián)工程。因構(gòu)建重要的業(yè)務應用系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)，曾兩次獲得國家科學技術(shù)進步三等獎，多次獲得部委級科技進步二等獎。自1990年以來，采用計算機管理檔案就成為政府OA建設的主要課題之一。經(jīng)過不懈的努力，計算機檔案管理系統(tǒng)經(jīng)歷了從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網(wǎng)絡版等不斷發(fā)展的漸進過程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。記得當時吉林

23、省人民政府辦公廳開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)和上海市人民政府辦公廳開發(fā)的公文、檔案一體化管理系統(tǒng)都曾在全國引起廣泛、熱烈、積極的反響。2001年8月，在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務院絕密文檔管理系統(tǒng)”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發(fā)展階段。當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠。創(chuàng)新與安全的矛盾由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史

24、時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案

25、的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權(quán)改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設計復雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。標準化、法制化的挑戰(zhàn)在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點

26、。除中央、地方檔案館外，各政府機構(gòu)亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應用技術(shù)體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。四是關(guān)于檔案的立法相對比較缺乏，甚

27、至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設；相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。電子政務的更高要求當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。一方面電子政務系統(tǒng)構(gòu)建

28、在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡上，只能為自身業(yè)務服務的應用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。另一方面應用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進行有關(guān)社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場深刻的革命。推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新

29、部署。在政府檔案管理信息化建設上確實需要創(chuàng)新。從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)的支持下，業(yè)務全面恢復。說明當前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設，不從中總結(jié)經(jīng)驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。電子政務建設中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建

30、設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是應用信息安全基礎設施PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應急響應和災難恢復系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學的方法，從建設之初就構(gòu)建電子檔案堅固的安全屏障。新形勢下的基本策略必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發(fā)點和目

31、標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務建設共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策絡。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。1、積極納入國家信息化領(lǐng)導、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領(lǐng)導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應用。2、與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務建設中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變

32、化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構(gòu)都建立復雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構(gòu)的問題。但是黨政等重要機構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機構(gòu)必須結(jié)合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務建設中，我們的許多機構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務工作的范圍出發(fā)，主動承擔起新

33、職能?；蛘咴趪矣嘘P(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的涉密文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務建設中發(fā)揮重大作用。3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫

34、。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領(lǐng)導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設健康發(fā)展的根本保證。4、注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關(guān)系到國家安全。政府機構(gòu)的信息安全建設從本質(zhì)上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在建設中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關(guān)主管部門的指導下，按照國家有

35、關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標準開展工作。5、綜合利用檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)是長期堅持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合、集成應用是檔案管理的特點。就電子文檔而言，時至今日，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存它的風險一點也不比其它介質(zhì)少。保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。烏龜殼上的文字可以流傳數(shù)千年，而電子數(shù)據(jù)能否有效地長期保存還有待時間的檢驗。所以，在進行檔案管理信息化建設，積極構(gòu)建電子檔案時必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。由于人們對真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對意義?？s微技術(shù)等都是永

36、不會消亡的檔案管理應用技術(shù)。“再看OA”系列講座之四：OA為何走彎路？中共中央對外聯(lián)絡部信息化工作辦公室主任任錦華2002-8-25書店有很多成功學的書，指導人們采取成功人士的思維和生活方式；生活中有很多失敗的經(jīng)驗，通過借鑒，避免陷入失敗的誤區(qū)。無論成功還是失敗，總是有一些關(guān)鍵點，如同路遙所說“是一些岔路”，成功和失敗都因為在岔路口上選擇不同。OA建設也有不少岔路口。配備軟件與硬件軟件、硬件兩輪并行多年來，黨政軍機關(guān)OA工作都是先建硬件系統(tǒng)，再做軟件系統(tǒng)（多數(shù)單位還忽視了安全保密問題），這一現(xiàn)象普遍存在。由于軟件的開發(fā)涉及許多因素，即使能開發(fā)出一套說得過去的應用軟件，投入實際應用也需要一定的時

37、間，周期相對較長。事實上，無論多先進的硬件設備，也就是四到五年的使用周期。一個硬件系統(tǒng)的建設相對較為簡單，而應用軟件開發(fā)的周期遠遠超過硬件系統(tǒng)建設的周期，開發(fā)好的應用程序真正投入全面運行大約又得需要13年的時間。這使許多單位的硬件系統(tǒng)還沒有真正發(fā)揮作用，就已到了淘汰更新的期限。目前，國際上通常的做法是軟硬件投入比例各占50左右，而我國政府機關(guān)OA軟件費投入一般都在520%左右，屬于明顯偏低的比例。從軟、硬件經(jīng)費投入順序方面，應注意最好能同步進行，如能先做軟件的設計與開發(fā)就更理想?？梢哉f，什么時候在計算機系統(tǒng)建設工作中軟件費用能占總經(jīng)費的40，我國政府機關(guān)OA工作的春天就真正到來了。硬設別等需求

38、來由于OA工作是個新生事物，沒有系統(tǒng)的理論和成功的經(jīng)驗可供借鑒。因此，在制定建網(wǎng)方案、確定配備設備標準和采購設備時，最突出的問題是片面追求技術(shù)最先進、容量最大。設計設備的配置時，將一二十年以后可能的需求都考慮到，將根本不可能出現(xiàn)的需求也考慮到。唯恐買了落后的設備受領(lǐng)導的批評、同行的嘲笑。盲目追求設備的先進性的結(jié)果是導致系統(tǒng)建設的經(jīng)費開支過大，浪費過大。另外，一個系統(tǒng)就算軟、硬件同步建好，應用、管理工作也做得很好，數(shù)據(jù)入庫也是有一個較長周期的。所以，系統(tǒng)的設備配備沒有必要追求很先進，容量很大，能滿足二至三年的需要即可。因為硬件升級、降價的周期要比應用后升級、更新的周期快得多。開發(fā)應用軟件硬件的價

39、值最終也依靠軟件的應用來體現(xiàn)。應用軟件的開發(fā)和使用方面應注意下列問題：補丁不是丑一般說來，凡是系統(tǒng)負責人、搞軟件開發(fā)的人員都希望自己經(jīng)手開發(fā)出來的應用軟件是最先進的，功能是最齊全的。但在實際工作中，最先進的軟件根本就做不出來，任何軟件系統(tǒng)都存在著各種問題，世界上著名的軟件公司開發(fā)出來的軟件，其補丁版也是接二連三地推出。判斷一個軟件系統(tǒng)是否先進只能是相對而言，我們更應強調(diào)軟件的適用性，只要某一應用軟件能解決本單位的業(yè)務需求，業(yè)務人員能很輕松地學會，系統(tǒng)能穩(wěn)定地運行，就可以認為它是先進的。因此，建設OA系統(tǒng)，要把軟件的先進性與適用性的問題考慮清楚。何必一個也不少軟件開發(fā)部門都希望自己開發(fā)出來的軟件

40、有很強的通用性，這固然有一定的商業(yè)因素在內(nèi)，但是我認為，機關(guān)OA應用軟件的通用性只能是相對而言。從軟件的總體設計與開發(fā)而言，應該遵守國家的有關(guān)規(guī)范，但由于各單位主管的業(yè)務不同，其需求也就不完全相同，對應用程序的需求必然有一定的差異。因此，一套軟件只要能解決本單位的各項需求也就可以了，不需要強調(diào)通用性“一個也不少”。否則，片面追求通用性，只能減少軟件的功能，降低其生命力。注意軟件通用性與相對專用性問題，可以少走彎路。完美是改出來的開發(fā)一套OA應用程序，要經(jīng)過需求分析、系統(tǒng)設計、開發(fā)程序、測試程序、試運行、修改完善、投入應用、增加功能、升級、再修改再完善等環(huán)節(jié)。在軟件開發(fā)過程中，由于種種原因，人們

41、不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問題考慮周全。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴大，上機人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會暴露出各種各樣的問題。同時，當人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會提出新的需求,這就要不斷地對應用程序進行修改與完善，一套應用軟件除非報廢不用，否則修改完善永無止境。明確軟件的建設需要不斷修改完善和升級，就不會因為出現(xiàn)問題而盲目悲觀。處理各方關(guān)系單純開發(fā)一套系統(tǒng)不是難題，但任何系統(tǒng)只有處理好各種矛盾，才會是一套“高可用”的系統(tǒng)。安全“溫度”要適中黨政軍機關(guān)的信息關(guān)系到國家利益，因而系統(tǒng)的安全性很重要，要加強系統(tǒng)的安全管理。但是如果一味重視安全，而不注重信息資源的共享就會違反當初建立O

42、A系統(tǒng)的初衷。這里就有一個統(tǒng)籌兼顧的問題，控制在一個適當“度”的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當大的一部分是由技術(shù)工作來實現(xiàn)的，在實際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡硬件設計方案、軟件開發(fā)方案、安全保密實現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。這里需強調(diào)的一點就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對的，任何一家公司的產(chǎn)品，無論是軟件還是硬件，都會給自己留有后門。就是我們自己開發(fā)的中聯(lián)部OA應用程序也給自己留有足夠的后門。說的清楚才能做的清楚業(yè)務需求與計算機實現(xiàn)，是個看似最簡單、實際最難做的環(huán)節(jié)。最終投入使用的應用軟件是用于實際工作的，而一個單位約一、二十個局，幾十或一百多個處，各種數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系

43、錯綜復雜，有各種處理的可能性和需求。而編制計算機程序就必須將“所有”的需求和關(guān)系都搞清楚，給程序員一個“肯定”的要求或說明。如果需求沒有做透、沒做清楚，就會傳遞給程序員錯誤的信息，那程序編出來就會似是而非，讓最終用戶無法使用，造成計算機系統(tǒng)整體失敗。因此，一個系統(tǒng)建設的主要負責人、應用的主要管理者可以不懂計算機的基礎技術(shù)，但必須精通業(yè)務工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，做不到這一點，系統(tǒng)建成后就很難投入正常運行，不失敗就不正常了。需要注意的是，一個單位建設OA，不要貪大求洋，只要能滿足本單位的實際需求，就是最好的。如果單純追求高、新、尖，到頭來準是雞飛蛋打。因此，系統(tǒng)建設之前與建設過程中，一定要緊

44、密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務，多向業(yè)務人員和文秘人員請教，才能做好需求分析工作。保質(zhì)保量監(jiān)管不可少OA系統(tǒng)的開發(fā)過程中，一定會遇到程序的高效率與可讀性及易擴展之間的矛盾，這主要是指軟件的編制和管理監(jiān)督的問題。當系統(tǒng)的需求確定后，就要實施編程工作，只有采取適度的監(jiān)督措施，才能保證程序的質(zhì)量。這就要求管理人員不僅統(tǒng)籌管理，保持一定的工作進度，即“量”的要求，還要考慮如何編程以保證應用程序的效率、程序的可讀性及擴展性等問題，即“質(zhì)”的要求。文檔一體化OA系統(tǒng)需要協(xié)調(diào)好文書工作與檔案工作之間的關(guān)系。簡單地說，現(xiàn)行工作的最終表現(xiàn)形式大多是文件信息和行業(yè)信息，而文件、行業(yè)信息的延伸是檔案，檔案又是現(xiàn)行工作的信息

45、源。現(xiàn)行工作信息與檔案信息兩者既是相對分離的，又是相互統(tǒng)一的。因此，一個OA系統(tǒng)，必須考慮文檔一體化問題。別把自己變成IT贊助商任何一個單位建設系統(tǒng)都應精打細算，盡量少花錢多辦事，不要將本單位變成IT商家的贊助商。應本著實事求是地分析單位軟、硬件的需求，確定一個系統(tǒng)建設最佳的“性價比”。一般來說，機關(guān)信息化建設經(jīng)費開支原則是：第一，注重實際效果的原則。信息化就是要投入、要花錢的，但錢換來的應該是實際效果。第二，業(yè)務需求優(yōu)先，其它需求次之的原則。其實，一個單位的各個部門工作都有實現(xiàn)OA工作的需求，但根據(jù)我國機關(guān)單位目前的實際情況，可能難以一下子將所有方面工作同時做好，只能分清主次，逐步實施。因此

46、要業(yè)務需求優(yōu)先，其它需求次之。第三，相關(guān)經(jīng)費集中調(diào)配，相關(guān)工作同步展開原則。OA工作是一項系統(tǒng)工程，其最核心要求是所有相關(guān)工作同步完成，不能零敲碎打分散開支，顧前不顧后，顧左不顧右。經(jīng)費統(tǒng)一調(diào)配，相關(guān)工作同步展開，避免建設周期的低效延長。第四，改變權(quán)、責分離的狀況，實行權(quán)力和責任相統(tǒng)一原則。一個單位如果對OA的開支擁有計劃、審批、建議和購買權(quán)的部門較多，難以明確分擔經(jīng)費使用后出現(xiàn)的不同效果的責任。因此權(quán)力和責任相統(tǒng)一是OA成功的關(guān)鍵。第五，軟件開支優(yōu)先，硬件開支其次的原則?？偨Y(jié)一些單位OA不成功的經(jīng)驗教訓主要有二條：一是統(tǒng)籌兼顧，綜合協(xié)調(diào)不到位，二是軟件功能不完善，沒法用。因此，經(jīng)費開支應首先

47、保障軟件開支。真正推廣應用從OA工作整體來看，可分為建設與應用兩個階段，一套OA系統(tǒng)最終要通過實際應用才能體驗出其價值，如應用不起來，再好的軟、硬件系統(tǒng)也不過是個擺設。做好推廣應用工作應反復宣傳OA工作的性質(zhì)與作用，還應注意以下幾點：擺正系統(tǒng)建設、管理部門與應用部門之間的關(guān)系。一個好的計算機系統(tǒng)既有服務功能，又有管理功能，但是有效的管理應存在于優(yōu)質(zhì)的服務之中，所以這項工作在表現(xiàn)形式上就是服務。如果不承認這一點，處處以技術(shù)專家自居，再好的計算機系統(tǒng)也別想運轉(zhuǎn)起來。因為任何事情從靜止狀態(tài)到穩(wěn)定運行狀態(tài)這一過程是難度最大的，在這一過程時期，用戶就是上帝，無論其是領(lǐng)導還是剛進入單位的大學生。最重要的是

48、能否做到“優(yōu)質(zhì)服務”。真正建立“用戶是上帝”的思想，要認識到建設者的一切工作成績，并不能靠領(lǐng)導認可，而只能在用戶的實際應用中才能體現(xiàn)出來。機關(guān)OA處理“政務信息”與處理“公共信息”、“行業(yè)管理”和“行政管理”信息等項工作最大的不同在于：后幾項是少數(shù)人、專業(yè)人來操作，而處理“政務信息”需多數(shù)人、非專人員來操作，多數(shù)人共同參與是其最大的特性。機關(guān)人員掌握計算機技術(shù)的水平有高有低，這就要求在推廣應用中，要制定較科學的培訓、應用工作計劃，不能急于求成，也不可放任不管。要將有效的管理寓于優(yōu)質(zhì)的服務之中，使各級領(lǐng)導及業(yè)務人員確實感覺到網(wǎng)絡系統(tǒng)能給自己的工作帶來很大的便利，能從中享受到優(yōu)質(zhì)的服務，將網(wǎng)絡系統(tǒng)

49、的使用變成其自覺的、從內(nèi)心身處愿意的、沒有任何抵觸情緒的行為，只有這樣，一個辦公自動化系統(tǒng)才能順利地投入使用。確立分階段實現(xiàn)的應用目標與工作計劃。利用計算機系統(tǒng)處理機關(guān)日常工作，是一項巨大的變革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的計算機系統(tǒng)也應制定出分價段實現(xiàn)的目標，走一步見一步效果，防止欲速不達。制定計劃時要根據(jù)本單位的實際情況，找出最佳切入點，以點帶面，最終實現(xiàn)全系統(tǒng)投入正常運行。注意協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，做好公關(guān)工作。一個部委辦公自動化系統(tǒng)投入正常運行，需要許多部門共同配合。作為系統(tǒng)的建設者、管理者要注間協(xié)調(diào)各有關(guān)部門的關(guān)系，多聽取其它部門的意見，尊重其它部門的需求，協(xié)調(diào)好各單

50、位之間的工作關(guān)系，一個計算機系統(tǒng)才能投入運行?！霸倏碠A”系列講座之五 OA如何與管理結(jié)合中國施工企業(yè)管理協(xié)會微機服務中心技術(shù)總監(jiān)王建2002-8-28目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進切實可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務，所以OA系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一

51、些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。一個良好的OA系統(tǒng)，應該以計劃為核心、以控制為手段，實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢？主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機制管理”四個方面。本文先詳細闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設計思想的OA系統(tǒng)，應該建立

52、在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。做好個人工作管理在辦公管理中，無論任何工作、任何事情，最終都是通過人來完成的，管理的本質(zhì)是人?！皞€人工作管理”系統(tǒng)解決個人工作效率的問題，包括個人總結(jié)、任務備忘、個人助理、日程管理、工作處理?！皞€人總結(jié)”是個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納?？梢园凑彰咳铡⒚恐?、每月或年度等進行分類總結(jié)，既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié)，也可以按需要的時間段進行分類統(tǒng)計，及時了解員工的工作和任務的進展情況，把握工作進度，總結(jié)工作得失。“任務備忘”提醒本人將要做的一些重要任務，既

53、可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建?！皞€人助理”是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類保存，便于以后工作中查找使用，為個人辦公提供更細致的服務?！叭粘贪才拧庇脕碓O置個人的工作日程，并在設定的時間給予提示，防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領(lǐng)導在“組織日程”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人日程管理”中也能看到。“工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的管理。每項

54、工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。按照工作性質(zhì)，又將個人的工作分為“負責的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類，極大地方便了工作的查詢和處理。目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務工作落實到個人辦公上，個人工作管理的設計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務有機地結(jié)合起來。實現(xiàn)組織管理組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進管理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。工作標準也是人力資源考核的基本標準，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標是將各部門、各個人

55、的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達到預定管理目標。組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結(jié)、部門日程及人事管理等。特點如下：（1）各級管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門的工作計劃、工作總結(jié)及進度匯報等，同時對與其管理級別相對應的計劃、總結(jié)等進行審核和調(diào)整等。（2）部門一級的工作可以采用多種方式進行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖（時標邏輯圖、時標圖、單代號圖和橫道圖）形式、工作分解結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關(guān)系、進度等進行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù)，可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。（3）部門工作可以包含子工作。

56、每項工作可被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負責人、進程時間等，同時又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣，無論多復雜的工作分解開來處理都會清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用，只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限，可以對所管轄人員進行考核評價。工作考核也是建立在明確內(nèi)設機構(gòu)和工作崗位職責的基礎上，分類分級明確工作目標，以動態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合，實行全員能力和績效考核，獎優(yōu)罰劣。（4）管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務的重要性來安排下級人員的日程，同時可以查看部門日程安排、領(lǐng)導公開的日程，需要領(lǐng)導參加的可以通過日程安排給上級領(lǐng)

57、導安排日程?？傊M織日程可以將參與此事務的相關(guān)人員一次進行安排，并設有提醒功能，與即時通訊系統(tǒng)緊密結(jié)合，將日程安排通過即時通分發(fā)給相關(guān)人員。（5）人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分，其內(nèi)容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時根據(jù)管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長安排工作。組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員專用的系統(tǒng)，是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機密，所以用戶進入系統(tǒng)時，必須進行

58、身份認證。完成項目管理日常辦公按類型分為兩種，一種是事務型辦公，一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務型處理，很難達到辦公目標，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進行透徹地深入分析，對不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應手地應用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內(nèi)要做的工作，從目標、任務、要求到措施預先作出設計安排。工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，因此在計劃中針對具體情況應事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人、參與人等，這樣才能職責明確、操作有序、執(zhí)行無誤。上級領(lǐng)導可以

59、通過項目管理的方式對所管理單位或部門進行任務安排、工作安排，任務、工作安排會自動落實到部門的負責人。各個部門負責人根據(jù)領(lǐng)導的統(tǒng)一安排，設定自已部門的具體目標，通過管理人員與員工持續(xù)、動態(tài)的溝通，明確員工的工作任務，采用確保完成任務實現(xiàn)目標的措施，然后各就各位，把詳細的工作計劃再分配下去。這樣，上級領(lǐng)導就清楚要完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑，做到心中有數(shù)，這既與實際工作相結(jié)合，又為計劃提供預見性信息。只有采用項目管理的方式，對組織計劃進行動態(tài)控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務，從而實現(xiàn)整體管理的目標。再看OA系列講座之六：白動化到自動

60、化北京大學企業(yè)研究中心北企研信息咨詢部陳思2002-9-7業(yè)內(nèi)人士戲言：“只因少了一筆，自動化成了白動化”。如果采用手寫技術(shù)，就可以使無紙辦公在許多場合顯得更簡單易用，更符合人們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的傳統(tǒng)習慣，大大方便了習慣傳統(tǒng)紙筆的人士。目前，信息化程度的高低已經(jīng)成為一個國家現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標志。從世界范圍來看，推進政府部門辦公自動化、電子化已是大勢所趨。值得注意的是，對于電子政務用戶而言，需要計算機處理的信息中有大量都是來自未經(jīng)識別的紙媒體文件，因此對紙媒體的低速處理和計算機的高速運行之間的矛盾已經(jīng)成為信息化發(fā)展的瓶頸之一。此外，在許多無紙辦公的場合，如何實現(xiàn)人性化和方便易用的

61、輸入方式也是一個重要的問題。這些問題帶來了電子政務對輸入速度和方便性方面強烈的需求，通過OCR技術(shù)和手寫技術(shù)為核心的漢字通用輸入解決方案來解決是一套不錯的方案。多寫一筆，“寫”出生動OA許多政府部門實施電子政務，但OA系統(tǒng)一直沒有得到很好的應用，對鍵盤辦公方式的不適應是主要原因之一。由于用慣了紙筆，或者對輸入法、拼音掌握不熟練，使得許多政府的工作人員視OA為畏途。業(yè)內(nèi)人士戲言：“只因少了一筆，自動化成了白動化”。如果采用手寫技術(shù)，就可以使無紙辦公在許多場合顯得更簡單易用，更符合人們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的習慣，大大方便了習慣紙筆的人士。手寫辦公功能的核心部分是手寫識別技術(shù)。目前，手寫識別已經(jīng)發(fā)

62、展到了第五代技術(shù)。前四代手寫識別技術(shù)可分為：能夠識別工整字、繁體字的第一代；能夠識別連筆字的第二代；能夠識別倒筆字、簡化字的第三代；擁有大字庫的手寫識別技術(shù)為第四代。第五代識別技術(shù)，不但性能指標有了長足的進步，而且還能夠識別和輸入行草字，更符合用戶的手寫習慣，其代表產(chǎn)品是漢王的“行草王”。行草王能夠滿足用戶用連筆、倒筆、簡化、繁體、行草等多種不同寫法，為電子政務中的實際應用奠定了堅實的基礎。手寫輸入文字和筆跡保留技術(shù)，為真正實現(xiàn)電子政務提供了堅實的基礎。現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)的手寫批注軟件，提供了用筆圈閱、簽批電子文檔的功能。此外，有的廠商還把手寫批注功能模塊做成了控件，客戶和系統(tǒng)集成商可以應用批注控件

63、便捷地開發(fā)出符合中國國情的中文辦公自動化系統(tǒng)，而且即便是已經(jīng)建成的系統(tǒng)，也可以方便地增加手寫功能。以手寫的方式輸入文字，輕松自然，人們再也不為不習慣打字而犯愁了。通過設身處地考慮到了電子政務的流程和特點，手寫技術(shù)為電子政務提供了許多人性化的應用。第一個引人注目的功能就是提供了手寫方式的圈閱、批注功能。在電子政務中公文流轉(zhuǎn)是一個重要的難題，而公文從起草、修改到各級領(lǐng)導修改、圈閱、發(fā)回定稿、發(fā)送給相應部門的過程中，相關(guān)領(lǐng)導或者責任人對公文的修改是必需而且很頻繁的。目前許多OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程中的修改是用鍵盤來進行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時間的先后以及冒名批注等等用過WORD文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果我們采用了手寫技術(shù)，公文修改時就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進行批注，更符合人們的使用習慣；另一方面各人的手寫筆跡都是不