正確定位 把握重點(diǎn) 提高效率 注重協(xié)調(diào)——做好辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì)

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1、正確定位 把握重點(diǎn) 提高效率 注重協(xié)調(diào)——做好辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 上虞市婦聯(lián)辦公室 馬亞振 本人從事辦公室工作已近十年，在工作的實(shí)踐中，有成功的喜悅，也有失誤的煩惱，有不甘平庸的失落，也有因生活著與工作著的現(xiàn)實(shí)而產(chǎn)生的自豪。下面從五個(gè)方面談一下做好辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì)。 　　一、正確定位辦公室工作的性質(zhì)和意義 　　對(duì)于像婦聯(lián)這樣的小型機(jī)關(guān)來說，辦公室工作的性質(zhì)用最簡潔的語言來表達(dá)，就是參謀部和后勤部。大單位的后勤工作是有專門的處室來承擔(dān)的。這樣的性質(zhì)定位，就決定了辦公室工作所管的事情特別多、特別雜，任何一件細(xì)小的事情，其他部室可以不管

2、的事，辦公室不能不管。對(duì)于工作的要求特別高，因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)的參謀部，屬于智囊機(jī)構(gòu)。一個(gè)決策、一個(gè)文件的出臺(tái)先后，都有大量細(xì)致深入的工作要做，一著不慎，就可能滿盤皆輸。這樣的定位，也決定了辦公室工作有了成績是理所當(dāng)然；有了錯(cuò)誤則是重點(diǎn)責(zé)任人。領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上永遠(yuǎn)也不會(huì)放上給辦公室人員的紅花，“功勞簿”上也永遠(yuǎn)不會(huì)有記載辦公室工作的一頁。但是，辦公室工作的意義卻是十分重大的，從較高層面來說，一個(gè)單位上報(bào)下發(fā)的文件材料等，基本出自辦公室，這就代表了一個(gè)單位的外在形象和內(nèi)在管理水平。一個(gè)單位的各種決策，也依靠辦公室的調(diào)查研究、綜合分析而后確定的。辦公室工作人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo)，但有可能影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策。所以從一個(gè)較

3、低層面上說，雖然辦公室工作付出很多，回報(bào)很少，但還是有許多人愿意被選任到辦公室工作，特別是黨政機(jī)關(guān)的辦公室，更是為很多人所向往，這至少也能從一個(gè)方面說明公辦室工作的重要性。 　　二、把握好辦公室工作的重點(diǎn)和節(jié)奏 辦公室工作千頭萬緒，如果眉毛胡子一把抓，更加容易手忙腳亂，忙中出錯(cuò)。從統(tǒng)籌學(xué)的角度來說，要善于把握幾個(gè)重點(diǎn)。 　?。ㄒ唬┲匾曊{(diào)查研究，掌握第一手材料，為決策參謀提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。辦公室的調(diào)研工作，除了跟著領(lǐng)導(dǎo)下基層進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，還可以有許多途徑。例如上報(bào)的各種材料數(shù)據(jù)，上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)發(fā)布的各種文件，將許多材料搜集、整理，綜合分析，然后為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，這是辦公室工作的職責(zé)所在。

4、例如2006年，我市婦聯(lián)辦公室做了一份關(guān)于大力發(fā)展手工來料加工業(yè)的調(diào)研報(bào)告，產(chǎn)生了比較好的效果。一是通過調(diào)研對(duì)全市的婦女手工來料加工情況有了詳實(shí)的第一手資料，在婦聯(lián)系統(tǒng)建立起手工來料加工數(shù)據(jù)庫，可以隨時(shí)為手工來料加工企業(yè)和散閑婦女勞動(dòng)力提供各種有用的信息；二是調(diào)研報(bào)告得到當(dāng)時(shí)的市委主要領(lǐng)導(dǎo)批示。此后，市雙學(xué)雙比協(xié)調(diào)小組出臺(tái)了一個(gè)關(guān)于發(fā)展手工來料加工業(yè)的意見，并召開全市雙學(xué)雙比工作暨手工來料加工現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議；三是在全市開展了手工來料加工“雙十佳”的評(píng)選，采取以獎(jiǎng)代補(bǔ)的辦法推動(dòng)手工來料加工業(yè)發(fā)展；四是由于市領(lǐng)導(dǎo)批示，市婦聯(lián)在年終部門考核時(shí)附加分值增加了2分，為市婦聯(lián)機(jī)關(guān)順利獲得年終考核一等獎(jiǎng)掙得了的必

5、備分值。我們認(rèn)為，一份調(diào)查報(bào)告得到這樣的結(jié)果，這應(yīng)該算是抓住了重點(diǎn)，是富有實(shí)效的工作。 　?。ǘ┲匾曊邉?dòng)向，加強(qiáng)分析綜合，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)決策的助手和智囊作用。辦公室是接觸了解上級(jí)有關(guān)文件、有關(guān)的政治、政策動(dòng)向較早的部門，憑借這個(gè)“近水樓臺(tái)”，辦公室工作人員要做有心人，靈敏地感知黨和國家的大政方針，把握地方政策的工作重點(diǎn)，了解人民群眾關(guān)心的熱點(diǎn)焦點(diǎn)。這樣，在起草領(lǐng)導(dǎo)的講話和有關(guān)文件時(shí)，才能胸有大局，更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。對(duì)于一些有可能與上級(jí)精神不一致的說法和做法，要勇于提出疑問，以便進(jìn)一步加以研究論證。 　　（三）重視規(guī)范規(guī)矩，處理好日常事務(wù)，確保機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室的一切工作都是圍繞黨

6、和政府的中心工作，不折不扣體現(xiàn)和落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，保證機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以特別要注意遵守規(guī)范，恪守規(guī)矩，不越位，不逾矩。這種規(guī)范和規(guī)矩主要是指四個(gè)方面。一是文字工作守規(guī)范。凡是辦公室出去的文字，不但代表一個(gè)單位的形象，還承載著一個(gè)單位的法律責(zé)任，一字一句，都必須準(zhǔn)確無誤，來不得半點(diǎn)馬虎。辦公室在文字的操作還應(yīng)該拒絕花架子，防止假大空，做到言之有物，言之有序。二是事務(wù)工作守規(guī)矩。辦公室是一個(gè)服務(wù)性的機(jī)構(gòu)，每天有許多常規(guī)性的事務(wù)工作要處理，恪守工作的規(guī)章制度，遵守工作紀(jì)律，這是做好事務(wù)性工作的前提和保證。三是忠于職守，該說的說，不該說的堅(jiān)決不說。四是檢點(diǎn)自身行為，廉潔奉公，慎獨(dú)嚴(yán)謹(jǐn)。 　　（四）

7、重視創(chuàng)新創(chuàng)造，在平凡中出新意，努力提升辦公室工作的水平。在規(guī)范規(guī)矩的基礎(chǔ)上來創(chuàng)新創(chuàng)造，最能體現(xiàn)辦公室工作的水平與層次。創(chuàng)新創(chuàng)造的領(lǐng)域和范圍是很廣的，例如，在調(diào)查研究方面，有課題選擇、調(diào)查方法和手段的創(chuàng)新和創(chuàng)造。在辦公室事務(wù)工作處理上，充分利用現(xiàn)代科技新技術(shù)，切實(shí)提升辦公室工作的質(zhì)量檔次。我市婦聯(lián)辦公室在信息報(bào)送與發(fā)布、婦聯(lián)網(wǎng)站的創(chuàng)建，檔案人事、財(cái)務(wù)工作等都較早實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理，在積極推進(jìn)電子政務(wù)平臺(tái)的有效利用方面也走在市級(jí)機(jī)關(guān)較先進(jìn)行列。相對(duì)于婦聯(lián)工作人員構(gòu)成單一、年齡偏大的特點(diǎn)，辦公室在努力創(chuàng)新方面的努力是有所成效的。 　　三 努力提高辦公室的工作效率和水平。 　　提高辦公室工作效率，實(shí)際

8、上與上面提到的把握重點(diǎn)和節(jié)奏是分不開的，重點(diǎn)與節(jié)奏把握好了，辦公室的工作效率也就提高了。提高辦公室工作效率的關(guān)鍵是把握好以下三點(diǎn)： 　　一是有個(gè)統(tǒng)一計(jì)劃和安排，萬事預(yù)則立，不預(yù)則廢。辦公室工作千頭萬緒，如果不安排妥當(dāng)，就會(huì)成為“救火兵”，那里著火了就越往哪跑，工作效率難以保證。每個(gè)月、每天要做什么工作，都要預(yù)先有個(gè)安排，輕重緩急，排好次序，一件一件加以落實(shí)。 　　二是要有合理的分工。辦公室工作人員少，工作內(nèi)容復(fù)雜，如果安排不合理，就容易忙亂而低效，忙中出錯(cuò)。除了崗位的職責(zé)要明確以外，具體的辦事要求，時(shí)間性限制，都要十分明確，使每個(gè)工作人員工作有頭緒，對(duì)辦好事情有信心。對(duì)一些很難辦的事，不應(yīng)

9、該工作人員“自己去想辦法”，而是幫助提出具體的解決方案與辦法。 　　三是整合理用資源的方法。辦公室是個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)，在綜合處理問題方面有優(yōu)勢(shì)，要充分利用這個(gè)優(yōu)勢(shì)。例如每到年底，婦聯(lián)系統(tǒng)常常有許多工作數(shù)據(jù)要報(bào)送，過去都是各自為政，大家發(fā)表格，搞得基層的表格滿天飛。表格收上來后，大家又分頭統(tǒng)計(jì)，有時(shí)數(shù)字對(duì)不起來，矛盾百出。從2004年起，我們婦聯(lián)辦公室搞了一個(gè)統(tǒng)籌方案，年底前，對(duì)各部室的有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)要求事先進(jìn)行了解，然后把各項(xiàng)目設(shè)計(jì)到同一個(gè)表格里。這樣，婦聯(lián)常規(guī)工作和活動(dòng)的數(shù)據(jù)就集中到一張表格上，填表的人節(jié)省了時(shí)間，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、調(diào)用、報(bào)送也方便不少，還能減少差錯(cuò)。另外，我們對(duì)辦公室的工作人員，在電

10、子計(jì)算機(jī)使用方面有較高要求，不但要會(huì)熟練使用，還要能處理常見的故障，避免經(jīng)常請(qǐng)專業(yè)人員維護(hù)修理、或者是數(shù)據(jù)丟失的麻煩。各部室間文稿修改處理也通過電子政務(wù)平臺(tái)交換。同時(shí)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)婦聯(lián)（街道）使用電子文檔報(bào)送信息材料等進(jìn)行具體的要求和輔導(dǎo)，建立起信息交換平臺(tái)，一方面大大提高了辦公室工作的效率，另一方面也有助于培養(yǎng)一支精干高效的婦女干部隊(duì)伍。 　　四、注重協(xié)調(diào)方方面面的力量 　　辦公室既是個(gè)辦事機(jī)構(gòu)，也是個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。一個(gè)單位有許多工作，光靠辦公室是不能完成的，那就需要協(xié)調(diào)各方面的力量，共同做好工作。一是對(duì)內(nèi)的協(xié)調(diào)。各部室的配合與協(xié)作，要由辦公室來進(jìn)行溝通。在溝通協(xié)調(diào)的過程中，辦公室要把握好協(xié)調(diào)的內(nèi)容

11、、職責(zé)、人員的特長等各種因素，將最適合的工作交給最適合的人去完成。并且注重內(nèi)部人員的團(tuán)結(jié)和諧，善于溝通，做到同心辦事，合力辦事。二是對(duì)外協(xié)調(diào)。婦聯(lián)工作的性質(zhì)特點(diǎn)決定了“求人”的機(jī)會(huì)多，所以辦公室要協(xié)調(diào)好對(duì)外的各部門單位之間的關(guān)系，借助外力，做好工作。 　　五、辦公室人員的基本素質(zhì) 　?。ㄒ唬┲匾晫W(xué)習(xí)善于思考。辦公室人員特別是負(fù)責(zé)人，對(duì)人對(duì)事要有自己的思考。有人說，辦公室人員就是領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒，這話也對(duì)也不對(duì)。對(duì)的是落實(shí)好領(lǐng)導(dǎo)意圖，這是辦公室工作的本份。不對(duì)的是對(duì)于所有的事，要經(jīng)過自己的思考，什么是該做的，什么是不該做的，什么事在做的過程中會(huì)有什么樣的可能與結(jié)果，辦公室人員要通過自己的思考來做

12、出判斷，如果有必要向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見的，要敢于表達(dá)自己的思想，這與違背領(lǐng)導(dǎo)意圖是完全不同的兩個(gè)概念。 　　（二）重視調(diào)查善于謀略。辦公室工作的務(wù)實(shí)性，就在于重視事實(shí)、尊重客觀。所謂謀略，也就是建立在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上的謀略。辦公室是一個(gè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，它本身沒有什么決策權(quán)，但是它可以對(duì)決策起到影響的作用。謀略和善于謀略是兩個(gè)不同的概念。辦公室的謀略，不應(yīng)該老想出一些上有政策下有對(duì)策的“短棒計(jì)”，也不應(yīng)該是搞些歪門邪道的小算盤，而應(yīng)該以大局為重，立足現(xiàn)實(shí)，著眼長遠(yuǎn)。說得通俗一說，就是要多做一些有利于人民群眾長遠(yuǎn)利益，有利于領(lǐng)導(dǎo)清政廉潔的大謀大略。 　　（三）重視修養(yǎng)善于溝通。辦公室人員的個(gè)人政治素養(yǎng)和生活素養(yǎng)是十分重要的，因?yàn)檫@些素養(yǎng)直接關(guān)系到辦公室工作的成功與失敗。從高要求上來說，辦公室工作人員除了要具備堅(jiān)定的政治信念和法制紀(jì)律觀念，還應(yīng)具備三種品格：謙和大度不卑不亢；細(xì)致謹(jǐn)慎面面俱到；淡泊名利樂于奉獻(xiàn)。這是一種很高的境界，對(duì)大多數(shù)人來說，還只能中一種努力的方向，而非現(xiàn)實(shí)的存在。有了這樣的境界和品格，與人溝通當(dāng)然也就不成問題了。