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1、XX公司檔案管理流程一、 檔案管理流程設(shè)計(jì)目的1目的2目的3目的4規(guī)范檔案管理工作，統(tǒng)一檔案的管理與使用標(biāo)準(zhǔn)，分清權(quán)責(zé)，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險規(guī)范檔案的分類、傳遞等工作，可續(xù)歸檔保管檔案，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，提高企業(yè)管理水平和管理效率（一） 流程設(shè)計(jì)目的檔案管理流程設(shè)計(jì)目的盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所，節(jié)約資源，提高檔案的保密系數(shù)和安全性，同時降低管理成本圖8-1 檔案管理流程設(shè)計(jì)目的說明檔案歸檔與維護(hù)流程（二） 流程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案管理流程結(jié)構(gòu)檔案日常管理流程聲像檔案管理流程檔案保密管理流程檔案銷毀管理流程檔案借閱與歸還流程圖8-2 檔案管理流程結(jié)
2、構(gòu)設(shè)計(jì)圖二、 檔案日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案日常管理流程圖（二） 檔案日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案鑒定與分類登記1（1）在相關(guān)部門的配合下收集檔案（2）將新收集的檔案盒已有檔案進(jìn)行分類整理 企業(yè)檔案收集規(guī)定 檔案管理制度 檔案鑒定表2（1）對檔案進(jìn)行鑒定，整理出有價值的檔案，并擬定保管期限（2）編制檔案鑒定表，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批3（1）確認(rèn)檔案鑒定的各項(xiàng)手續(xù)齊全，且已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（2）根據(jù)審批結(jié)果對檔案進(jìn)行分類，并編號登記檔案保管維護(hù)4（1）將登記表及齊全文件的修訂稿、正本和材料歸檔保管（2）檔案歸檔保管流程可參照“檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)” 檔案登記表 檔案檢
3、索工具 檔案管理制度 檔案更新記錄表5查詢、借閱流程參照“檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)6（1）收集相關(guān)材料，不斷對檔案進(jìn)行更新、完善（2）整理出沒有價值和已損壞的檔案，并進(jìn)行相應(yīng)處理檔案銷毀與記錄存檔7檔案銷毀流程參照“檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)“ 檔案銷毀記錄表 檔案更新記錄表 檔案管理制度8（1）將檔案更新、銷毀記錄表進(jìn)行存檔保存（2）對檔案重新進(jìn)行存檔保存（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案收集、整理 收集全面性，收集的檔案文件完整、全面 收集、整理及時性，及時收集和整理檔案文件，無拖延情況2檔案鑒定 鑒定準(zhǔn)確度，對檔案價值和保存期限的鑒定意見與領(lǐng)導(dǎo)審批的
4、鑒定結(jié)果基本一致3檔案分類整理、登記 分類整理準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100% 登記及時率，目標(biāo)值為100%6檔案更新、完善 更新延誤次數(shù)，目標(biāo)值為0次 更新、完善次數(shù)，目標(biāo)值為_次以上三、 檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案歸檔、維護(hù)流程圖（二） 檔案歸檔、維護(hù)工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具申請歸檔1根據(jù)檔案鑒定表與檔案登記表填寫檔案歸檔申請表，并提交行政部長審批 檔案鑒定表 檔案登記表 檔案歸檔申請表檔案裝訂2（1）將所整理的文件進(jìn)行組合固定，根據(jù)厚薄度采用卷繩或訂書器裝訂（2）裝訂時首先應(yīng)根據(jù)文件排版確定裝訂線。處理未留裝訂空隙或裝訂線上有文字的文件時，應(yīng)在裝訂的位置加一定寬度的紙邊
5、；處理大小不一、長短不齊的文件時，應(yīng)采取折疊的方法使其規(guī)格統(tǒng)一 檔案管理制度檔案編號歸檔3在各職能部門的配合下，將裝訂好的檔案按文件性質(zhì)分類 檔案管理制度 檔案目錄4分類后，按一定的標(biāo)準(zhǔn)，對分類方案的最低一級類目進(jìn)行排序5（1）排列順序后，按分類方案和排列順序?qū)n案逐件編號（2）在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫文件名稱、類別、編號等內(nèi)容6編號后，按文件性質(zhì)和內(nèi)容編制檔案目錄，以便查閱和統(tǒng)計(jì)檔案裝盒7（1）確定各檔案已全部分類編號且編制了檔案目錄（2）將整理好的檔案按編號順序裝入檔案盒，在檔案盒封面標(biāo)明全宗名稱（3）根據(jù)檔案盒擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止
6、編號、盒號等必備項(xiàng)（4）檔案盒內(nèi)附上案卷備考表（置于盒內(nèi)文件之后），其項(xiàng)目包括盒內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和歸檔日期等（5）盒內(nèi)檔案情況說明主要記錄檔案的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況 檔案盒 檔案盒標(biāo)簽 檔案管理制度 案卷備考表檔案維護(hù)8（1）將歸檔、審查完畢的歸檔盒根據(jù)檔案編號、檔案材質(zhì)及保存方法放至相應(yīng)的檔案室（2）定期對檔案與檔案盒進(jìn)行除塵、維護(hù)（3）對破損的檔案應(yīng)及時進(jìn)行必要的修理、托襯、裱糊，確保檔案完整、恢復(fù)原貌 檔案管理制度 檔案室管理制度（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案歸檔申請 檔案歸檔申請及時性，檔案歸檔申請及時，無延誤情況 檔案
7、歸檔申請表填寫準(zhǔn)確性，填寫準(zhǔn)確、無錯誤2檔案裝訂 檔案裝訂規(guī)范性，檔案裝訂工作按檔案管理制度中的檔案裝訂辦法執(zhí)行 裝訂整齊性，檔案裝訂整齊，無大小或長短不一等裝訂情況3檔案分類 檔案分類合理性，檔案分類合理，便于查找 檔案分類出錯次數(shù)，目標(biāo)值為0次5檔案編號 檔案編號正確性，檔案編號正確，無重復(fù)或錯漏編號等情況7檔案裝盒 檔案裝盒準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100% 檔案盒各項(xiàng)標(biāo)簽填寫的清晰、準(zhǔn)確度，檔案盒各項(xiàng)標(biāo)簽填寫清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確8檔案保存維護(hù) 檔案保存維護(hù)及時率，目標(biāo)值為100% 檔案保存整潔性，檔案整潔、干凈，無灰塵覆蓋 檔案破損率，目標(biāo)值為0四、 檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案借閱、歸還
8、流程圖（二） 檔案借閱、歸還工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案借閱1（1）行政部長審核經(jīng)行政人員審查的檔案借閱申請表（2）行政部長審批權(quán)限內(nèi)的申請表，并將權(quán)限外的申請表（如借閱機(jī)密檔案的申請表）交執(zhí)行長審批 檔案借閱申請表 企業(yè)內(nèi)部申請審批制度 檔案調(diào)出登記表 檔案借閱登記表 檔案管理制度2（1）行政人員確認(rèn)檔案借閱申請表已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（2）取出相應(yīng)的借閱檔案，在檔案調(diào)出登記表中登記檔案的名稱、類別、編號、取出日期等信息3（1）通知借閱人領(lǐng)取借閱檔案（2）在檔案借閱登記表上登記借閱檔案的名稱、類別、編號、借閱人、借閱日期、應(yīng)歸還日期、審批人、經(jīng)辦人等信息檔案續(xù)借4（1）審查續(xù)借檔案與續(xù)
9、借原因（2）將相關(guān)續(xù)借檔案的名稱、類別、編號、續(xù)借原因、續(xù)借時間等信息填寫至檔案續(xù)借申請表，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 檔案續(xù)借申請表 檔案續(xù)借登記表 企業(yè)內(nèi)部申請審批制度 檔案管理制度5（1）確認(rèn)續(xù)借手續(xù)已齊全（2）在檔案續(xù)借登記表中寫明續(xù)借檔案的名稱、類別、編號、續(xù)借人、審批人、續(xù)借日期、續(xù)借時間經(jīng)辦人等情況檔案歸還6（1）根據(jù)檔案借閱登記表確認(rèn)各檔案應(yīng)歸還日期及其借閱人等（2）對于即將到期歸還的檔案，應(yīng)通知檔案借閱人按時歸還 檔案借閱登記表 檔案續(xù)借登記表 檔案破損處理表 檔案管理制度7檢查歸還檔案是否完整。對于有破損或缺失的檔案，應(yīng)將相關(guān)情況登記后反映給上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理8根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)審批的處
10、理方式，對相應(yīng)的檔案及借閱人進(jìn)行處理9（1）將歸還或修復(fù)的檔案歸檔至相應(yīng)的檔案盒與檔案室（2）將檔案借閱登記表、檔案續(xù)借登記表、檔案破損處理表永久保存（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值2檔案取出、登記 檔案取出及時性，檔案借閱申請審批完成后及時取出 檔案調(diào)出登記表填寫完整性，填寫內(nèi)容完整、準(zhǔn)確3借閱手續(xù)辦理 借閱手續(xù)辦理及時率，目標(biāo)值為100% 借閱手續(xù)完整性，借閱手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整5續(xù)借手續(xù)辦理 續(xù)借手續(xù)辦理及時率，目標(biāo)值為100% 續(xù)借手續(xù)辦理完整性，續(xù)借手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整7歸還檔案檢查、登記 歸還檔案檢查及時性，及時檢查
11、歸還檔案的破損情況 歸還檔案登記準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100%8破損檔案處理 破損檔案處理及時率，目標(biāo)值為100% 破損檔案處理規(guī)范性，處理工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及檔案管理制度中的檔案破損處理辦法進(jìn)行9檔案與記錄歸檔 歸檔及時率，目標(biāo)值為100% 記錄保存完整性，各項(xiàng)登記記錄保存完整、無缺失情況五、 檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案銷毀管理流程圖（二） 檔案銷毀管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案銷毀分析1（1）定期根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、密級、利用價值等，對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定（2）對鑒定為無保存價值的檔案編制檔案銷毀分析報告 檔案銷毀分析報告 檔案管理制度檔案銷毀審批2清點(diǎn)、核對篩選
12、出檔案的內(nèi)容、價值，確保篩選出的需銷毀檔案為無保存價值檔案 檔案銷毀清單 檔案銷毀手冊 檔案銷毀分析報告 企業(yè)內(nèi)部申請審批制度 檔案管理制度3（1）根據(jù)清點(diǎn)、核對無誤的需銷毀檔案列出檔案銷毀清單（2）根據(jù)需銷毀檔案的內(nèi)容、密級，編制檔案銷毀手冊，內(nèi)容包括檔案的名稱、編號、類別、形成時間，銷毀原因，銷毀方式等（3）將檔案銷毀手冊與檔案銷毀分析報告提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批檔案銷毀4（1）確認(rèn)需銷毀檔案已通過審核（2）在需銷毀檔案的檔案目錄、檔案總登記簿和檔案目錄登記簿上注銷相關(guān)檔案 檔案目錄 檔案總登記簿 檔案目錄登記簿 檔案銷毀記錄表 檔案管理制度5（1）在行政部長的監(jiān)督下，由兩名或兩名以上的行政人員根
13、據(jù)銷毀處理方式對需銷毀檔案進(jìn)行銷毀處理（2）銷毀處理方式有焚燒、碎片和化漿等6（1）確認(rèn)需銷毀檔案已銷毀（2）在檔案銷毀記錄表上登記銷毀檔案的時間、地點(diǎn)、銷毀人及監(jiān)督人等信息，并簽字歸檔（3）長期保存檔案銷毀記錄表（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案價值定期檢定 檔案價值鑒定及時率，目標(biāo)值為100% 檔案價值鑒定合理性，對檔案價值鑒定合理，無將有保存價值檔案鑒定為無保存價值、需銷毀檔案的情況3檔案銷毀清單、手冊編制 檔案銷毀清單編制正確率，編制的清單內(nèi)容正確無誤 檔案銷毀手冊編制合理性，手冊內(nèi)容合理，銷毀方式和檔案性質(zhì)相適宜4檔案注銷 注銷及時率，目標(biāo)值為100
14、% 注銷準(zhǔn)確率，目標(biāo)值為100%5檔案銷毀 檔案銷毀按時完成率，目標(biāo)值為100% 檔案銷毀規(guī)范性，檔案銷毀工作按檔案管理制度中的檔案銷毀管理規(guī)定執(zhí)行6檔案銷毀記錄、歸檔 檔案銷毀記錄歸檔及時性，將檔案銷毀記錄及時歸檔，無逾期未記錄或未歸檔等情況 記錄保存完整性，檔案銷毀記錄長期保存，記錄無丟失六、 檔案保密管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案保密管理流程圖（二） 檔案保密管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案保密管理制度建設(shè)1（1）收集、參考優(yōu)秀企業(yè)或同行業(yè)企業(yè)的檔案管理制度（2）擬定適合本企業(yè)的檔案保密管理制度，交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 檔案管理制度 檔案保密管理制度密級確定2（1）根據(jù)檔案保密管理制
15、度和檔案具體內(nèi)容，在相關(guān)部門配合下劃分檔案密級（2）編制檔案密級建議書，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批 檔案密級建議書 檔案密級明細(xì)表 檔案管理制度3（1）將檔案按密級高低排序，編制檔案密級明細(xì)表（2）檔案密級明細(xì)表內(nèi)容包括檔案的名稱、類別、編號、密級等4（1）將檔案按類別、編號及密級分別歸檔保存至相應(yīng)的檔案室（2）將檔案密級明細(xì)表存放至指定的安全文件柜保密處理5（1）定期組織人員對檔案安全進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)漏洞和錯誤（2）將安全評估報告提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，確認(rèn)處理方式 安全評估報告 泄密事故處理報告 檔案保密管理制度6（1）出現(xiàn)泄密事故時，應(yīng)及時按照檔案保密管理制度進(jìn)行緊急處理（2）調(diào)查原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免
16、類似事故再次發(fā)生密集調(diào)整7對檔案進(jìn)行定期審查、整理，審查、整理范圍包括已泄密和未泄密的全部檔案 檔案管理制度 企業(yè)內(nèi)部審批制度8（1）確定已泄密和未泄密檔案的處理辦法（2）需解密、降級的檔案須提交主管領(lǐng)導(dǎo)審批，重新進(jìn)入密集確定程序；無需處理的檔案，則歸檔保存（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值2檔案密級劃分 檔案密級劃分合理性，檔案密級劃分合理，所提供密級劃分建議與領(lǐng)導(dǎo)審批意見的差錯率為04檔案歸檔保存 歸檔及時率，目標(biāo)值為100% 保存完整性，保存的檔案整潔、完整5定期安全評估 安全評估及時性，在規(guī)定時間內(nèi)及時進(jìn)行安全評估 安全評估準(zhǔn)確性，安全評估準(zhǔn)確，能及時發(fā)現(xiàn)漏
17、洞和問題6泄密事故處理 處理及時率，目標(biāo)值為100% 處理 有效性，泄露事故處理有效，能將不利影響降至最低七、 聲像檔案管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 聲像檔案管理流程圖（二） 聲像檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具聲像檔案收集整理1（1）在聲像資料形成1個月內(nèi)收集反映本企業(yè)主要職能活動、工作成果和存在問題的聲像資料，各級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加的與本企業(yè)有關(guān)的重大活動聲像資料，本企業(yè)有關(guān)人員組織或參加的重要會議及活動的聲像資料，其他單位與本企業(yè)形成的重要聲像資料（2）隨時收集具有保存價值的聲像資料（3）隨時征集重要的聲像資料 檔案管理制度 聲像檔案管理規(guī)定 聲像資料統(tǒng)計(jì)表 聲像資料保管期限建議
18、書2（1）整理、分類、組合、排列收集/征集的聲像資料（2）將照片資料按年代分類，同屬一類的按時間順序編號，同時填寫其底片號、底片在案卷內(nèi)的流水號；音像資料按年度分類，按內(nèi)容編號，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)收為一個案卷，編同一案卷號，然后每盤再依次編排序號（3）編制聲像資料統(tǒng)計(jì)表與聲像資料保管期限建議書，交上級領(lǐng)導(dǎo)審批聲像檔案歸檔保管3編寫文字說明，準(zhǔn)確記錄聲像資料的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等信息 聲像檔案文字說明 聲像檔案目錄 檔案管理制度 聲像檔案管理規(guī)定4（1）根據(jù)聲像資料的分類及編號編制聲像資料目錄，以便查找（2）聲像檔案目錄的內(nèi)容包括聲像資料的名稱、類別、編號、時間、作者
19、（攝制者）等5聲像檔案歸檔流程可參照“檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”6（1）及時處理污損的聲像檔案，進(jìn)行必要的技術(shù)處理（2）根據(jù)各項(xiàng)聲像檔案的特點(diǎn)對其進(jìn)行適當(dāng)保存（3）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出。清洗、消磁、涂改和銷毀聲像檔案必須經(jīng)過審批（4）聲像檔案的銷毀、保密流程可分別參照“檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”和“檔案保密管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”聲像檔案開發(fā)利用7（1）建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批程序，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度確定利用范圍（2）對于具有專利的聲像檔案，如有外單位需要使用，行政人員應(yīng)按專利法的有關(guān)規(guī)定給予辦理。已移交檔案館的，所得專利收益應(yīng)撥給原移交部門，檔案館只
20、收取保管費(fèi)（3）對于利用率高的聲像檔案，可將其復(fù)制件外借。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由行政人員負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)（4）在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)有的聲像檔案（5）聲像檔案借閱流程可參照“檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)” 企業(yè)內(nèi)部審批制度 檔案管理制度（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1聲像資料收集/征集 收集/征集及時率，目標(biāo)值為100% 收集全面性，收集的聲像資料完整、全面2聲像資料整理 整理及時性，及時將收集的資料進(jìn)行整理、分類 整理合理性，整理、分類的聲像資料整潔、清楚、合理3文字說明編寫 文字說明精煉性，編寫的文字說明簡潔、清晰、精煉 文字說明完整率，確保每一聲像檔案均有文字說明，錯漏次數(shù)為06聲像檔案保管 聲像檔案保管準(zhǔn)確性，聲像檔案的保管方法、方式準(zhǔn)確，無因保管不當(dāng)而導(dǎo)致檔案損毀等情況 保管安全性，保管方式、方法安全，無因保管不當(dāng)而導(dǎo)致信息泄露等情況7聲像檔案開發(fā)利用 利用高效性，聲像檔案能得到最高效的利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的最大價值 利用合理性，聲像檔案利用合理，不存在濫用、閑置或過度使用等情況
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