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1、公司檔案管理制度 適合 企業(yè)檔案管理制度 第一章 總 則 第一條為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法和（總公司辦公制度有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司（下稱各單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。 第三條各單位的領(lǐng)導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。第二章 歸檔范圍 第五條凡是反
2、映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等）均屬歸檔范圍。第六條上級機關(guān)文件材料應歸檔的有。 （一）上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料； （二）黨和國家領(lǐng)導人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。 （三）代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。 （四）其他文件材料。 第七條公司文件材料應歸檔的有。 （一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。 （二）公司的請求與上級機關(guān)的批復文件，各部門、
3、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件； （三）公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告； （四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料； （五）公司領(lǐng)導公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料； （六）公司領(lǐng)導或各部門有關(guān)負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本； （七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等； （八）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機
4、盤片等）； （九）公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料； （十）公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等； （十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料； （十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本； （十三）公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料； （十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表； （十五
5、）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根； （十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等； （十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料； （十八）公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料； （十九）公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證； （二十）公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應歸檔的有： （一）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件； （二）有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公
6、司工作形成的重要文件； （三）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。第三章 立卷歸檔要求第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。 第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。 第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點： （一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔
7、案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復印件）、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。 （二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。 （三）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （四）卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝
8、訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。 （五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 （六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。 （七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章 檔案保管期限第十三
9、條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。第十四條確定公司檔案保管期限的原則 （一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。 （二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。 （三）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第五章 檔案的鑒定與銷毀第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，
10、提出存毀意見。第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷毀。第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章 檔案的借閱第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導批準。第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準。第二十
11、三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。 第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 罰 則 第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款100元500元，并予以通報批評。第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按公司保密工作條例）進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領(lǐng)導和當事人各罰款500元1000元，并予以通報批評。第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。 第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按公司保密工作條例進行處理。第八章 附 則第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準
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