采購管理制度

精選資料公司采購管理制度第一章 總 則第一條 建立公司內(nèi)部采購管理制度，規(guī)范物資供應(yīng)申報(bào)及采購操作流程，嚴(yán)格控制成本，杜絕管理漏洞，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制訂本管理制度。第二條 本制度適用于公司內(nèi)部所需各類資產(chǎn)（含非資產(chǎn)類）、生產(chǎn)研發(fā)類、設(shè)施設(shè)備類及非設(shè)備類（行政類、銷售類）物資、材料設(shè)備采購，包括年度采購、單項(xiàng)采購及緊急采購。第三條 物資供應(yīng)部為公司采購、招投標(biāo)、物品驗(yàn)收、質(zhì)量保證的責(zé)任單位。第二章 采購原則第三條 嚴(yán)格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。第四條 嚴(yán)格遵守公司物資供應(yīng)部統(tǒng)一詢價(jià)定標(biāo)的原則。 第五條 嚴(yán)格遵守“三個(gè)三”原則。 1、選購三原則：（1）一種物品采購由各部（參與部門或人員）共同提供三家商戶（三家聯(lián)合詢價(jià)）；（2）一種物品提供三家商戶進(jìn)行報(bào)價(jià)（三家報(bào)價(jià)）；（3）一種物品最后定一三家（三家定價(jià)）。 2、定購三原則：（1）同類物品質(zhì)量最優(yōu)；（2）同類物品、同等質(zhì)量、同等參數(shù)價(jià)格最低；（3）同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好。3、驗(yàn)收三原則：（1）由公司招標(biāo)物資供應(yīng)部、使用部門、儲(chǔ)運(yùn)部等部門共同參與驗(yàn)收；（2）參與驗(yàn)收的各部門代表簽字后方能視為有效；（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅(jiān)決退換。第三章 年度采購第六條 年度采購的定義年度采購是指對有計(jì)劃、有持續(xù)需求的物資采購。第七條 年度采購的范圍1、辦公耗材（行政類）等物料用品（含非資產(chǎn)類）：辦公耗材、辦公文具、低值易耗品、保潔物料、行政類印刷制品、行政類廣告制品、常態(tài)化及標(biāo)準(zhǔn)化行政材料設(shè)備、銷售類相關(guān)日常物品、活動(dòng)類物品、生產(chǎn)及研發(fā)所需儀器、設(shè)施設(shè)備及原料供給、包裝類、廣告宣傳類等相關(guān)物品。2、物資采購標(biāo)的金額5萬元以上（>5萬），必須以年度采購形式進(jìn)行采買，簽訂年度合同。3、根據(jù)其采購主體性質(zhì)界定，大宗類商品及年度使用常規(guī)物品必須以年度采購形式進(jìn)行采買,建立公司戰(zhàn)略合作單位品牌庫,進(jìn)行固定供貨,長期合作。第八條 由需求部門確定所申購物資的數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)品檔次及其他相關(guān)要求。第九條 立項(xiàng)申請申購部門填寫立項(xiàng)報(bào)告審批表，按權(quán)限逐級審批后，交由公司物資供應(yīng)部進(jìn)行招標(biāo)采購工作。需求部門在填寫立項(xiàng)審批表時(shí)，須明確提出招標(biāo)單位資質(zhì)等要求、招標(biāo)項(xiàng)目及招標(biāo)內(nèi)容、數(shù)量、詳細(xì)的規(guī)格參數(shù)技術(shù)要求和方案等。物資供應(yīng)部按領(lǐng)導(dǎo)簽批后日期進(jìn)行相關(guān)采購工作。根據(jù)物資采購項(xiàng)目的內(nèi)容，主要分為以下三大類內(nèi)容：第一類，行政類，相關(guān)立項(xiàng)應(yīng)包括相關(guān)采購物品名稱、使用用途、規(guī)格型號、配置、物品的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、顏色、檔次、到位時(shí)間等具體要求。第二類，銷售類，相關(guān)立項(xiàng)應(yīng)包括相關(guān)活動(dòng)或采購物品名稱、活動(dòng)方案、具體實(shí)施清單內(nèi)容、使用周期、使用部位、規(guī)格型號、配置、具體物品的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、顏色、檔次、進(jìn)場時(shí)間、樣品樣板等具體要求。第三類，生產(chǎn)研發(fā)類，相關(guān)立項(xiàng)包括需采購項(xiàng)目或材料設(shè)備的名稱、招標(biāo)采購項(xiàng)目的具體內(nèi)容、使用部位、規(guī)格型號、配置、資質(zhì)要求、具體圖紙要求的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、顏色、檔次、進(jìn)場時(shí)間和樣品樣板等具體要求。所提供需求方案須經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。立項(xiàng)完成時(shí)間以具體簽批時(shí)間為準(zhǔn)。對于需求部門的需求計(jì)劃，需求部門須在每月的25號之前提供經(jīng)審批后的次月的采購項(xiàng)目計(jì)劃，并提報(bào)至物資供應(yīng)部。第十條 物資采購的審批權(quán)限及審批流程（月度及年度類）1、行政類申購：（1）月度：申購/需求部門于每月25日前根據(jù)上月月度使用量提報(bào)次月需求量并填寫物料采購需求月度計(jì)劃表部門負(fù)責(zé)人提報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核人事行政經(jīng)理審批行政資產(chǎn)管理員匯總并填寫物料采購匯總申請表人事行政經(jīng)理簽字確認(rèn)存檔資產(chǎn)管理員填寫物料采購（行政類）審批表人事行政經(jīng)理審核人事行政總監(jiān)審批人事行政部按年度合同實(shí)施采購、驗(yàn)收并按季度辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)物品登記、領(lǐng)用、發(fā)放。（2）年度：人事行政部根據(jù)上年度物資使用情況，預(yù)估使用量及出具預(yù)算金額，按招投標(biāo)管理制度及流程執(zhí)行操作。人事行政部由經(jīng)辦人/行政資產(chǎn)管理員填寫立項(xiàng)報(bào)告審批表部門負(fù)責(zé)人提報(bào)人事行政總監(jiān)確認(rèn)簽字總經(jīng)理審批人事行政部接收。2、銷售類申購（1）月度：銷售部/相關(guān)需求部門經(jīng)辦人填寫資產(chǎn)購置審批表部門負(fù)責(zé)人提報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。（2）年度：按招投標(biāo)管理制度及流程執(zhí)行操作。銷售部填寫立項(xiàng)報(bào)告審批表并提供已確定標(biāo)準(zhǔn)的銷售活動(dòng)方案及材料清單部門負(fù)責(zé)人提報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字物資供應(yīng)部確認(rèn)簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。3、生產(chǎn)研發(fā)類申購（1）月度：生產(chǎn)部、研發(fā)部經(jīng)辦人填寫資產(chǎn)購置審批表部門負(fù)責(zé)人簽字提報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。（2）年度：按招投標(biāo)管理制度及流程執(zhí)行操作。生產(chǎn)部（車間）及研發(fā)部填寫立項(xiàng)報(bào)告審批表并提供已確定標(biāo)準(zhǔn)物品、設(shè)備、原料清單及詳細(xì)參數(shù)明細(xì)和相關(guān)要求部門負(fù)責(zé)人提報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核物資供應(yīng)部確認(rèn)簽字總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部接收。第十一條 物資采購立項(xiàng)時(shí)間完成要求1、行政類（行政部門申購立項(xiàng)）緊急類（立項(xiàng)簽收完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前2天完成）加急類（立項(xiàng)簽收完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前5天完成）常規(guī)類（立項(xiàng)簽收完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前7天完成）2、銷售類（銷售部門申購立項(xiàng)）緊急類（立項(xiàng)完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前3天完成）加急類（立項(xiàng)完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前5天完成）常規(guī)類（立項(xiàng)完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前7天完成）3、生產(chǎn)研發(fā)類（生產(chǎn)部門/研發(fā)部門申購立項(xiàng)）緊急類（立項(xiàng)完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前5天完成）加急類（立項(xiàng)完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前10天完成）常規(guī)類（立項(xiàng)完成時(shí)間至少在需求時(shí)間的提前15天完成）第十二條 物資采購屬性劃分固定資產(chǎn)與低值物資的界定：1、單件本值（原值）金額在5000元以上為固定資產(chǎn)；單件本值（原值）金額在5000元以下為低值易耗品。2、可循環(huán)使用，且物品使用生命周期為一年（含）以上的為固定資產(chǎn)；不可循環(huán)使用，且物品使用生命周期一年以下的為低值易耗品。第十三條 供應(yīng)商的考察、征召、資格審查和選擇、確定1、供應(yīng)商的資格要求：入選企業(yè)必須是行業(yè)或區(qū)域綜合實(shí)力較強(qiáng)、規(guī)模大、企業(yè)資質(zhì)及信譽(yù)度高。 2、供應(yīng)商的征召：年度供應(yīng)商的征召由需求部門、物資供應(yīng)部、相關(guān)聯(lián)部門人員按照背靠背原則，分別通過電話黃頁、網(wǎng)絡(luò)搜索、人脈推薦等方式搜索至少3家及以上單位。由物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合需求部門負(fù)責(zé)人、關(guān)聯(lián)部門負(fù)責(zé)人共同對其搜索單位的資質(zhì)、實(shí)力、企業(yè)信譽(yù)度、商務(wù)經(jīng)營資料等進(jìn)行調(diào)查。 3、供應(yīng)商的資格審查：（1）根據(jù)聯(lián)系情況由需求部門及物資供應(yīng)部確定須考察的單位，并組織由征召小組部門人員所組成的考察小組，必要時(shí)邀請相關(guān)部門人員參加，對供應(yīng)商進(jìn)行考察；考察小組考察完畢后對供應(yīng)商進(jìn)行篩選、優(yōu)選，剔除不符合要求的單位，物資供應(yīng)部填寫入選單位基本情況表。（2）物資供應(yīng)部根據(jù)調(diào)查了解情況聯(lián)系確定須約見的單位，征召供貨商至公司進(jìn)行現(xiàn)場談判。4、入圍供應(yīng)商的最終確定：根據(jù)考察情況、供貨商資質(zhì)、信譽(yù)度等方面，由需求部門、物資供應(yīng)部門聯(lián)合對所有入圍供貨商進(jìn)行現(xiàn)場商談、報(bào)價(jià)，根據(jù)質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)三方面對其標(biāo)的進(jìn)行競價(jià)評標(biāo)。物資供應(yīng)部填寫采購競價(jià)表（含緊急類），將最終談價(jià)定標(biāo)結(jié)果報(bào)總經(jīng)理審批執(zhí)行或直接由董事長/總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況指定供貨商。第十四條 合同的簽訂1、公司采購的項(xiàng)目，由物資供應(yīng)部根據(jù)總經(jīng)理/董事長最終審批結(jié)果，按權(quán)限逐級報(bào)批合同。2、由公司負(fù)責(zé)采購的生產(chǎn)原料中，屬于公司自用的原材料由公司直接與供應(yīng)商簽訂供貨合同，屬于供應(yīng)給第三方的原料或由第三方代為購買的，必須簽訂代購代扣代付的三方協(xié)議，包括：貨物驗(yàn)收、結(jié)算辦理、各種單據(jù)的管理。第四章 單項(xiàng)采購第十五條 單項(xiàng)采購的定義單項(xiàng)采購是指對單項(xiàng)（批次）申報(bào)物資的采購。單項(xiàng)采購包含但不限于：各公司的辦公及生產(chǎn)設(shè)備、辦公軟件（管理ERP軟件）、大型家具、服裝、電器、車輛、生產(chǎn)所需單件設(shè)備或單批原料等非標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)研發(fā)材料等采購。 第十六條 單項(xiàng)采購立項(xiàng)1、單項(xiàng)采購立項(xiàng)同年度采購立項(xiàng)。2、生產(chǎn)及研發(fā)原材料采購：由生產(chǎn)、研發(fā)部經(jīng)辦人填寫資產(chǎn)購置審批表并附上相關(guān)原材料明細(xì)生產(chǎn)、研發(fā)部負(fù)責(zé)人審核主管/分管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部。3、辦公家具、家電、公司設(shè)施設(shè)備類： 申購/需求部門每月10日前填寫資產(chǎn)購置審批表申購部門經(jīng)辦人提報(bào)申購部門負(fù)責(zé)人審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批人事行政部復(fù)核總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部4、固定資產(chǎn)：1）5萬元以內(nèi)（含5萬元）的固定資產(chǎn)審批流程申購部門填寫資產(chǎn)購置審批表分管領(lǐng)導(dǎo)審批人事行政部意見總經(jīng)理審批物資供應(yīng)部2）5萬元以上的固定資產(chǎn)購置或其他非固資類物品采購以及所有車輛的購置經(jīng)總經(jīng)理審批后還須報(bào)董事長審批。第十七條 單項(xiàng)采購工作流程1、詢價(jià)（1）預(yù)算金額1萬元以下（含1萬元）的單項(xiàng)采購，由申購需求部門至少一名員工、物資供應(yīng)部一名專員（共計(jì)2名）分別提交至少3家供應(yīng)商的最終報(bào)價(jià)。（2）預(yù)算金額1萬元-5萬元（含5萬元）的單項(xiàng)采購，由物資供應(yīng)部2名物資采購員（含部門負(fù)責(zé)人）協(xié)同需求部門兩名員工（含部門負(fù)責(zé)人）（共計(jì)4名）按背靠背原則，分別通過網(wǎng)絡(luò)、平面媒體等方式搜索5家以上合格單位（特殊情況下搜尋至少不低于3家單位），由四名相關(guān)詢價(jià)人員分別提交供應(yīng)商的最終報(bào)價(jià)，需求部門負(fù)責(zé)人及物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至總經(jīng)理，由總經(jīng)理篩選出至少三家合格供應(yīng)商后進(jìn)行簽批。2、定價(jià)由物資供應(yīng)部及需求部門負(fù)責(zé)人主持，1名物資采購員及需求部門2名員工，共5人參與，嚴(yán)格按照公平、公正、公開原則進(jìn)行現(xiàn)場談判，比價(jià)、談價(jià)，定標(biāo)。由物資供應(yīng)部制作填寫單項(xiàng)（批次）項(xiàng)目定價(jià)審批表，需求部門及物資供應(yīng)部共同出具評標(biāo)意見，報(bào)總經(jīng)理審批。3、預(yù)算金額5萬元以上的單項(xiàng)采購，按年度采購方式進(jìn)行。4、對已經(jīng)確定供貨商且標(biāo)的總定價(jià)為5萬以下（含5萬）物資（IT產(chǎn)品及其他周期時(shí)令產(chǎn)品除外），一個(gè)月內(nèi)再次申購的，經(jīng)總經(jīng)理審批后直接按前定標(biāo)價(jià)格進(jìn)行采購。第十八條 采購驗(yàn)收1、物資供應(yīng)部、需求/立項(xiàng)部門、儲(chǔ)運(yùn)部根據(jù)定標(biāo)資料，進(jìn)行合同簽訂、采購、三方驗(yàn)收并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。2、原材料物資的驗(yàn)收，按驗(yàn)收三原則執(zhí)行，生產(chǎn)及研發(fā)部原材料由生產(chǎn)部、研發(fā)部、質(zhì)量管理部三部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。第十九條 采購跟蹤1、為確保供方交貨準(zhǔn)時(shí)，物資供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)關(guān)注貨品供給情況并跟催到位。2、采購物資因故不能或無法按時(shí)采購到貨時(shí)，物資供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)通知各需求部門，以便其及時(shí)采取其他應(yīng)對措施。第五章 緊急采購第十九條 議標(biāo)由于特殊原因，事務(wù)緊急，為快速推進(jìn)工作及時(shí)完成工作而不能按正常程序?qū)嵤┰儍r(jià)、評標(biāo)、定標(biāo)，需議標(biāo)的項(xiàng)目須按下列程序進(jìn)行：1、議標(biāo)審批適用范圍：因某種原因目前符合公司要求或可滿足物資采購需求的供應(yīng)商有且僅有一家（不滿足評標(biāo)、招標(biāo)條件），此類商品市場供貨商資源匱乏。2、車輛采購由公司物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人及人事行政部等相關(guān)人員共同到該品牌的4S店或總代理詢價(jià)、議價(jià),詢價(jià)范圍不局限于地區(qū)。第二十條 現(xiàn)金采購及聯(lián)合現(xiàn)場采買模式原則上公司所有物資、物料、設(shè)備采購不允許進(jìn)行現(xiàn)金采買，均采用到送支票、商業(yè)承兌匯票、公對公轉(zhuǎn)賬、電匯等方式進(jìn)行支付?，F(xiàn)金采購只適用于公司緊急、重大事務(wù)或由董事長/總經(jīng)理授權(quán)指定事務(wù)。因緊急采購需用現(xiàn)金采購及現(xiàn)場采買的項(xiàng)目須填寫現(xiàn)場采購詢價(jià)記錄表并按下列程序進(jìn)行：1、預(yù)算金額2000元以下（含2000元）緊急采購至少由申購需求部門一名員工、物資供應(yīng)部1名員工，2名以上人員進(jìn)行現(xiàn)場聯(lián)合詢價(jià)，并取得不少于兩家供應(yīng)商的現(xiàn)場最終報(bào)價(jià)，同型號、同品牌、同質(zhì)量者，選取報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商進(jìn)行購買。并將現(xiàn)場詢價(jià)的相關(guān)供貨商相關(guān)信息（單位名稱、聯(lián)系方式、聯(lián)系電話、企業(yè)地址等）做好登記，由物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人和需求部門負(fù)責(zé)人共同對其真實(shí)性復(fù)核后，在現(xiàn)場采購詢價(jià)記錄表上由三方簽字確認(rèn)（詢價(jià)人員、物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人）。2、預(yù)算金額2000元以上，5000元以下（含5000元）的現(xiàn)金采購，必須由需求部門2人、物資供應(yīng)部1人共同參與，原則上現(xiàn)場采買至少須在3家及以上供應(yīng)商有效最低報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一意見后進(jìn)行采購。采購后由三方（詢價(jià)人員、物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人）在現(xiàn)場采購詢價(jià)記錄表上簽字確認(rèn)。3、預(yù)算金額5000元以上,10000元以下（含10000元）的現(xiàn)金采購，必須由需求部門2人以上、物資供應(yīng)部1人（其中1人必須為部門負(fù)責(zé)人）共同參與，原則上現(xiàn)場采買至少須在3家及以上供應(yīng)商有效最低報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一意見后進(jìn)行采購。采購后由三方（詢價(jià)人員、物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人）在現(xiàn)場采購詢價(jià)記錄表上簽字確認(rèn)。第六章 采購紀(jì)律第二十一條 采購系統(tǒng)以外的任何人員不得干預(yù)采購工作。第二十二條 參與采購工作的各部門獨(dú)立運(yùn)作，禁止相互串通、干預(yù)。第二十三條 所有參與采購工作的人員不得接受供應(yīng)商的任何宴請、饋贈(zèng)，不得與供應(yīng)商發(fā)生任何經(jīng)濟(jì)往來。第二十四條 所有參與采購過程的人員須嚴(yán)格保守機(jī)密，應(yīng)對有關(guān)采購信息承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄密、公開。第二十五條 相關(guān)采購人員必須注意保存并慎重地使用在履行工作職責(zé)時(shí)所獲取的資料，嚴(yán)禁以此謀求任何個(gè)人利益，嚴(yán)禁以有損于公司利益的方式濫用上述資料。第二十六條 凡違反采購紀(jì)律的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)當(dāng)事人人及主要負(fù)責(zé)人降職、降薪、免職、開除處理，情節(jié)嚴(yán)重者還將移交司法機(jī)關(guān)追究其刑事法律責(zé)任。第二十七條 各類采購招標(biāo)原始資料必須歸檔，同一記錄，按月度進(jìn)行匯總總計(jì)，建立臺賬，并存檔入庫。第七章 附 則第二十八條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。如有以往規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。第二十九條 本制度由人事行政部及物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)解釋。 山西錦波生物醫(yī)藥股份有限公司二零一六年九月二十二日附件1:現(xiàn)場采購詢價(jià)記錄表附件2：單項(xiàng)（批次）項(xiàng)目定價(jià)審批表附件3： 采購競價(jià)表（含緊急類）：.xlsx附件4： 入選單位基本情況表.xlsx附件5：物料采購需求月度計(jì)劃表.xlsx 附件6：物料采購匯總申請表.xlsx 附件7： 物料采購（行政類）審批表.xlsx附件一：現(xiàn)場采購詢價(jià)記錄表排序單位 名稱 單位 地址聯(lián)系人 （姓名、 電話）首次報(bào)價(jià)最終報(bào)價(jià)企業(yè)情況簡報(bào) （ 規(guī)模、業(yè)績）備注12345需求部門負(fù)責(zé)人： 物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人： 詢價(jià)人員：可修改編輯精選資料附件2：單項(xiàng)（批次）項(xiàng)目定價(jià)審批表制表日期： 序號采購項(xiàng)目 名稱數(shù)量單位名稱單位名稱單位名稱備注聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人及聯(lián)系方式金額(元)金額(元)金額(元)12345擬建議中標(biāo)單位詢價(jià)人員（5名）需求部門意見物資供應(yīng)部意見總經(jīng)理審批THANKS !致力為企業(yè)和個(gè)人提供合同協(xié)議，策劃案計(jì)劃書，學(xué)習(xí)課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載，資料僅供參考可修改編輯