物品采購(gòu)管理制度.doc

華龍物業(yè)管理有限公司物品采購(gòu)管理制度為加強(qiáng)物業(yè)公司物品管理，確保對(duì)物業(yè)的正常維修保養(yǎng)，給業(yè)主提供良好的服務(wù)，物業(yè)公司需采購(gòu)、儲(chǔ)存各種工具、備品、備件、材料的原料等物品。依據(jù)工作中的實(shí)際情況，特制定物品申購(gòu)、采購(gòu)、入庫(kù)、儲(chǔ)存、出庫(kù)、借用、歸還、使用及報(bào)廢程序。示意圖如下：入庫(kù)儲(chǔ)存使用采購(gòu)借用報(bào)廢出庫(kù)歸還申購(gòu)品種設(shè)置借用和歸還入庫(kù)單借用人入庫(kù)物品金額查詢品種查詢出庫(kù)出庫(kù)單倉(cāng)庫(kù)管理物品有效期一、物品申購(gòu)制度和程序物品申購(gòu)制度是為了確保以最少的物品儲(chǔ)備來(lái)滿足物業(yè)維修保養(yǎng)的需要，盡可能地壓縮庫(kù)存，防止積壓，提高資金和倉(cāng)庫(kù)的利用率。1、根據(jù)庫(kù)存情況和日常維修的消耗記錄，設(shè)立常用的消耗物品數(shù)量，一般以一個(gè)季度的消耗量的二倍。2、各部門將所需物品填采購(gòu)單，逐級(jí)簽字（管理處主任、辦公室、副總經(jīng)理、總經(jīng)理）批準(zhǔn)后，交由物業(yè)行政辦公室，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)或由部門工作人員購(gòu)買。二、物品采購(gòu)制度物品采購(gòu)制度是為了在保證質(zhì)量的前提下，采購(gòu)物美價(jià)廉的物品。1、采購(gòu)人員由2人以上組成。在采購(gòu)物資過(guò)程中，要做到貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下，盡量降低采購(gòu)成本，并注明采購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)，便于公司核實(shí)。2、所有發(fā)生的費(fèi)用支出，經(jīng)辦人都要以書(shū)面形式進(jìn)行事前請(qǐng)示，填寫采購(gòu)計(jì)劃單，注明預(yù)購(gòu)物品的使用處，如遇特殊情況，應(yīng)提前電話請(qǐng)示，并及時(shí)補(bǔ)出采購(gòu)計(jì)劃單。凡不符合規(guī)定的費(fèi)用支出，財(cái)務(wù)人員有權(quán)不予受理。3、員工應(yīng)以公司利益為重，杜絕有損公司形象及利益的行為，避免由于個(gè)人的不理智行為，違反公司制度。4、公司財(cái)務(wù)部有權(quán)利及義務(wù)對(duì)當(dāng)月報(bào)銷的物資采購(gòu)、各項(xiàng)費(fèi)用的票據(jù)進(jìn)行抽查、核實(shí)，辦公室予以協(xié)助。如經(jīng)核實(shí)，報(bào)銷額與實(shí)際發(fā)生額存在差異，經(jīng)辦人無(wú)法做出合理解釋的，無(wú)論金額大小，公司將對(duì)經(jīng)辦人予以辭退處理。5、遇緊急情況急需的物品（200元以下），在得到公司經(jīng)理同意下，可臨時(shí)豁免，事后補(bǔ)填臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃單且寫明原因。6、若是業(yè)主指定或安排的采購(gòu)，需得到業(yè)主負(fù)責(zé)人的書(shū)面指令，并保存歸檔備查。7、凡購(gòu)進(jìn)物料、工具等，尤其是定制品，應(yīng)先取樣品，征得使用人同意后，才可進(jìn)行采購(gòu)或定制。三、物品入庫(kù)制度物品入庫(kù)制度是為了確保采購(gòu)物品的質(zhì)量，辦理完備的入庫(kù)手續(xù)。1、入庫(kù)時(shí)需登記的內(nèi)容為：日期、時(shí)間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等于入庫(kù)本上，并要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。2、入庫(kù)時(shí)需開(kāi)箱/盒查驗(yàn)物品的質(zhì)量，若倉(cāng)庫(kù)保管員無(wú)法把握時(shí)，可請(qǐng)使用人協(xié)助，并對(duì)查驗(yàn)的物品簽字認(rèn)可。3、倉(cāng)庫(kù)管理員或物品管理員需將驗(yàn)收入庫(kù)的物品分別堆放、編號(hào)。4、所有的設(shè)備可不進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，但入庫(kù)、出庫(kù)的手續(xù)須參照物品同樣辦理。5、采購(gòu)的設(shè)備開(kāi)箱后，若有技術(shù)資料和隨機(jī)文件，需交辦公室檔案管理員處統(tǒng)一存檔，安裝和使用人員需閱用這些資料，可辦理借閱手續(xù)。四、倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存管理制度倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存管理制度是為了確保倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存物品的質(zhì)量。1、物品在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存，應(yīng)按不同種類分別堆放。物品要先進(jìn)先出，定期翻堆，當(dāng)需使用時(shí)可快捷提出。2、倉(cāng)庫(kù)保管員要注意防火防盜，確保所有物資的安全存放。3、保管員要對(duì)倉(cāng)庫(kù)的物品做到經(jīng)常檢查，對(duì)保存時(shí)間長(zhǎng)的物品要主動(dòng)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映情況，對(duì)破損的或超保質(zhì)期的物品應(yīng)及時(shí)提出處理意見(jiàn)。五、倉(cāng)庫(kù)管理制度倉(cāng)庫(kù)管理制度是為了確保倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存物品的安全。1、倉(cāng)庫(kù)系物品保管重地，除倉(cāng)庫(kù)管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。2、因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的人員，在進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)時(shí)，必須辦理入倉(cāng)登記手續(xù)，記錄進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的時(shí)間、人員、事由及離開(kāi)時(shí)間等，進(jìn)倉(cāng)要有倉(cāng)庫(kù)管理員或部門主管陪同，不得獨(dú)自進(jìn)入，凡進(jìn)倉(cāng)人員工作完畢，出倉(cāng)時(shí)應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)倉(cāng)庫(kù)管理員檢查。3、一切進(jìn)倉(cāng)人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。4、倉(cāng)庫(kù)周圍及倉(cāng)庫(kù)辦公地點(diǎn)不得會(huì)客，其它部門的職工不得圍聚閑聊。5、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)堆放易燃易爆物品（如柴油等）需采取相應(yīng)的措施，符合消防規(guī)范。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)不得存放私人物品。六、工具的借用制度工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時(shí)間分可分為臨時(shí)借用和長(zhǎng)期領(lǐng)用，長(zhǎng)期領(lǐng)用又可分個(gè)人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。1、臨時(shí)借用工具，由使用人填寫臨時(shí)借用工具表（附表），經(jīng)批準(zhǔn)后，向倉(cāng)庫(kù)管理員申請(qǐng)領(lǐng)取，并在員工工具借用登記本上登記。在交還時(shí)，應(yīng)在該表上寫明交還時(shí)間并簽收，簽收時(shí)應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無(wú)損，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即登記，并向部門負(fù)責(zé)人反映。2、個(gè)人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備，由使用人提出申請(qǐng)， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用后個(gè)人負(fù)責(zé)使用保管，離開(kāi)公司時(shí)交還，倉(cāng)庫(kù)管理人需作簽收記錄。3、公共領(lǐng)用工具由主管工作的負(fù)責(zé)人或領(lǐng)班申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)（附表），領(lǐng)用后由申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)保管。4、工具調(diào)換原則上以舊換新，發(fā)生丟失和毀損，由保管者寫明原因，向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，屬人為的丟失和毀損，由責(zé)任人按當(dāng)時(shí)工具的價(jià)格賠償；屬長(zhǎng)期使用正常磨損或損壞，金額在300元以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由部門負(fù)責(zé)人以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可辦理報(bào)廢手續(xù)。5、工具一律不得帶出物業(yè)，特殊情況經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理正式手續(xù)后方可借出。七、物業(yè)領(lǐng)用制度物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。1、工作人員到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料之前，先要填好物品領(lǐng)料單（附表），注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2、物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新，但在實(shí)施過(guò)程中可先領(lǐng)后交，若發(fā)生多領(lǐng)，應(yīng)主動(dòng)歸還。3、若施工中確需新增的物品，被盜或遺失的物品，需在領(lǐng)料單上注明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后備案。八、物品報(bào)廢制度物品報(bào)廢制度是為了明確物品報(bào)廢程序。1、水電工程負(fù)責(zé)人對(duì)所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外，還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。2、工作人員以舊換新的舊料，如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報(bào)廢處理，對(duì)有回收利用價(jià)值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站，所得款項(xiàng)交財(cái)務(wù)入帳。3、申請(qǐng)?jiān)O(shè)備報(bào)廢，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人同意后，填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢鑒定書(shū)”，經(jīng)財(cái)務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意后方可報(bào)廢；若設(shè)備價(jià)值超過(guò)人民幣5000元，還需報(bào)業(yè)主或業(yè)主委員會(huì)審核后方可報(bào)廢。4、設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況之一：1）經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員預(yù)測(cè)，繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工作要求，并且大修需要費(fèi)用相對(duì)更新設(shè)備較多的。2）嚴(yán)重影響安全，又無(wú)法改造，繼續(xù)使用可能引起事故的。3）嚴(yán)重污染環(huán)境，危害人體健康，進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的。4）其它需淘汰或更換的設(shè)備。5）對(duì)倉(cāng)庫(kù)中發(fā)現(xiàn)因過(guò)期、損壞和老化不能使用的物品，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)定期向部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)報(bào)廢，金額在100元以內(nèi)由部門主管辦理報(bào)廢手續(xù)（附表），金額在100元以上300元以內(nèi)由管理處主任負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由管理處主任以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可辦理報(bào)廢手續(xù)。有關(guān)人員需吸取教訓(xùn)，在以后的采購(gòu)中應(yīng)加以避免。九、物品盤點(diǎn)制度物品盤點(diǎn)制度是為了確保倉(cāng)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的物品與賬面物品余額相符，并為采購(gòu)提供依據(jù)。1、為及時(shí)反映庫(kù)存物品的數(shù)量，配合編制采購(gòu)計(jì)劃，節(jié)約使用資金，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)每月編制倉(cāng)庫(kù)物品申請(qǐng)表送交部門負(fù)責(zé)人，每季盤點(diǎn)一次，對(duì)照實(shí)物和倉(cāng)庫(kù)存貨記錄本上的余額數(shù)量是否相符。2、倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫(kù)存，發(fā)現(xiàn)升溢或損缺，應(yīng)尋找原因，并寫出盤盈、盤虧報(bào)告，若差額嚴(yán)重，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3、倉(cāng)庫(kù)、物品管理員應(yīng)制定最高的物品儲(chǔ)備量和最低的物品儲(chǔ)備量的具體定額，數(shù)量上不能把握的需請(qǐng)有關(guān)人員協(xié)助。根據(jù)庫(kù)存情況及時(shí)向有關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)提出申購(gòu)計(jì)劃，避免物資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)。4、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的各種物品應(yīng)做到帳、物、卡三相符，工程部經(jīng)理需監(jiān)督庫(kù)房的情況，防止物品過(guò)多、過(guò)少、損壞或過(guò)期等情況。文員工作職責(zé)1 協(xié)助辦公室日常服務(wù)，行政管理等各項(xiàng)文秘工作及事務(wù)。2 接聽(tīng)客人電話并解答一般詢問(wèn)，做好留言。3 協(xié)助安排辦公室和各項(xiàng)管理會(huì)議，并做好會(huì)議記錄。4 接收及簽發(fā)各類工作文件，及時(shí)送經(jīng)理審閱。5 保存整理各項(xiàng)工作檔案及文件。6 負(fù)責(zé)辦公室文件打印、復(fù)印等文秘工作。7 做好內(nèi)部文件傳遞及信息溝通工作。8 保持辦公室區(qū)域清潔、整齊。9 每日下班離開(kāi)辦公室之前，注意將電腦、電燈、空調(diào)等電源關(guān)掉，保障安全。10、注意本人儀表、著裝整齊，嚴(yán)格遵守小區(qū)各項(xiàng)規(guī)章制度。服務(wù)部各崗位職責(zé)一、定崗8人財(cái)務(wù)：2人 廚房：4人（廚師2人，幫廚2人）餐廳服務(wù)員：1人 健身房服務(wù)員：1人二、職責(zé)餐廳服務(wù)員崗位職責(zé)1、服從領(lǐng)導(dǎo)，做好餐前準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格執(zhí)行操作程序、服務(wù)程序和衛(wèi)生要求，努力提高服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量。2、主動(dòng)、耐心、熱情安排客人用餐，及時(shí)更換餐具、煙灰缸，及時(shí)清理桌面，團(tuán)結(jié)協(xié)作，禮貌、周到地完成接待任務(wù)。3、每天上班第一件事打掃三個(gè)包間及小棋牌室的室內(nèi)衛(wèi)生（包括門、窗、餐桌、餐椅、餐具及擺放物品；要“手勤、腿勤、眼勤、口勤”、“手快、腿快”做到地面清潔無(wú)雜物，桌面整潔，餐具擺放整齊，門窗干凈光亮，擺放物品整潔、無(wú)灰塵。4、上班時(shí)要精神集中，不準(zhǔn)幾個(gè)人湊在一起閑談，不準(zhǔn)做與工作無(wú)關(guān)的事。5、遇到客人投訴應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)主管，盡量滿足用餐客人的合理要求。健身房服務(wù)員崗位職責(zé)1、掌握健身房的基本操作知識(shí)，負(fù)責(zé)健身房的接待工作，并做登記工作。2、負(fù)責(zé)維護(hù)健身房設(shè)備的正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)，每天按規(guī)定準(zhǔn)備好娛樂(lè)用品，需要補(bǔ)充的用品，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門主管。3、負(fù)責(zé)健身房?jī)?nèi)衛(wèi)生（包括門、窗、健身器材、桌、椅及擺放物品），每天早、晚打掃兩次，做到門、窗干凈光亮，健身器材及擺放物品干凈無(wú)灰塵，地面干凈無(wú)雜物，申述布、椅子干凈、擺放整齊。4、熟悉業(yè)務(wù)、認(rèn)真、準(zhǔn)確地按客人要求，安排客人健身。5、遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，以良好的精神面貌開(kāi)始每一天工作。餐廳廚師崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)對(duì)各種食品的加工制作，保證食品質(zhì)量。2、樹(shù)立主人翁精神，嚴(yán)把采購(gòu)質(zhì)量、價(jià)格及數(shù)量驗(yàn)收關(guān)，降低成本費(fèi)用支出，并負(fù)責(zé)飯菜成本的核算工作。3、服務(wù)周到，禮貌待人，遵守作息時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)餐，不擅離職守，不脫崗、串崗，服從分配，按質(zhì)、按量，按時(shí)烹制飯菜，做到飯菜可口，保質(zhì)保鮮。努力鉆研業(yè)務(wù)，提高烹飪技術(shù)。4、遵守安全操作規(guī)程，正確使用權(quán)操作工具，合理使用原材料，節(jié)約用水、電、煤氣等原料。5、嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，搞好廚房、餐廳衛(wèi)生，保證不讓用餐人員吃異味食品，防止食物中毒。餐廳采購(gòu)人員崗位職責(zé)1、為加強(qiáng)餐廳管理，保證采購(gòu)質(zhì)量，堵塞漏洞，應(yīng)與廚房密切聯(lián)系，掌握原材料需求情況和實(shí)際用量、種類、依據(jù)計(jì)劃，保證適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)地完成采購(gòu)，確保餐廳供應(yīng)。2、堅(jiān)持原則，采購(gòu)驗(yàn)收后的物品，票據(jù)必須與食品的數(shù)量、價(jià)格、品種相符。3、嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度，原則性要強(qiáng)，要增加采購(gòu)的透明度，不購(gòu)劣質(zhì)物品，按規(guī)定攜帶現(xiàn)金，嚴(yán)禁弄虛作假。4、廚房應(yīng)每四天購(gòu)買一次肉類食品（由廚師和采購(gòu)人員一起），青菜食品列寫計(jì)劃單，到固定菜場(chǎng)購(gòu)買。5、購(gòu)進(jìn)的原材料實(shí)行集中保管，分組按計(jì)劃領(lǐng)料，干貨、調(diào)料品按月計(jì)劃統(tǒng)一采購(gòu)。（海鮮、煙、酒、飲料等統(tǒng)一采購(gòu)、保管。）6、所有統(tǒng)一保管的原材料要建立明細(xì)帳，嚴(yán)格進(jìn)出庫(kù)手續(xù)，每月盤存一次進(jìn)入核算。嚴(yán)把采購(gòu)質(zhì)量和價(jià)格關(guān)，要了解市場(chǎng)行情，隨行就市，采購(gòu)批發(fā)、便宜質(zhì)優(yōu)物品，堅(jiān)持原則，不購(gòu)人情物品，采購(gòu)價(jià)格數(shù)量經(jīng)驗(yàn)收與市場(chǎng)和實(shí)際不相符，查明原因，追究責(zé)任。7、采購(gòu)的數(shù)量與質(zhì)量由廚師、保管、采購(gòu)當(dāng)面共同驗(yàn)收，當(dāng)即填寫購(gòu)貨單據(jù)簽字，做到帳物相符。8、積極完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)性任務(wù)。保管員工作職責(zé)保管員管理范圍：干貨、調(diào)料、其它物品等。1、掌握廚房、餐廳供需情況，為周、月采購(gòu)計(jì)劃提供依據(jù)，避免積壓。2、嚴(yán)格物品出入庫(kù)手續(xù)，建立倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)明細(xì)帳，每月盤存做到帳物相符，物品存放，存料有帳，發(fā)料有據(jù)。3、加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)物品的管理，擺放有序，做好防盜、防毒、防蟲(chóng)蛀、鼠咬、防霉?fàn)€變質(zhì)，過(guò)期等防護(hù)工作。4、采購(gòu)入庫(kù)食品要嚴(yán)格驗(yàn)收，注意驗(yàn)明食品的出廠日期和保質(zhì)期，禁止過(guò)期變質(zhì)物品入庫(kù)，嚴(yán)禁采購(gòu)假冒偽劣產(chǎn)品。5、驗(yàn)收當(dāng)天采購(gòu)的各類物品，認(rèn)真復(fù)核，并當(dāng)即開(kāi)出購(gòu)貨單據(jù)簽字。6、有物品以舊換新，丟失或損壞，需照價(jià)賠償。7、對(duì)庫(kù)存物品每月進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬賬相符，賬物相符。8、積極完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)性任務(wù)。8