物業(yè)服務有限公司拓展部管理制度.docx

*物業(yè)服務有限公司拓展部管理辦法*物業(yè)服務有限公司拓展部管理辦法1.目的 建立和完善*物業(yè)管理服務有限公司拓展部管理機制，保證企業(yè)財產(chǎn)增值，增加企業(yè)經(jīng)濟效益；為了配合公司發(fā)展戰(zhàn)略實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標；提升物業(yè)公司品質(zhì)服務。確定操作流程，明確各部門工作協(xié)調(diào)配合程序流程,提高工作效率。 確定可操作的管理銷售模式，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展需要奠定基礎。2.適用范圍此制度適用于*物業(yè)服務有限公司拓展管理服務業(yè)務。3.拓展部人員配置及人員工作職責3.1 人員配置拓展總監(jiān)一名，拓展經(jīng)理一名；拓展專員一名；3.2 人員日常工作范圍3.2.1在公司總經(jīng)理的直接領導下，全面負責公司向外承接物業(yè)管理項目的相關工作。3.2.2深入調(diào)查、收集市場信息，在進行綜合分析、預測的基礎上制訂切實可行的物業(yè)拓展計劃。3.2.3面向國內(nèi)市場廣泛宣傳公司的企業(yè)公眾形象，并協(xié)助公司相關的策劃、宣傳工作。3.2.4參與社會上的物業(yè)招投標工作，積極的與有關單位（開發(fā)商）建立良好的合作關系。3.2.5負責編制擬接管物業(yè)的標書、管理方案。3.2.6準備物業(yè)管理合同文本，負責簽署管理合同的相關事宜。3.2.7負責新物業(yè)介入的前期準備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗收。3.2.8完成領導交辦的其他工作。3.3 工作職責3.3.1總監(jiān)職責：對總經(jīng)理負責，向總經(jīng)理匯報工作，確定拓展工作目標，努力達成。3.3.2 經(jīng)理職責：3.3.2.1在總監(jiān)的領導下，協(xié)助總監(jiān)開展公司對外物業(yè)市場的拓展，提升公司經(jīng)營業(yè)績；3.3.2.2分析研究本地區(qū)和外埠物業(yè)拓展狀況，對部門的全面工作提出建議和意見； 3.3.2.3協(xié)助總監(jiān)進行項目策劃、調(diào)研，擬定項目的管理計劃并提交總經(jīng)理批準；3.3.2.4協(xié)助總監(jiān)完成年度或階段經(jīng)營業(yè)績指標，評估拓展計劃執(zhí)行情況，向總監(jiān)提供建議；3.3.2.5參與協(xié)調(diào)公司相關部門，配合拓展業(yè)務的開展。3.3.2.6完成領導交辦的其他工作。3.3.3專員職責：3.3.3.1在總監(jiān)的領導下，積極開展公司物業(yè)市場的對外拓展，提升公司經(jīng)營業(yè)績；3.3.3.2參與分析研究本地區(qū)物業(yè)拓展狀況，深入調(diào)查、收集市場信息；3.3.3.3宣傳公司的企業(yè)公眾形象，并參與相關的策劃、宣傳工作。3.3.3.4參與社會上的物業(yè)招投標工作，編寫擬接管物業(yè)的標書及相關文件。3.3.3.5編寫物業(yè)管理合同文本，做好簽署管理合同的相關事宜。3.3.3.6參與新物業(yè)前期介入的準備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗收。3.3.3.7完成領導交辦的其他工作。4.工作流程信息收集接單報公司評審小組評審制作標書投標中標簽定合同接管團隊準備實施物業(yè)管理項目團隊接管實施。拓展團隊從信息收集開始，到合同簽訂，即完成一個拓展工作。項目交由物業(yè)總監(jiān)安排管理團隊實施。5.信息收集5.1信息收集渠道在建樓盤，計劃建設樓盤，政府采購網(wǎng)，企事業(yè)單位辦公需求，物業(yè)管理達不到業(yè)主要求需要更換物業(yè)管理，內(nèi)部渠道等其他信息。5.2 信息篩選整理，確定有用信息后，下載、打印或登門拜訪了解有用信息，并歸集整理，包括：項目名稱，體量，服務范圍，之前物業(yè)管理情況，通過招標網(wǎng)站收集的信息須包括招標單位情況，投標人資格要求等。6.接單6.1 拓展部根據(jù)篩選收集到的各種有用信息應通過OA及時報告給相關領導及部門，掌握工作動向，為下一步工作配合做準備。6.2 通過相關招投標網(wǎng)站獲得信息需要購買標書的，必須提前將費用報請總經(jīng)理批準后通過財務支付。方可進行下一步工作。6.3 不需投標的樓盤接洽必須及時報總經(jīng)理、物業(yè)總監(jiān)組織進行預先評估現(xiàn)場勘查，制作項目管理方案供甲方審閱和合同簽訂前的洽談，并簽訂合同。6.4拓展部在收集招投標信息后，通過初步篩選及時上報總經(jīng)理及物業(yè)總監(jiān)，由公司總經(jīng)理召開經(jīng)理辦公會議決定是否參加投標競爭，如決定參加投標，則由公司拓展部組成投標文件編制小組，并由公司領導班子負責組成評審小組，具體操作標書編制工作及項目評審工作。7. 成立公司評審小組7.1 工作職責：財務部抽調(diào)業(yè)務骨干負責開辦費、管理成本、預期效益的測算；物業(yè)部抽調(diào)業(yè)務骨干負責日常管理工作方案、難點、重點管理方案、設備、設施、人員配置編制、管理目標、管理計劃、質(zhì)量保證措施、服務承諾編制的擬定；辦公室抽調(diào)業(yè)務骨干，依據(jù)物業(yè)部提供人員配制編制，負責擬接項目的人員配置信息簡歷，所獲證書，人員工作情況，公司培訓情況，培訓計劃的擬定及公司投標相關證照合同的提供和掃描，拓展部抽調(diào)業(yè)務骨干及時與招標方及各部門溝通聯(lián)系，負責及時全面地收集擬接項目的外部及內(nèi)部信息資料。7.1.1研究物業(yè)管理投標書的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。7.1.2擬接物業(yè)的基本情況。7.1.3公司接管后準備采取的管理方式。7.1.4針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。7.1.5為開展物業(yè)管理所配置的人力、物力資源。7.1.6開展物業(yè)管理一段時間后所力爭達到的管理目標。7.1.7為有效地提高物業(yè)管理水準所必要的服務承諾。7.1.8費用投入和成本測算。7.1.9經(jīng)濟效益分析。7.1.10社會效益預測。7.1.11需要招標單位協(xié)助解決的問題。 7.1.12本公司的優(yōu)勢和長處。7.1.13物業(yè)接管后的工作進度安排。7.2評審小組提供信息要求：7.2.1“擬接管物業(yè)的基本概況”要求詳細列出擬接管物業(yè)的地理位置、環(huán)境、占地面積、建筑面積、棟數(shù)、層數(shù)、樓宇結(jié)構(gòu)特點、基本設施、設備、住戶基本構(gòu)成、驗收移交情況等。7.2.2“準備采取的管理方式”要求針對擬接管物業(yè)的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。7.2.3對擬接物業(yè)的管理難點、重點應針對性地列出具體的管理措施。7.2.4人力、物力資源要求詳細列出。7.2.4.1擬接管物業(yè)的組織架構(gòu)。7.2.4.2擬接管物業(yè)的人事定編和崗位設置、崗位描述。7.2.4.3主要業(yè)務骨干的配置人選和人員素質(zhì)介紹。7.2.4.4公司內(nèi)部培訓計劃及實施情況。7.2.4.5為開展工作前期投入的設備、設施。7.2.5管理目標要求具體列出明確的總體目標和詳細分項目標，目標要求有可操作性和可考核性。7.2.6服務承諾要求針對小區(qū)業(yè)主的要求和物業(yè)管理服務的特點列出有鮮明特色的服務措施來。7.2.7費用投入和成本測算要求針對擬接小區(qū)的現(xiàn)狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。7.2.8經(jīng)濟效益分析要求按照物業(yè)管理“以區(qū)養(yǎng)區(qū)、保本微利”的特點詳盡地計算出擬接物業(yè)后的經(jīng)濟效益。7.3. 評審小組人員組成組長：物業(yè)總監(jiān)，副組長：拓展總監(jiān)，組員：財務、人事、環(huán)境、工程、安保經(jīng)理或主管。8. 制作標書8.1總經(jīng)理依據(jù)拓展部收集到的擬接物業(yè)的信息和現(xiàn)場實地考察的結(jié)果給出編制投標書的原則和要求。8.2拓展部經(jīng)理依據(jù)招標文件要求組織協(xié)調(diào)收集相關部門須提供投標資料。8.3評審小組開始詳細依照本方案7.2條的要求逐條完成單項評審編制工作。8.4拓展部專員在單項工作編制完畢后開始組織匯編。8.5匯編完成后報總經(jīng)理審批及定稿。8.6針對具體項目，拓展專員根據(jù)評審小組報總經(jīng)理同意執(zhí)行價格在投標時間前2天，報總經(jīng)理審核同意，制作標書。8.7 投標時間前一天，保質(zhì)保量完成投標文件制作匯編工作，需要光盤的同時一并制作完成，并按招標文件要求裝裱、密封。9.投標9.1 拓展總監(jiān)根據(jù)投標文件要求及時間、地點做好投標準備，結(jié)合項目情況直接參與投標或邀請總經(jīng)理參與。9.2投標時依據(jù)現(xiàn)場情況，須改動投標文件重要內(nèi)容的，如：有價格變動等，須口頭上報總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可改動。10.投標結(jié)果及投標保證金的收回10.1 投標完成后，及時跟進招標單位的中標結(jié)果，及時收回投標保證金，如果中標，積極與招標方聯(lián)系進行合同簽訂的討論及簽訂工作。10.2 流標：流標后，根據(jù)招標方給出的意見，分析流標的問題所在，及時修正工作不足，積極應對，調(diào)整策略為下一步工作總結(jié)經(jīng)驗吸取教訓。11. 物業(yè)入場實施管理11.1 配合物業(yè)部成立物業(yè)接管領導小組：公司在業(yè)務拓展的同時，成立以物業(yè)總監(jiān)為組長的物業(yè)接管領導小組。11.2負責物管部與招標方的入場銜接及聯(lián)系溝通。11.3及時根據(jù)拓展合同安排入場實施管理。附件1工作流程評審小組職責：1、 研究招標文件及招標方服務要求，質(zhì)量標準。2、 實地勘察招標場地體量。3、 研究投標項目擬投入人員、及服務方案，所需資金情況，實施計劃，管理措施，項目合理性建議。樓盤項目信 息 源報物業(yè)總監(jiān)，組建項目班底，人、財、物準備入場總結(jié)分析流標原因制作完標書報總經(jīng)理同意，簽發(fā)進入下一步評審小組組成組長：物業(yè)總監(jiān)副組長：拓展總監(jiān)組員：財務經(jīng)理 人事經(jīng)理 環(huán)境 工程 安保評審確定投標價報總經(jīng)理批復網(wǎng)上下載投批總經(jīng)理研究體量后購買標書物業(yè)部入場實施管理接管小組準備實施流標中標簽訂合同投標制作標書公司評審小組研究接單附件2招投標拓展項目基本情況表招標內(nèi)容地址招標單位地址規(guī)模項目期價格聯(lián)系人電話投標單位資格要求投標文件獲取投標文件遞交備注附件3服務要求評審表客戶名稱開標日期服務期間服務方式信息來源 c 電話記錄 c附招標書或合同草案等 共 頁顧客對服務明示與潛在的要求（技術(shù)要求、質(zhì)量要求、支持服務、價格等）填寫人： 日期：本公司為滿足顧客要求作出的承諾填寫人： 日期：物業(yè)部（日常管理工作方案、難點、重點管理方案設備及人員配制）填寫人： 日期：采購部（設備及物料供應能力）填寫人： 日期：財務部（開辦費、管理成本、預期效益的測算）填寫人： 日期：人力資源部（擬接項目的人員配置招錄情況）填寫人： 日期：評審結(jié)論（由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽名批準）填寫人： 日期：備注10附件4物業(yè)項目信息匯總表序號項目名稱服務內(nèi)容服務面積開標日期采購預算備注12附件5評審小組人員名單項目名稱：項目地址：姓名部門小組職務主要職責