采購(gòu)部管理制度與工作流程.doc

采購(gòu)管理制度與工作流程一、 目的：為規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作的效率，特制定本制度。二、 適用范圍：適用于本公司采購(gòu)管理。三、內(nèi)容： 1、 總則為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。2、 采購(gòu)基本流程采購(gòu)需求-采購(gòu)計(jì)劃-尋找供貨商-詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)-采購(gòu)洽談-合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)）-交貨驗(yàn)收（倉(cāng)管）-質(zhì)檢（不合格退貨）-入庫(kù)-計(jì)劃對(duì)賬-財(cái)務(wù)結(jié)算 采購(gòu)流程圖如下圖所示：采購(gòu)需求總經(jīng)理/財(cái)務(wù)總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期 采購(gòu)計(jì)劃審批尋找供應(yīng)商產(chǎn)品采購(gòu)部 總監(jiān)尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)洽談董事長(zhǎng)審批驗(yàn)收不合格入倉(cāng)退貨計(jì)劃對(duì)賬合同的簽訂交貨驗(yàn)收驗(yàn)收合格下單建立供應(yīng)商資料財(cái)務(wù)結(jié)算1） 采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和公司銷售計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃。2） 供應(yīng)商的選擇和考核：供應(yīng)商的選擇與考核，一般從經(jīng)營(yíng)情況、供應(yīng)能力、品質(zhì)能力等方面評(píng)定，并定期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 。4）合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。采購(gòu)合同的簽訂要根據(jù)采購(gòu)商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購(gòu)方針等要求的不同而各不相同。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。5）交貨驗(yàn)收：采購(gòu)員必須確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無誤。以采購(gòu)員的確定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫(kù)，不合格的，需安排補(bǔ)救和退貨。7）財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫(kù)后，財(cái)務(wù)結(jié)算采購(gòu)訂購(gòu)3、申請(qǐng)商品采購(gòu)流程圖采購(gòu)部審批（有合同）采購(gòu)部審批（無合同）總經(jīng)理/財(cái)務(wù)審批銷售部提出需求1）銷售部提出采購(gòu)需求，2）采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審批；3）審批通過后，由采購(gòu)主管下單。根據(jù)供應(yīng)商帳期限4、申請(qǐng)付款流程圖總經(jīng)理/財(cái)務(wù)部審批采購(gòu)部審批采購(gòu)人對(duì)賬采購(gòu) 財(cái)務(wù)部付款 1） 采購(gòu)商品入倉(cāng)后，做應(yīng)付款計(jì)劃2） 計(jì)劃主管根據(jù)供應(yīng)商賬期核對(duì)成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調(diào)整成本金額直至與付款金額一致后做應(yīng)付款；3） 采購(gòu)部審批到期應(yīng)付款4） 總經(jīng)理批準(zhǔn)付款倉(cāng)管驗(yàn)貨5、商品到貨驗(yàn)收流程進(jìn)倉(cāng)成本會(huì)計(jì)審核入庫(kù)單倉(cāng)管打入庫(kù)單1） 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)供應(yīng)商送貨單驗(yàn)收產(chǎn)品2） 驗(yàn)收后打入庫(kù)單，核對(duì)入庫(kù)單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫(kù)，不一致需報(bào)采購(gòu)審核，采購(gòu)在當(dāng)日給予答復(fù)6、促銷流程配送門店訂單落實(shí)促銷計(jì)劃1）每周例會(huì)上確定促銷計(jì)劃2）確定產(chǎn)品信息，包括價(jià)格、貨源、促銷執(zhí)行時(shí)間3）報(bào)總經(jīng)理申請(qǐng)促銷采購(gòu)資金4）落實(shí)采購(gòu)訂單和促銷執(zhí)行方式5）反饋促銷結(jié)果在下周例會(huì)上通報(bào)退單同意7、退貨流程門店退貨申請(qǐng)單供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)部審核不同意報(bào)損門店1） 門店填寫退貨申請(qǐng)單，寫明原因2） 采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商合同和合作情況，審核退貨申請(qǐng)3） 審核通過可退回倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)每周以供應(yīng)商為單位做退貨單4） 不能退回供應(yīng)商的，做報(bào)損處理，報(bào)損比例不得超過0.5%四、 采購(gòu)管理制度： 1) 建立供應(yīng)商資料管理（表）冊(cè)，售后服務(wù)管理表。2) 建立、建全比價(jià)制度，保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。3) 每月末將本月付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總、總結(jié)，并提出下月用款計(jì)劃。4) 簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前兩日通知請(qǐng)購(gòu)部門或請(qǐng)購(gòu)人。5) 所有貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。6) 驗(yàn)收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。五、采購(gòu)部職責(zé)采購(gòu)部工作職責(zé)1.制定并完善采購(gòu)制度和采購(gòu)流程： （1）根據(jù)公司的長(zhǎng)期計(jì)劃，擬定采購(gòu)部門的工作方針和目標(biāo)； （2）負(fù)責(zé)制定采購(gòu)方針、策略、制度及采購(gòu)工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行； 2.制定并實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃： （1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，制訂有效的采購(gòu)目標(biāo)和采購(gòu)計(jì)劃； （2）審核采購(gòu)需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購(gòu)內(nèi)容，制訂采購(gòu)計(jì)劃； （3）組織實(shí)施市場(chǎng)調(diào)研、預(yù)測(cè)和跟蹤公司采購(gòu)需求，熟悉各種產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，據(jù)此編制采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃； （4）根據(jù)采購(gòu)管理程序，負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況； （6）督導(dǎo)檢查倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)及管理工作，確保采銷質(zhì)量； 3.采購(gòu)成本預(yù)算和控制： （1）編制月度和周采購(gòu)預(yù)算，實(shí)施采購(gòu)的預(yù)防控制和過程控制，有效降低成本； （2）采購(gòu)價(jià)格審核、預(yù)算、報(bào)價(jià)，達(dá)到有效的成本控制； （4）對(duì)采購(gòu)合同履行過程進(jìn)行管理、監(jiān)督檢查，及時(shí)支付相關(guān)款項(xiàng)； 4.選擇并管理供應(yīng)商： （1）根據(jù)公司的銷售需求，選定價(jià)格合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略同盟； （2）建立對(duì)供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場(chǎng)價(jià)格狀況和走勢(shì)的綜合評(píng)估系統(tǒng)； （3）不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)新老客戶的走訪和調(diào)查； （4）制定供應(yīng)商管理辦法，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供產(chǎn)品的優(yōu)良性； 采購(gòu)部主管職責(zé)1、直配供應(yīng)商引進(jìn)及維護(hù)2、采購(gòu)部日常管理，主要包括：（1）部門工作安排（日、周、月）（2）供應(yīng)商談判，（3）相關(guān)流程制定和調(diào)整（4）突發(fā)事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫(kù)存4、應(yīng)付款的管控5、庫(kù)存金額的管控以及消耗6、審核并調(diào)整周月采購(gòu)需求和計(jì)劃6、與其他部門的協(xié)調(diào)7、庫(kù)配需求的統(tǒng)計(jì)和采購(gòu)計(jì)劃的制定8、日常訂單的制定和跟進(jìn)9、退貨處理10、庫(kù)配供應(yīng)商的談判、引進(jìn)和維護(hù)11、庫(kù)配商品促銷計(jì)劃的制定和落實(shí)12、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報(bào)表7、貨品殘損率周、月報(bào)表；8、不動(dòng)銷商品率月報(bào)表（30天不動(dòng)銷品）9、庫(kù)存商品缺貨率匯總?cè)辗答亪?bào)表（公司標(biāo)準(zhǔn)比例不可超20%）；采購(gòu)主管職責(zé)（分管系統(tǒng)和直配）1、系統(tǒng)信息更新2、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的掌控3、資料的整理（供應(yīng)商合同，報(bào)價(jià)單、資質(zhì)、調(diào)價(jià)歸檔、促銷政策）4、直配供應(yīng)商的溝通和維護(hù)5、直配供應(yīng)商促銷政策的制定和落實(shí)6、庫(kù)存情況周、月報(bào)表7、供應(yīng)商應(yīng)付款的統(tǒng)計(jì)、結(jié)算與協(xié)調(diào)8、直配商應(yīng)收款和應(yīng)付款的統(tǒng)計(jì)、結(jié)算和監(jiān)控9、相關(guān)表格的制作和歸檔