辦公軟件基礎知識培訓

2012年5月 主講人：邱志浩,OFFICE辦公軟件應用,2,培 訓 大 綱,培訓目的,Word 2003文字處理軟件,Excel 2003數據處理軟件,PowerPoint文稿演示軟件,3,培訓目的,1、隨著公司的不斷發(fā)展公司對于信息化辦公的依賴也越來越高，作為公司的員工必須掌握一些信息化辦公的技能以適應自身及公司未來的發(fā)展。 2、通過此次培訓學會使用常用的Office辦公軟件：Word、Excel、PowerPoint 3、培訓后能將掌握的信息化辦公技能運用于實際工作中以提高工作效率并達到良好的效果，這就是培訓學習的最終目的,4,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,本章內容,Excel 2003入門 管理工作簿 錄入數據 使用工作表 數據的處理 公式和函數 應用圖表 數據透視表 宏及其應用 打印工作表,5,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,Excel 2003 入門,Excel 2003簡介 Excel 2003是美國微軟公司推出的集成辦公自動化軟件Office 2003家族的一員,它專門為處理數據、管理表格而設計，是目前市場上最流行的電子表格制作軟件之一。 Excel 2003可以在Windows 2000或Windows XP下運行，它界面友好、操作方便、功能完善、易學易用。它的運算功能極強，可以進行四則運算、邏輯運算、以及大量的函數運算；它能根據原始數據和計算結果生成100多種圖表；它的自動計算、自動更正、自動篩選等功能表現出超常的智能化水平；它可以將數據清單自動視為數據庫，對其排序、篩選、匯總，甚至建立數據透視表；它還可以進行模擬運算、變量求解，并通過局域網和Internet與其他用戶共享Excel 2003的文檔,6,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,Excel 2003 入門,單擊【開始】 【所有程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜單命令，即可啟動Excel應用程序,Excel 2003的啟動,7,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,Excel 2003的工作界面,Excel的工作界面與word的工作界面有著類似的標題欄、菜單、工具欄，也有自已獨特的功能界面，如名稱框、工作表標簽、公式編輯框、行號、列標等,8,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,Excel 2003 入門,1、單元格 Excel中的每一張工作表都是由多個長方形的“存儲單元”組成，這些長方形的“存儲單元”即為單元格，這是Excel最小的單位。輸入的數據就保存在這些單元格中，這此數據可以是字符串、數學、公式等不同類型的內容。 2、列標和行號 Excel使用字母標識列，從A到IV，共256列，這些字母稱為列標；使用數字標識行，從1到65536，共65536行。每個單元格通過“列標+行號”來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。 3、名稱框和公式編輯框 名稱框用來對Excel電子表格中的單元格進行命名和名稱的顯示。利用名稱框，用戶可以快速定位到相應的名稱區(qū)域。 公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數的區(qū)域,9,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,Excel 2003 入門,4、工作表 工作表是由單元格組成，在excel中一張工作表由25665536個單元格組成。Excel中默認新建的工作簿包含3個工作表，工作表的標簽名為sheet1、sheet2、sheet3?？梢酝ㄟ^單擊工作表標簽在不同的工作表之間進行切換。 5、工作簿 工作簿是處理和存儲數據的文件。標題欄上顯示的是當前工作簿的名稱。Excel默認的工作簿名稱為“book1”。 每個工作簿包含多個工作表，默認狀態(tài)工作薄包含張工作表，但是張工作表往往不能滿足用戶的需求，所以一個工作簿中可能包含多張工作表，最多時一個工作簿中可能包含255張工作表,10,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,1、單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕 2、按快捷鍵【Ctrl+N】 3、選擇“文件” “新建”菜單項，在“新建工作簿”任務窗格中可根據需要選擇“空白工作簿”、“根據現有工作簿”、“Office Online模板”、“本機上的模板”或“網站上的模板”來新建工作簿。 PS：創(chuàng)建模板的方法 在新建的空白工作簿中輸入通用性的內容并進行必要的處理。 選擇“文件” “另存為”菜單項，打開“另存為”對話框。 在“保存類型”下拉列表框中選擇“模板（*.xlt）”選項。這時該對話框上方的“保存位置”目錄自動顯示為Templates，這是專門保存美音版的文件夾。 輸入文件名，單擊“保存”按鈕，即可生成模板,創(chuàng)建工作簿,11,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,1、單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕 2、按快捷鍵【Ctrl+O】 3、選擇“文件” “文件搜索”菜單項，在“基本文件搜索”任務窗格中可填寫搜索條件，單擊“搜索”按鈕，以搜索的方式打開工作簿,打開工作簿,保存工作簿,1、單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕 2、按快捷鍵【Ctrl+S】 3、選擇“文件” “保存”菜單項 PS：設置自動保存恢復信息 選擇“工具” “選項” “保存”選項卡，可以根據需要設置自動保存恢復信息。當系統出現故障后，Excel可以根據自動保存的文件數據在下一次打開該文件時自動恢復文件,為了不會因為意外情況的發(fā)生（如停電或硬件故障）而造成工作結果的丟失，建議用戶養(yǎng)成經常保存文件的習慣,12,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,1、拆分與合并窗口 拆分窗口的功能可以將窗口拆分成幾個小窗口，在各個小窗口中分別查看不同的內容。而合并窗口操作所實現的功能剛好相反，它將幾個小窗口合并為一個大窗口以便在一個窗口中查看更多的內容。 （1）拖曳拆分條 將鼠標指針懸停在拆分條上，等其變成上下箭頭形狀時，拖曳拆分條就可以將窗口拆分成左右或上下兩個小窗口,工作簿窗口,拖曳前的拆分條,拖曳后的拆分條,13,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,2）雙擊拆分條 進行窗口拆分最簡單的方法就是雙擊拆分條，原來的大窗口會被自動地拆分為左右或上下相等的兩個窗口，然后可以再用鼠標拖曳拆分條到理想的位置。 （3）指定拆分位置 指定以某一行或列為基準進行窗口拆分，先選擇這一行或列，再選擇菜單欄上“窗口” “拆分”菜單項,14,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,2、新建窗口 前面所講的拆分窗口并沒有產生新的窗口，當需要用多個窗口來觀察同一個工作簿時就要新建窗口。 選擇“窗口” “新建窗口”菜單項，就可以建立一個新的窗口,在執(zhí)行新建窗口后仍然只能看見一個窗口，只有改變當前窗口大小后才能看見其他窗口,15,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,3、排列窗口 當有多個窗口存在時，可對各個窗口進行排列，以方便用戶對文檔進行處理。 選擇“窗口” “重排窗口”菜單項，可以打開“重排窗口”對話框,4、切換窗口 切換窗口指的是改變當前的活動窗口，因為只有是活動窗口才能對其中的數據進行操作。通常使用以下兩種方式來切換窗口： （1）以鼠標單擊某窗口中的任意區(qū)域。 （2）按快捷鍵【Ctrl+Tab,16,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,5、隱藏窗口 如果有多個窗口暫時不用，但又不能關閉這些窗口是，可以將它們隱藏起來以便對其他窗口進行操作。 選擇“窗口” “隱藏窗口”菜單項即可將其隱藏。 當需要使用這些窗口時，可取消隱藏： 選擇 “窗口” “取消隱藏”菜單項，在“取消隱藏”對話框的列表框中列出了所有被隱藏的窗口，選擇要取消隱藏的窗口，然后單擊“確定”按鈕，就可以將該窗口重新顯示出來,6、凍結窗格 當窗口中數據很多時，可能需要在觀察其他數據項時某些數據項始終保持可見，這時就可以使用凍結窗格的功能。 （1）在窗口中選擇一個單元格。 （2）選擇“窗口” “凍結窗格”菜單項，位于所選單元格上方及左邊的數據將始終保持可見。 如果需要取消凍結窗格，只需選擇 “窗口” “取消凍結窗格”菜單項即可,17,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,并排比較工作簿是中文版Excel 2003提供的新功能，作用是將兩個內容相似的工作簿并排同時滾動以便于進行比較。 如果在Excel中同時打開了多個工作簿，“窗口”菜單中的“并排比較”菜單項就會被激活。選擇“窗口” “與Book1并排比較”（Book1為所要比較的工作簿）菜單項就能夠對工作簿進行并排比較,并排比較工作簿,拖動一個工作簿中的滾動條就會發(fā)現，另一個工作簿的滾動條也會隨著一起滾動，這樣就可以非常清楚地對兩張工作簿每一行每一列的數據進行比較,18,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,管理工作簿,在進行并排比較的同時會自動打開“并排比較”工具欄。 “并排比較”工具欄的三個按鈕功能： （1）“同步滾動”按鈕 ：控制是否使兩個工作簿同步滾動。 （2）“重置窗口位置”按鈕 ：將窗口位置重新對正，以便并排比較。 （3）“關閉并排比較”按鈕：退出并排比較狀態(tài),關閉工作簿,關閉單個工作簿： （1）選擇“文件” “關閉”菜單項。 （2）單擊菜單欄最右邊的“關閉窗口”按鈕 。 關閉所有的工作簿： （1）選擇“文件” “退出”菜單項。 （2）單擊窗口右上方的“關閉”按鈕 。 （3）按快捷鍵【Alt+F4,19,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,選擇單元格,1、單個單元格的選擇 PS：在單元格之間切換 按【Tab】鍵可以切換到同行相鄰的下一個單元格，按快捷鍵【Shift+Tab】可以切換到同行相鄰的上一個單元格。 按【Enter】鍵可以切換到同列相鄰的下一個單元格，按快捷鍵【Shift+Enter】可以切換到同列相鄰的上一個單元格。 2、選擇連續(xù)的多個單元格 3、選擇不連續(xù)的多個單元格 4、選擇局部連續(xù)總體不連續(xù)的單元格 5、選擇行 6、選擇列 7、選擇工作表的所有單元格,20,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,輸入數據,1、輸入字符型數據 字符型數據：漢字以及英文字母，也就是通常所說的文本。 2、輸入數值型數據 3、輸入日期和時間 （1）在Excel中允許使用斜線、文字、破折號與數字組合的方式來輸入日期（ 如：2008-7-22 2008/7/22 2008年7月22日），但系統默認的日期格式只有一種，見編輯欄中顯示的格式,更改系統默認的日期格式（以Windows XP為例）：選擇“開始” “控制面板” “區(qū)域和語言選項” 在“短日期”文本框中輸入新的日期格式“確定,21,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,2）設置日期格式： 選擇需要轉換日期格式的單元格。 選擇“格式” “單元格”菜單項。 在“單元格格式”對話框的“數字”選項卡中，選擇“分類”列表框中的“日期”選項，選擇需要的格式,22,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,3）時間由小時、分、秒三部分構成，在輸入時間時要以冒號將這三部分隔開（如：10:38:52） ，且Excel使用AM和PM來區(qū)分上午或下午時間。 4、設置數據有效性 輸入數據時，某些單元格中只能輸入數值或字符，為了保證正確輸入數據，可使用“數據有效性”功能。 （1）選擇要應用數據有效性功能的單元格。 （2）選擇“數據” “有效性”菜單項。 （3）在“數據有效性”對話框中，單擊“設置”選項卡，根據需要進行設置。 完成上述操作后，如果在設置了數據有效性的單元格中輸入了不符合設置的字符，就會顯示一個信息提示框，警告輸入了非法值,23,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,5、超鏈接 超鏈接定義了在工作表之間的、工作簿之間、Excel與其他文檔之間的跳轉。 （1）選擇“插入” “超鏈接”菜單項,2）在彈出的“插入超鏈接”對話框中，根據需要進行設置。 6、拼寫檢查 選擇“工具” “拼寫檢查”菜單項，即可開始檢查,鏈接反映的是在其他文檔中的修改，而超鏈接則直接跳轉到該文件中,24,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,提高輸入效率,1、記憶式輸入與選擇列表 （1）打開記憶式輸入功能： 選擇“工具” “選項”菜單項。 在“選項”對話框中，單擊“編輯”選項卡，選中“記憶式輸入”。 打開記憶式輸入功能后，Excel能夠記憶本列中已經輸入的數據。當再次遇到輸入的字符與已有數據的前幾個字符相同時可以將已經輸入的字符顯示出來，這時只需按【Enter】鍵就可以完成剩下字符的輸入。 （2）使用選擇列表： 在單元格中輸入幾個字符后，按快捷鍵【Alt+】，在單元格下會顯示已經輸入數據的列表,25,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,2、自動填充數據 當數據輸入過程中需要大量的相同數據或具有某種規(guī)律的同類型數據時，可以使用自動填充數據功能，從而提高數據輸入的效率。 （1）自動填充數據的操作步驟（以下表為例）： 在A1中輸入“1”。 將鼠標指針放在A1填充柄上，這時鼠標指針變?yōu)槭中螤睢?按住鼠標左鍵并拖動，直到拉出的矩形框覆蓋要填充的所有單元格后，釋放鼠標,單擊“自動填充選項”按鈕可選擇自動填充的方式。如果沒有顯示“自動填充選項”按鈕，可以選擇原單元格并單擊其填充柄使“自動填充選項”按鈕顯示出來,26,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,2）設置序列填充方式 選擇需要填充的單元格。 選擇“編輯” “填充” “序列”菜單項 。 根據需要在“序列”對話框中進行設置,如果無法確定已有數據之間的關系，則可以選中“預測趨勢”復選框，讓Excel來自動判斷應該填充什么樣的數據值,27,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,2）自定義序列填充 選擇“工具” “選項” “自定義序列” 。 在“自定義序列”列表框中選擇“新序列”選項。 根據需要在“輸入序列”文本區(qū)中序列值,28,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,編輯數據,1、刪除數據 2、復制與粘貼數據 PS：選擇性粘貼 默認情況下進行的粘貼操作是將原單元格中的所有內容全部粘貼到目標單元格中，如果僅需要復制元單元格中的數據而保持目標單元格的格式，或者還需要進行其他操作時，可使用“選擇性粘貼”功能。 選擇原單元格，并對其進行復制。 在目標單元格中單擊鼠標右鍵， 選擇“選擇性粘貼”選項。 根據需要進行設置和粘貼。 單擊“確定”按鈕,注意：若第步單擊“粘貼鏈接”，那么當修改原單元格中數據時，目標單元格中的數據會隨之改變,29,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,撤銷與恢復操作,1、執(zhí)行撤銷的方法 （1）單擊常用工具欄中的“撤銷”按鈕 。 （2）按快捷鍵【Ctrl+Z】。 （3）選擇“編輯” “撤銷”菜單項。 2、執(zhí)行恢復的方法 （1）單擊常用工具欄中的“恢復”按鈕 。 （2）按快捷鍵【Ctrl+Y】。 （3）選擇“編輯” “恢復”菜單項,30,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據錄入,添加批注,1、添加批注：為單元格添加說明性的文字。 （1）選擇要添加批注的單元格。 （2）選擇“插入” “批注”菜單項。 （3）在批注框中輸入批注內容。 （4）單擊批注框以外的其他地方，隱藏批注框。 2、編輯批注 （1）選擇要編輯批注的單元格。 （2）單擊鼠標右鍵，選擇“編輯批注”選項。 （3）對批注框中的文字進行編輯。 （4）單擊批注框外的其他地方，隱藏批注框,31,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,行、列和單元格的基本操作,1、插入行 在要插入的行的下方，單擊左側的行號，選擇一行單元格，單擊右鍵，選擇“插入”選項，如下圖,選中多行或在同一列中選中多個單元格，選擇“插入” “行”菜單項，則插入與所選行或單元格數量相同的行,32,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,2、插入列 單擊要插入位置后面的列標，選擇一列單元格，單擊右鍵，選擇“插入”命令，如下圖,選中多列或在同一行中選中多個單元格，選擇“插入” “列”菜單項，則插入與所選列或單元格數量相同的列,33,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,3、增加單元格 通常這一功能很少用到，只有在輸入某行或某列數據后，發(fā)現少輸入一個數據，而且該數據后的其他數據都因它而提前了一格，這時需要插入一個單元格。具體操作如下： （1）選中單元格，選擇“插入”“單元格”菜單項。 （2）根據需要在“插入”對話框中進行選擇,4、刪除行、列和單元格 （1）選中要刪除的行、列或單元格，單擊右鍵，選擇“刪除”選項。 （2）選中要刪除的行、列或單元格，選擇“編輯” “刪除”菜單項,34,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,隱藏與凍結,1、隱藏和顯示行（列） （1）選擇要隱藏的行（或列）單元格，單擊鼠標右鍵，選擇“隱藏”選項，即可隱藏行（或列）。 （2）選擇被隱藏的行（或列）單元格，單擊鼠標右鍵，選擇“取消隱藏”選項，即可顯示被隱藏的行（或列,注意：打印工作表時，不會打印隱藏的行列，實際上，Excel只是把被隱藏的行列的高度設置為零,35,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,2、隱藏和顯示工作表 （1）選擇要隱藏的工作表，選擇“格式” “工作表” “隱藏”菜單項，即可隱藏工作表。 （2）選擇“格式” “工作表” “取消隱藏”菜單項。在“取消隱藏”對話框的列表框中會顯示所有被隱藏的工作表，選擇要顯示的工作表，單擊“確定”選項，即可顯示被隱藏的工作表,3、凍結單元格 （1）選擇需要凍結的單元格。 （2）選擇“窗口”“凍結窗格”菜單項，位于所選單元格上方及左邊的數據將始終保持可見。 如果需要取消凍結窗格，只需選擇 “窗口”“取消凍結窗格”菜單項即可,36,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,保護工作表,1）選擇“工具”“保護” “保護工作表”菜單項,選擇“工具”“保護” “撤銷工作表保護”菜單項可撤銷對工作表的保護,2）在彈出的“保護工作表”對話框中，根據需要進行設置,查找與替換,1）查找：選擇“編輯”“查找”菜單項。/按快捷鍵【Ctrl+F】。 （2）替換：選擇“編輯”“替換”菜單項。/按快捷鍵【Ctrl+H,37,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,1、設置行高與列寬 （1）用鼠標修改行高與列寬。 （2）指定行高與列寬的精確值,調整單元格,38,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,2、合并單元格 （1）選擇要合并的多個相鄰的單元格。 （2）選擇“格式”“單元格”“對齊”選項卡。 （3）選中“合并單元格,39,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,使用多個工作表,1、切換工作表 單擊某個工作表的標簽，就可以從一個工作表切換到另一個工作表中,2、增刪及重命名工作表 在工作表的標簽上單擊鼠標右鍵，將會彈出一個快捷菜單，如下圖，通過該快捷菜單中的選項可以執(zhí)行對工作表的常用操作,40,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,3、為工作表增加鏈接 當多張工作表中保存了幾個同樣的數據，這些數據將始終保持一致。在這種情況下，建立鏈接是比較好的選擇。 例如：將工作表Sheet1的A3單元格中的數據粘貼鏈接到工作表Sheet2的B4單元格中。 （1）選擇Sheet1的A3單元格，并復制數據。 （2）切換到Sheet2。 （3）在B4單元格中單擊鼠標右鍵，選擇“選擇性粘貼”菜單項。 （4）在“選擇性粘貼”對話框的“粘貼”選項區(qū)中選中“全部”，在“運算”選項區(qū)中選中“無”。 （5）單擊“粘貼鏈接”按鈕。 執(zhí)行完上述操作后會發(fā)現，數據已經被粘貼到工作表Sheet2的B4單元格中，并且在修改工作表Sheet1的A3單元格中的數據時，目標單元格中的數據也會隨之改變,41,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,設置工作表格式,1、使用“格式”工具欄中的按鈕來設置格式,2、選擇“格式”“單元格”，打開“單元格格式”對話框來設置格式,42,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,使用工作表,3、選擇“格式”“自動套用格式”來設置格式。 4、選擇“格式”“條件格式”來對符合條件的單元格應用設置的格式。 5、選擇“格式”“樣式”來創(chuàng)建樣式并應用其設置的格式。 注：新建的樣式保存在當前工作簿中，要在其他的工作簿中使用該樣式可以用合并樣式的功能來完成,43,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,數據清單,1、數據清單相當于一張完整的報表，這張報表中的數據是整個工作表中數據的一部分，并且是邏輯相關的。 數據清單中的數據可以邏輯地按照行和列進行劃分，如下圖,字段：數據表的一列稱為字段。 記錄：數據表的一行稱為記錄。 字段名：在數據表的頂行通常有字段名，字段名是字段內容的概括 和說明,44,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,2、創(chuàng)建數據清單時應注意以下事項： （1）不在數據清單中留空行或列：當數據清單中的數據被一個空 行或列隔開時，Excel會將它當作兩個部分看待。 （2）在數據清單的第一行建立字段名稱：Excel將使用字段名建立 報告以及進行排序等操作。 （3）字段名最好用文字：字段名只能使用255個字符以內的文字或 文字公式，且要準確地表達出字段的含義。 （4）工作表中只建立一個數據清單：避免混亂，影響篩選等操作,45,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,3、使用記錄單 在數據清單中輸入數據可以以記錄為單位，這更符合一般錄入數據的習慣。 （1）在已輸入的數據清單中選擇任意一個單元格。 （2）選擇“數據”“記錄單”菜單項。 （3）根據需要在“記錄單”對話框中進行操作,注意：不論選擇的單元格位于數據清單的什么位置，新的記錄內容始終被添加到最后一行中,46,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,篩選數據清單,篩選條件主要可以分為兩類，一類是比較運算符，另一類是通配符。 （1）比較運算符： 、 = 、 當篩選的條件多于一個時可以用“與”或“或”連接各個條件?！芭c”表示要同時滿足兩端的條件，“或”表示只需滿足兩端任意一個條件即可。 例如，成績介于85與90之間的記錄：（85=成績） （2）通配符：？ 、 * ？用來代替一個字符，*用來代替多個字符。 例如，以sel*t作為篩選條件可以查找到select 。 如果要查找？或*，則需要在它們前面加上一個轉義符,47,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,1、自動篩選 （1）在數據清單中選擇任意一個單元格。 （2）選擇“數據”“篩選”“自動篩選”菜單項，在字段名的右側會顯示一個下拉按鈕，表示數據清單已經進入自動篩選狀態(tài)。 （3）在字段名的下拉菜單中，可以根據需要定義自動篩選條件,48,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,2、高級篩選 如果用戶要使用高級篩選，一定要先建立一個條件區(qū)域。條件區(qū)域用來指定篩選的數據必須滿足的條件。 （1）建立條件區(qū)域。 （2）在數據清單中選擇任意一個單元格。 （3）選擇“數據”“篩選”“高級篩選”菜單項。 （4）根據需要定義好“高級篩選”對話框,設置高級篩選條件 篩選結果顯示,49,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,數據排序,排序可以讓表格中的數據按某種規(guī)則排列，數據間的順序只有兩種：升序與降序。對于數值，Excel按數值大小排序；對于文本，Excel根據字母順序、首字母的拼音順序或筆畫順序來排序，空格將始終被排在最后。 1、簡單排序 （1）選中要排序內容，單擊工具欄中的升序排序按鈕 或降序排序按鈕 ，可以完成簡單的排序。 （2）使數據清單進入自動刪選狀態(tài)，單擊字段名右邊的下拉按鈕，選擇“升序排序”或“降序排序”選項,50,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,2、復雜排序 （1）在數據清單中任意選擇一個單元格。 （2）選擇“數據”“排序”菜單項。 （3）在“排序”對話框中設置關鍵字及排序方式,提示：“排序”對話框中最多可以設置3個關鍵字,51,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,分類匯總,在對數據清單中的某個字段進行分類匯總之前，首先需要對該字段 進行一次排序操作，以便得到一個整齊的匯總結果。 （1）在數據清單中任意選擇一個單元格。 （2）選擇“數據”“分類匯總”菜單項。 （3）在“分類匯總”對話框中設置分類字段及匯總方式等,Excel允許在一個分類匯總結果的基礎上，使用其他的分類字段再次進行分類匯總，稱為分類匯總的嵌套。（注意要取消選擇“替換當前分類匯總”復選框,對“性別”進行排序后，再設置分類匯總條件 分類匯總結果顯示,52,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據的處理,列表的使用,列表是中文版Excel2003中新增的功能，它是對數據清單功能的進 一步完善，可在現有數據中創(chuàng)建列表或者空白區(qū)域中創(chuàng)建列表。將某一 區(qū)域指定為列表后，可方便地管理和分析列表數據而不必理會列表之外 的其他數據。 新建列表： （1）選擇“數據”“列表”“創(chuàng)建列表”菜單項。 （2）在“創(chuàng)建列表”對話框中指定列表數據的位置，并選中“列表有 標題”復選框,執(zhí)行上述操作后，被藍色邊框包圍的區(qū)域就是創(chuàng)建的一個列表。列表的排序和篩選操作等與數據清單中的操作相同,53,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,公式和函數,使用公式,公式是用于對單元格數據進行加、減、乘、除等運算的表達式。公式必須以等號（=）開始，后面是參與運算的運算對象和表示運算類型的運算符。運算對象可以是數值、單元格或單元格區(qū)域的引用、標志、名稱和函數等。 運算符號的優(yōu)先級別,54,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,公式和函數,1、輸入公式 （1）在工作表中選中一個單元格。 （2）在公式編輯欄中輸入等號“=”。 （3）在“=”后輸入公式。 （4）按【Enter】鍵,輸入簡單公式,使用公式選項板,在公式中使用單元格標記,55,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,公式和函數,2、引用公式 （1）絕對引用（$A$1） 使用絕對引用，被引用的單元格與公式所在單元格之間的位置關系 是絕對的。公式中引用的單元格地址不隨公式所在單元格的位置變化而 變化。絕對引用的單元格地址須在列標和行號前面增加一個“$”符號。 （2）相對引用（A1） 使用相對引用，系統將記住公式所在單元格和被引用單元格的相對 位置，當公式所在單元格地址改變時，公式中被引用單元格地址也將以 這種相對位置關系發(fā)生相應變化。 （3）混合引用（$A1或A$1） 混合引用是指行固定而列不固定或列固定而行不固定的單元格引 用。例如C$5中行地址不變列地址可以變化，而在$C5中列地址不變， 而行地址可以變化,小技巧：選中需要更改的引用，按【F4】鍵可以在不同引用之間切換,56,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,公式和函數,3、公式的填充 在處理數據時，經常會遇到在同一行或同一列使用相同的公式的情況。利用公式填充功能可以快速實現公式的填充。方法是：在第一個單元格中輸入公式，然后拖動該單元格的填充柄到需要填充的單元格區(qū)域即可,使用函數,Excel 2003提供了大量的函數，比如常用函數、統計函數、三角函數以及時間函數等，這些函數實際上都是Excel預定義的公式。 函數由函數名和參數組成。函數名用以描述函數的功能；參數可以是數值、單元格引用或計算所需的其它信息，參數一定要用圓括號（）括起來。 函數的輸入方法有兩種： （1）直接輸入函數。 （2）利用函數向導輸入函數：“插入”“函數,57,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,創(chuàng)建圖表,在Excel中圖表是一個很重要的概念，它可以將數據以更直觀、更 形象的形式表現出來，更利于理解，并且可以從圖表上直接了解到數據 之間的關系和數據變化的趨勢效果。 Excel 2003提供兩種方式建立圖表： （1）創(chuàng)建嵌入式圖表，即把建立的圖表作為源數據所在工作表的 對象插入到該工作表中，可以同時顯示圖表及其源數據。 （2）創(chuàng)建工作表圖表，即把建立的圖表繪制成一個獨立的圖表工 作表。 圖表與其源數據相互關聯，當改變工作表中的數據時，圖表會自動 更新,58,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,1、創(chuàng)建圖表 （1）打開工作表，選擇圖表中要使用的數據區(qū)域。 （2）選擇“插入”“圖表”菜單項，彈出“圖表向導-4步驟之1-圖表類型”對話框，選擇合適的圖表類型，然后單擊“下一步,59,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,3）在彈出的“圖表向導-4步驟之2-圖表源數據”對話框中打開“系列”選項卡進行設置，然后單擊“下一步,60,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,4）在彈出的“圖表向導-4步驟之3-圖表選項”對話框中，用戶可根據需要進行設置,然后單擊“下一步,5）在彈出的“圖表向導-4步驟之4-圖表位置”對話框中選擇圖表插入的位置,61,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,6）單擊“完成”按鈕,62,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,編輯圖表,1、圖表區(qū)域的選定 在編輯過程中，有時需要對整個圖表進行操作，而有時需要對其中的某一個元素進行操作，這樣就要分別選取不同的圖表區(qū)域。 （1）選定整個圖表區(qū)域 單擊圖標中的空白區(qū)域，在邊框內出現8個控制柄，表明已經選定圖表區(qū)域。 （2）選定繪圖區(qū) 繪圖區(qū)是放置圖表主體的背景區(qū)域，即以兩條坐標軸為界的矩形區(qū)域。單擊圖表中坐標軸之內的空白區(qū)域，即可選定繪圖區(qū)。 （3）選定數據系列 數據系列是指在圖表中的一組相關數據點，來源于工作表中的一行或一列。圖表中的每一數據系列都具有特定的顏色或圖案，單擊圖表中某個數據系列中的一個圖項，該系列中的每個圖項中間出現一個控制柄,63,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,4）選定數據點 數據點對應的是工作表的一個單元格中的數據。在選定數據系列的情況下，單擊系列中的某個數據點，即可選定該數據點。 另外，也可以單擊圖表工具欄中“圖表對象”列表框右側的下三角按鈕，從下拉列表中選擇要選定的圖表元素。 2、移動圖表 （1）在圖表上單擊以選定該圖表，這時圖表的周圍出現一個邊框，同時出現8個控制柄。 （2）在圖表上按住鼠標左鍵拖動，鼠標指針變成十字箭頭形狀，并且會出現一個虛框顯示當前的位置。 （3）拖動到所需的位置后，松開鼠標即可。 3、調整圖表大小 在圖表被選定的情況下，將鼠標指針指向8個控制柄之一，鼠標指針變成雙向箭頭，按住鼠標左鍵拖動，即可調整圖表的大小,64,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,應用圖表,4、更改圖標類型 單擊需要修改的圖表，執(zhí)行“圖表”“圖表類型”命令，然后在彈出的對話框中選擇其它的圖表類型即可。 5、添加或刪除圖表數據 在Excel 2003中，如果改變與圖表有關的單元格數據時，系統會自動更新圖表。用戶還可以用以下的方法添加數據： （1）如果要在嵌入式圖表中添加數據，可以在工作表中選定要添加的數據，然后將選定的數據拖放到圖表中即可。 （2）用戶可以在工作表中選定要添加的數據區(qū)域，單擊常用工具欄中的“復制”按鈕，然后單擊圖表，再單擊常用工具欄中的“粘貼”按鈕。 （3）如果要給圖表工作表添加數據系列，可以切換到圖表工作表中，選擇“圖表”“數據源”菜單項，在出現的“源數據”對話框中可以重新選定圖表的數據區(qū)域。 （4）要刪除圖表的數據系列，可以在圖表中選定該數據系列，然后按Delete鍵,65,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,創(chuàng)建數據透視表,數據透視表是一種特殊形式的表，可快速合并和比較大量數據。用戶可旋轉其行和列以觀察源數據的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細數據。 數據透視表一般由7部分組成： （1）頁字段：數據透視表中為頁方向的數據清單或表單中的字段。 （2）頁字段項：源數據清單或數據表單中的每個字段、列條目或數值都稱為頁字段項列表中的一項。 （3）數據字段：含有數據的源數據清單或表單中的字段項。 （4）數據項：數據項是數據透視表字段中的分類。 （5）行字段：在數據透視表中指定為行方向的源數據清單或表單中的字段。 （6）列字段：在數據透視表中指定為列方向的源數據清單或表單中的字段。 （7）數據區(qū)域：含有匯總數據的透視表中的一部分,66,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,1、創(chuàng)建數據透視表 （1）選擇數據清單中任意一個單元格。 （2）然后選擇“數據”“數據透視表和數據透視圖”菜單項,3）在彈出的“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之1”對話框中使用其缺省設置，單擊“下一步”按鈕,67,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,4）在彈出的“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之2”對話框的“選定區(qū)域”文本框中輸入要建立數據透視表的數據源區(qū)域,在“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之3”對話框中可設置數據透視表顯示的位置,6）在彈出的“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之3”對話框中單擊“布局”按鈕,5）單擊“下一步,68,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,7）將鼠標指針移到對話框右側按鈕上，將其拖曳到布局中,8）單擊“確定”按鈕，返回到“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之3”對話框,69,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,9）單擊“完成”按鈕，則生成了數據透視表,70,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,2、刪除數據透視表 （1）選擇數據透視表中任意一個單元格。 （2）在“數據透視表”工具欄上單擊“數據透視表”按鈕，則彈出“數據透視表”下拉菜單，然后選擇“選定”“整張表格”菜單項。 （3）選擇“編輯”“清除”“全部”菜單項，即可刪除數據透視表,71,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,編輯數據透視表,1、添加和刪除字段 （1）選定數據透視表中的所有表格。 （2）選擇“數據”“數據透視表和數據透視圖”菜單項。 （3）在彈出的“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之3”對話框中單擊“布局”按鈕。 （4）根據需要拖曳字段進行添加和刪除。 2、將字段更名 （1）單擊要重命名的字段。 （2）輸入新的字段名稱。 （3）按【Enter】鍵,72,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,數據透視表,3、修改分類匯總 （1）選中要修改匯總方式的字段名。 （2）單擊數據透視表工具欄中的“字段設置”按鈕 。 （3）在彈出的“數據透視表字段”對話框中根據需要進行更改設置。 （4）根據需要拖曳字段進行添加和刪除,4、更改布局 （1）選擇數據透視表中的任意單元格。 （2）選擇“數據”“數據透視表和數據透視圖”菜單項。 （3）在彈出的“數據透視表和數據透視圖向導3步驟之3”對話框中單擊“布局”按鈕。 （4）根據需要拖曳字段進行更改。 5、更新數據透視表 （1）選擇數據透視表中的任意單元格。 （2）單擊數據透視表工具欄中的“刷新數據”按鈕,73,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,宏及應用,創(chuàng)建宏,在Excel中，經常要重復執(zhí)行某項任務，這時可以使用宏將其變成可自動執(zhí)行的任務。在Excel中，宏實際上是一組指令的集合，這些指令就是Visual Bisic語言程序命令。 1、利用菜單創(chuàng)建宏 （1）選擇“工具”“宏”“錄制新宏”菜單項。 （2）在“錄制新宏”對話框中輸入宏的名稱，同時可以設置快捷鍵等,宏名的第一個字符必須是字母，其他字符可以是字母、數字或下劃線。宏名稱中不允許有空格，下劃線也可以作為分詞符,74,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,宏及應用,3）單擊“確定”按鈕開始宏的錄制工作，這時會出現“停止錄制”工具欄。 （4）執(zhí)行需要記錄的操作。 （5）單擊“停止錄制”工具欄上的“停止錄制”按鈕即可完成創(chuàng)建宏,75,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,宏及應用,運行宏,1、運行宏的方法 （1）選擇列表框中選擇要運行的宏名稱，單擊“執(zhí)行”按鈕，即可運行宏。 （2）使用快捷鍵運行宏。 2、檢查宏的正確性 （1）選擇“工具”“宏”“宏”菜單項，打開“宏”對話框。 （2）單擊該對話框中的“單步執(zhí)行”按鈕，這時會彈出Microsoft Visual Basic窗口。 （3）按【F8】鍵，檢查宏的每一步是否按照預定的意圖進行,76,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,宏及應用,VBA代碼,宏是一組指令的集合，這些指令就是VB語言程序命令和函數，這種VB語言就是VBA。 1、創(chuàng)建VBA宏 （1）選擇“工具”“宏”“宏”菜單項。 （2）在彈出的“宏”對話框中輸入宏名、選擇存放地址等。 （3）單擊“創(chuàng)建”按鈕。 （4）在彈出的Visual Basic編輯器窗口模塊中輸入VBA代碼,77,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,打印設置,打印工作表之前，需要對工作表的頁面進行設置：選擇“文件”“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框,78,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,1）“頁面”選項卡：可以進行方向、縮放、紙張大小、打印質量等的設定,79,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,2）“頁邊距”選項卡：可以對打印表格頁邊距進行設置,80,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,3）“頁眉/頁腳”選項卡：可以通過單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”對打印文件自定義頁眉、頁腳,81,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,82,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,4）“工作表”選項卡：可以設置要打印的區(qū)域，默認是全部區(qū)域。如果是多頁打印，可以將表頭部分設置為“打印標題”，這樣便可以在每頁出現標題內容,83,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,使用分頁符,分頁符是打印文件時分頁的標志，用戶可根據工作表和打印紙張的不同添加或刪除分頁符。 1、插入和刪除分頁符 （1）在工作表中選擇要插入分頁符的單元格。 （2）選擇“插入”“分頁符”菜單項，在選中單元格的左上角會插入以十字形虛線表示的分頁符。 （3）如果要刪除分頁符，可以單擊插入分頁符時的單元格，然后選擇“插入”“刪除分頁符”菜單項。 （4）如果要恢復默認的分頁符，可以先選中整個工作表，然后選擇“插入”“重置所有分頁符”菜單項,84,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,2、調整分頁符 如果插入了人工分頁符后需要重新調整，可以使用先刪除原分頁符再插入新分頁符的方法，但是這樣操作比較繁瑣，選擇“視圖”“分頁預覽”菜單項可以方便地對原有的分頁符進行調整,用戶插入的分頁符為藍色實線，Excel自動插入的分頁符為藍色虛線,85,第二章 EXCEL 2003數據處理軟件,OFFICE辦公軟件應用,打印工作表,打印文檔,1、打印預覽 2、打印,86,OFFICE辦公軟件應用,謝謝