汽車維修配件管理制度

配件管理制度目的為了加強對采購入庫零件的規(guī)范化管理，確保購進零件數(shù)量與質量合格，價格合理，做到零件入庫管理的有序化，規(guī)范化。崗位職責零件部主管1貫徹落實公司各項規(guī)章制度，執(zhí)行公司集團各項業(yè)務規(guī)定；2組織制定本部門的工作計劃，負責本部門行政，業(yè)務，經營管理，全面完成公司下達的各項任務；3做好配件的計劃，采購，出庫，保管和索賠工作，經常核查現(xiàn)有管理實施情況，針對存在問題，提出有效解決措施；4組織及時采購生產車間所需零件，做到按時,保質，價優(yōu)將零件購進；5協(xié)調部門之間，部門與客戶之間的關系，要及時協(xié)助服務顧問妥善處理客戶有關零件的投訴問題；6掌握市場情況，建立零件網(wǎng)絡，了解車間，服務顧問的需求，做好服務工作；7負責組織倉庫管理員做好庫存盤點工作，定期與財務核對；8組織部門的相關培訓，增強部門的整體業(yè)務水平，提高工作效率；9加強團隊建設，關心員工，提高部門人員的凝聚力。采購員1嚴格遵守公司各項規(guī)章制度，執(zhí)行公司集團的有關部門業(yè)務規(guī)定；2熟悉工作業(yè)務，熟悉掌握配件市場價格，能根據(jù)市場需求和維修車間需要制定采購計劃表，并及時向部門主管反饋有關部門信息；3嚴格把質量關，不以次充好，確保采購配件，材料的質量合格，價格合理；4不得利用職務之便搞非法交易，以權謀私，不準受賄或索取回扣，不準從事任何有損公司的活動，一經核實，公司將嚴肅處理；5對客戶需求和維修車輛所需的配件要及時采購，不得拖延；6嚴格遵守公司財務制度，提高業(yè)務水平。零件管理員1遵守公司各項管理制度，堅守工作崗位，工作細致，扎實；2熟悉業(yè)務，對庫存零件實行電腦管理，操作；3有效利用倉庫空間，對零件實行“全貨位系統(tǒng)”（即所有的配件都有倉位號），保持倉庫配件擺放整齊，整潔；4嚴格執(zhí)行物，料入庫驗收制度，對采購入庫的配件要核查包裝，質量，數(shù)量與購貨發(fā)票進行核對確認；5按照年，季，月度對倉庫作大，中，小范圍的盤點，做到帳物一致，合理庫存，對積壓配件提出意見，并及時上報；6零件部出庫憑維修工單，出庫單，出庫通知領用，堅持“一盤底，二核對，三發(fā)料，四減數(shù)”的原則；7每天對出，入庫的配件進行統(tǒng)計，妥善保管所有原始憑證，以便財務進行核銷；8確保倉庫安全，注意防火、防盜、防潮、防塵；未經批準，嚴禁非倉庫人員進入；9零部件出入庫做到“先進先出”原則；10嚴守公司保密制度，不得泄露商業(yè)機密。計劃員1根據(jù)零件的實際庫存，結合維修的需求制定合理的零件訂貨計劃及采購計劃；2定期分析零件的庫存結構，掌握倉庫常備件情況，出入庫動態(tài)；3及時跟進零件訂購的到貨，做好訂購配件的到貨情況；4制定盤點計劃，并對盤點差異進行復核，分析差異的原因；5做好配件每日、每周、每月的訂貨計劃，合理控制庫存，杜絕滯銷零件積壓庫存，發(fā)現(xiàn)積壓及時上報，并采取積極有效的方式進行處理；配件部工作管理制定配件計劃1.1根據(jù)前6個月配件出庫頻率，確定每個配件的庫存上下限基本數(shù)值；1.2根據(jù)維修業(yè)務季節(jié)性變化等因素，調整庫存上下限數(shù)值；1.3 配件計劃員根據(jù)配件庫存情況，參考庫存下限數(shù)量，制定配件進貨計劃；1.4 配件主管審核配件進貨計劃后，將配件進貨計劃發(fā)給供貨商；配件采購管理1.1對于供貨商要求先付款后發(fā)貨的，要及時與財務溝通，按照相關流程申請付款；1.2.配件進貨計劃發(fā)給供應商后，應及時跟進供貨商的配送情況；1.3對于供貨商不能正常發(fā)貨的配件，應及時在其他供貨商、集團旗下的大售后、4S店調貨，無法調貨時，應及時通知前臺和車間；1.4對于配件采購可以貨比后從報價較低的定點供應商處分別采購，也可以從固定供貨渠道供應商處按約定價格采購；1.5市場零星配件采購原則上必須實行貨比采購，貨比登記表必須存檔保存；1.6定點供應商無法供應的零星配件，必須經過三家以上非定點供應商貨比后采購；1.7采購的配件價格較高，有無法找到一家以上的配件供應商時，應請財務人員參加談價；1.8從集團定點供應商采購的材料，采用月結，月結要求參照相關采購制度；1.9從不能月結的供應商貨比采購的材料，在材料正常出庫后，采購員應一周內辦理報銷手續(xù)；客戶車輛配件訂購制度1.1配件訂購類型可依據(jù)維修車輛性質進行區(qū)分：正常來店維修車輛訂單、特殊零件訂單、保險事故車輛訂單三大類；1.2日常來電維修車輛經作業(yè)班組檢查報價需更換無庫存的配件，服務顧問接到報價單經客戶確認同意后將配件訂購申請單提交給配件部，由配件部負責向供應商下達采購清單；1.維修車輛所需更換的零件，拆檢報價時作業(yè)班組必須與配件共同確認報價項目名稱，班組與配件部人員在報價單上簽字，避免因零件名稱的叫法差異導致報價及訂貨錯誤的情況發(fā)生，報價項目配件部人員未與班組確認或親自核定而造成價格、型號不同相符的，責任由報價經手人承擔；1.4經保險公司核賠的零件項目，保險業(yè)務員將需更換的零件填寫在配件采購申請單上并確認核實簽字，及時交配件部辦理訂貨業(yè)務和確定訂貨時間；1.5保修車輛訂購零件可免交定金，保修零件訂購必須由服務主管親自確認簽字訂購；1.6對于特殊零件訂購，如車鑰匙、噴漆件等，需把供應商所需的必要文件，像：發(fā)動機拓號等，交給配件部，由配件部負責寄給供應商；1.7.服務顧問嚴格按配件部訂購申請單上表格內容填寫（如車牌、車架號、訂購配件名稱、數(shù)量、金額）并備注說明車輛是否在廠等件、作業(yè)班組、服務顧問姓名等詳細信息，便于配件部及時作好項目的核對與到貨通知工作，服務顧問與配件人員進行訂單交接時必須簽名及確認交接時間，防止推卸責任情況出現(xiàn)；1.8零件部人員將采購到貨零件驗收完畢后，在廠燈1件車輛立即通知服務顧問協(xié)調作業(yè)班組領用安裝，不在廠的定件車輛，每天由配件部專人更新到貨信息，通過OA系統(tǒng)發(fā)到各部門，服務顧問應及時通知車主來店更換，并做好客戶來店更換的接待工作，如定貨的服務顧問休假時，則由本組其他服務顧問負責通知客戶并跟進；1.9需訂貨而不在廠等件的車輛，必須一律交付該零件成本價的定金（具體和財務，前臺溝通定），減少客戶訂貨后不到店更換的情況發(fā)生，避免造成呆滯庫存產生，客戶未交定金或不足公司規(guī)定定金額的訂單，如在半年內未能出庫的，從第7個月開始為呆滯庫存；1.10零件部訂購單統(tǒng)一使用一式四聯(lián)，即：一聯(lián)倉庫、二聯(lián)前臺、三聯(lián)收銀、四聯(lián)客戶，對于需交定金的零件，在收銀員收到定金后，在四聯(lián)單上分別蓋“已收定金”，配件部根據(jù)蓋有財務章的訂貨單進行訂貨采購；1.11經班組，檢修故障的車輛零件訂購，由于班組故障判斷失誤的原因導致零件安裝后故障不能排除的，又不能退貨零件，責任由車間內部自行解決；1.12由于零件質量問題造成返工車輛，車間技術小組評定出具檢查報告，將舊件交給配件部負責向供貨商申請索賠，零件費用由供貨方負責賠付；1.13配件部每月核對訂單到貨領用情況，根據(jù)訂購清單內容按已領用、未領用類別進行歸類管理，統(tǒng)計未領用配件的車輛數(shù)據(jù)及責任人，服務顧問申購的零件在6個月內未能銷售，配件部從第7個月開始將相關訂貨信息轉發(fā)到服務顧問主管并抄送給財務經理、總經理，請領導監(jiān)督解決；配件驗收入庫管理1.1供貨商配送的零件到庫后，零件管理員對零件包裝外觀、數(shù)量、品種進行初步入庫檢查，根據(jù)到貨清單查驗規(guī)格、型號、編碼是否正確；1.2發(fā)現(xiàn)零件包裝或外觀有損壞時，必須立即拍照以備查驗；1.3發(fā)現(xiàn)零件有損壞、有錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)的情況發(fā)生時，有配件主管負責與供貨商溝通解決；1.4初步入庫檢驗合格后，車間領用時發(fā)現(xiàn)零件存在質量問題時，有配件主管負責與供貨商解決；1.5零件管理員辦理零件入庫時沒有及時發(fā)現(xiàn)零件存在外觀損壞、數(shù)量、型號、編碼有誤等問題，按工作失誤予以警告；1.6零件管理員對貨物外觀，包裝和品質進行目視確認，如對配件有可疑請求技術主管進行鑒定，杜絕假冒偽劣零件入庫；1.7確實發(fā)現(xiàn)采購的零件存在假冒情況須立即上報領導并與供貨商溝通處理，嚴重時終止與該供貨商的業(yè)務往來；1.8貨物驗收合格后零件管理員須在的當天辦理入庫手續(xù)；1.9不能月結的配件辦理入庫后，三日內要辦理報銷手續(xù)；1.10月結供應商的配件，應在規(guī)定的付款時間前完成與供應商對賬，并將結算單據(jù)交財務部申請付款；1.11貨物入庫后按貨物擺放要求上架，不能隨意擺放在地上、通道內。