公司發(fā)文管理規(guī)范.doc

保密等級I秘密 公文編號：HT-GM-001-V1.0公司發(fā)文管理規(guī)范一、 目的本規(guī)定是對公司發(fā)文進行規(guī)范化管理，明確公司發(fā)文的審批程序和權限，提高公司辦公效率和質量，確保公司發(fā)文的嚴肅性、權威性、時效性，特制定本制度。二、 適用范圍本規(guī)范所指公文，是指以公司名義或者以行政部名義發(fā)布的，以公司全體員工為受眾的通知、通報、規(guī)章制度等下行公文。三、 公文分類1. 規(guī)定：發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用【規(guī)定】。2. 決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用【決定】。經會議討論通過并要求貫徹的事項，用【決議】。3. 通知：轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用【通知】。4. 通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用【通報】。5. 請示、報告：向上級請求批示與批準，用【請示】。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用【報告】。四、 保密原則公司所有公文的擬定、發(fā)布均需要分為I、II、III三個等級，具體劃分如下：1. I等級公文為秘密級，其查閱人為公司所有員工。2. II等級公文為機密級，其查閱人僅限公司董事會、高層決策者、高層管理人員、部門負責人及事件相關負責人；3. III等級文獻為絕密級，其查閱人僅限公司董事會、高層決策者、高層管理人員及事件相關負責人；4. 凡無相關公文的查閱權限而擅自查閱者，公司有權與其解除勞動合同。五、 發(fā)文管理流程標準1. 由職能部門草擬初稿，如果文件內容涉及相關部門，草擬部門應與相關部門協(xié)商一致；并擬定會簽人和簽發(fā)人，如需抄送或抄報的，也需注明。完成后提交部門領導審核。2. 起草部門領導對文件進行審核，完成后提交相關部門，如文件不涉及相關部門，直接提交行政部。3. 涉及相關部門的，接到文件后根據實際情況進行會簽(注)，完成后提交給其它相關部門會簽。4. 起草部門內部發(fā)文由分管領導做最終審批；公司級發(fā)文須提交總經理做審批后簽發(fā)。5. 總經理簽發(fā)后，交由行政部編號。6. 行政部對文件進行編號、認真編排并整理樣稿，完成后提交職能部門校對。7. 起草人員對已完成的樣稿進行校對，發(fā)現(xiàn)錯別字可修改，但不能修改文件內容，如發(fā)現(xiàn)有其它問題可向行政部提出。完成后提交行政部發(fā)布。8. 行政管理員將校對后的文件打印、蓋章、發(fā)布。9. 對于已經發(fā)布的通知、通報、規(guī)章制度等，各部門應積極貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)新的問題，須及時向行政部反饋。須做修改的，按以上流程從本章第1條起，嚴格執(zhí)行。10. 各部門嚴格執(zhí)行公文條款并維護。注會簽人：涉及部門的部門經理會簽人職責：復核審查文件中的規(guī)定是否合理，是否有可操作性，協(xié)助配合該文件的起草部門制定更為完善合理的公文制度。權責部門輸入流程圖輸出職能部門職能部門相關部門總經理/分管領導行政部 行政部各使用部門各使用部門各使用部門公文公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文公司公文簽發(fā)目錄公司公文總覽表部門公文一覽表公文公文起草/修訂公文申請執(zhí)行、維護編 號發(fā)放、存檔公文執(zhí)行無有無更改有審 批會 簽征求意見公文公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文公文發(fā)文簽批單公文六、 流程圖七、 公文系統(tǒng)編號為保障公司各級管理公文在制定、發(fā)布、執(zhí)行過程的有效性，統(tǒng)一公文的文檔文號的制定規(guī)則。具體如下：1. 公司公文編號：HT -XX-XXX.Vx版本號（如：第一版“1.0”，第二版“2.0”.） 順序號(用數(shù)字表示，001開始)職能部門代號(注)公司名號前綴注職能部門代號列表如下（以首位拼音或英文縮寫表示）:職能部門英文部門簡寫公文代號公司層Gerneral ManagerGMGM行政部Admin. DepartmentADAD人力資源部Human Resources DepartmentHRHR財務部Accounting DepartmentACAC市場部Marketing DepartmentMDMD項目管理部Project Manager DepartmentPMPM銷售部Sales DepartmentSDSD產品部Product DepartmentPDPD技術部Technolog DepartmentTDTD研發(fā)部Research & Development DepartmentR&DRD2. 文號舉例：l 公司發(fā)文制度編號:HT-GM-001-V1.0系華拓公司層管理公文，順序號001，第一版。公司公文附表編號：FM- XXXXX-VX- A附表順序號（如：第一“A”，第二“B”.） 公文編號（含版本號）表單前綴表單舉例：l 公司發(fā)文制度附表一發(fā)文簽批單編號:FM-HTGM001-V1.0-A系華拓公司公司層管理公文HTGM001-V1.0版本的附表一。八、 附件附件一：發(fā)文格式樣本；附件二：部門公文格式；附表：附表一：發(fā)文簽批單（編號：FM-HTGM001-v1.0-A）附表二：公司公文簽發(fā)目錄（編號：FM-HTGM001-v1.0-B）附件一：發(fā)文格式樣本保密等級XXX（居左，黑體，小四） 公文編號：HT-XX-001-V1.0 （居右，黑體，小四）xxxx管理規(guī)定（居中，黑體，小初）XXXXXXXXXXXXX公司（XXXX年X月）（居中，黑體，小二）文件正文（宋體，小四）XXXXXXXXXXXXXX公司XX部（居右，黑體，小三）附件二：發(fā)文格式樣本關于XXXXXXX的通知（居中，黑體，二號）各分公司，各部門，全體人員：（居左，宋體，小三）文件正文（宋體，小三）特此通知。XXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日(居右，宋體，三號) 附表一：發(fā)文簽批單（編號：FM-HTGM001-v1.0-A） 發(fā)文審批單發(fā)文日期： 年 月 日 文 件 名：文件編號：發(fā)文部門：擬 稿 人：發(fā)文范圍：主送： 抄送： 保密等級：秘密 機密 絕密發(fā)文部門負責人審核：相關部門負責人審核：發(fā)文部門主管領導審核：簽發(fā)人批示（總經理）：發(fā)文 經辦人：存檔 經辦人：備注：以往發(fā)布過的相關同類或相沖突的制度名稱：是否廢止以上制度 是 否附表二：公司公文簽發(fā)目錄（編號：FM-HTGM001-v1.0-B）