妙筆生花的公文寫作之道：如何撰寫機關公.ppt

公文寫作培訓講座主講人：于常青,行政機關公文的概念,公文的概念有廣義和狹義之分。廣義的公文:通用公文和專用公文。通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位及其他社會組織在處理日常工作時普遍適用的公文。專用公文，是指在一定的業(yè)務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。,狹義的公文是指國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法中規(guī)定的13種行政機關公文。通常稱之為機關公文。,行政機關公文書面格式,眉首秘密程度和保密期限緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號簽發(fā)人紅色隔線,主體標題:“發(fā)文機關”、“事由”、“文種”主送機關：位置在標題下空一行靠左頂格正文：用數(shù)字表示層次結構序數(shù)，其順序為：第一層用“一”、“二”、“三；第二層用“(一)”、“(二)”、“(三)”；第三層用“1”、“2”、“3”；第四層用“(1)”、“(2)”、“(3)”；印章：位置要求在正文的下側、成文日期的上側。成文日期：年、月、日三者齊全，一般用漢字。附件：附件應放在公文成文日期之后附注：對公文的發(fā)放范圍或注意事項等的注釋和說明。,版記主題詞：內容特征、歸屬類別、文種。國務院公文主題詞表抄送機關印發(fā)機關、印發(fā)時間印刷份數(shù),公文行文規(guī)則,一般情況下不越級行文準確認定主送機關和抄送機關聯(lián)合行文的機關之間，級別應該相同或相近同級別的所屬部門之間不能聯(lián)合發(fā)文一般不應向上級機關負責人個人直接報送公文不得向上級機關負責人多頭報送公文,“請示”的行文規(guī)定一文一事寫一個主送機關不得同時抄送下級機關請示事項不得夾帶在報告中,公文的語言,公文語言的特征準確性簡潔性莊重性規(guī)范性,公文語言的詞匯稱謂語：稱與對方有關的事物常用“你”、“貴”；稱與自己有關的事物常用“我”、“本”；間接稱呼有關的人或單位常用“該”。起首語：“關于”、“為了”承啟語：“為此”、“特此”結尾語：表收束、強調、祈請等的用語,公文的種類,命令(令)適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排。,公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知的事項，任免人員。,通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。,報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。請示適用于向上級機關請求指示、批準。批復適用于答復下級機關請示事項。,意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題；請求批準答復審批事項。會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。,中國共產(chǎn)黨機關公文(14種）：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等。,公文根據(jù)行文方向可分成三大類：1、上行文即下級部門向上級部門報送的公文，如報告、請示等。2、下行文即上級部門發(fā)給下級部門的公文，如命令、決定、指示、通知、通報、批復等。3、平行文指平級單位或不相隸屬的單位之間往來的公文，如函，部分的議案、通知、通告等有時也可以用作平行文。,公告,公告是黨政機關或有關職能部門向國內外宣布重大事項或法定事項時所使用的公文。,公告的特點1內容的公開性。2發(fā)布形式的多樣性。3行文的莊重、嚴肅性。,公告的寫作格式和基本內容(一)標題公告的標題通常有兩種寫法：一種是由發(fā)文機關名稱加上發(fā)文事由和文種構成:如郵電部、國家工商行政管理局、公安部關于加強集郵管理取締非法倒賣郵票活動的公告；另一種是由發(fā)文機關名稱加文種構成的標題:如中華人民共和國全國人民代表大會公告。,(二)正文公告的正文通常由公告的緣由、公告的事項和結束語三部分組成。1公告的緣由。如：“根據(jù)中華人民共和國國庫券條例，現(xiàn)就發(fā)行2000年憑證式(一期)國債(以下簡稱“本期國債”)的有關事宜公告如下：”。2公告事項。3結束語。一般常用“特此公告”、“現(xiàn)予公告”等語。(三)署名和日期,中華人民共和國外交部公告第X號(1997年5月16日)中華人民共和國政府恢復對香港行使主權后，為便利香港特別行政區(qū)同世界各國和地區(qū)人員往來，從1997年7月1日起，目前可免辦簽證進入香港的國家及部分地區(qū)的人員進入香港特別行政區(qū)旅游或從事短期經(jīng)貿(mào)活動，原則上繼續(xù)給予免辦簽證待遇。根據(jù)基本法第154條“對世界各國或各地區(qū)的人入境、逗留和離境，香港特別行政區(qū)政府可實行出入境管制”的規(guī)定，給予免辦簽證待遇的國家和地區(qū)及具體辦法，將由香港特別行政區(qū)政府決定并予公布。外國人前往中國其他地區(qū)，仍應按現(xiàn)行有關規(guī)定申請簽證，辦理必要的手續(xù)。中方正在研究港英簽證的過渡安排和中國駐外使、領館受理外國人赴港簽證申請問題，并將盡快公布。,公告的寫作要求(一)行文簡要，措辭嚴謹(二)根據(jù)不同的要求寫作公告,通告,通告是適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文。,通告和公告主要區(qū)別：1公告告知的范圍大于通告。2公告的約束性小于通告。3公告的事項比通告的事項更為重大，政治性更強。4公告的發(fā)文機關級別一般較高。,通告的種類1遵守性的通告。2周知性的通告。,通告的寫作格式和基本內容(一)標題通告的標題有四種基本形式：一是由發(fā)文單位名稱、事由和文種構成的標題，如國家教委關于維護中小學正常教學秩序的通告；二是由發(fā)文事由和文種構成的標題；三是由發(fā)文單位名稱和文種構成的標題；四是僅文種通告兩字的標題。,(二)正文通告的正文一般由發(fā)通告的緣由、發(fā)布事項和結束語三部分構成。1、通告的緣由。這一部分結束，常用“特作如下通告”或“現(xiàn)通告如下”等語言過渡下文。2、通告的事項。即通告的具體內容、主體部分。它要寫明在什么范圍內，告知誰，告知何事。3、結束語。一般寫執(zhí)行通告的要求，帶有強調的性質；也可以寫明執(zhí)行的時間、范圍和有效日期；有的不設結尾，常以“特此通告”、“此告”作結。(三)署名和日期,通告的寫作要求(一)目的明確(二)符合法規(guī)政策(三)發(fā)布及時(四)行文清晰,北京市朝陽區(qū)工商行政管理局通告依據(jù)中華人民共和國企業(yè)法人登記管理條例的規(guī)定，1992年度內、外資企業(yè)法人年檢工作于2月1日開始。凡1992年12月31日前在朝陽區(qū)域內由市工商局和朝陽區(qū)工商局登記注冊的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)和中華人民共和國企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的外商投資企業(yè)，應于3月31日前分別到內資企業(yè)管轄所和外商投資企業(yè)管理所(地址：關東店南街北口，電話：5071920、5072552)辦理年檢手續(xù)，逾期不辦理的將按中華人民共和國企業(yè)法人登記管理條例的規(guī)定予以注銷。一九九三年一月十三日,下面一則文稿在表達上有五處不妥當，請指出并改正。通告為提高電話網(wǎng)的通訊能力，我公司將對轄區(qū)電話局的交換機進行升級改造，現(xiàn)依據(jù)中華人民共和國電信條例，將有關事項宣布如下：敝工程將于2009年6月10日20時至11日8時施工，在此期間會影響青山區(qū)電話用戶的正常通話。交換機升級后，用戶原有的一些業(yè)務功能(如鬧鐘、呼叫轉移等)需要重新設置；熱線和呼出限制的設置方法也有變化。如有疑問，歡迎提出。本公司客服電話：87654321。對工程施工給貴用戶造成的不便，我們深表不安。請予理解和支持。天網(wǎng)通信有限公司青山分公司2009年6月7日,通知,通知是批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，以及任免人員時使用的一種公文。,通知的特點(一)指導性(二)廣泛性(三)時效性,通知的種類(一)發(fā)布、指示性通知(二)廣告性通知(三)轉發(fā)、批轉性通知(四)任免通知,通知的格式(一)標題通知的標題有三種一為發(fā)文行政機關加介詞(或不用)加通知內容加“的通知”；二為通知內容加“通知”；三為僅寫“通知”一字即可。(二)受文者名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，頂格寫。一行寫不下時可回行，繼續(xù)頂格寫。句未用冒號。,(三)正文開頭要先寫制發(fā)本通知的因由、根據(jù)或者目的和意義，然后用過渡詞語轉入主體部分。主體要寫明要求受文者應遵守什么或貫徹什么。結尾一般多注明貫徹落實本通知的時間要求、希望等，用語因通知內容而異，如：“請參照執(zhí)行”、“希遵照辦理”等。(四)落款發(fā)文行政機關印章和成文日期。,國務院關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：現(xiàn)發(fā)布國家行政機關公文處理辦法，自2001年1月1日起施行，1993年11月21日國務院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的國家行政機關公文處理辦法同時廢止。二OOO年八月二十四日(章),通報,通報是行政機關把工作情況、經(jīng)驗教訓、典型事例及有教育、指導、規(guī)范意義的事件向下級或公眾發(fā)布的周知性公文。,通報的種類(一)情況性通報(二)批評性通報(三)表彰性通報,通報的特點(一)引導性和警戒性(二)溝通性和交流性,通報的格式與寫作(一)標題一般由公文標題的三要素構成，也有省略發(fā)文機關這一要素的，由發(fā)文內容和文種組成。(二)受文者名稱,(三)正文開頭要用概括性的語言，簡述基本事實，表明態(tài)度。主體部分1、要寫清事情的來龍去脈。（具體）2、要適當分析性質意義，概括出典型的意義和主要經(jīng)驗，分析錯誤產(chǎn)生的原因、性質、它的危害及應吸取的教訓。3、最后要說明有關決定，該肯定的，應明確授予什么榮譽，給予哪種獎勵；該處罰的，應明確懲罰方式。結尾部分應提出或推廣或戒防的要求或希望。(四)落款發(fā)行行政機關和發(fā)文日期。,通報與通知的區(qū)別通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；通知用于傳達指示、發(fā)布法規(guī)、批轉文件、安排部署工作。通報用于讓下級了解情況、知曉情況和存在的問題；通知用于要求下級執(zhí)行什么或怎樣去做。通報是事后發(fā)布的，而通知卻是事前發(fā)布。通報要求有較具體的敘述和分析、議論、評價。通知一般只用概述性的語言。,關于轉發(fā)XX市和XX地區(qū)商業(yè)倉庫發(fā)生重大火災事故調查處理報告的通報XXX：為了深入貫徹落實中共中央關于加強安全生產(chǎn)的通知(中發(fā)XXXXX號文件)，發(fā)動和依靠廣大職工群眾參加安全管理，建立義務消防組織，定期進行群眾性的安全大檢查，（）總結推廣了一批十幾年、二十幾年無火災事故的先進典型，在安全工作上取得了一定成績。但也有一些地區(qū)和單位存在不少問題，去年在XX和XX就發(fā)生兩起損失XX萬元以上的大火，使國家受到重大損失?，F(xiàn)將XX省商業(yè)局和XX地區(qū)商業(yè)局關于火災事故的調查處理報告(業(yè)經(jīng)XX市委、XX地委批準)，摘要發(fā)給你們，請組織所屬單位領導和職工進行討論，結合檢查本單位和安全工作，從中吸取教訓。,當前，梅雨季節(jié)到來，希望你們抓好政治思想工作，加強安全工作領導，注意與水文、氣象部門聯(lián)系，發(fā)動和依靠群眾，及早采取有力措施，切實做好以防霉、防洪、防雷擊為主要內容的雨季安全防范工作，確保國家財產(chǎn)安全。附件一、XX市商業(yè)局關于XX公司XX倉庫火災事故調查處理的報告(摘要)二、XX省XX地區(qū)商業(yè)局、公安局關于XX倉庫發(fā)生重大火災事故的調查處理報告(摘要)商業(yè)部XXXX年X月X日,報告,報告是向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關詢問或要求時使用的一種陳述性上行文。,報告的種類報告按內容分類，可分為工作報告、情況報告、建議報告三種。報告按性質可分為綜合報告和專題報告兩種。,報告的特點(一)內容的綜合性(二)時間的不定性(三)行文的單向性(四)寫法的陳述性,報告的格式與寫作(一)標題報告的標題一般由事由和文種組成。(二)主送機關上級領導機關。,(三)正文開頭要先交待發(fā)文的原因和目的，概述主要內容和結果，然后用過渡詞語“現(xiàn)將有關情況報告如下”或“為此，提出以下意見”等來承上啟下。主體部分要敘述報告的具體內容，如內容單一，可分自然段敘述；若內容較多，可分條列項，逐條敘述并考慮加小標題。結尾處一般使用公文的專用語“請審閱”、“特此報告”，建議性報告可用“以上報告如無不妥，請批轉XXXX執(zhí)行”。(四)落款發(fā)文機關印章和成文時間。,XX市文化局文件（2004）字第號-關于報送二OO四年工作計劃的報告市政府辦公室：根據(jù)市“二OO四年工作要點”精神，結合我局實際情況，業(yè)已訂好“二OO四年工作計劃”，并經(jīng)局黨委XX次會議討論通過，現(xiàn)隨文附送，請審批。XX市文化局局長辦公室2004年1月10日,XX市文化局文件XX2004XX號簽發(fā)人：XX-關于報送二OO四年工作計劃的報告市政府：根據(jù)市政府二OO四年工作要點精神，結合我局實際情況，我們擬訂了二00四年工作計劃，業(yè)經(jīng)局XX會議討論通過?，F(xiàn)隨文呈報，請審閱。二OO四年一月十日(印章),請示,請示是下級機關或個人請求上級給予指示、批準、答復、幫助、解決、審核事項或問題時使用的請求性公文。它的相對文種是批復。,請示的種類(一)請求批示的請示(二)請求指示的請示(三)請求審核的請示(四)請求批轉的請示,請示的特點(一)目的性(二)前置性(三)單一性(四)時效性,請示的格式與寫作(一)標題請示的標題由發(fā)文機關、事由和“請示”(文種)組成，還可把發(fā)文機關署在正文后邊。(二)主送機關一般為上級主管機關。要頂格寫。,(三)正文開頭要開門見山寫清請示的緣由，把為什么要請示敘述得清楚明白，必要時可提出請示的法律、理論依據(jù)。主體部分要把請求上級機關指示、批準的具體問題和事項敘述清楚，要直陳其事、簡潔明了，還要提出一些具體意見，供上級機關選擇和判斷，從而得到及時準確的批復。結尾一般單獨設段，習慣上用規(guī)范性請求語，如“是否妥當，請予批示”、“妥否，請指示”、“以上意見如可行，請批轉有關單位執(zhí)行”等等。,(四)落款發(fā)文機關印章和成文時間。(五)附注為了方便聯(lián)系，及時解決問題，寫作請示時應在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。,注意事項一是標題和正文都不能寫成“請示報告”；二是堅持“一文一事”的原則；三是事前請示，不能先斬后奏；四是不能越級請示；五是不能多頭主送；六是不能向下級或平級下發(fā)和抄送；七是一般不宜直接呈送領導者個人。,XX省財政廳關于多家代理商代理一家制造商的產(chǎn)品參加投標如何計算供應商家數(shù)的請示財政部：中華人民共和國政府采購法第三十六條規(guī)定，符合專業(yè)條件的供應商或者對招標文件作實質響應的供應商應達到三家以上，否則應予廢標。由于國務院中華人民共和國政府采購法實施細則尚未出臺，在采用公開招標(未指定品牌)時有多家代理商代理一家制造商的產(chǎn)品參加投標，對如何計算供應商家數(shù)不知如何掌握，請明示。妥否，請批復。(聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXXXXX)XXXX年X月X日,批復,批復是上級行政機關對下級行政機關呈報的請示給予正式答復的公文。,批復的種類(一)審批性批復(二)轉發(fā)性批復,批復的特點(一)明確的針對性(二)鮮明的決斷性(三)篇幅的短小性,批復的格式與寫作(一)標題一般由發(fā)文機關、事由和“批復”(文種)構成。(二)主送機關主送機關單一，只送呈報請示的機關。,(三)正文開頭寫清批復的起因和依據(jù)，要引述請示的行文日期、發(fā)文字號和標題，可以引述全部三項內容，也可以只引述其中兩項或一項。主體部分要針對請示的內容表明態(tài)度，明確答復，如同意請示的內容，寫上肯定性意見即可。如果不同意，要在否定性意見后面寫明理由。結尾處一般以規(guī)范性詞語“特此批復”結束全文。(四)落款發(fā)文行政機關印章和成文日期。,注意事項批復的篇幅一般不長。堅持一請示一批復的原則。批復的意見要言簡意明，態(tài)度明朗。,國務院關于同意蚌埠市城鎮(zhèn)住房制度改革試行方案給安徽省人民政府的批復安徽省人民政府：你省9月24日政函198779號文關于要求批準蚌埠市城鎮(zhèn)住房改革試行方案的請示收悉。同意蚌埠市城鎮(zhèn)住房制度改革試行方案，請于1987年10月試行。國務院一九八七年十月四日,公文的寫作要求根據(jù)國家行政機關公文處理辦法：1符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。2.情況屬實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點準確，篇幅力求簡短。3人名、地名、數(shù)字、引文準確。4結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。5必須使用國家法定的計量單位。6用詞用字準確、規(guī)范。文內使用非規(guī)范化的簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。7公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余均應使用阿拉伯數(shù)字。,語言:公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標準，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語及口語，不用方言土語，要求十分規(guī)范。,語言:公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標準，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語及口語，不用方言土語，要求十分規(guī)范。,課間休息,