電子郵件的格式.doc

文秘知識/寫作指導(dǎo) 電子郵件的格式 一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。標題。稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。禮貌結(jié)束語。寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 dear+title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用dear+全名，如郵件為一封通函，則用dearall作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五c原則商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。準確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。簡潔原則簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.例2 price：fob shanghai usd 96“pc.例3 hope you can accept it.例1中的兩個單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來檢驗，即who，when，where，what，why和how。清楚原則 商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在：例1 we will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。