董事會(huì)、股東會(huì)的召開流程

董事會(huì)會(huì)議流程時(shí)間工作安排注意事項(xiàng)完成情況T-15收集會(huì)議議題 確定會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)T-11確定會(huì)議議題、制作議案T-10發(fā)出會(huì)議通知和議案T-5預(yù)定會(huì)議室根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)，預(yù)定合適的會(huì)議室。T-2提前安排、確定董事行程如有董事在外出差，或有其他會(huì)議、事務(wù)，需提前確認(rèn)并安排其行程；T-1參會(huì)人員的會(huì)前提醒電話提醒董事及列席人員（監(jiān)事、高管）會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)；根據(jù)實(shí)際情況，電話提醒需參會(huì)的高管；會(huì)議資料準(zhǔn)備準(zhǔn)備以下會(huì)議資料，并將相關(guān)會(huì)議資料裝訂成冊(cè)：1、 會(huì)議通知；2、 會(huì)議議程（如有）；3、 會(huì)議議案、附件資料；4、 簽到表；5、 表決票；6、 會(huì)議決議（草稿）；7、 會(huì)議紀(jì)要（草稿）；8、 公告（草稿）；9、 獨(dú)立董事意見、保薦機(jī)構(gòu)意見草稿（如有）。1、制作會(huì)議PPT；2、準(zhǔn)備會(huì)議決議、紀(jì)要的簽字頁；3、議案所需特殊格式的決議文件（如綜合授信申請(qǐng)等需要）。會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議室提前調(diào)試根據(jù)參加會(huì)議人數(shù)，預(yù)定合適的用餐地點(diǎn)1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn)；2、領(lǐng)取瓶裝水； 3、準(zhǔn)備茶具、茶葉、咖啡（如需要）。4、調(diào)試會(huì)議室：調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀。T會(huì)場布置、會(huì)議安排提醒司機(jī)接送參會(huì)董事及其它參會(huì)人員（如需要）1、打開空調(diào)、音響；2、打開PPT；3、擺放好會(huì)議資料、茶點(diǎn)、水果、茶水。1、安排司機(jī)接送預(yù)定的酒店就餐；2、會(huì)議期間添加茶水。安排并檢查董事簽署簽到表、表決票、會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等文件。會(huì)議完成后整理會(huì)場、歸還所借物品TT+2會(huì)后重要事項(xiàng)1、完成會(huì)議決議、紀(jì)要； 2、將會(huì)議決議傳至深交所備案；3、完成公告（如有）。會(huì)議資料整理歸檔會(huì)議資料內(nèi)容包括：1、會(huì)議通知；會(huì)議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表；2、會(huì)議議案、附件資料；3、簽到表；4、表決票；5、會(huì)議決議；6、會(huì)議紀(jì)要；7、授權(quán)委托資料（如有）；8、獨(dú)立董事意見（如有）；9、保薦機(jī)構(gòu)意見（如有）；T+決議執(zhí)行跟蹤1、制作會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表；2、將會(huì)議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表上簽收。1、跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度；2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。股東大會(huì)會(huì)議流程時(shí)間工作安排注意事項(xiàng)完成情況收集會(huì)議議題確定會(huì)議議題、制作議案預(yù)定會(huì)議室根據(jù)可能參加會(huì)議的人數(shù)，預(yù)定合適的會(huì)議室。預(yù)約見證律師、保薦機(jī)構(gòu)提醒律師，股東大會(huì)需由兩名律師見證。董事會(huì)審議通過關(guān)于召開股東大會(huì)會(huì)議的通知T-15對(duì)外公告會(huì)議通知和議案通常和董事會(huì)決議一起公告；會(huì)議通知應(yīng)確定股權(quán)登記日及會(huì)議登記日。T-10安排制作會(huì)議禮品或紀(jì)念品（如需要）T-5申請(qǐng)截止日的股東名冊(cè)在股權(quán)登記日之前向中登公司申請(qǐng)T-2參會(huì)人員的會(huì)前提醒1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦人會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)；2、確定出席會(huì)議的股東、董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦機(jī)構(gòu)等人員；3、將議案發(fā)給律師，并提醒律師準(zhǔn)備好法律意見書的簽字蓋章頁（兩名見證律師及事務(wù)所負(fù)責(zé)人簽字，加蓋公章）。提前安排外地股東、董事、高管行程1、給在外地的股東、董事、高管預(yù)定機(jī)票、酒店、安排接送司機(jī)（如需要）；2、確定在外地的股東、董事、高管的行程，并提醒做好相關(guān)接待及后勤工作；將相關(guān)安排通知外地股東、董事、高管。T-1停牌申請(qǐng)通過業(yè)務(wù)專區(qū)，向深交所提交停牌申請(qǐng)會(huì)議資料準(zhǔn)備1、制作會(huì)議PPT；準(zhǔn)備股東名冊(cè)；2、準(zhǔn)備簽字筆、紙、名牌。準(zhǔn)備以下會(huì)議資料：1、會(huì)議通知；2、會(huì)議議案、附件資料；3、會(huì)議議程、規(guī)則；4、簽到表；5、表決票；6、會(huì)議決議（草稿）；7、會(huì)議紀(jì)要（草稿）；8、公告（草稿）。會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議室提前調(diào)試1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn)；2、領(lǐng)取瓶裝水；3、準(zhǔn)備投票箱。調(diào)試會(huì)議室：調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀、電子牌。T會(huì)場布置、會(huì)議安排提醒司機(jī)接送參會(huì)人員（如需要）1、打開空調(diào)、音響、投影儀、電子牌；2、擺放好會(huì)議資料、茶點(diǎn)、水果、水。資料準(zhǔn)備會(huì)前資料準(zhǔn)備：PPT、通知、議程、表決票、決議、紀(jì)要的簽名頁。股東簽到1、仔細(xì)核對(duì)身份證和股東代碼卡；2、授權(quán)委托的，需核對(duì)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。統(tǒng)計(jì)到會(huì)股東人數(shù)及股份數(shù)額會(huì)議開始前統(tǒng)計(jì)完成股東人數(shù)、持股數(shù)、持股比例等并提交給主持人宣布分發(fā)表決票將表決票發(fā)給參會(huì)股東紀(jì)要紀(jì)要股東發(fā)言要點(diǎn)收取表決票投票箱計(jì)票、監(jiān)票、統(tǒng)計(jì)票數(shù)注意股東簽到人數(shù)和表決票數(shù)及總股份數(shù)是否相符完成決議、紀(jì)要、法律意見書完成會(huì)議決議、紀(jì)要、法律意見書主持人宣讀決議并詢問股東是否有異議見證律師宣讀法律意見書董事在決議、紀(jì)要上簽字仔細(xì)檢查簽字文件，看是否存在漏簽會(huì)場清理刪除重要電子文件等T會(huì)后重要事項(xiàng)完成公告，并上傳至深交所。TT+2會(huì)議資料整理歸檔會(huì)議資料內(nèi)容包括：1、會(huì)議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表；2、會(huì)議通知； 3、會(huì)議議案、附件資料；4、簽到表；5、表決票；表決票統(tǒng)計(jì)表；6、會(huì)議決議（6份）；7、會(huì)議紀(jì)要（2份）；8、法律意見書（2份）；9、股東資格的相關(guān)資料（身份證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、股東卡復(fù)印件以及法人代表證明書）10、授權(quán)委托資料（身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書，如有）。T+決議執(zhí)行情況跟蹤1、制作會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表；2、將會(huì)議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表上簽收。1、跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度；2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。特別注意事項(xiàng)：1、 議案名稱與投票順序應(yīng)保持一致；2、 提醒所有董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員必須參加會(huì)議；3、