歸檔文件整理規(guī)則.ppt

歸檔文件整理規(guī)則,歸檔文件整理的概念,歸檔文件整理是將擬歸檔的零散文件材料按其內(nèi)容或形式的聯(lián)系進(jìn)行整理使之有序化的過(guò)程。 歸檔文件整理有如下三層含義：,2,1、歸檔文件整理的對(duì)象是歸檔的文件材料。應(yīng)具備辦理完畢、有保存價(jià)值等條件。 2、歸檔文件整理的內(nèi)容是將零散的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化和編目的工作過(guò)程。具體內(nèi)容有：系統(tǒng)化、編目、裝盒、排架等。 歸檔文件整理的目的是“使之有序化”，即將同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、同一保管期限、同一事由的歸檔文件材料集中；將相近機(jī)構(gòu)、相近時(shí)間的歸檔文件靠攏；將不同載體、不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、不同保管期限、不同事由的文件分開(kāi)。,3,不歸檔的范圍,一、上級(jí)單位的文件材料 主要指上級(jí)單位普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件，征求意見(jiàn)未定稿的文件等。,4,二、本單位的文件材料,主要指本單位重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料等。,5,三、同級(jí)單位的文件材料 指同級(jí)機(jī)關(guān)不需貫徹執(zhí)行或不需辦理的抄送文件材料。,6,四、下級(jí)單位文件材料,主要指下級(jí)單位供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料，抄報(bào)備案的一般性文件材料。 無(wú)保存價(jià)值文件的銷毀應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理。,7,根據(jù)歸檔范圍，以“件”為單位整理， 區(qū)分不同保管期限。,8,區(qū)分保管期限,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和個(gè)人利益的，對(duì)本機(jī)關(guān)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。 凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。定期分為30年和10年。,9,整理的步驟,1、件的確定 2、文件的修整 3、裝訂 4、分類 5、排列 6、編制歸檔號(hào) 7、編目 8、裝盒,10,一般情況：以每份文件為一件 特殊情況：,件的確定,11,1、文件正本與不同稿本 2、正文與附件 3、正文與文件處理單等 4、原件與復(fù)制件 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等 7、來(lái)文與復(fù)文 、未裝訂的式樣同一的表格 、不便拆開(kāi)整理的會(huì)議記錄類材料,12,文件的修整 1、對(duì)破損文件進(jìn)行修裱。 2、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件材料進(jìn)行復(fù)制。 3、去除文件上易腐蝕的金屬物。 4、對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊等。,13,裝 訂 裝訂前對(duì)相關(guān)文件的排序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。,14,裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。一般來(lái)說(shuō)，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左上角對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左下角對(duì)齊。,15,裝訂方式和用品的選擇 不銹鋼釘裝 三角封套,16,分類,1、選擇分類層次 （1）按年度分類 （2）按保管期限分類 （3）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類,17,2、文件的歸類 （1）按年度歸類 一般文件歸入文件簽發(fā)年度。 跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。 幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最后面文件的簽發(fā)年度。 （2）按保管期限歸類 （3）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）歸類,18,排 列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。 事由的確定 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變 事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。,19,因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。,20,編制歸檔號(hào) 歸檔號(hào)是在整理過(guò)程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、檔案門(mén)類代碼年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、頁(yè)數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。,21,歸檔章的格式,22,歸檔章示例：,23,歸檔章一般用紅色印泥加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫(xiě)編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。,24,編 目,歸 檔 文 件 目 錄,25,26,歸檔文件目錄封面,27,裝 盒,1、不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 2、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 3、分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 每盒放一張備考表,28,29,30,數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范,31,一、概念：,數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 數(shù)碼照片檔案：法人、其他組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對(duì)該照片的文字說(shuō)明兩部分組成。,32,二、數(shù)碼照片收集歸檔要求,1、數(shù)碼照片的形成部門(mén)要制定管理辦法，明確數(shù)碼照片歸檔的時(shí)間、范圍、格式等要求，保證歸檔數(shù)碼照片的質(zhì)量，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。 2、數(shù)碼照片的形成部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按規(guī)范要求填寫(xiě)文字說(shuō)明后及時(shí)向檔案室移交。 3、數(shù)碼照片及其文字說(shuō)明應(yīng)同時(shí)歸檔。,33,4、歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為T(mén)IFF、JPEG格式。 5、拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在500萬(wàn)以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。 6、對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。 7、紙質(zhì)照片的檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范執(zhí)行。,34,數(shù)碼照片檔案的歸檔范圍,1、反映單位概貌 2、單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)的照片 3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予單位或個(gè)人的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng) 旗、證書(shū)等照片 4、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)照片 5、單位召開(kāi)的各類重要會(huì)議的照片。包括大會(huì)會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、主要領(lǐng)導(dǎo)等場(chǎng)面,35,6、單位組織或個(gè)人參加的重要外事活動(dòng)的照片 7、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片 8、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片 9、其他具有保存價(jià)值的照片,36,三、數(shù)碼照片的整理,、鑒定：歸檔的數(shù)碼照片原則上為原件，以確保其原始性。經(jīng)過(guò)修改的照片不能作為檔案歸檔。 、歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)主題內(nèi)容明確，易于辨認(rèn)。一次活動(dòng)選擇一至兩張照片進(jìn)行歸檔。 、數(shù)碼照片檔案的每一張照片都應(yīng)有簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確的文字說(shuō)明，并能準(zhǔn)確概括照片所反映的內(nèi)容。,37,、數(shù)碼照片檔案的分類：數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。 、排列：數(shù)碼照片檔案應(yīng)排列有序，反映同一主題活動(dòng)的照片應(yīng)排列在一起。 、編目：數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤(pán)目錄和盤(pán)內(nèi)照片目錄。,38,四、數(shù)碼照片檔案目錄的編制,數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤(pán)目錄和盤(pán)內(nèi)照片目錄。,39,1、光盤(pán)目錄應(yīng)逐張編制，項(xiàng)目應(yīng)包括全宗號(hào)、光盤(pán)號(hào)、保管期限、起始年月、張數(shù)、備注等。 2、盤(pán)內(nèi)照片應(yīng)逐張編制目錄。項(xiàng)目包括全宗號(hào)、光盤(pán)號(hào)、保管期限、照片號(hào)、照片題名、責(zé)任者、拍攝時(shí)間、攝影者、套別、備注等。 （可錄入檔案管理系統(tǒng)）,40,五、數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ),1、整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存。推薦采用只讀光盤(pán)（一次寫(xiě)光盤(pán)）為存儲(chǔ)載體。軟磁盤(pán)不能作為數(shù)碼照片的載體。 2、同一個(gè)年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤(pán)中。不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲(chǔ)在同一張光盤(pán)中。 3、每一個(gè)年度建立一個(gè)文件夾，每個(gè)活動(dòng)再建立一個(gè)文件夾，標(biāo)明活動(dòng)名稱。榮譽(yù)類單獨(dú)建文件夾。,41,實(shí)物檔案管理辦法,42,概念,實(shí)物檔案，是指法人、其他組織以及個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體裁為載體的物品檔案。,43,實(shí)物檔案的歸檔范圍,1、本單位獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)標(biāo)、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等； 2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)給本單位的題詞、錦旗、字畫(huà)、工藝品等； 3、本單位對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品； 4、本單位組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品； 5、機(jī)構(gòu)成立以來(lái)使用過(guò)的牌、匾； 6、其它有保存價(jià)值的實(shí)物。,44,實(shí)物檔案的整理,1、實(shí)物檔案的分類：實(shí)物以件為單位整理。歸檔實(shí)物可按物品種類分類，實(shí)物檔案較少的單位，可不分類。 2、實(shí)物檔案的排列：實(shí)物可按種類結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列，也可按歸檔時(shí)間順序排列。 3、實(shí)物檔案的編號(hào)：實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號(hào)，并在不影響實(shí)物品像的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫(xiě)檔號(hào)。歸檔實(shí)物的檔號(hào)由全宗號(hào)、件號(hào)組成。,45,實(shí)物檔案目錄的編制,實(shí)物檔案應(yīng)按分類方案和檔號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號(hào)、題名、實(shí)物來(lái)源、形成日期、實(shí)物類別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、備注等項(xiàng)目。,46,47,設(shè)備檔案的整理,1、一機(jī)一檔（開(kāi)箱所有材料） 2、編制卷內(nèi)文件目錄及案卷目錄,48,49,檔案的排架,1、排架順序：進(jìn)入庫(kù)房，從面對(duì)的第一列（排）柜架開(kāi)始，為第一箱。檔案從左邊（人的左手邊）第一組（節(jié)）柜架最第一層從左到右排列，最高層排完后排第二高層；第一組排完后，排第二組。一列排完后，排后面或背面的第二列。排架順序如同寫(xiě)字，正面從左到右，從上到下；背面也是如此，不能間斷。編箱號(hào)時(shí)遵循排架順序，不得斷號(hào)。,50,2、檔案排列：先排文書(shū)檔案，可選擇年度保管期限排架法。即將歸檔文件按年度、再按保管期限永久、30年、10年的順序排架，這種排架方法的優(yōu)點(diǎn)是不用倒架，節(jié)省空間。之后再排聲像、會(huì)計(jì)、設(shè)備、實(shí)物、資料等。每類之間留足夠的空箱。 也可選擇保管期限年度排架法，即將歸檔文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按年度順序排列，每各保管期限之間留足夠的空箱。之后再排聲像、會(huì)計(jì)、設(shè)備、實(shí)物、資料等。每類之間留足夠的空箱。,51,謝 謝！,52,