知名企業(yè)經(jīng)理人高效的時(shí)間管理.ppt

高效的時(shí)間管理,上海圖易經(jīng)理人顧問有限公司 Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd 郭巍,常見的問題,這個(gè)來(lái)電話，那個(gè)來(lái)請(qǐng)示、投訴 比誰(shuí)都忙，到處救火，工作越做越多 計(jì)劃趕不上變化，或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過(guò) 對(duì)什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作 工作抓不住重點(diǎn)，也沒空去想何為重點(diǎn) 總無(wú)法說(shuō)“不”，因此總要打亂時(shí)間計(jì)劃 ,您的問題是什么？,1. 2. 3. 4. 5.,您的解決辦法？,無(wú)能為力； 盡量加班； 減少自己的休閑時(shí)間； 求助于老板； 把一些事情向后推遲； ,格言,浪費(fèi)他人的時(shí)間， 無(wú)異于謀財(cái)害命！ 魯迅,浪費(fèi)自己的時(shí)間呢？,學(xué)習(xí)目的,學(xué)會(huì)合理應(yīng)用時(shí)間 掌握時(shí)間管理的幾個(gè)原則 提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面做出改變,向時(shí)間要效益！,必須建立的觀念,失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無(wú)法追回的 我們都有相同的時(shí)間，真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事 損失了時(shí)間就等于抵押你的未來(lái) 時(shí)間是經(jīng)不起浪費(fèi)的 時(shí)間一流逝，我們就一無(wú)所獲,我們?yōu)楹蚊y？,電話干擾 會(huì)議沒有計(jì)劃和控制 上司召見太隨意 下屬不斷請(qǐng)示匯報(bào) 不放心下屬工作，幫下屬做事 事必親躬 工作沒有程序,做事沒有主次和輕重緩急 太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事 不知道如何說(shuō)“不” 對(duì)喜歡和熟悉的事盡快做完，對(duì)棘手的事一拖再拖 不授權(quán)，下屬閑，自己忙,時(shí)間管理的障礙,障礙一：我的時(shí)間安排得挺好，我是一個(gè)有序的人 障礙二：時(shí)間管理有什么用，計(jì)劃趕不上變化 障礙三：時(shí)間掌握在別人手中 障礙四：時(shí)間管理太麻煩 障礙五：習(xí)慣不同，我就這樣，不好改,中層經(jīng)理時(shí)間管理的特點(diǎn),特點(diǎn)一：關(guān)聯(lián)多，經(jīng)常把時(shí)間平均分配給上下左右，沒有主次 特點(diǎn)二：難于抓住重點(diǎn) 特點(diǎn)三：沒有自己可支配的自由時(shí)間，完全被動(dòng)應(yīng)付 特點(diǎn)四：專注于小事，忽略對(duì)事件的預(yù)測(cè)，耽誤時(shí)機(jī) 特點(diǎn)五：不能很好利用零散時(shí)間 特點(diǎn)六：會(huì)議多。沒有會(huì)議計(jì)劃,時(shí)間哪里去了？,對(duì)時(shí)間的分析,十大無(wú)效時(shí)間應(yīng)用法：,老是在做別人喜歡你做的事； 老是用同樣的方式完成事； 做你不擅長(zhǎng)的事； 做無(wú)樂趣可言的事； 總是被打斷的事； 別人也不感興趣的事； 超出預(yù)計(jì)兩倍時(shí)間的事； 合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事； 不可預(yù)期進(jìn)行過(guò)程的事； 煲電話粥。,分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值,每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日,價(jià)值啟示,你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值 錢是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的 浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢 規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益,分析二：你能支配你的時(shí)間嗎？,見附件 測(cè)試一：您了解您的節(jié)奏嗎？ 測(cè)試二：您能支配您自己的時(shí)間嗎？,分析三：時(shí)間清單分析,目標(biāo)：分析每天（或每周/月）的法定工作時(shí)間都是怎樣用掉的 方法：運(yùn)用時(shí)間清單分析表（附件） 內(nèi)容： 計(jì)劃性如何 有多少時(shí)段記不起來(lái)做什么了 浪費(fèi)/超時(shí)多少 ,分析四：工作清單分析,目標(biāo)：分析一個(gè)工作日內(nèi)都做了哪些工作事項(xiàng)，用時(shí)如何 方法：見附件工作清單分析表 內(nèi)容： 時(shí)間利用率 延誤、浪費(fèi)多少時(shí)間 尋找原因與對(duì)策,分析五：工作（活動(dòng)）分項(xiàng)分析,目標(biāo)：分析一個(gè)工作日內(nèi)各項(xiàng)工作分別花費(fèi)了多少時(shí)間 方法：運(yùn)用附件工作分項(xiàng)分析表 內(nèi)容： 計(jì)劃用時(shí)與實(shí)際用時(shí)差異最大的是哪三項(xiàng) 浪費(fèi)/延誤最多的是哪三項(xiàng) 無(wú)計(jì)劃用時(shí)最多的是哪三項(xiàng),分析六：每周時(shí)間分析,目標(biāo)：分析一周時(shí)間使用狀況 方法：運(yùn)用附件每周時(shí)間分析表 內(nèi)容： 各項(xiàng)工作每周總計(jì)用多少時(shí)間 用時(shí)排序，找出前三項(xiàng) 各項(xiàng)工作實(shí)際用時(shí)順序，找出前三項(xiàng) 誤差最大的前三項(xiàng)工作？分析原因 一周里，誤差的總小時(shí)數(shù),分析七：工作分析,目標(biāo) 分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析工作內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要條件等 了解自身職位與時(shí)間管理的關(guān)系 方法：運(yùn)用附件工作分析表 內(nèi)容 工作的時(shí)間、目標(biāo)、概要、內(nèi)容等 費(fèi)用支出、失誤造成的損失 內(nèi)部接觸、外部接觸 監(jiān)督、管理、能力要求,其他分析,工作緊急性分析 工作重要性分析 高效益活動(dòng)分析 低效益活動(dòng)分析 授權(quán)分析 會(huì)見分析 會(huì)議分析 出差分析 干擾因素分析,時(shí)間管理的原則,原則一：80/20原則,20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,如何堅(jiān)持這一原則？,列出全部工作項(xiàng)目 對(duì)工作按價(jià)值進(jìn)行分類 分配自己的時(shí)間和精力,常見誤區(qū)： 面面俱到都想做好 完全主義都想做完 平均分配時(shí)間和精力,原則二：目標(biāo)ABC,A：必須做的 B：應(yīng)該做的 C：暫時(shí)可以不做的,原則三：排列優(yōu)先次序,緊急,不緊急,重要,不重要,A：緊急 重要,B：不緊急 重要,C：緊急 不重要,D：不緊急 不重要,時(shí)間管理四象限,四象限原理解析,A：緊急狀況 迫切問題 限期完成 突發(fā)事件,B：準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 計(jì)劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力 自身能力的提升,C：造成干擾的訪問、電話、信件、報(bào)告 某些會(huì)議 迫在眉睫的急事 符合別人期望的急事,D：忙碌瑣碎的事 處理文件等函件 電話 浪費(fèi)性時(shí)間 逃避性活動(dòng),時(shí)間管理矩陣使用技巧：,不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作效率； 比做“緊急且重要的事情”更重要的是把重要的事變成緊急的事去做； 勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆頭，并學(xué)會(huì)分解大的計(jì)劃； 盡量將每件事情一次性做對(duì)。,原則四：制訂計(jì)劃,對(duì)工作做出計(jì)劃，并按計(jì)劃去執(zhí)行 必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間 列出日、周、月的工作清單,原則五：養(yǎng)成習(xí)慣,Watch your thoughts 注意你的思想,Watch your words 注意你的話,they become words 它會(huì)成為你的話,they become actions 它會(huì)成為行動(dòng),Watch your actions 注意你的行動(dòng),they become habits 它會(huì)成為習(xí)慣,Watch your habits 注意你的習(xí)慣,they become character 它會(huì)成為你的個(gè)性,Watch your Character 注意你的個(gè)性,it become your destiny 它決定你的命運(yùn),高效時(shí)間管理的方法,有效管理時(shí)間四大法則：,法則一：明確目標(biāo) 樹立時(shí)間觀念 設(shè)計(jì)職業(yè)生涯 切實(shí)的短期目標(biāo) 合理進(jìn)行目標(biāo)管理 法則二：分清輕重緩急 運(yùn)籌時(shí)間，充分應(yīng)用 只做最重要的事情 時(shí)間管理矩陣 20/80原理的運(yùn)用,法則三：制訂計(jì)劃表 六項(xiàng)工作法 制訂有效計(jì)劃 逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)期目標(biāo) 自我激勵(lì) 法則四：立即行動(dòng) 克服拖延 有頭有尾 重視今日,方法之一：,只做重要的事情六項(xiàng)工作法：,請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：,如何選擇？,對(duì)于所有要做和想做的事情，都要有如下判斷： 我內(nèi)心深處的潛意識(shí)是什么？ 我真的必須做這些事嗎？ 假如我不做，會(huì)發(fā)生什么事情？ 如果我拖延，會(huì)對(duì)我的生存環(huán)境有什么影響？,方法二：日計(jì)劃AB表,A表 六項(xiàng)工作 每項(xiàng)工作開始及結(jié)束時(shí)間 每項(xiàng)工作完成情況,B表 未完成事項(xiàng) 未完成原因 是否需要移到明天繼續(xù)做？ 明天能否完成？,每天只要五分鐘！,方法之三：,標(biāo)準(zhǔn)化操作,電梯測(cè)試： 由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會(huì)，為此你精心準(zhǔn)備了約40分鐘的方案介紹演講。會(huì)議開始前，客戶決策人對(duì)你說(shuō)：“實(shí)在對(duì)不起，我必須馬上去參加一個(gè)重要會(huì)議，無(wú)法聽你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電梯的時(shí)間，你把要點(diǎn)大概和我說(shuō)一下，如何？”,用標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)提高效率,環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化：保證辦公環(huán)境的整潔有序 時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)化：計(jì)算時(shí)間，保證守時(shí) 講解標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)于新客戶，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)的講解資料和若干種標(biāo)準(zhǔn)講解方式 流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程，以此促進(jìn)溝通和高速解決問題 操作標(biāo)準(zhǔn)化：針對(duì)各項(xiàng)工作的具體操作，建立操作標(biāo)準(zhǔn)，并以此來(lái)培訓(xùn)員工 ,還有哪些？,方法四：利用零星時(shí)間,最好的時(shí)間管理方法是：,充分利用零星時(shí)間！,討論：,在各自的部門中，在自己的工作中，我們?nèi)绾卫昧阈菚r(shí)間呢？,如何充分利用零星時(shí)間？,有時(shí)僅僅需要調(diào)整一下工作的順序！,回顧,做好時(shí)間管理的方法： 六項(xiàng)工作法 排列優(yōu)先順序，運(yùn)用AB表 標(biāo)準(zhǔn)化操作 養(yǎng)成好習(xí)慣，充分利用零星時(shí)間,時(shí)間管理的革命可行嗎？,我別無(wú)選擇，我無(wú)法自己運(yùn)用自己的時(shí)間，老板不會(huì)答應(yīng)。 我得換工作，但我承受不起換工作的風(fēng)險(xiǎn)。 這對(duì)有錢有成就的人是很好的建議 無(wú)法相信這么簡(jiǎn)單，如果像你說(shuō)的那么簡(jiǎn)單，誰(shuí)都做的到。,你肯定行！,我們經(jīng)常聽到別人用自信的語(yǔ)氣說(shuō)：“我沒有自信！” 現(xiàn)在，我們需要換位思考。 我們需要告訴自己：“我只要堅(jiān)持這一天?！?當(dāng)你有渴望時(shí)，你就應(yīng)該把你的意愿變成行動(dòng)。 你的老板永遠(yuǎn)不會(huì)反對(duì)你向高效率的工作進(jìn)發(fā)。 立即行動(dòng)！這本就是時(shí)間管理的要旨之一。,簡(jiǎn)單才有效！,謝謝！,