《內部控制管理手冊》變更管理規(guī)定

1 目的為使公司?內部控制管理手冊?以下簡稱?手冊?)能夠隨著公司業(yè)務、經(jīng)營環(huán)境的變化及時做出相應調整，確保?手冊?內容與實際執(zhí)行一致，制訂本規(guī)定。2 范圍本規(guī)定適用于公司各部門、所屬各單位?內部控制管理手冊?變更管理。3 術語和定義 ?內部控制管理手冊?變更本規(guī)定中所稱的?內部控制管理手冊?變更，以下簡稱?手冊?變更，是指根據(jù)公司業(yè)務、經(jīng)營環(huán)境的變化情況，對?手冊?做出的相應調整。4 職責4.1 財務處4.1.1 是?手冊?變更管理的歸口部門；4.1.2 負責組織?手冊?變更工作。4.2 公司各部門4.2.1 負責根據(jù)本部門業(yè)務變化情況及時填寫?內部控制管理手冊變更信息調查表?，報財務處；4.2.2 配合財務處對?手冊?進行變更，年底確認?業(yè)務流程適用識別表?，并報財務處。4.3 所屬各單位 內控主管部門負責收集整理各科室、站、隊的?內部控制管理手冊變更信息調查表?，報財務處。.2 所屬單位各科室 負責根據(jù)本科室業(yè)務變化情況及時填寫?內部控制管理手冊變更信息調查表?，報本單位內控主管部門；4.3. 配合財務處對?手冊?進行變更。4.4 所屬單位各站隊負責根據(jù)本站隊業(yè)務變化情況及時填寫?內部控制管理手冊變更信息調查表?，報本單位業(yè)務主管科室。5 管理內容5.1 ?手冊?變更包含的內容5.1.1 控制環(huán)境局部。主要對公司簡介、組織機構及控制環(huán)境涉及的制度索引進行變更。5.1.2 風險評估局部。主要對風險數(shù)據(jù)庫進行變更，包括風險描述、風險類別、控制目標類型等。5.1.3 控制活動局部。主要對流程圖、控制措施、實施證據(jù)、控制活動涉及的制度索引進行變更，流程圖的變更執(zhí)行?業(yè)務流程管理程序?。5.1.4 信息與溝通局部。主要對信息系統(tǒng)總體控制和應用控制的風險性質、控制措施的適用性進行變更。5.1.5 監(jiān)督局部。主要變更監(jiān)督涉及的制度索引。5.2 ?手冊?變更頻率5.2.1 對因制度變化、公司機構變化、上級要求等因素引起的?手冊?變更，應根據(jù)生產(chǎn)實際需要及時變更?手冊?相關內容。5.2.2 對因其他因素引起的?手冊?變更，按季度變更?手冊?內容。5.2.3 ?手冊?實行“年度換版的原那么，每年12月份，財務處根據(jù)當年手冊的變更情況，匯總相關信息，形成新的版本。按照?<內部控制管理手冊>審查單?的要求檢查手冊各要素修訂完成情況。 ?手冊?變更程序5.3.1 信息收集 收集?手冊?執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題。a) 所屬單位各科室每季度末分析匯總內控手冊執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題，并提出解決意見，填寫?內部控制管理手冊變更信息調查表?，經(jīng)相關科室長，主管領導審核簽字后，由內控管理崗上報財務處。b) 公司各部門每季度末分析匯總內控手冊執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題，并提出解決意見，填寫?內部控制管理手冊變更信息調查表?，經(jīng)處長審核通過后，由各部門內控聯(lián)系人報送財務處。 收集集團公司內控與風險管理部下發(fā)的變更信息，包括文件、通知等。收集自我測試和外部測試中發(fā)現(xiàn)的例外事項。 收集公司機構、部門職能及經(jīng)營業(yè)務變化信息，包括各業(yè)務部門下發(fā)的文件、通知、會議紀要等。 收集其他引發(fā)?手冊?變更信息。5.3.2 信息處理財務處對收集的?手冊?變更信息進行分析，采取研討會、現(xiàn)場調研、函件確認等形式，就?手冊?的修改內容與公司相關部門形成一致意見。5.3.3 變更?手冊?財務處填寫?XX公司內控手冊修改申請表?，向股份公司工程組申請權限，在系統(tǒng)中對?手冊?相關內容進行變更。5.3.4 批準與發(fā)布 對于涉及少量?手冊?內容修訂的，由財務處審批發(fā)布執(zhí)行; 對于涉及較大量?手冊?內容修訂的，由公司主管領導審批后發(fā)布執(zhí)行; 對于涉及大量?手冊?內容修訂的，由公司內控體系建設委員會審批后發(fā)布執(zhí)行; 對于年度換版?手冊?，經(jīng)公司內控體系建設委員會審批后發(fā)布執(zhí)行，并報內控與風險管理部備案。 建立變更臺帳并告知 財務處負責建立?業(yè)務流程變更臺帳?。 財務處負責定期公布變更結果。6 流程暫無7 相關文件7.1 相關的公司體系文件 ?內部控制工作管理程序?7.2 相關的法律法規(guī)、標準、標準和依據(jù)性文件 ?業(yè)務流程描述標準? ?業(yè)務流程管理程序? 8 記錄8.1 ?內部控制管理手冊?變更信息調查表 2 業(yè)務流程變更臺帳8.3 03 ?內部控制管理手冊?審查單8.4 4 XX公司內控手冊修改申請表?內部控制管理手冊?變更信息調查表信息類別修訂內容控制環(huán)境 序號變化內容簡要描述修改時間提出單位及提出人備注修訂原因公司簡介把正文作附件報送組織結構控制環(huán)境涉及制度索引控制環(huán)境其他內容風險評估序號風險編號和名稱原內容建議修改的內容修改時間提出單位及提出人備注風險修訂序號新增業(yè)務內容簡要描述修改時間提出單位及提出人備注新增業(yè)務需報附件控制活動序號流程編號和名稱原內容建議修改的內容修改時間提出單位及提出人備注流程圖12控制措施12實施證據(jù)12控制活動涉及制度索引控制活動其他內容信息與溝通序號流程編號和名稱原內容建議修改的內容修改時間提出單位及提出人備注GCC控制措施 應用系統(tǒng)AC) 控制主管領導： 部門負責人：填制人：日期： 填表說明：1、各單位在內控手冊相應的信息類別中填寫維護信息； 2、信息填寫完畢須經(jīng)部門負責人和主管領導審核； 3、每季度28日前上報。業(yè)務流程變更臺帳序號流程編號和名稱原內容建議修改的內容提出單位及提出人提出時間修訂原因修訂情況123456?內部控制管理手冊?審查單序號類別具體內容具體工作負責人科長簽字主管處長簽字備注1控制環(huán)境1.1 公司簡介和總論1.2 權限指引2風險評估2.1 根本業(yè)務流程目錄2.2 重要業(yè)務流程目錄2.3 業(yè)務活動層面風險數(shù)據(jù)庫3控制活動3.1 流程圖、風險控制管理文檔、實施證據(jù)3.2 控制活動涉及的制度索引4信息與溝通信息與溝通涉及的表單5監(jiān)督5.1 監(jiān)督涉及的制度索引6其他內容4xxx公司內控手冊修改申請表公司名稱申請日期數(shù)據(jù)庫名數(shù)據(jù)庫版本號申請人姓名申請人流程管理崗位聯(lián)系 郵箱預期修改結束日期修改原因“公司名稱_內控手冊修改清單_申請日期，如“東北銷售_內控手冊修改清單_20070516”“PTR_Dev_0103_HBYT； 3.數(shù)據(jù)庫版本號為：通過股份公司內控部手冊審查的日期，如“V20070331 4.如果通過審批后，股份公司系統(tǒng)管理員將創(chuàng)立變更目錄，同時給地區(qū)公司系統(tǒng)管理員創(chuàng)立變更管理用戶sys_bg，擁有變更目錄下的讀寫刪權限，該用戶具有用戶管理權限，地區(qū)公司系統(tǒng)管理員可根據(jù)需要創(chuàng)立新用戶，新創(chuàng)立的用戶命名以“_bg結尾，如“ylc_bg。由股份公司系統(tǒng)管理員給地區(qū)公司系統(tǒng)管理員回復郵件通知帳號建立情況并抄送給變更申請人郵箱。 5.地區(qū)公司的所有改動均在變更目錄下進行，地區(qū)公司在變更操作完成之后，認為“變更管理目錄中的當前版本可以提交給股份公司之前，地區(qū)公司應做自查工作； 6.地區(qū)公司在系統(tǒng)變更完成之后如果非流程局部掛接文檔有變動，需要填寫非流程局部文件變更情況說明清單，說明改動情況，包括文件名是否有改動，文件是否被刪除、文件內容是否有變動，與之相關聯(lián)的系統(tǒng)中的模型及對象名稱(文件名有改動或文件被刪除的需要填寫)。系統(tǒng)變更完成之后對于改動的非流程局部掛接文件需要按照原來的非流程局部掛接的文件夾路徑方式放置并打包壓縮，如果改動的文件較多，請?zhí)峁┮粋€完整的非流程局部文件的壓縮包，并與非流程局部文件變更情況說明清單一起提交給總部的系統(tǒng)管理員。 7.業(yè)務流程管理與系統(tǒng)變更操作說明參見操作說明。編寫部門： 財務處編 寫 人： 宋琪琳審 核 人： 王 強審 批 人： 繆 勇