資料的取得-由鍵盤(pán)輸入與由外界匯入.ppt

1,Chapter 2,資料的取得由鍵盤(pán)輸入與由外界匯入,在這一章您會(huì)學(xué)習(xí)到 資料型態(tài)與資料驗(yàn)證 輸入注意事項(xiàng)與資料編輯 將其他軟體的資料轉(zhuǎn)換成Excel活頁(yè)簿 連結(jié)其他軟體以取得即時(shí)資訊 工作表和工作表之間的連結(jié) 儲(chǔ)存工作環(huán)境 工作表與工作群組的運(yùn)用,2,資料型態(tài)的分類(lèi) Classify the Data type,通常所謂的資料型態(tài)是指數(shù)值和文字，在資料庫(kù)系統(tǒng)的軟體中還加上日期、邏輯和備註，這些型態(tài) Excel 活頁(yè)簿都已具備了；不過(guò)這裡要討論的是以資料的固定性和變動(dòng)性來(lái)作區(qū)分的型態(tài)，可分為： 1.常數(shù) Constant：指直接由鍵盤(pán)輸入或由其他類(lèi)型檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)的數(shù)值、文字、日期、等固定性資料，這些資料不會(huì)因?yàn)槠渌麅?chǔ)存格內(nèi)容的變動(dòng)而受到影響。 2.公式 Formular：指在鍵盤(pán)上輸入的一些運(yùn)算式，這些運(yùn)算式由其他儲(chǔ)存格位址和一些加減乘除等四則運(yùn)算(如 =A1+B1 )組合而成，呈現(xiàn)出來(lái)的是計(jì)算之後得到的結(jié)果值；當(dāng)參考的儲(chǔ)存格內(nèi)容變動(dòng)時(shí)，公式會(huì)重新計(jì)算而顯示出最新結(jié)果。在輸入公式之前要先輸入 =，以表示要設(shè)定公式。 3.函數(shù) Function：在 Excel 有很多內(nèi)建的函數(shù)供使用者作各式各樣的計(jì)算，例如數(shù)學(xué)及三角函數(shù)(加總、平均、最大值、最小值、SIN、COS)，財(cái)務(wù)函數(shù)(年金終值、投資淨(jìng)現(xiàn)值、每期付款)等共九大類(lèi)足以應(yīng)付使用者大部份需求的函數(shù)；和公式相同的是，計(jì)算結(jié)果也會(huì)隨參考的儲(chǔ)存格內(nèi)容變動(dòng)而更新。輸入函數(shù)前，同樣要先輸入 =，如 =SUM(A1:A5)。,3,輸入注意事項(xiàng),輸入技巧須知,4,輸入數(shù)值 Entry numerical data,數(shù)字輸入後會(huì)自動(dòng)靠右。Number will put on right hand side automatically. 逗號(hào)可以含在數(shù)字之間，如 100,000。 Comma can put within number 數(shù)字中的點(diǎn)號(hào)將視為小數(shù)點(diǎn)。 Dot within number will look like decimal point. 數(shù)字前的正號(hào)會(huì)被忽略。 Positive sign in front of number will be ignore. 輸入公式時(shí)要先輸入 。 Equal sign should be put before Formula. 數(shù)字前的減號(hào)，或數(shù)字被括弧起來(lái)會(huì)被視為負(fù)數(shù)。Dash or parenthesis mean negative 當(dāng)計(jì)算結(jié)果數(shù)字太大時(shí)，欄寬會(huì)自動(dòng)調(diào)整。 Column width will adjust automatically. 將滑鼠游標(biāo)指在 E 欄名右方界線(xiàn)上，向左右拖曳可手動(dòng)調(diào)整欄寬(欄寬不足時(shí)數(shù)字會(huì)先以科學(xué)記號(hào)顯示，若連顯示科學(xué)記號(hào) Scientific Notation 的寬度都不足則顯示 #)；若欄寬曾被更改過(guò)，再次欄寬不足時(shí)只會(huì)顯示出 # Pound Sign；在欄名右方界線(xiàn)上按兩下，可將欄寬調(diào)至適寬。 若是直接輸入除式(如4/5或4-5)而未在前面加上，則會(huì)被視為是日期4月5日；輸入常數(shù)除式時(shí)，請(qǐng)?jiān)谇懊婕由匣蚴?(0後面有一空格)以設(shè)定時(shí)儲(chǔ)存格內(nèi)顯示運(yùn)算結(jié)果，資料編輯列顯示公式；以0設(shè)定時(shí)則相反。 Put Equal sign before formula.,輸入文字 entry Letter or Character,文字輸入時(shí)自動(dòng)靠左。 Letter, Character will put on left hand side automatically 字串長(zhǎng)度超過(guò)儲(chǔ)存格寬度時(shí)，若旁邊的儲(chǔ)存格內(nèi)沒(méi)有資料，則字串會(huì)完整出現(xiàn)；否則字串超出儲(chǔ)存格的部份會(huì)被截掉。若要字串不受影響，只要將欄寬調(diào)至適寬即可。 文字和數(shù)字可混合輸入。 Number and Character can mix entry. 若要將數(shù)字當(dāng)文字處理，在輸入數(shù)字前先按單引號(hào) 。 Single quote,輸入日期和時(shí)間 Enter Date and Time,以 yyyy/mm/dd 格式輸入日期。 以 hh:mm pm(am) 或 hh:mm 格式輸入時(shí)間 ( hh:mm 和 pm 或 am 之間要空格) 。 以函數(shù) today() 擷取系統(tǒng)日期。 Put = Equals in front of the function 以函數(shù) now() 擷取系統(tǒng)日期及時(shí)間。 以 Ctrl +；輸入電腦上的今天日期。 Ctrl+ Semicolon 以 Ctrl + Shift +；輸入電腦上的現(xiàn)在時(shí)間。 Ctrl+ Shift + Semicolon 夜4技3甲 week 1,儲(chǔ)存格的數(shù)字格式會(huì)保留在格內(nèi)，刪除數(shù)字並不會(huì)將格式也刪除，再輸入其他數(shù) 字，仍會(huì)套用舊格式；要擺脫舊格式，只需在同一儲(chǔ)存格再套用其他數(shù)字格式就可以了。Cell Formatting will still keep in the Cell Even you erase the Data.,6,自動(dòng)填滿(mǎn)功能及自訂清單 Auto Fill & Customize,以下填滿(mǎn)功能均可用編輯 Edit填滿(mǎn) Fill數(shù)列 Series來(lái)完成 ： 單純數(shù)字或文字填滿(mǎn) 1 or aaa 快速填滿(mǎn)相同的值 學(xué)生姓名 輸入公差 arithmetic ratio 為 1 的數(shù)字等差數(shù)列 1, 2 輸入公差為 1 的日期或編號(hào)等差數(shù)列 940901 輸入公差不為 1 (遞增或遞減) 的等差數(shù)列 2, 4 輸入等比 geometric ratio 數(shù)列 2 編輯 Edit填滿(mǎn) Fill數(shù)列 Series等比 Growth 間距 step value為 5 輸入文字清單：當(dāng)文字清單內(nèi)容已全部顯示，而拖曳的範(fàn)圍尚未結(jié)束時(shí)，清單內(nèi)容會(huì)循環(huán)顯示。 自訂清單：製訂一個(gè)合自己用的清單如右。 Excise : 工具 Tool 選項(xiàng) Options Custom List,7,資料驗(yàn)證功能 Data Validation Function, 何謂資料驗(yàn)證功能 在資料的輸入過(guò)程中，“忙中有錯(cuò)”是很難避免的現(xiàn)象，所以在一般較專(zhuān)業(yè)的軟體中，通常都會(huì)有防誤措施，以期待在輸入時(shí)減少錯(cuò)誤發(fā)生。什麼是資料驗(yàn)證呢？在下面的例子中或許可得到一些了解：,這張單據(jù)應(yīng)該是 2004 年 3 月份的資料，但輸入的人不小心打成 2204 年，接受時(shí)系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警告，並要求重新輸入或取消。,8, 如何設(shè)定資料驗(yàn)證功能 How to set up the Validation Function 將作用儲(chǔ)存格移到等候輸入的儲(chǔ)存格上(每一格可能有不同的需求，所以要個(gè)別設(shè)定)，再選功能表資料 Data驗(yàn)證 Validation，資料驗(yàn)證對(duì)話(huà)方塊會(huì)出現(xiàn)在螢?zāi)簧?。在這個(gè)對(duì)話(huà)方塊內(nèi)有四張標(biāo)籤，每張標(biāo)籤的功能說(shuō)明如下：,9,將其他類(lèi)型的檔案轉(zhuǎn)換成 Excel 活頁(yè)簿檔,由文字檔轉(zhuǎn)入 Transfer text file to Excel file,文字檔的來(lái)源，可能有下列數(shù)種： 由 PE2PE3 產(chǎn)生的檔案 (延伸檔名最好用 .txt )。 由 Microsoft 記事本 NotePad 產(chǎn)生的 .txt 檔。 其他軟體產(chǎn)生的純文字 (ASC II) 檔。 Excel在開(kāi)啟文字檔時(shí)，必須透過(guò)匯入字串精靈 Import wizard，來(lái)進(jìn)行資料欄位的分割；所以要轉(zhuǎn)入Excel的文字檔，內(nèi)容最好是用 Tab 鍵將資料欄與資料欄隔開(kāi)(這樣雖然排列不像用 空白 鍵隔開(kāi)那麼整齊，但比較不會(huì)產(chǎn)生困擾)，否則分割結(jié)果可能會(huì)不盡理想。,通常會(huì)將不同類(lèi)型的檔案轉(zhuǎn)入 Excel 活頁(yè)簿，大部份情形是因?yàn)橘Y料原來(lái)是用別的軟體來(lái)運(yùn)作，而現(xiàn)在想要換成由 Excel 來(lái)處理。轉(zhuǎn)換的方法是在開(kāi)啟舊檔時(shí)，在檔案類(lèi)型欄選取欲開(kāi)啟檔案的類(lèi)型；資料轉(zhuǎn)入 Excel 活頁(yè)簿後，只有一張工作表，以檔名為工作表標(biāo)籤名稱(chēng)。請(qǐng)?zhí)貏e注意：資料轉(zhuǎn)入後必須經(jīng)過(guò)另存新檔、將檔案類(lèi)型轉(zhuǎn)換成Microsoft Excel 活頁(yè)簿存檔才算轉(zhuǎn)換完成。,10,(1)選檔案 File開(kāi)啟舊檔，或按開(kāi)啟舊檔鈕。 (2)在檔案類(lèi)型 File of Type名單中選文字檔案 text file。 (3)在文字檔的檔案名稱(chēng)中選 Sales.Txt，按開(kāi)啟鈕。您會(huì)看到匯入字串精靈步驟3之1對(duì)話(huà)方塊： 在這個(gè)畫(huà)面中，輸入資料類(lèi)型欄已被自動(dòng)選取為分隔符號(hào)Delimited，是因?yàn)?sales.txt這個(gè)檔案在輸入時(shí)是以 Tab 鍵將資料隔開(kāi)的。若輸入時(shí)以 空白 隔開(kāi)資料，則匯入字串精靈會(huì)將檔案以固定寬度來(lái)分割，也就是說(shuō)檔案內(nèi)容必須排列得很整齊才會(huì)得到正確的切割結(jié)果。,11,(4)按下一步。分割結(jié)果item separate出現(xiàn)後，您可上下捲動(dòng)看看是否正確。,(5)按下一步。右上角欄位的資料格式可決定每一欄位的資料屬性，如數(shù)值或文字。,12,(6)按完成 Finished鈕。這時(shí)看到的資料仍然是文字檔類(lèi)型。 (7)選檔案 File另存新檔 Save as。 (8)在另存新檔對(duì)話(huà)方塊中，將檔案類(lèi)型 File Type 改為Microsoft Excel 活頁(yè)簿，磁碟機(jī)改為您預(yù)備存檔的路徑上(比方說(shuō)我的文件)，再按儲(chǔ)存 Save。這個(gè)動(dòng)作才真正將檔案轉(zhuǎn)成活頁(yè)簿類(lèi)型了。,(9)儲(chǔ)存完請(qǐng)保留檔案 Sales.xls，但勿關(guān)閉。,13,連結(jié) Connection,使用連結(jié)的時(shí)機(jī),在有下列需求時(shí)可以考慮使用連結(jié)： 活頁(yè)簿內(nèi)容與別處資訊有連帶關(guān)係，如銷(xiāo)貨記錄和銷(xiāo)貨月報(bào)。 連結(jié)的來(lái)源資料經(jīng)常更改，而活頁(yè)簿內(nèi)容又必須保持最新版本。 可透過(guò)網(wǎng)路取得來(lái)源資料來(lái)更新活頁(yè)簿內(nèi)容。 有一份以上的活頁(yè)簿文件共享原始資料。,連結(jié)是指在活頁(yè)簿內(nèi)插入的資訊，仍與來(lái)源保持連接。當(dāng)來(lái)源資料更動(dòng)時(shí)，活頁(yè)簿內(nèi)的資訊立即反應(yīng)，隨之更新。在開(kāi)啟設(shè)有連結(jié)的活頁(yè)簿檔時(shí)，最好連同來(lái)源檔一起開(kāi)啟，以保持資訊的流暢及隨時(shí)更新。連結(jié)的對(duì)象可以是同一活頁(yè)簿內(nèi)的工作表，也可以是不同的活頁(yè)簿，甚至是不同的軟體。,與活頁(yè)簿內(nèi)其他工作表連結(jié),儲(chǔ)存格與儲(chǔ)存格之間連結(jié)的格式是儲(chǔ)存格位址,14,與其他活頁(yè)簿檔連結(jié) Connect with the other worksheet,活頁(yè)簿與活頁(yè)簿之間連結(jié)的格式是 put file name in the brackets =活頁(yè)簿檔名工作表標(biāo)籤！儲(chǔ)存格位址 File name Worksheet name ! Cell point (1)開(kāi)啟 Chap02Month.xls and Sales.xls (2)選視窗 Window重排視窗 Arrange垂直並排 Vertical。 (3)在 Month.xls 的工作表一月份的 C3 輸入 Sales.xlsSales!D4 (也可以輸入 後，切換到檔案 Sales.xls、在工作表Sales的 D4 上按一下，再按 Enter 鍵接受) 。您會(huì)看到 Sales.xls 上Sales的 D4 的內(nèi)容出現(xiàn)在 Month.xls 上的 C3。 (4)將 Sales.xls 內(nèi) D4 的日期更改為 2004/1/10。檔案 Month.xls 上 C3 的內(nèi)容跟著改過(guò)來(lái)了。 (5)在 Sales.xls 按復(fù)原。,15,嵌入 embedding,嵌入是指在活頁(yè)簿內(nèi)透過(guò)插入Insert圖片或插入物件，使物件成為活頁(yè)簿的一部份。和連結(jié)不同的是：嵌入的物件不會(huì)隨來(lái)源資料更改而變更，它可調(diào)整大小，也可以刪除或複製；在嵌入的物件上按兩下，可進(jìn)入物件編輯狀態(tài)。,Web 匯入或 XML 匯入,透過(guò)網(wǎng)路匯入資料，已是跨組織或是跨國(guó)合作必要的工作方式了：有關(guān) Web 匯入與XML 匯入，將留待全球化商務(wù)篇再來(lái)詳細(xì)討論。,資料的編輯,更改資料內(nèi)容,將作用儲(chǔ)存格移到要更改的儲(chǔ)存格，然後反白資料編輯列上要更改的地方，直接輸入。 在要更改的儲(chǔ)存格上按兩下，使該格進(jìn)入編輯狀態(tài)，再反白要更正的部份，輸入正確資料。,16,復(fù)原與取消復(fù)原 Recovery or Undo,在鍵盤(pán)輸入的過(guò)程中，難免會(huì)有錯(cuò)誤發(fā)生；有時(shí)是打錯(cuò)字，有時(shí)是刪錯(cuò)儲(chǔ)存格的資料。遇到這種情形，請(qǐng)千萬(wàn)不要急著重新輸入資料！您只需要按一下復(fù)原鈕，就可輕易取消剛才錯(cuò)誤動(dòng)作所帶來(lái)的結(jié)局。多重復(fù)原可以記錄到您前面 16 步的動(dòng)作，所以即使您發(fā)現(xiàn)在上一次的錯(cuò)誤之後已做了很多個(gè)動(dòng)作，也不必?fù)?dān)心；只要在 16 步的範(fàn)圍內(nèi)，都是可以復(fù)原的。,複製儲(chǔ)存格與移動(dòng)儲(chǔ)存格 Copy or Move Cell,當(dāng)要輸入的資料，在別的儲(chǔ)存格內(nèi)已存在時(shí)，可將該儲(chǔ)存格內(nèi)容複製到現(xiàn)在要使用的儲(chǔ)存格內(nèi)。開(kāi)始複製之前，要先選好儲(chǔ)存格範(fàn)圍。複製工作可一步完成，也可以分兩階段完成。 一步完成複製或移動(dòng) One Step for Copy or Move Cell 滑鼠游標(biāo)指在選好範(fàn)圍四周的邊線(xiàn)上(滑鼠呈形狀)，左手按住鍵盤(pán)的 Ctrl 鍵，右手將選取範(fàn)圍拖曳到目的地放開(kāi)。在拖曳的過(guò)程中，白色箭頭形狀的游標(biāo)旁會(huì)多一個(gè)小的黑十字，而且會(huì)有一灰色矩形框跟隨著游標(biāo)移向目的地，游標(biāo)旁會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小框標(biāo)示著目前最新位置。,17, 兩階段完成複製或移動(dòng) Two Step for Move or Copy Cell 一步式的複製法雖然方便，但只適用於同一畫(huà)面上(近距離)的複製；若複製的目的地離原來(lái)的範(fàn)圍太遠(yuǎn)，需要轉(zhuǎn)動(dòng)畫(huà)面時(shí)，兩階段的方式會(huì)比較適用。 所謂兩階段，是指複製的工作，分成複製和貼上兩個(gè)動(dòng)作來(lái)進(jìn)行：複製將選取的資料存放一份在 Microsoft 的剪貼簿上，貼上則從剪貼簿上將資料擷取下來(lái)，放在使用者指定的位置。複製只需做一次，貼上則可以執(zhí)行無(wú)限次數(shù)，直到按 Esc 鍵取消複製狀態(tài)為止。 複製和貼上都有很多種途徑可以執(zhí)行。以下將複製和貼上分別介紹，兩者之間並無(wú)限定要如何搭配，只要有複製的動(dòng)作，也有貼上的動(dòng)作就可以了。 移動(dòng)儲(chǔ)存格和複製儲(chǔ)存格非常類(lèi)似，只是在第一階段複製儲(chǔ)存格選複製功能，移動(dòng)儲(chǔ)存格選剪下功能；第二階段貼上的動(dòng)作相同。以下為複製儲(chǔ)存格與移動(dòng)儲(chǔ)存格的比較：,18,貼上 Paste,移到目的格後： 選功能表編輯貼上。 按滑鼠右鍵，在快顯功能表中選貼上。 按工具列的 貼上鈕 (旁邊箭頭按下去，若是 複製 可選擇只貼上值或公式等屬性；若是 剪下 則無(wú)法選擇。直接按圖示則是全部貼上。 按 Ctrl + V。,選擇性貼上及轉(zhuǎn)置,Paste Special & Transpose (1)選取 G4:G7，執(zhí)行複製；在 G9 執(zhí)行貼上。G9:G12 中出現(xiàn)的是 - (這是會(huì)計(jì)格式的 0 )，而不是原來(lái) G4:G7 的數(shù)字。請(qǐng)注意看資料編輯列的內(nèi)容，Sum函數(shù)參照的儲(chǔ)存格已經(jīng)變動(dòng)了。,19,(2)在 G12 右下角出現(xiàn)一個(gè)貼上選項(xiàng) paste optional方塊，在方塊上按一下，會(huì)看到很多選項(xiàng)：,(3)在 B9 再貼上一次，您會(huì)看到和剛才完全不同的結(jié)果。 (4)在 C9 再貼上一次，您會(huì)發(fā)現(xiàn)連原來(lái)好好的 G9:G12 都受到牽連，因?yàn)?C9:C12 屬於 G9:G12 參照的範(fàn)圍。按一次復(fù)原鈕恢復(fù)原狀 (5)在 F9 輸入任意輸入一數(shù)字，G9 內(nèi)容會(huì)自動(dòng)隨著更改。,20,傳統(tǒng)的選擇性貼上操作方法如下： (1)選取 G4:G7，執(zhí)行複製。 (2)在 H9 按一下，游標(biāo)指在 H9 中央，按滑鼠右鍵。 (3)在快顯功能表中選選擇性貼上，在對(duì)話(huà)方塊中選值，按確定。您可比較 G9:G12 及 H9:H12 的內(nèi)容。 按出右下角貼上選項(xiàng)的選項(xiàng)，選值與原始格式設(shè)定，原來(lái)的格式會(huì)被貼上，公式則被貼成數(shù)值。若看到 # Pound sign代表欄寬不足， 請(qǐng)?jiān)?H 欄名右邊的邊線(xiàn)按兩下調(diào)到適寬。,21,若您想將原本水平方向排列的資料改為垂直排列，可以用選擇性貼上中的轉(zhuǎn)置 Transpose來(lái)做到： (1)同時(shí)選取 C3:F3 及 C7:F7，執(zhí)行複製 Copy。 (2)將作用儲(chǔ)存格移到 C9，在 C9 按出快顯功能表，選選擇性貼上Paste Special，在貼上欄選值與數(shù)字格式、勾選下方轉(zhuǎn)置 Transpose項(xiàng)目，按確定。,(3)您會(huì)發(fā)現(xiàn)文字和數(shù)字被貼上了，數(shù)字的格式和原來(lái)一樣是千分位，但填滿(mǎn)色彩沒(méi)有貼過(guò)來(lái)。若您希望儲(chǔ)存格的填滿(mǎn)色彩也複製過(guò)來(lái)，就原地再執(zhí)行一次選擇性貼上，在貼上欄選格式、勾選轉(zhuǎn)置，按確定即可。,22,若您想在選擇性貼上的同時(shí)，進(jìn)行加減乘除arithmetic operation的運(yùn)算，可以如此進(jìn)行： (1)在 E9 輸入 0.01，在填滿(mǎn)空點(diǎn)按兩下向下填滿(mǎn)。若您在資料編輯列看到的數(shù)字是0.01，而 E9:E12 內(nèi)卻是 0，那是因?yàn)?E9:E12 格式被設(shè)定為整數(shù) (資料編輯列可以看到實(shí)際的數(shù)值)。您只要先選取 E9:E12，在工具列的 Increase Decimal 鈕上按兩次，就可以顯示到小數(shù)兩位了。 (2)選取 G4:G7，執(zhí)行複製。 將作用儲(chǔ)存格移到 E9，在 E9 按出快顯功能表，選選擇性貼上中的 值及乘Multiply， 按確定。必要時(shí)這兩項(xiàng) 可和轉(zhuǎn)置同時(shí)設(shè)定。,23,清除儲(chǔ)存格 Clear Cell,清除儲(chǔ)存格的動(dòng)作，其實(shí)在前面已做過(guò)了：將要清除的範(fàn)圍選起來(lái)，然後按 Del 鍵。這是最簡(jiǎn)捷的方法，但是只能清除儲(chǔ)存格內(nèi)容，不能清除格式。以下列出所有的清除功能及效力範(fàn)圍，請(qǐng)以剛才選擇性貼上產(chǎn)生的資料來(lái)練習(xí)清除儲(chǔ)存格。,24,插入儲(chǔ)存格 Insert Cell,輸入大量資料時(shí)，難免會(huì)犯錯(cuò)；有時(shí)不小心看錯(cuò)欄、而導(dǎo)致整欄資料和標(biāo)題不符的情形，可用插入儲(chǔ)存格來(lái)補(bǔ)救。插入儲(chǔ)存格時(shí)要先選取要插入的範(fàn)圍，然後： 選功能表插入 Insert儲(chǔ)存格 Cell現(xiàn)有儲(chǔ)存格右移 Shift Cell Right(或下移) 按出快顯功能表，選插入現(xiàn)有儲(chǔ)存格右移(或下移),刪除儲(chǔ)存 Delete Cell,刪除儲(chǔ)存格和清除儲(chǔ)存格的差別在於：清除儲(chǔ)存格之後，儲(chǔ)存格的空間仍然存在，但刪除儲(chǔ)存格之後，連儲(chǔ)存格也消失不見(jiàn)了。刪除儲(chǔ)存格時(shí)，先選取要?jiǎng)h除的儲(chǔ)存格範(fàn)圍，然後： 在快顯功能表中選刪除Delete右側(cè)儲(chǔ)存格左移Shift Cell Left(或下側(cè)儲(chǔ)存格上移Shift Cell Up) 選功能表編輯Edit刪除Delete右側(cè)儲(chǔ)存格左移(或下側(cè)儲(chǔ)存格上移),25,工作表的運(yùn)用,除了資料編輯須注意的事項(xiàng)之外，工作表運(yùn)用技巧的熟練與否，也直接影響到工作效率。以下所討論的是有關(guān)工作表本身的一些運(yùn)用技巧，如凍結(jié)視窗Freeze Panes、分割視窗Split 等。,改變視窗的顯示比例 Zoom the Window,當(dāng)資料太多，希望螢?zāi)簧夏茱@示更多資料時(shí)，可以考慮將視窗的顯示比例縮小。改變螢?zāi)伙@示比例的途徑的如下： 選檢視View顯示比例Zoom，在顯示比例對(duì)話(huà)方塊中選擇顯示百分比。 按工具列顯示比例方塊。在這個(gè)方塊中最下面的選項(xiàng)選定範(fàn)圍代表：只要您事先選定要顯示的範(fàn)圍，再選顯示比例中的選定範(fàn)圍，Excel 就會(huì)將範(fàn)圍內(nèi)的資料全部顯示在同一畫(huà)面上，不必考慮比例的問(wèn)題。,視窗的隱藏與顯示,開(kāi)啟之後的活頁(yè)簿視窗，是可以隱藏的。只要選視窗Window隱藏視窗Hide，目前正在使用的活頁(yè)簿視窗就會(huì)被隱藏了。,26,分割視窗 Split the Window,如果工作表資料有很多列，縮小顯示比例未必理想，因?yàn)樽痔r(shí)對(duì)使用者的眼睛是項(xiàng)負(fù)擔(dān)。何況很多時(shí)候使用者想看的不是全部的資料，而是無(wú)法在同一畫(huà)面同時(shí)顯示的兩處位置不同的資料；這時(shí)使用視窗分割是最理想的方法。 視窗分割途徑有二： 將作用儲(chǔ)存格移到要分割的地方，選視窗分割Split。分割線(xiàn)會(huì)以作用儲(chǔ)存格 cell point 位置為準(zhǔn)，沿著作用儲(chǔ)存格左方及上方邊界，將視窗分割為四個(gè)區(qū)域。 拖曳分割方塊(請(qǐng)參考第一章視窗介紹)。分別使用時(shí)，可橫向或縱向?qū)⒁暣胺譃閮蓚€(gè)區(qū)域。兩者皆用時(shí)，可以將視窗分割為四個(gè)區(qū)域。,解除分割狀態(tài),選視窗Window移除分割Remove Split。 在分割線(xiàn)上按兩下。 按住分割線(xiàn)，拖曳到視窗外去。,27,改變水平捲軸的長(zhǎng)度 Change the Horizontal Scroll,工作表下方的水平捲軸右端是分割方塊，左端是調(diào)整水平捲軸長(zhǎng)度的方塊。只要按住這個(gè)方塊向左右拖曳，就可任意改變水平捲軸的長(zhǎng)度。,凍結(jié)窗格 Freeze Panels,當(dāng)您在捲動(dòng)工作表時(shí)，可能已注意到：當(dāng)捲動(dòng)到工作表下方時(shí)，上方的資料會(huì)消失不見(jiàn)，捲動(dòng)到工作表右方時(shí)，左方的資料會(huì)消失不見(jiàn)。如果標(biāo)題不能保留在螢?zāi)簧?，?huì)造成使用者極大的不便；這時(shí)用凍結(jié)窗格，可以使您想保留的部份固定在螢?zāi)簧?，不受捲?dòng)的影響。視窗-凍結(jié)窗格 (Will freeze the cell left and above),工作表標(biāo)籤的命名 Rename Label,在工作表標(biāo)籤上按兩下。 滑鼠游標(biāo)指在工作表標(biāo)籤上，按滑鼠右鍵，在快顯功能表中選重新命名Rename。 輸入完標(biāo)籤名稱(chēng)後，按 Enter 鍵或在任一儲(chǔ)存格按一下，就完成命名了。工作表標(biāo)籤重新命名是不能復(fù)原的動(dòng)作，若想取消新名，只能再重新命名一次。,28,工作表的插入、複製、移動(dòng)、刪除,插入 Insert for WorkSheet 在練習(xí)連結(jié) Word 檔時(shí)已用插入工作表增加了一張工作表。 複製或移動(dòng) Move or Copy 指在工作表標(biāo)籤上，按滑鼠右鍵，在快顯功能表中選移動(dòng)或複製Move or Copy若要複製工作表時(shí)勾選建立複本Create a copy，若要移動(dòng)工作表則不要勾選此項(xiàng)點(diǎn)選複製目的位置。 選編輯Edit移動(dòng)或複製工作表Move or Copy若要複製工作表時(shí)勾選建立複本Create a Copy，若要移動(dòng)工作表則不要勾選此項(xiàng)點(diǎn)選複製目的位置。 指在工作表標(biāo)籤上，複製時(shí)按住 Ctrl 及滑鼠左鍵，拖曳到目的地後放開(kāi)；移動(dòng)時(shí)不要按 Ctrl，直接將工作表拖曳到目的地放開(kāi)。 刪除 Delete worksheet 指在工作表標(biāo)籤上，按滑鼠右鍵，在快顯功能表中選刪除，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)方塊中回答刪除。 選編輯刪除工作表，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)方塊中回答刪除。,29,設(shè)定工作群組,至目前為止，所討論的編輯都是單一工作表的運(yùn)用；但往往不同工作表之間的資料會(huì)互相關(guān)連，要考慮的問(wèn)題不是只有單一工作表，而是整個(gè)脈絡(luò)，這時(shí)多張工作表的運(yùn)用技巧就很重要了。本節(jié)要討論的是，在輸入資料牽涉到多張工作表時(shí)，會(huì)用到哪些功能或技巧。設(shè)定工作群組是指將許多張工作表同時(shí)選取，被選取的這些工作表組成工作群組之後，所執(zhí)行的動(dòng)作會(huì)同時(shí)在群組內(nèi)的所有工作表上進(jìn)行。設(shè)定工作群組的方法如下： 1.選取連續(xù)工作表：按住 Shift 鍵，在預(yù)定組成群組的第一張工作表按一下，最後一張工作表按一下，這兩張以及在這兩張之間的工作表會(huì)全部被選取。 2.選取間隔工作表：按住 Ctrl 鍵，在預(yù)定組成群組的每一張工作表(不論工作表位置在哪裡)按一下，只有被點(diǎn)到的工作表會(huì)被選取。 取消工作群組：只要指在群組中任何一張工作表上，按滑鼠右鍵，選取消工作群組，或按任一張不在工作群組內(nèi)的工作表標(biāo)籤即可。,30,習(xí)題實(shí)作 : (Open Ch02/sales.xls),31,32,Exercise 1,請(qǐng)至 ftp:/140.127.138.46 帳號(hào) 為 mis 無(wú) 密碼 林輝鐸老師 檔案夾 中的 Excel 中的 Exercise 中的 BankStaff.xls 下載,33,此練習(xí)為一銀行招考新進(jìn)人員之考試成績(jī)資料,本題之要求為 1. 計(jì)算 筆試總分 及 合格與否 的欄位. 2. 計(jì)算 各科總平均. 3. 計(jì)算 筆試及格人數(shù). 4. 及 筆試不及格人數(shù).,34,35,第二章 結(jié)束,