歸檔文件及歸檔文件整理.ppt

歸檔文件及歸檔文件整理,歸檔文件指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢并應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件整理指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 歸檔文件以“件”為整理單位。一般以每份文件為一體，正文與附件為一體，原件與復(fù)印件為一體，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一體，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊為一體，來文與復(fù)文可為一體。,裝訂文件,裝訂文件，是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂,裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。 裝訂時(shí)，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，右側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。,裝訂方法,線裝法。根據(jù)文件的厚薄，選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂。文件頁數(shù)較少時(shí)，采用“兩孔一線”（細(xì)線）左上角裝訂，背后打活結(jié)；文件頁數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。 對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。,分類文件,歸檔文件可以采用年度機(jī)構(gòu)保管期限，或者保管期限年度機(jī)構(gòu)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。,排列文件,一、按事由排列法，就是將同一事由的相關(guān)文件排列在一起。 按事由排列的具體步驟如下： 1、在一個(gè)全宗內(nèi)將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、定期分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限內(nèi)的文件按其劃定的類別分別排列，類與類之間、類與屬類之間的文件排列，要按照分類方案進(jìn)行。 3、在同一類別內(nèi)的文件按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度來排列。即在同一類別內(nèi)，將文件先按不同事由分開，將同一事由的相關(guān)文件排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進(jìn)行排列。,二、按文號排列法，就是在同一全宗、同一年度、同一期限內(nèi)，按發(fā)文字號的先后順序排列歸檔文件。 1、在一個(gè)全宗內(nèi)，將同一年度的歸檔文件分別按其劃定的保管期限排列，即按永久、定期分別排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限內(nèi)，按歸檔文件的發(fā)文字號或形成時(shí)間的先后順序排列，即把歸檔文件先按發(fā)文的“字”（機(jī)關(guān)代字，如鄭檔字）分開，再按發(fā)文的“號”排列。也就是在同一期限內(nèi)，把同一字號的文件排列在一起，在同一字號內(nèi)再按發(fā)文號的先后順序排列。,文件編號,歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置，標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。 一、件號 二、頁號,件號，是歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。件號包括室編件號和館編件號兩種。 1、室編件號 室編件號的編制方法和要求： （1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號。 （2）在同一年度，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。即一年三個(gè)流水號，永久從“1”開始，長期從“1”開始，短期從“1”開始，依次編制。 （3）不得斷號，重號，跳號。 2、館編件號的設(shè)置，主要是為了館室銜接的需要，在檔案進(jìn)館時(shí)編制。即檔案移交進(jìn)館后，由檔案館經(jīng)過鑒定、整理，并根據(jù)歸檔文件在全宗中位置發(fā)生的變化情況，重新編制。是否需要重編，由檔案館視情而定。,頁號，是每份歸檔文件頁次的順序號。頁號編寫方法和要求： 1、以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個(gè)流水號。歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補(bǔ)編頁號。如一份文件由幾部分組成，而且每個(gè)組成部分各自編有頁碼的（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報(bào)告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實(shí)施細(xì)則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。 2、編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁文件正面的右上角，背面的左上角，單面印刷的為一頁，編一個(gè)號；雙面印刷的為兩頁，編兩個(gè)號。折疊的大張文字材料或圖表，不管折幾折，凡是單面有字的為一頁，編一個(gè)號，雙面有字的為兩頁，編兩個(gè)號。 3、不得重編、漏編頁號。,編制歸檔文件目錄,編制歸檔文件目錄，是整理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，也是其它編目工作的基礎(chǔ)，為檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等工作的開展提供基本條件。,（一）歸檔文件應(yīng)逐件編寫目錄,來文和復(fù)文作為一件時(shí)（如請示與批復(fù)作為一件），除登錄批復(fù)件發(fā)文字號外，同時(shí)應(yīng)將本機(jī)關(guān)的發(fā)文字號一并登錄，以便查找（注意：只登記一個(gè)件號）；但如果是重要法規(guī)性文件，歷次修改稿或定稿太厚，只能與正式文件分開各作為一件時(shí)，則分別登錄。,（二）歸檔文件目錄中所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)認(rèn)真準(zhǔn)確地填寫,歸檔文件目錄設(shè)有件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。其填寫方法如下： 1、件號：填寫室編件號。 2、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人（標(biāo)明職務(wù)），即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 3、文號：填寫文件的發(fā)文字號，即由發(fā)文代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如：鄭檔字20088號 4、題名：填寫文件標(biāo)題。 5、日期：即制發(fā)文件的時(shí)間。填寫文件的形成時(shí)間（文件末尾落款日期），以8位阿拉件數(shù)字標(biāo)注年、月、日，占兩格。如：文件的形成時(shí)間是2008年1月6日，即上格填寫為“2008”，下格填寫為“0106”。 6、頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。一份文件由幾個(gè)部分組成的，把幾個(gè)組成部分的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù)。 7、備注：填寫文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。,（三）歸檔文件目錄格式,歸檔文件目錄一律采用豎式，各個(gè)項(xiàng)目的尺寸，由市檔案局統(tǒng)一制定，各單位不得自行其是。 參見歸檔文件目錄格式式樣圖。,（四）歸檔文件目錄用紙及字跡材料選擇,1、用紙：幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬為297mm210mm），紙質(zhì)優(yōu)良。 2、字跡材料：應(yīng)選用較耐久的字跡材料制作，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，使用計(jì)算機(jī)制作目錄，最好使用激光打印機(jī)，起碼使用噴墨式打印機(jī)，并選擇較耐久的色帶打印。,（五）歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊，并編制封面,1、歸檔文件目錄應(yīng)按保管期限分別編制和裝訂。 2、裝訂整齊、美觀、便于利用。 3、份數(shù)：按檔案進(jìn)館要求編制相應(yīng)份數(shù)。 4、歸檔文件目錄封面可設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、起止件號、類別名稱等項(xiàng)目。,裝盒,裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目等。,1、裝盒時(shí)，應(yīng)將不同年度、不同保管期限、不同類別的文件分別裝入不同的盒內(nèi)，不同類別的文件盡量不要混裝在一個(gè)盒內(nèi)，如單位文件數(shù)量少時(shí)，也可裝入一個(gè)盒內(nèi)。 2、裝盒時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號的順序依次裝盒。使之與歸檔文件上的相應(yīng)條目相一致，既能保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體，又能保證檔案利用完畢后，能夠?qū)⑵浒醇栱樞驓w入相應(yīng)盒內(nèi)，否則，容易造成文件歸位錯(cuò)誤，造成混亂。 3、裝盒時(shí)，應(yīng)使每盒內(nèi)的文件數(shù)量適宜。既要裝滿，又不能超過盒內(nèi)容量硬塞，避免損害文件和盒子。 4、文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側(cè)立排放。 5、檔案盒排列入柜后，應(yīng)按其排列順序依次編制檔案盒號。,謝謝觀看,