歸檔文件整理規(guī)則.doc

歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則1 總則為適應(yīng)各級(jí)機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化、管理精細(xì)化及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015），結(jié)合我省實(shí)際，制定本細(xì)則。本細(xì)則所稱歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)當(dāng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。本細(xì)則貫徹“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡(jiǎn)便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作。歸檔文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。檔案進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局第8 號(hào)令、10 號(hào)令要求，執(zhí)行經(jīng)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門批準(zhǔn)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表收集歸檔文件材料。本細(xì)則適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)當(dāng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理，其他門類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2 整理原則2.1 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.3 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。3 一般要求3.1 組件3.1.1 件的構(gòu)成本細(xì)則以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本、發(fā)文稿紙、定稿為一件，法規(guī)等重要文件的正文與歷次修改稿數(shù)量多的，可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，將記載修改過程的定稿與正文、發(fā)文稿紙為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件，經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件；介紹信存根等一本為一件；會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；同一次會(huì)議成套的會(huì)議材料各為一件。3.1.2 件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單的，文件處理單在前，收文在后；有發(fā)文稿紙的，正本在前，發(fā)文稿紙和定稿依次在后。3.2 分類3.2.1 立檔單位應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)當(dāng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。3.2.2 歸檔文件一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問題年度保管期限”的方法分類。分類層次最多三層，即年度、期限、機(jī)構(gòu)（問題）；最少兩層，即年度、期限。一個(gè)單位應(yīng)當(dāng)保持分類方案的穩(wěn)定。a）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)當(dāng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)幾份文件為一件時(shí)，以裝訂在最前面的文件落款日期為準(zhǔn)。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在備注項(xiàng)加以說明。b）按機(jī)構(gòu)（問題）分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)當(dāng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)當(dāng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。按問題分類，一般可分為“黨群類”、“業(yè)務(wù)類”、“行政類”等等，不得交叉。原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級(jí)類目，即“黨群類”、“行政類”、“生產(chǎn)技術(shù)類”、“經(jīng)營管理類”。c）按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。3.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適用按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。3.3 排列3.3.1 歸檔文件應(yīng)當(dāng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。3.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。3.3.3 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可以集中排列。3.3.4 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件（符合3.1 條件）。上述情況應(yīng)當(dāng)在備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡量避免。3.4 編號(hào)3.4.1 歸檔文件應(yīng)當(dāng)依照分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)當(dāng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。3.4.2 檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接。如“Z109-WS2015-Y-BGS-0036”。3.4.3 檔號(hào)按照以下要求編制：a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4 位阿拉伯?dāng)?shù)字或者字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13-1994 編制。b）檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2 位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2015”。參照?qǐng)?zhí)行本細(xì)則整理的其他門類檔案代碼，分別由相應(yīng)當(dāng)?shù)臐h語拼音首字母標(biāo)識(shí)，進(jìn)館單位執(zhí)行前需和同級(jí)檔案行政管理部門商定。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30 年、定期10 年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3 位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)當(dāng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4 位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0036”，實(shí)體檔號(hào)章上由手工編寫的則不需要補(bǔ)足。3.4.4 歸檔文件應(yīng)當(dāng)在首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中或其他空白位置。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)當(dāng)耐久。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或者以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。3.4.5 歸檔章應(yīng)當(dāng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、門類代碼年度、保管期限、件號(hào)，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）作為選擇項(xiàng)，填入相應(yīng)當(dāng)欄目中（見附錄A 圖A1），歸檔章中全宗號(hào)、門類代碼年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）按照3.4.3 編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限使用“永久”“30 年”“10 年”簡(jiǎn)稱或使用漢語拼音加數(shù)字 “Y”“D30”“D10”標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問題）用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱或漢語拼音字母“BGS”標(biāo)識(shí)（見附錄A 圖A2、A3），可刻于歸檔章相應(yīng)當(dāng)欄目中（含進(jìn)館單位的全宗號(hào)）；檔案不進(jìn)館的企業(yè)科技事業(yè)單位也可用代碼表示。3.5 編目3.5.1 歸檔文件應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。3.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，但必須在題名欄中用“（ ）”注明來文，如“附請(qǐng)示”；若作為兩件，則分別編目。同一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目，如同一次會(huì)議形成的15 件歸檔文件，應(yīng)編制15 條目錄。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。一本歸檔文件目錄內(nèi)編一個(gè)流水號(hào)。b）檔號(hào)：檔號(hào)按照3.4.2-3.4.3 編制。c）文號(hào)：文件發(fā)文字號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫完整。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。e）題名：文件標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄。外加“（ ）”補(bǔ)充說明。f）日期：文件形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20150505。g）密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)不標(biāo)識(shí)。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。凡屬公開性文件在此欄標(biāo)注“公開”。3.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4 幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B 圖B1）。3.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)當(dāng)編制封面（見附錄B 圖B2）。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限（可選項(xiàng)目）、機(jī)構(gòu)（問題）（可選項(xiàng)目），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可以每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。4 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架4.1 修整4.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)當(dāng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。4.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)當(dāng)按照DA/T 25-2000 予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)當(dāng)予復(fù)制。4.1.3 歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。4.1.4 對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)當(dāng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。4.2 裝訂歸檔文件應(yīng)當(dāng)按件裝訂。裝訂方式可采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線裝訂方式，已成冊(cè)不易拆釘?shù)?，可以保持原貌不變。一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)當(dāng)相對(duì)統(tǒng)一。保管期限為10 年的文件材料可保持原裝訂方式不變。4.2.1 歸檔文件裝訂應(yīng)當(dāng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)當(dāng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，維持不變。4.2.2 歸檔文件的裝訂材料與保管期限要求相匹配。相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)當(dāng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)當(dāng)相對(duì)統(tǒng)一。4.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。4.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取不銹鋼釘書釘裝訂法或線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用質(zhì)量合格的不銹鋼釘書釘裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或紙質(zhì)封套裝訂。4.2.5 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照4.2.4 執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以使用不銹鋼訂書釘或“三孔一線”裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。4.3 編頁4.3.1 紙質(zhì)歸檔文件可以編制頁碼。4.3.2 頁碼應(yīng)當(dāng)逐頁編制，宜用鉛筆分別標(biāo)注在文件有圖文頁面的正面右上角或背面左上角的空白位置。4.3.3 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，保持原有頁碼不變。4.4 裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。4.4.1 檔案盒4.4.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為10mm、20 mm、30mm、40mm、50 mm 等（見附錄C 圖C1）。4.4.1.2 檔案盒應(yīng)當(dāng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見附錄C 圖C2、圖C3）。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。4.4.1.3 檔案盒應(yīng)當(dāng)采用無酸紙制作。4.4.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄D）。備考表不宜直接印制在檔案盒上。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或蓋章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或蓋章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。國4.5 排架4.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)當(dāng)與本單位歸檔文件分類方案一致，應(yīng)當(dāng)避免頻繁倒架。4.5.2 歸檔文件按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。4.5.3 歸檔文件按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。5 歸檔電子文件的整理要求5.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)則“3 一般要求”的規(guī)定。5.2 歸檔電子文件格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。5.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)當(dāng)使用符合數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014 年）、GB/T 18894 等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。6 附則本細(xì)則由江蘇省檔案局負(fù)責(zé)解釋。本細(xì)則自2017 年1 月1 日起施行。