《QAD業(yè)務流程培訓》PPT課件.ppt

1. 銷售流程,2. 計劃流程,3. 采購流程,4. 生產流程,5. 庫存管理,6. 財務流程 6.1 應收帳款/暫收款項 6.2 應付帳款 6.21 原物料/固定資產等采購 6.22 三單檢查 6.23 差旅費暫支和報銷 6.24 付款 6.3 費用報銷 6.4 財務預算 6.5 總帳 6.51 主文件設置 6.52 月末結帳 6.6 期末集團內部單位間往來業(yè)務流程,錢啤MFG/PRO系統(tǒng)流程概述(銷售/財務),0. 主文件設置,0. 主文件設置,財務 1. 系統(tǒng)/帳戶控制文件 2. 稅收文件 3. 銀行代碼 4.匯率文件 5. 會計單位 6. 總帳日歷 7. 科目分組 8. 帳戶代碼 9. 分帳戶代碼 A. 成本中心 B. 項目代碼,分銷 1. 地點 2. 庫位 3. 公司地址 4. 客戶文件 5. 供應商文件 6. 產品類 7. 零件數(shù)據(jù) 8. 計量單位,系統(tǒng)管理 1. 用戶設置 2. 打印機設置 3. 菜單安全性設置 4. 字段安全設置 5. 會計單位安全設置 6. 帳戶安全設置,圖例:,處理,文擋,檢查/批準,1.1 銷售流程,客戶訂單,要貨通知,審批？,6.1 A/R,各銷售公司,優(yōu)惠結算,瓶箱調換等,收款開票,提貨證明單,提貨證明單,提貨證明單,審批單,驗收單,收款報表,人工分 配庫存,發(fā)貨,屏幕打印 系統(tǒng)發(fā)票,打印正 式發(fā)票,提貨證明單,發(fā)票,已打印系 統(tǒng)發(fā)票日報,檢查過帳,6.4 G/L,Y,客戶,財務部,瓶箱倉庫,收款處,發(fā)酒調度,成品倉庫,開發(fā)票處,1.1 銷售流程(1),責任人,過程描述,控制重點,1.1 銷售流程(2),2. 計劃概述,預測,SO,庫存,MPS,確保能力和資源,運行MRP,采購申請,生產計劃,轉為生產排程,收集采購申請,準備采購,3.采購流程,接收排程,轉為實際的排程,4. 生產流程,計劃員,車間,采購員,轉移單,庫存轉移,6.4 總帳,正確？,5. 庫存管理,盤點報告,初盤,重盤,庫存更新,庫存更新,計劃外入庫,計劃外出庫,財務,倉庫,Yes,6.1 應收帳款/暫收款項,AR 會計,出納,銷售,客戶,客戶AR報表,期末打印 客戶報表,抵銷未結發(fā)票,AR帳齡報表,退余款？,支票/現(xiàn)金 交存銀行,按銷售員排序 的AR報表,匯票？,記錄匯票,N,Y,記錄收款,有發(fā)票號,記錄付款應用,N,Y,退余款,銀行收款通知,記錄借/貸 通知單,收款報表,1。銷售流程,Y,N,催款,付款,確定付款用途,銀行轉帳？,Y,N,6.1 應收帳款/暫收款項,責任人,過程描述,控制重點,銷售員,負責催收客戶欠并注明客戶付款的用途(如發(fā)票號等) 將現(xiàn)金/支票/匯票轉交出納,收到欠款必須注明發(fā)票號或付款用途 應當立即將收款轉交給出納,出納,交存現(xiàn)金/支票到銀行 接收匯票并通知AR會計 在AR收款模塊中記錄收款 做收款報表并轉給AR會計以沖銷客戶欠款 其他暫收款項業(yè)務借用AR得客戶付款功能，將付款人像客戶一樣處理，收款時，借：現(xiàn)金等 貸：其他應付款，付款時(收負支票)，借：其他應付款 貸：現(xiàn)金等,現(xiàn)金/支票在當天或第二天交存銀行 每天做收款報表并盡量注明發(fā)票號，客戶代碼，付款用途等,AR會計,在會計期末打印AR報表(分別按客戶和銷售員排序)并分別送到銷售部和客戶 根據(jù)銀行收款通知沖銷客戶欠款 在匯票模塊中處理匯票及其他期票 使用借/貸通知單功能處理退余款 在每一會計期末打印AR帳齡報表 當退回暫收款項時，憑出納通知抵銷暫收款項(付款應用),假如客戶需對帳則打印AR報表給客戶 每一會計期末打印客戶欠款給銷售部和其他管理部門 每一會計期末還應當打印其他應付款明細報表,采購員,A/P 會計,Y,N,建立采購單,6.21 AP-原物料/固定資產等采購,倉庫,接收發(fā)票 但不處理,入庫單/報銷單,采購需求,6.22 三單檢查,供應商,采購單,發(fā)票,發(fā)貨,有采購單？,有入庫單/ 報銷單？,輸入發(fā)票,Y,N,6.21 AP-原物料/固定資產等采購,責任人,過程描述,控制重點,采購員,業(yè)務暫時由手工處理,倉庫,AP 會計,檢查是否有采購單，如無則不接收發(fā)票 檢查是否已收貨，如沒有則不輸入發(fā)票 如已入庫，則輸入發(fā)票，并指明借方科目，系統(tǒng)會貸記AP帳戶 注意需把AP用量和費率差異帳戶指定為所采購的原物料所屬的會計科目 對非庫存零件采購，則必須由采購員填寫報銷單并須取得相應的批準，用該報銷單取代流程中的入庫單，然后連同發(fā)票一起送到AP會計進行處理,發(fā)票應當注明采購單號碼送到財務部 只有當入庫后或有報銷單時才輸入發(fā)票,業(yè)務暫時由手工處理,采購員,AP會計,6.22 三單檢查,發(fā)票凍結,輸入發(fā)票,6.24 付款,供應商,發(fā)票錯誤,Y,輸入抵沖證明,抵沖發(fā)票金額證明,N,發(fā)票數(shù)量= 入庫/報銷單 數(shù)量,發(fā)票單價= PO單價,Y,N,取消發(fā) 票凍結,PO錯誤,相應主 管批準,Y,Y,N,責任人,過程描述,控制重點,AP 會計,比較發(fā)票與入庫單(或報銷單)和采購單上的數(shù)量與單價是否一致 輸入發(fā)票并轉給出納以備付款 接收抵沖證明并取消發(fā)票凍結 業(yè)務暫時不在系統(tǒng)中處理,采購員,6.22 三單檢查,當發(fā)票與采購單和入庫單(或報銷單)不一致時，必須取得相應得批準才可傳送給出納付款,6.23 差旅費報銷,報銷人,主管,按費用金額 做AP憑證,出納,N,要求暫支,費用發(fā)生,已批準的 申請單,已批準的 付款憑證,借款不足,收到現(xiàn)金并作 G/L憑證,主管批準,主管審批,出差申請單,Fill in travel application,有欠款？,N,Y,退回申請單,主管檢查,填寫出差申請單和付款申請單,抵銷借款,做負AP憑證并 抵銷借款余額,出差申請單,作AP憑證,付款并在總帳 中處理記帳憑證,按付款金額 做負AP憑證 并作零支票,6.24 付款,出納,自動付款選擇,打印付款清單,手工選擇,記錄手工支票,財務主管,批準,銀行付款到期,零星銀行 付款到期,Y,N,運行自動支票 打印并實際簽發(fā)支票等,蓋章并 背書等,送交銀行或 受款人,責任人,過程描述,控制重點,出納,選擇到期的付款清單并檢查 零付款使用人工書寫支票 打印到期應付的付款清單并送交批準 運行自動支票打印, 并將付款清單送交AP會計以抵銷先用的未結款項 檢查付款清單并審批 對實際填寫得支票蓋章等,系統(tǒng)有兩種付款方式-自動支票主要針對大量付款，手工支票用于零星付款 所有付給員工的款項都像處理供應商付款一樣處理,財務主管,6.24 付款,6.4 財務預算,打印比較報表,6.7 G/L,財務部,計劃確認,年度計劃,預算計算,輸入預算,實際數(shù)據(jù),預算查詢,其它子模塊,基于其它帳戶的 數(shù)據(jù)？,調整預算？,分析,yes,yes,6.51 主文件設置,總帳會計,會計主管,需要新 會計科目,填寫申請表,建立新 會計科目,正確編碼,批準？,Y,責任人,過程描述,控制重點,總帳會計,正確進行編碼 填寫申請表并呈報主管批準 建立會計科目表 批準申請表,申請表應包括科目分組，帳戶，分帳戶，成本中心代碼及其準確描述，以及他們核算的主要內容。,會計主管,檢查會計科目是否必須，編碼是否符合原則，是否滿足未來的需求等,6.51 主文件設置,責任人,過程描述,控制重點,分類帳會計,建立周期性憑證 傳送會計帳務到總帳 關閉當期所有子模塊以防止再產生子模塊會計事項 使用標準會計帳務維護處理總帳事務及通知事項 周期性執(zhí)行過帳功能 打印試算平衡表及其他會計報表以檢查正確性 關閉當期總帳 處理調整事項以滿足管理目的 打印管理報表,6.52 月末結帳,管理會計,總帳會計,憑分類帳會計通知關閉子模塊 當確認會計報表無誤后關閉總帳 必須取得會計主管的同意，方可重開已關閉的總帳會計期,在關閉之前，要確認所有分類帳事務已處理完畢 分類帳會計不可以直接運行關閉功能，須通知總帳會計，由總帳會計執(zhí)行本功能,6.6 會計期末集團內部單位間業(yè)務往來流程,開具手工發(fā)票,月匯總 銷售報表,月匯總 銷售報表,月匯總 銷售報表,手工發(fā)票,手工發(fā)票,打印發(fā)票,手工發(fā)票,集團業(yè)務中心,各啤酒分廠,各銷售公司,財務模塊中 處理購貨業(yè)務,財務模塊中 處理購貨業(yè)務,財務模塊中 處理其他 業(yè)務,財務模塊中 處理銷售業(yè)務,財務報表,財務報表,財務模塊中 處理其他 業(yè)務,在虛擬會計單位中處理合并會計事務,集團財務報表,1. 銷售流程,6.1 AR,責任人,過程描述,控制重點,集團業(yè)務中心,打印銷售報表(按各單位排序)并轉給啤酒廠 接收啤酒廠的發(fā)票并在財務模塊中處理 在虛擬會計單位中處理合并會計事務 打印集團財務報表 按業(yè)務中心和各銷售公司月匯總銷售報表數(shù)量分別開票給業(yè)務中心和銷售公司并在財務模塊中處理銷售業(yè)務 其他如費用報銷等只在財務模塊中處理 期末打印財務報表 期末打印月匯總銷售報表 銷售業(yè)務在銷售流程中處理 根據(jù)啤酒廠發(fā)票處理購貨業(yè)務 期末打印財務報表,6.5 會計期末集團內部單位間業(yè)務往來流程,各銷售公司(設置倉庫),各啤酒分廠,只在期末匯總開票 所有業(yè)務都在財務模塊中處理，流程參見集團業(yè)務中心的財務流程,本處的銷售公司僅指設置倉庫的銷售公司，不設置倉庫的銷售公司的銷售業(yè)務在業(yè)務中心處理,