企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理ppt課件

,主講：司有和教授 (經(jīng)濟(jì)與工商管理學(xué)院信息管理系) E-mail：siyouhe,重慶大學(xué)經(jīng)濟(jì)與工商管理學(xué)院本科專業(yè)課,企業(yè)信息管理學(xué) Enterprise Information Management,（教材：司有和企業(yè)信息管理學(xué)(第二版)科學(xué)出版社）,5.1.1 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，又稱非在線信息系統(tǒng)，指不需要使用計(jì)算機(jī)或只有部分工作需要使用計(jì)算管理的信息系統(tǒng)。 非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容包括： 1企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù) 2企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的修補(bǔ)與審計(jì) 3企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 4企業(yè)信息活動(dòng)的管理 5企業(yè)非在線信息系統(tǒng)內(nèi)人員的管理,5.1.1 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的思路,所有不使用計(jì)算機(jī)的正式信息系統(tǒng)的工作就屬于非在線信息系統(tǒng)的工作。比如： 企業(yè)內(nèi)各種會(huì)議的管理 企業(yè)內(nèi)職能科室發(fā)布和傳遞紙質(zhì)文件的工作 企業(yè)非計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息職能機(jī)構(gòu)的組建和運(yùn)作 企業(yè)信息非網(wǎng)上發(fā)布的管理 企業(yè)信息保護(hù)的管理 企業(yè)各種非數(shù)字化文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的建設(shè)和管理等,1.強(qiáng)化正式信息系統(tǒng)的功能,這些工作是企業(yè)信息管理中不可缺少的工作內(nèi)容，計(jì)算機(jī)對(duì)它們無能為力，它們還得依靠手工方式或管理者直接參與的方式來完成,5.1.1 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的思路,1.強(qiáng)化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù),（1）學(xué)會(huì)利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù) 尤其是那些需要全體員工執(zhí)行、但員工中又有不同意見的工作，在實(shí)施前通過非正式信息系統(tǒng)，與員工溝通思想，了解員工真實(shí)想法，對(duì)統(tǒng)一員工思想認(rèn)識(shí)會(huì)有很好的效果。,（2）學(xué)會(huì)利用非正式信息系統(tǒng)塑造良好的自身形象 管理者在這種場合下與員工的親切交流往往會(huì)在個(gè)人形象塑造、第一手信息獲取等方面獲得很好的收獲。,第四章 思考題與案例分析,2,案例 2005年8月的一天晚上，聯(lián)新機(jī)械公司的CIO何其昌一個(gè)人在喝悶酒，下午和生產(chǎn)部經(jīng)理李凱軍吵了一架，到現(xiàn)在心里還很不爽快。他想，公司投巨資建起來的ERP系統(tǒng)上線已經(jīng)3個(gè)月了，原以為系統(tǒng)一上線，我也可以借此大功告成，在公司里揚(yáng)眉吐氣一下，沒想到如今落得這個(gè)下場，現(xiàn)在生產(chǎn)部、采購部不用，最可恨的是生產(chǎn)部的李凱軍，從系統(tǒng)建設(shè)初期就和我們對(duì)抗，如今系統(tǒng)上線了竟然鼓動(dòng)員工“罷工”，不使用新系統(tǒng)。下午還和我吵架，差點(diǎn)動(dòng)起手來。他除了扳手，還會(huì)用什么？整個(gè)一個(gè)電腦白癡，再傻瓜的界面和功能也不會(huì)用?？墒巧a(chǎn)部門是核心部門，他們不用，系統(tǒng)怎么運(yùn)轉(zhuǎn)起來呢？還有那個(gè)采購部的許銘天，官腔十足，也是抵制著不用系統(tǒng)。這個(gè)部門問題大，當(dāng)初讓他們準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就老是拖著。后來才知道，他根本沒有入庫賬、出庫賬的完整數(shù)據(jù)，漏洞很大?，F(xiàn)在頂著不使用系統(tǒng)，肯定有鬼。章總這個(gè)人，還是有魄力，手一揮，就決定上ERP。他倒是很支持我的工作，可是對(duì)生產(chǎn)部李凱軍也是太寬容了，還要我尊重他們，說什么上ERP的資金是他們生產(chǎn)部門賺來的。真不知道章總下一步怎么打算。照這樣下去，我不干了 (164頁),不了解，不熟悉 抵觸與懈怠 反對(duì) 信息部門和業(yè)務(wù)部門不配合,從系統(tǒng)建設(shè)初期,就和我們對(duì)抗,再傻瓜的界面和功能也不會(huì)用,沒有入庫賬、出庫賬的完整數(shù)據(jù)，漏洞很大,系統(tǒng)應(yīng)用管理阻力的化解 （1）更新觀念，強(qiáng)化宣傳 （2）抓緊培訓(xùn)員工 （3）區(qū)別阻力性質(zhì)，堅(jiān)決堵住漏洞 （4）做好部門之間的協(xié)調(diào)工作,：解決“抵觸與懈怠”的阻力,：解決“不了解、不熟悉”的阻力,：解決“反對(duì)”的阻力,：解決“不協(xié)調(diào)”的阻力,5.1.1 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的思路,1.強(qiáng)化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù),3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè),（1）提高對(duì)軟件信息系統(tǒng)作用的認(rèn)識(shí) 軟件系統(tǒng)哪怕一點(diǎn)微小的改進(jìn)，都可能引起效益的重大突破。如：改革開放政策。,（2）做好軟件系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的協(xié)調(diào) 指對(duì)文件、備忘錄、報(bào)表、操作程序、管理制度等軟件信息系統(tǒng)，要與在線信息系統(tǒng)的進(jìn)行整體協(xié)調(diào)。,5.1.1 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的思路,1.強(qiáng)化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù),3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè),4.加強(qiáng)企業(yè)管理者自我提高，提高主體系統(tǒng)水平,雖然主體系統(tǒng)不能脫離客體系統(tǒng)發(fā)揮作用，但是，客體系統(tǒng)并不能代替管理者的思維，不能決定管理者的行為，有效的管理決定于主體系統(tǒng)對(duì)客體系統(tǒng)所發(fā)出信息的理解、接受和使用，即決定于主體系統(tǒng)的努力和主體系統(tǒng)的水平。,5.2.1 企業(yè)競爭情報(bào)的概念,5.2.2 企業(yè)競爭情報(bào)的基本內(nèi)容 5.2.3 企業(yè)競爭情報(bào)工作的步驟 5.2.4 企業(yè)競爭情報(bào)的方法,鑒于企業(yè)競爭情報(bào) 將在三年級(jí)開設(shè)專門課程 本課程就不專門講授了,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會(huì)信息資源共享的需要,國家進(jìn)行宏觀調(diào)控，需要社會(huì)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù) 國民生產(chǎn)總值、固定資產(chǎn)投資、人口就業(yè)率、 社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)率、資金利稅率、人均消費(fèi)額等 這些數(shù)據(jù)都是一個(gè)一個(gè)企業(yè)具體數(shù)值的總和,這些數(shù)據(jù)是各級(jí)政府決策部門制定方案的依據(jù) 這些數(shù)據(jù)是各類社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、管理類的研究機(jī)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)研究的重要資料,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會(huì)信息資源共享的需要,（2）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要,企業(yè)為了推銷產(chǎn)品，必須公開產(chǎn)品信息 企業(yè)為了了解市場需求，必須和消費(fèi)者交流信息,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會(huì)信息資源共享的需要,（2）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要,（3）樹立企業(yè)形象的需要,讓消費(fèi)者了解本企業(yè) 讓投資者了解本企業(yè) 讓合作者（供應(yīng)商和銷售商）了解本企業(yè),5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級(jí)主管部門公開信息 報(bào)告企業(yè)的有關(guān)技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品開發(fā)、市場營銷、基本建設(shè)、人員選聘和培訓(xùn)等方面的情況和計(jì)劃。 國家宏觀經(jīng)濟(jì)管理信息系統(tǒng)中信息的重要來源。 國家實(shí)現(xiàn)國民經(jīng)濟(jì)宏觀調(diào)控的重要依據(jù)之一。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級(jí)主管部門公開信息,（2）向社會(huì)監(jiān)督部門公開信息 向國家統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、銀行等社會(huì)監(jiān)督部門提供企業(yè)的總產(chǎn)值、銷售額、利潤率、固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、全員勞動(dòng)生產(chǎn)率、上繳利稅等數(shù)據(jù)信息。 這是有關(guān)部門對(duì)企業(yè)發(fā)展予以支持的需要 國家了解國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、進(jìn)行宏觀調(diào)控和宏 觀決策的需要。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級(jí)主管部門公開信息,（2）向社會(huì)監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)公開信息 向各類網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站、信息中心、咨詢機(jī)構(gòu)、圖書館、檔案館、情報(bào)所組成的社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)，方便用戶和消費(fèi)者，對(duì)企業(yè)的發(fā)展十分有利。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級(jí)主管部門公開信息,（2）向社會(huì)監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息 向上游的有供應(yīng)商企業(yè)公開信息 向下游的有經(jīng)銷商企業(yè)公開信息 向平行的有生產(chǎn)、技術(shù)方面合作的企業(yè)公開信息 以便在信息交流中獲得企業(yè)間的最佳配合。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級(jí)主管部門公開信息,（2）向社會(huì)監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息,（5）向用戶和消費(fèi)者公布信息 讓用戶和消費(fèi)者了解本企業(yè)的產(chǎn)品信息，吸引用戶和消費(fèi)者購買自己企業(yè)的產(chǎn)品。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級(jí)主管部門公開信息,（2）向社會(huì)監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息,（5）向用戶和消費(fèi)者公布信息,（6）向股東和股民公開信息 股票持有者了解上市企業(yè)的信息是他們的權(quán)利 。企業(yè)應(yīng)該及時(shí)地或定期地、如實(shí)地向他們公布有關(guān)信息。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),信息發(fā)布會(huì)是一種發(fā)布企業(yè)信息的專門會(huì)議，由需要發(fā)布信息的企業(yè)職能部門組織，參加會(huì)議的主要是新聞媒體的記者，所以又稱新聞發(fā)布會(huì)或記者招待會(huì)。,向社會(huì)各界公開發(fā)布各種生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)和社會(huì)承諾等信息。 功能：以期引起社會(huì)各界、用戶和消費(fèi)者的關(guān)注 周知本企業(yè)的相關(guān)事項(xiàng) 開辟新的市場 獲得某些有效的支援與合作 企業(yè)管理者與社會(huì)公眾對(duì)話的雙向溝通方法 要開好信息發(fā)布會(huì)，必須事先進(jìn)行精心的策劃,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),這是指參展的企業(yè)把各自的產(chǎn)品拿到會(huì)上展示，供用戶和消費(fèi)者參觀的集會(huì)形式。 由于在產(chǎn)品展覽會(huì)上總是要進(jìn)行商品交易的，所以有時(shí)又叫做商品交易會(huì)。,優(yōu)點(diǎn)：用戶和消費(fèi)者在現(xiàn)場能見到產(chǎn)品的實(shí)物，直觀，明白，還可現(xiàn)場操作，檢驗(yàn)產(chǎn)品的性能，所以最能夠顯示本企業(yè)產(chǎn)品的優(yōu)勢。 缺點(diǎn)：展覽的時(shí)間有限，不可能一只展覽下去，且到場參觀的人數(shù)也有限，所以宣傳效果受到一定限制。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),企業(yè)參加產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì)的注意點(diǎn)： 慎重選擇對(duì)口的展會(huì)，不要將展會(huì)就上,精心布置展臺(tái)，備有詳細(xì)材料，以備索取 熱情接待，百問不煩 注意獲取競爭對(duì)手的情報(bào)（在競爭情報(bào)課程中再詳細(xì)介紹）,注意做好反競爭情報(bào)工作,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),3.廣告,廣告是企業(yè)向用戶和消費(fèi)者公開信息的最主要渠道。 廣告與企業(yè)的收入盈利息息相關(guān)。,管好企業(yè)的廣告，是典型的企業(yè)信息管理工作。 廣告設(shè)計(jì)可以找廣告企業(yè)。 廣告媒體的選擇、推出的時(shí)間、廣告訴求出發(fā)點(diǎn)的確立以及推出前的審查是由企業(yè)管理者決策的。 如果我們企業(yè)管理者不懂，就會(huì)鬧出一些笑話來。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),3.廣告,4.企業(yè)新聞報(bào)道 正式的新聞報(bào)道，具有對(duì)報(bào)道對(duì)象的肯定、褒揚(yáng)、推廣的內(nèi)涵，企業(yè)能夠在電視、廣播和報(bào)紙的新聞中得到報(bào)道，比廣告所獲得的效果還要大。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),3.廣告,4.企業(yè)新聞報(bào)道,5.企業(yè)冠名的公益活動(dòng)，可以提高企業(yè)的知名度 贊助、參與支持希望工程的活動(dòng) 開展關(guān)愛殘疾人的愛心活動(dòng) 舉辦冠名學(xué)術(shù)活動(dòng)、冠名的節(jié)目或報(bào)紙專欄 為用戶提供免費(fèi)學(xué)習(xí)使用本產(chǎn)品的培訓(xùn),5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),3.廣告,4.企業(yè)新聞報(bào)道,5.企業(yè)冠名的公益活動(dòng)，可以提高企業(yè)的知名度,6.企業(yè)網(wǎng)站 網(wǎng)站是企業(yè)信息公開的現(xiàn)代化手段。它具有突破時(shí)空限制的極大優(yōu)點(diǎn)，是全天候的、不關(guān)門的企業(yè)門市部，是不閉幕的商品交易會(huì)，企業(yè)應(yīng)該知道充分用這個(gè)宣傳渠道。,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì),2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì),3.廣告,4.企業(yè)新聞報(bào)道,5.企業(yè)冠名的公益活動(dòng)，可以提高企業(yè)的知名度,6.企業(yè)網(wǎng)站,7.企業(yè)出版物、書面報(bào)告、報(bào)表,8.電話、傳真、電子郵件,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,關(guān)于企業(yè)信息的公開，僅僅知道方法還不夠，還需要懂得信息公開的策略。 什么是策略？ 因?yàn)槊襟w僅僅是信息公開的工具，如何選擇工具，如何使用工具，在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、使用什么工具，才能獲得最好的信息公開效果是有講究的。 總結(jié)近幾年來企業(yè)信息發(fā)布的實(shí)踐可有五大策略。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,企業(yè)爭奪消費(fèi)者，始終是信息公開的直接目的。 這里的“爭奪”不是強(qiáng)制，因?yàn)槠髽I(yè)不能強(qiáng)制消費(fèi)者購買自己的產(chǎn)品，但是任何人的行為都是由動(dòng)機(jī)驅(qū)動(dòng)的，企業(yè)可以通過所公開的信息，促使消費(fèi)者產(chǎn)生購買本企業(yè)產(chǎn)品的動(dòng)機(jī)，然后在這種動(dòng)機(jī)的驅(qū)使下產(chǎn)生購買本企業(yè)產(chǎn)品的行為。 于是，“爭奪”就表現(xiàn)為誰的信息能夠搶先進(jìn)入、并牢固地占領(lǐng)消費(fèi)者的大腦。 所以，第一個(gè)策略就是“攻心”：為您服務(wù)，滿足需求,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,（1）動(dòng)之以情，親密接觸,企業(yè)的各種生產(chǎn)經(jīng)營行為從“情”切入，尋求產(chǎn)品對(duì)應(yīng)人的情感樞紐相應(yīng)的部位與層次，賦予在包裝、廣告、促銷、設(shè)計(jì)上面，進(jìn)行定向準(zhǔn)確而又有分寸的“切入”。 使消費(fèi)者受到感染或被沖擊，產(chǎn)生對(duì)本企業(yè)的好感。,案例1：農(nóng)夫山泉：“你購買一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水，就向貧困地區(qū)捐出一分錢”的廣告語。,案例2：1997年，美國西北航空公司免費(fèi)空運(yùn)一位患重病的中國小孩到美國做手術(shù)。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,（1）動(dòng)之以情，親密接觸,（2）熱點(diǎn)熱炒，投其所好,熱點(diǎn)是在一段時(shí)期內(nèi)整個(gè)社會(huì)關(guān)注的問題、輿論的焦點(diǎn)。 社會(huì)熱點(diǎn)對(duì)所有企業(yè)都是存在的，某一熱點(diǎn)對(duì)哪個(gè)企業(yè)會(huì)產(chǎn)生作用，即哪個(gè)企業(yè)能在熱點(diǎn)上有所作為，并不決定于熱點(diǎn)本身，而完全取決于企業(yè)對(duì)熱點(diǎn)的精準(zhǔn)把握和恰當(dāng)發(fā)揮。,案例：神舟5號(hào)載人飛船成功發(fā)射之后，新天下電腦公司將其電腦取名“神舟”，借神舟的東風(fēng)，賣自己的電腦。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,（1）動(dòng)之以情，親密接觸,（2）熱點(diǎn)熱炒，投其所好,消費(fèi)者對(duì)具有民族文化要素的產(chǎn)品情感上比較容易接近。 一個(gè)消費(fèi)者選擇一種商品，在一定意義上說，是他對(duì)這種商品所含文化的認(rèn)同，消費(fèi)者個(gè)人在選擇時(shí)可能不會(huì)意識(shí)到，但它確確實(shí)實(shí)存在。 所以，企業(yè)要“為您服務(wù)”，自然就應(yīng)該是企業(yè)的產(chǎn)品本土化、民族化。,（3）文化滲透，深層接觸,泰國飲料“紅?！痹谶M(jìn)入中國市場時(shí)宣稱是華裔科學(xué)家研究成果。 加拿大多倫多的“張飛牛肉”提籃叫賣賣不出去。 海爾的冰箱在阿拉伯國家賣不出去。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,為您服務(wù)，煽情攻心，是從消費(fèi)者身上找“刺激物”。 還可以從客觀的社會(huì)環(huán)境中尋找可利用的“刺激物”。 企業(yè)的社會(huì)環(huán)境中有各種各樣的人物、事件、組織、物品等，都可以作為利用的對(duì)象。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,明星：電影明星、戲劇明星、行業(yè)里出名的人物。 明星以他長時(shí)間的工作實(shí)績，積累了很高的知名度、美譽(yù)度、吸引力。社會(huì)公眾對(duì)明星總有一種崇拜的心理。 喜歡模仿明星的行為是一個(gè)普遍現(xiàn)象。 要打開產(chǎn)品的路子，借助明星，聚集人氣，是一條捷徑。,（1）借力明星，引領(lǐng)潮流,2003年，搜狐公司出資 200 萬取得攀登珠峰的國家登山隊(duì)的獨(dú)家冠名權(quán)，張朝陽的身影隨著中國搜狐登山隊(duì)一起出現(xiàn)在珠穆朗瑪峰的峰頂，并且第一次從8848米的海拔成功地發(fā)出了彩信。,內(nèi)生明星：張朝陽,外生明星：牛 群,借力明星的注意點(diǎn)： 明星知名度和美譽(yù)度是兩回事。 明星的基本特征與企業(yè)產(chǎn)品特征不一致 明星的光芒蓋過產(chǎn)品 企業(yè)明星形象代言人不宜頻繁更換 與明星“交情”要深 雙星鞋廠總裁汪海與馬俊仁的關(guān)系。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,專家，在社會(huì)中具有權(quán)威效應(yīng)，即專家個(gè)人或群體的權(quán)威性、可信性對(duì)消費(fèi)者的安全心理的作用以及由此產(chǎn)生的對(duì)信息公開效果的影響。,（1）借力明星，引領(lǐng)潮流,（2）借力專家，樹立權(quán)威,金龍魚的“111”,舒膚佳：中華醫(yī)學(xué)會(huì)的鑒定,金龍魚受到魯花牌花生油的巨大壓力時(shí)，在第二代調(diào)和油進(jìn)入市場時(shí)，在多種場合請專家說明：人體飲食中飽和脂肪酸、單不飽和脂肪酸和多不飽和脂肪酸達(dá)到 111的比例時(shí)，最有益于健康。,舒膚佳利用“中華醫(yī)學(xué)會(huì)”的鑒定證實(shí)自己的香皂產(chǎn)品可以持續(xù)抑制細(xì)菌生長 高路潔牙膏也利用“中華口腔醫(yī)學(xué)會(huì)”的鑒定，也起到相同的作用。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,這是指通過合同、協(xié)議或其他相互信任的合作方式，將企業(yè)的信息公開的業(yè)務(wù)，外包給企業(yè)外的專業(yè)廣告公司。,（1）借力明星，引領(lǐng)潮流,（2）借力專家，樹立權(quán)威,（3）借力組織，業(yè)務(wù)外包,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,為您服務(wù)，是從消費(fèi)者出發(fā) 善假于物，是從他人出發(fā) 第三個(gè)策略就從自己出發(fā)：自我造勢，強(qiáng)化效果,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,企業(yè)信息公開活動(dòng)都是事先策劃的。 因此，可通過渲染信息公開現(xiàn)場的氣氛來提高現(xiàn)場效果,（1）渲染氣氛，提高效果,富亞涂料公司老板喝涂料的策劃,單項(xiàng)選擇題 1和行政CIO相比較，下面哪一項(xiàng)不是企業(yè)CIO特點(diǎn)： A 專注本企業(yè)和用戶需求 B 快速反應(yīng)客戶需求 C 面臨來自本單位高層管理者的壓力 D 面臨社會(huì)媒體監(jiān)督的壓力 2下面選項(xiàng)中哪一項(xiàng)不屬于企業(yè)信息公開的內(nèi)容： A 參加產(chǎn)品交易會(huì)，在會(huì)上發(fā)布新產(chǎn)品信息 B 向國家有關(guān)部門報(bào)送企業(yè)的銷售額、利潤等信息 C 在企業(yè)網(wǎng)站上宣傳企業(yè)的產(chǎn)品信息。 D 申請專利后，企業(yè)的技術(shù)信息在專利公報(bào)上公布,第五章 思考題與案例分析,1,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,懸念是文學(xué)創(chuàng)作中那種使讀者或觀眾對(duì)故事發(fā)展或人物命運(yùn)產(chǎn)生關(guān)切心情的情節(jié)安排手段。 這一手法也可以運(yùn)用到企業(yè)信息公開中來。,（1）渲染氣氛，提高效果,臺(tái)灣三陽摩托車公司 在新產(chǎn)品上市前的做法,（2）制造懸念，吸引注意,第一天：今天不要買摩托車，請您稍候6天，有一部意想不到的好車就要來了。 連登四天，內(nèi)容一樣，只是換一下天數(shù)。 第五天：讓您久候的野狼125摩托車就要來了。煩您再稍候兩天。 第六天 對(duì)不起，讓您久候的三陽野狼125摩托車，明天就要來了。 第七天，野狼125摩托車正式上市。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,企業(yè)在經(jīng)營過程中遇到突發(fā)事件時(shí)，可以通過信息公開，力挽狂瀾，轉(zhuǎn)危為安。通常，這時(shí)的策略就是喊冤辟謠，喚起消費(fèi)者的同情和支持。,（1）渲染氣氛，提高效果,（2）制造懸念，吸引注意,（3）喊冤辟謠，喚起同情,2002年，格蘭仕在面對(duì)國外競爭者關(guān)于微波爐有害人體健康的誹謗時(shí)，立即果斷做出決策，派出得力人員進(jìn)京向媒體“喊冤”，在京召開有政府領(lǐng)導(dǎo)和專家出席的大規(guī)模“辟謠會(huì)”，從科學(xué)上闡明微波爐的安全性，在各大媒體包括自己的網(wǎng)站上揭露國外競爭對(duì)手的險(xiǎn)惡用心，對(duì)誹謗進(jìn)行反擊等，終于洗刷了自己的不白之冤。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢 （1）創(chuàng)新形象，差異競爭,企業(yè)可采用差別化競爭的策略 這里的關(guān)鍵在于尋找“差別”信息。在抓準(zhǔn)“差別”信息之后，在不貶低對(duì)手的情況下，通過有特色的宣傳活動(dòng)、靈活的推銷手段、周到的售后服務(wù)，贏得消費(fèi)者的芳心。,農(nóng)夫果園果汁飲料在初入市場時(shí)的廣告詞是“農(nóng)夫果園，喝前搖一搖”和“農(nóng)夫果園，三種水果的果汁”。,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢 （1）創(chuàng)新形象，差異競爭,北極絨公司明買養(yǎng)鴨場，暗做鵝絨服，就是這種策略。,（2）明修棧道，暗度陳倉,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強(qiáng)化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢,5.策略五：運(yùn)用博弈，競爭取勝,運(yùn)用博弈論的方法，分析判斷別人可能會(huì)怎樣做，再來判斷本企業(yè)究竟應(yīng)該怎么做。 2002級(jí)耿華同學(xué)本科畢業(yè)論文的企業(yè)信息發(fā)布投資策略的博弈分析在這方面作了可貴的探索。,5.4.1 企業(yè)會(huì)議概述,1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵 企業(yè)會(huì)議是企業(yè)管理者有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。 企業(yè)會(huì)議是典型的企業(yè)信息活動(dòng)。,企業(yè)會(huì)議缺乏科學(xué)管理： 議而不決，不僅無助于問題的解決，反而使有待解決的問題復(fù)雜化，只好再開會(huì)，形成惡性循環(huán)。 前不見頭、后不見尾的會(huì)議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢魔。 企業(yè)管理者自己也感到太多的時(shí)間花費(fèi)在無效率的會(huì)議上，增加了企業(yè)運(yùn)營成本，造成了工作效率的低下。,5.4.1 企業(yè)會(huì)議概述,1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵,2.企業(yè)會(huì)議的類型,（1）企業(yè)會(huì)議的信息傳播方向類型 傳達(dá)型會(huì)議 匯報(bào)型會(huì)議 （2）企業(yè)會(huì)議的工作狀態(tài)類型 例行型會(huì)議（例會(huì)） 緊急型會(huì)議 （3）企業(yè)會(huì)議的思維狀態(tài)類型 創(chuàng)意型會(huì)議 執(zhí)行型會(huì)議 報(bào)告型會(huì)議 座談型會(huì)議,5.4.1 企業(yè)會(huì)議概述,1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵,2.企業(yè)會(huì)議的類型,3.企業(yè)會(huì)議的功能,（1）管理者實(shí)施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過會(huì)議傳播給被管理者的，又被管理者實(shí)施。 （2）企業(yè)實(shí)施管理創(chuàng)新的特定條件。會(huì)議上與會(huì)者集思廣益，通過信息交流，觀念碰撞，可以產(chǎn)生創(chuàng)新的成果。 （3）發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道。企業(yè)的會(huì)議上，是與會(huì)者表現(xiàn)自己水平的極好平臺(tái)，優(yōu)秀人才極易發(fā)現(xiàn)。 （4）學(xué)習(xí)、宣傳、教育的載體。,企業(yè)會(huì)議的負(fù)面效應(yīng)有： 少數(shù)或個(gè)別人左右會(huì)議的進(jìn)程，使會(huì)議得出不符合企業(yè)集體利益的結(jié)論。 會(huì)議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會(huì)議流于形式，浪費(fèi)人力物力，貽誤管理時(shí)機(jī)。 會(huì)議組織者一言堂，與會(huì)者不能或者不敢充分發(fā)表意見，使會(huì)議變成了高層管理者獨(dú)斷專行的合法渠道等。,5.4.1 企業(yè)會(huì)議概述,1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵,2.企業(yè)會(huì)議的類型,3.企業(yè)會(huì)議的功能,4.企業(yè)會(huì)議管理的含義,企業(yè)會(huì)議管理是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)會(huì)議的功能，力求降低或避免會(huì)議負(fù)面效應(yīng)的發(fā)生，對(duì)企業(yè)會(huì)議的計(jì)劃、組織、指揮和控制的社會(huì)活動(dòng)的全過程。 這里強(qiáng)調(diào)“全過程”，是指對(duì)會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)中組織、指揮和控制，會(huì)后總結(jié)的整個(gè)過程的管理。 不能把會(huì)議管理僅僅看成是對(duì)會(huì)議進(jìn)程的管理 。,5.4.2 企業(yè)會(huì)議管理的內(nèi)容,1.會(huì)前準(zhǔn)備,（1）會(huì)議議題和目標(biāo)的確定,常見的毛病有： 缺乏針對(duì)性，議題抓得不準(zhǔn)； 議題和目標(biāo)不具體，達(dá)到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。 “一會(huì)多題”，什么問題都議，什么問題都沒有解決。,（2）會(huì)議議程的安排,會(huì)議應(yīng)該按照議程進(jìn)行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個(gè)別的原則。,（3）會(huì)議人員的確定,會(huì)議會(huì)議人員的確定要遵循相關(guān)性原則。與會(huì)人員必須與會(huì)議議題相關(guān)。無關(guān)人員參加，會(huì)增大會(huì)議成本，會(huì)對(duì)會(huì)議造成干擾 。,（4）會(huì)議資料和會(huì)務(wù)的準(zhǔn)備,下列情況不宜開會(huì)： 會(huì)議所需材料不全 會(huì)上準(zhǔn)備解決的問題可以用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決 會(huì)議議題屬于不宜擴(kuò)大知情范圍的事務(wù) 會(huì)議議題均屬瑣碎小事，或者已經(jīng)做出決定 與會(huì)人員之間的對(duì)立情緒嚴(yán)重等,5.4.2 企業(yè)會(huì)議管理的內(nèi)容,1.會(huì)前準(zhǔn)備,（1）會(huì)議開始,2.會(huì)中組織、指揮和控制,會(huì)議開始前，應(yīng)該由會(huì)議主持人進(jìn)行會(huì)議規(guī)則的講解。最好的辦法是提前到達(dá)會(huì)議室，將會(huì)議規(guī)則打在電腦投影屏幕上。,（2）會(huì)議的組織和指揮,常用的會(huì)議規(guī)則有 要守時(shí)，堅(jiān)持到底 手機(jī)處于振動(dòng)狀態(tài) 積極發(fā)言，但請針對(duì)主題，簡短扼要 等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言 討論中對(duì)事不對(duì)人，不做人身攻擊，用積極的話代替消極的話 不要開小會(huì),按照事先確定的會(huì)議議程組織和指揮會(huì)議開始 用明晰的語言說明會(huì)議的議題；主持人要善于引導(dǎo)，充分發(fā)揚(yáng)民主，提倡各抒己見 對(duì)各種意見進(jìn)行綜合,（3）會(huì)議的控制 會(huì)議安排不當(dāng)?shù)目刂?會(huì)議主持者的自我控制 與會(huì)者不良傾向的控制,會(huì)議開始之后，到會(huì)議結(jié)束之前，發(fā)生與會(huì)議事先安排不一致的情況時(shí)必須立即處理，及時(shí)調(diào)整，不能一成不變。,會(huì)議主持者要思維高度集中，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)自己主持會(huì)議中存在的問題，調(diào)整自己主持會(huì)議的語氣和行為，調(diào)動(dòng)與會(huì)者的積極性。,常見的不良傾向： 遲到 個(gè)別人發(fā)言占用時(shí)間較多 發(fā)言內(nèi)容偏離會(huì)議議題 大多數(shù)與會(huì)者不發(fā)言,5.4.2 企業(yè)會(huì)議管理的內(nèi)容,1.會(huì)前準(zhǔn)備,2.會(huì)中組織、指揮和控制,3.會(huì)后總結(jié) 一是清理和回收會(huì)議文件，以免發(fā)生泄密 二是從會(huì)議組織的角度進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn),5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),（1）明晰、簡潔、清新 （2）注意引導(dǎo)、啟迪 （3）講究語言的感染力,會(huì)議主持者在會(huì)議所有的場合都要如此： 開幕詞或開場白時(shí) 回答與會(huì)者提問時(shí) 在會(huì)議發(fā)言偏離會(huì)議中心議題時(shí),會(huì)議主持者的語言： 不是在作裁判 不是一錘定音，搞一言堂 讓與會(huì)者明白從哪個(gè)方向上進(jìn)行討論,語言的情感信息是自發(fā)產(chǎn)生的，不管會(huì)議主持者是否意識(shí)到，只要他在會(huì)上說話，就同時(shí)傳播出他的情感信息。 講究語言運(yùn)用藝術(shù)，就在于他要有意識(shí)地在自己的講話中講究語言情感信息，要富有感染力。,感染力的表現(xiàn)： 語言中要充滿熱情 表現(xiàn)出對(duì)工作的高度責(zé)任心 同全體與會(huì)者的平等、融洽的態(tài)度 對(duì)與會(huì)者關(guān)懷、友好的心情,5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),（1）直接會(huì)議成本 （2）會(huì)議時(shí)間成本 （3）效率損失成本,2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,有形成本、顯性成本 會(huì)議支付的各種費(fèi)用總和 包括：會(huì)議的設(shè)施費(fèi)、場地費(fèi)、差旅費(fèi)、食宿費(fèi)、招待費(fèi)、文件準(zhǔn)備費(fèi)和水、電、暖、空調(diào)費(fèi)等。,整個(gè)會(huì)議消耗的時(shí)間總量 T = R×（T1T2T3T4T5） T-時(shí)間成本； R-參加會(huì)議人數(shù)； T1-與會(huì)者準(zhǔn)備時(shí)間； T2-與會(huì)者在會(huì)時(shí)間； T3-與會(huì)者赴會(huì)路途時(shí)間； T4-會(huì)議秘書工作時(shí)間； T5-會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間 按與會(huì)人員的平均小時(shí)工資 把時(shí)間成本轉(zhuǎn)換成貨幣形式,這是主管人員因?yàn)殚_會(huì)而離開工作崗位，造成企業(yè)整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失。,因?yàn)椴荒芗皶r(shí)接聽重要客戶電話可能損失一筆業(yè)務(wù) 因?yàn)椴荒芗皶r(shí)處理客戶的投訴而得罪的一批客戶 因?yàn)椴荒芗皶r(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而可能造成的停工停產(chǎn),會(huì)議組織者對(duì)于直接成本比較關(guān)注，而對(duì)時(shí)間成本、效率損失成本不大敏感。,選擇題 1企業(yè)會(huì)議管理中的會(huì)中控制包括（可多選）： A會(huì)議安排不當(dāng)?shù)目刂?B會(huì)議主持者的自我控制 C會(huì)議經(jīng)費(fèi)的控制 D與會(huì)者不良傾向的控制 2會(huì)議時(shí)間成本使用的單位，是（單項(xiàng)選） ： A小時(shí) B分鐘 C人民幣元 D公里 3.“你購買一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水，就是向貧困地區(qū)捐出一分錢”，這一廣告語的信息發(fā)布策略，是（單項(xiàng)選） ： A挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢 B為您服務(wù)，滿足需求 C善假于物，為我所用 D自我造勢，強(qiáng)化效果,第五章 思考題與案例分析,2,5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),會(huì)議效率不高的原因： 重要會(huì)議時(shí)間安排不當(dāng)：星期五下午，星期一 何時(shí)開會(huì)，幾乎都不征詢員工的意見 “必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 實(shí)際到會(huì)的往往與議題關(guān)系并不是最密切的人,2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范,5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范,只在必要時(shí)才開的會(huì)議； 只在認(rèn)真籌劃過后才開的會(huì)議 一切準(zhǔn)備工作就緒后才開的會(huì) 總是提前擬訂和分發(fā)會(huì)議程序 所有與會(huì)者都遵守時(shí)間，不遲到，不早退 會(huì)議邀請了在與會(huì)者中具有威望的人出席 會(huì)議具有明確的議題和結(jié)論 會(huì)議記錄了所有決議、建議和負(fù)責(zé)人,（1）高效率會(huì)議的特征,5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范,（1）高效率會(huì)議的特征,（2）高效率會(huì)議應(yīng)該遵循的規(guī)范 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。 2-3天以上的會(huì)，安排在主要與會(huì)者有時(shí)間與會(huì),上午8-9時(shí)，不宜進(jìn)行業(yè)務(wù)分析 上午9-10時(shí)，比較適合進(jìn)行一對(duì)一會(huì)談，業(yè)務(wù)會(huì)議的最佳時(shí)間 上午10時(shí)-12時(shí)， 下午上班后-3時(shí) 比較適合集思廣益類的會(huì)議。 下午3時(shí)到下班，不宜安排會(huì)議,1-2小時(shí)的會(huì)議，則講究會(huì)議時(shí)間的選擇,5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范,（1）高效率會(huì)議的特征,（2）高效率會(huì)議應(yīng)該遵循的規(guī)范 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。,會(huì)議組織和運(yùn)作程序的規(guī)范,會(huì)議準(zhǔn)備期間 首先了解所有與會(huì)者的每周工作安排時(shí)間表，以便找出保證所有與會(huì)人到會(huì)的開會(huì)時(shí)間 準(zhǔn)備會(huì)議議程表及相關(guān)資料 通知所有與會(huì)者準(zhǔn)備發(fā)言,會(huì)議召開期間 一定要準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 對(duì)遲到者要予以批評(píng) 所有與會(huì)者都應(yīng)該知道尊重別人的意見 各與會(huì)的業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議能否達(dá)成一致負(fù)直接責(zé)任。,會(huì)議結(jié)束 應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 不要?jiǎng)虞m延長會(huì)議時(shí)間 結(jié)束2-3天后發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 所有與會(huì)者應(yīng)該承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé),5.4.3 企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù),1.會(huì)議主持者的語言藝術(shù),2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范,（1）高效率會(huì)議的特征,（2）高效率會(huì)議應(yīng)該遵循的規(guī)范 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。,會(huì)議組織和運(yùn)作程序的規(guī)范,固定的會(huì)議流程規(guī)范,一個(gè)中心 以整個(gè)會(huì)議的議程為中心，明確的議程可以幫助會(huì)議有序進(jìn)行 兩個(gè)基本點(diǎn) 會(huì)議開始前的準(zhǔn) 會(huì)議結(jié)束后的跟蹤,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理（檔案管理） 文獻(xiàn)存儲(chǔ)管理 文獻(xiàn)服務(wù)管理 文獻(xiàn)保護(hù) （2）電子檔案系統(tǒng)管理 電子檔案的歸檔、維護(hù)、利用和安全管理,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,形式：圖紙、圖表、照片、影片、錄像、文字材料以及計(jì)算材料、錄音帶、磁帶、光盤等。 功能：,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng) 含義：企業(yè)的技術(shù)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)工藝設(shè)計(jì)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)等活動(dòng)中形成并積累起來的、經(jīng)過整理、鑒定、留作歷史記錄的技術(shù)文件材料。,技術(shù)管理功能 借鑒繼承前人成果的認(rèn)識(shí)功能 生產(chǎn)科研原始信息的存儲(chǔ)功能 原始憑證功能 提高經(jīng)濟(jì)效益功能,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),種類：干部檔案、工人檔案 功能：,（2）人事檔案系統(tǒng) 含義：員工個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位經(jīng)過鑒別、整理后保存起來、以備查考的文字材料。,考察員工的重要途徑之一 澄清個(gè)人歷史問題的憑證 為人才開發(fā)提供信息 編寫人物專記和專業(yè)史的史料,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng) 含義：在企業(yè)管理公務(wù)活動(dòng)中形成和使用之后、經(jīng)過整理歸檔、以備查考的各種書面文字材料。,功能：,傳達(dá)貫徹政府方針和政策 發(fā)布法規(guī) 請示和答復(fù)問題 指示和接洽工作 報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn),5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng),（4）書、報(bào)、刊資料系統(tǒng) 圖書是全面、系統(tǒng)地了解某一問題的工具 報(bào)紙是了解競爭環(huán)境、競爭對(duì)手的極好渠道 期刊可以為企業(yè)管理活動(dòng)提供有效專業(yè)幫助,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng),（4）書、報(bào)、刊資料系統(tǒng),（5）電子檔案系統(tǒng) 電子檔案指的是歸檔后的、具有檔案保存價(jià)值的電子文件的總稱。,電子文件的含義 電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)，并能在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。 錄像帶、錄音帶不屬于電子文件。,電子文件的優(yōu)勢 存儲(chǔ)密度高、傳遞速度快、便于檢索利用，可以大大縮短查檔時(shí)間，提高工作效率；不同地區(qū)、不同單位之間很容易實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享,電子文件的不足 一是缺乏歷史憑證性，電子文件是數(shù)字化的，很容易被修改 二是計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性，使用者無法從載體直接閱讀 三是網(wǎng)絡(luò)傳輸不安全性,目前，從技術(shù)和管理的角度基本上解決了這個(gè)問題。,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,3.企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū),認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,收藏與使用的矛盾,圖書館：只注重收藏 利用是讀者的事 企 業(yè)：不僅注重收藏 利用是本企業(yè)的事,收藏與清理的矛盾,圖書館：收藏越多越古越全越好 現(xiàn)在沒用也可供歷史研究。,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,3.企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū),認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,收藏與使用的矛盾,收藏與清理的矛盾,圖書館：收藏越多越古越全越好 現(xiàn)在沒用也可供歷史研究。,企 業(yè)：只能收藏對(duì)企業(yè)有用的信息 對(duì)企業(yè)無用的信息必須清除,服務(wù)與責(zé)任的矛盾,圖書館：如果不能滿足讀者需要 自身沒有責(zé)任，也無損失 企 業(yè)：如果不能滿足企業(yè)需要 是工作失職，負(fù)有責(zé)任 企業(yè)因此可能遭受損失,企業(yè)不能照搬圖書館、檔案館的模式,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息管理（檔案管理）中的存儲(chǔ)管理，又稱檔案保管工作。 其內(nèi)容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié) 。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,（1）歸檔,歸檔的含義,歸檔是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文獻(xiàn)信息，在活動(dòng)結(jié)束后由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動(dòng)過程。,歸檔，不只是指文書檔案、人事檔案。 還有企業(yè)在研發(fā)中形成的科研技術(shù)檔案、專利檔案，生產(chǎn)活動(dòng)中形成的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等管理檔案，經(jīng)營活動(dòng)中形成的客戶檔案、營銷點(diǎn)檔案。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,（1）歸檔,歸檔的含義,歸檔制度的內(nèi)容,歸檔范圍 上級(jí)主管部門的文件材料 本企業(yè)的文件材料 供應(yīng)商、經(jīng)銷商、合作企業(yè)的文件材料,歸檔時(shí)間 一般應(yīng)在第二年的上半年 有些文書處理和檔案工作由一人兼管的企業(yè)，可以采取隨立卷隨歸檔的作法,歸檔案卷的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量 案卷內(nèi)容質(zhì)量,內(nèi)容必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，完整無缺、系統(tǒng)有序，加設(shè)封面，便于保管和利用。,案卷結(jié)構(gòu)質(zhì)量,結(jié)構(gòu)要種類齊全，份數(shù)完整，不缺張少頁，每份案卷可以組成一個(gè)保管單位，便于保管和利用。每份案卷的封面符合要求。,歸檔手續(xù) 移交人員說明立卷情況；檔案室人員進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，交接雙方簽字，將案卷目錄的副本交于移交單位保存。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,（1）歸檔,（2）登錄,登錄的含義,這是建立賬目對(duì)加工后的信息進(jìn)行登記的工作。,登錄的類型,總括登錄，又稱形式登錄 個(gè)別登錄，又稱內(nèi)容登錄,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,編制案卷目錄（檔案室內(nèi)全部案卷的目錄）,案卷編目（案卷內(nèi)的文件目錄）,卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)備考表 案卷封皮,封面和扉頁 目次 序言或說明 簡稱對(duì)照表 案卷目錄表 備考表,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,編碼的含義,這是將已經(jīng)登記的信息按照排序時(shí)所確定的體系結(jié)構(gòu)分別歸入各類，并在信息載體上標(biāo)明該體系結(jié)構(gòu)序號(hào)的工作。,編碼的基本原則,預(yù)留足夠的位置，具有擴(kuò)展性 編碼的方法合理，具有科學(xué)性和可操作性 每一編碼代表一個(gè)確定的內(nèi)容，具有惟一性 編碼含義清楚，具有明確性 編碼體系規(guī)范、統(tǒng)一，具有標(biāo)準(zhǔn)性,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,（5）排架,常用的排架方法,按登錄順序排架 按編碼號(hào)排架 按信息來源排架 按首字筆畫排架 按文獻(xiàn)內(nèi)容分類排架 按文獻(xiàn)主題排架,全宗編號(hào),全宗編號(hào)的要求 全宗編號(hào)的方法,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息服務(wù)管理，包括： 文獻(xiàn)的閱覽、報(bào)道、檢索和咨詢 目前，企業(yè)內(nèi)的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)的人員往往只是扮演著文獻(xiàn)資料保管者的角色。這是不妥當(dāng)?shù)?5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),這是指企業(yè)文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)，提供專門的閱覽條件，讓本企業(yè)成員在指定時(shí)間和場所閱讀所收藏的企業(yè)文獻(xiàn)資料的信息服務(wù)工作。,主要是閱覽室的管理 包括：閱覽室類型定位、閱覽室室藏文獻(xiàn)的組織 閱覽室現(xiàn)場條件的準(zhǔn)備 用戶接待,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),這是指文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)將自身擁有的文獻(xiàn)信息，經(jīng)過加工整理、以便于使用的形式、主動(dòng)及時(shí)地向全企業(yè)廣泛傳播，以引導(dǎo)對(duì)企業(yè)文獻(xiàn)信息有效利用的服務(wù)工作。 文獻(xiàn)報(bào)道的方法：口頭報(bào)道、直觀報(bào)道和媒介物報(bào)道。 報(bào)道的體裁有：文獻(xiàn)目錄、簡介、文摘、文獻(xiàn)動(dòng)態(tài)、文獻(xiàn)譯報(bào)、文獻(xiàn)匯編、文獻(xiàn)綜述和述評(píng)等 。,（2）企業(yè)文獻(xiàn)報(bào)道服務(wù),5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),（2）企業(yè)文獻(xiàn)報(bào)道服務(wù),這是指文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)用戶的要求，從企業(yè)收藏的文獻(xiàn)信息和社會(huì)公共信息庫中尋找所需信息的過程。 文獻(xiàn)檢索服務(wù)包括： 文獻(xiàn)線索檢索， 數(shù)據(jù)檢索， 事實(shí)檢索 文獻(xiàn)檢索服務(wù)方式：手工檢索、聯(lián)機(jī)檢索、機(jī)器檢索,（3）企業(yè)文獻(xiàn)檢索服務(wù),5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),（2）企業(yè)文獻(xiàn)報(bào)道服務(wù),咨詢服務(wù)是一個(gè)很大的概念。它指的是咨詢機(jī)構(gòu)根據(jù)用戶的要求，以專門知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用科學(xué)方法和先進(jìn)手段，進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，客觀地提供最佳的或幾種可供選擇的方案，幫助委托方解決疑難問題的服務(wù)活動(dòng)。,（3）企業(yè)文獻(xiàn)檢索服務(wù),（4）企業(yè)文獻(xiàn)咨詢服務(wù),企業(yè)文獻(xiàn)咨詢服務(wù)是其中的一種，是企業(yè)文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)內(nèi)的用戶對(duì)企業(yè)文獻(xiàn)方面的需求，幫助用戶解決疑難問題的服務(wù)活動(dòng)。 咨詢服務(wù)類型： 指導(dǎo)性咨詢服務(wù) 線索性咨詢服務(wù) 專題性研究性咨詢服務(wù),填空題 1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理包括對(duì) 、文獻(xiàn)報(bào)道服務(wù)、文獻(xiàn)檢索服務(wù)的管理、 。 2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理的內(nèi)容包括 、登錄、編目、 、排架等環(huán)節(jié)。 3.我國檔案歸檔制度內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量、 等四大部分。 4.企業(yè)文獻(xiàn)信息的管理與圖書館、檔案館的管理模式的三大矛盾是：收藏與使用的矛盾、 、服務(wù)與責(zé)任的矛盾。,第五章 思考題與案例分析,3,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,狹義的文獻(xiàn)保護(hù)，是指保護(hù)文獻(xiàn)實(shí)體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的自然壽命。 廣義的文獻(xiàn)保護(hù)，除上述內(nèi)容之外，還包括維護(hù)文獻(xiàn)實(shí)體的秩序狀態(tài)，使文獻(xiàn)在存放和使用中始終有序，即：文獻(xiàn)信息存儲(chǔ)。,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容,文獻(xiàn)庫房的建設(shè) 庫房選址,地勢較高，地基堅(jiān)硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠(yuǎn)離易燃易爆場所和產(chǎn)生大氣污染的工礦企業(yè),防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲，設(shè)置安全出口，安裝檔案柜等基本設(shè)備。,庫房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容,文獻(xiàn)庫房的建設(shè),文獻(xiàn)庫房管理 第一，進(jìn)出庫制度 第二，庫房溫濕度控制 第三，“八防”措施,非檔案人員不得進(jìn)入庫房 檔案人員在非工作時(shí)間內(nèi)一般不得進(jìn)入庫房 不許在庫房中吸煙、喝水和吃東西,庫房溫度：1420 相對(duì)濕度：50 %65 %,防火、防水、防潮、防霉 防蟲、防光、防塵、防盜,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容,文獻(xiàn)庫房的建設(shè),文獻(xiàn)庫房管理,文獻(xiàn)修復(fù) 去污 去酸 加固 修裱 紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡恢復(fù)與顯示 計(jì)算機(jī)修復(fù),清除文獻(xiàn)上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑。 方法：機(jī)械去污、溶劑去污、氧化去污等,紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強(qiáng)度下降。 方法：液相去酸法和氣相去酸法。,鉛筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍(lán)墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復(fù)寫紙的字跡不耐熱，需要加固。 方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網(wǎng)加固。,用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文獻(xiàn)進(jìn)行修補(bǔ)或托裱，恢復(fù)文獻(xiàn)原有面貌，增加強(qiáng)度，延長壽命。,包括：物理法（攝影） 化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù),照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡褪變后，可在計(jì)算機(jī)上用圖像處理軟件進(jìn)行修復(fù)。,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子文件歸檔的含義 它是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的電子文件，在活動(dòng)結(jié)束后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動(dòng)過程。,（2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇 利用磁盤脫機(jī)采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤的方式。這種方式，如果磁盤質(zhì)量較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失或不可讀。 采用網(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤存貯的方式。這種方式簡便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間應(yīng)該建立和開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線（專用電子系統(tǒng)）。,（3）電子檔案存儲(chǔ)載體的選用 常用的載體有磁盤、磁帶和光盤。 磁盤、磁帶對(duì)保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。 光盤具有對(duì)保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長、存取速度快、不易損壞等特點(diǎn)，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲(chǔ)載體，選用時(shí)要注意選擇不可擦寫的光盤。,（4）電子文件的歸檔管理 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）保證電子檔案載體物理上的安全 要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。這一點(diǎn)和傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的內(nèi)容是一致的。,（2）保證電子檔案內(nèi)容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)就無法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對(duì)電子檔案本身，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。,2.電子文件的保存和維護(hù),（3）對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的檢測與維護(hù) 對(duì)電子檔案載體進(jìn)行定期檢測和拷貝，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)進(jìn)行有效的修正或更新。操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)范程序進(jìn)行，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)誤操作，都可能造成難以彌補(bǔ)的損失。 檢測、維護(hù)、拷貝等操作過程要進(jìn)行記錄。,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子檔案提供利用的方式 提供拷貝（拷貝后利用） 網(wǎng)絡(luò)傳輸（在網(wǎng)上查閱） 直接利用（在電子檔案館查閱）,2.電子文件的保存和維護(hù),（2）電子檔案利用管理的內(nèi)容 電子檔案利用者及利用工作者的管理（使用權(quán)限的管理）。 對(duì)提供利用載體的管理（拷貝的提供和回收）。 電子檔案利用中的安全管理。,3.電子檔案的利用,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子檔案利用中的安全管理 實(shí)行利用權(quán)限控制，防止無關(guān)人員非法讀取，防止在利用過程中泄密和損傷信息，并對(duì)使用過程進(jìn)行有效的監(jiān)控。 采用網(wǎng)絡(luò)傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要加密處理，并對(duì)所用的密鑰進(jìn)行定期或不定期更換。,2.電子文件的保存和維護(hù),（2）電子檔案內(nèi)容的安全管理 由于電子檔案的內(nèi)容信息與載體是可以分離的，因而隨時(shí)都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)，會(huì)因受到電腦病毒的攻擊而損壞。保護(hù)的技術(shù)途徑：防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等 。,3.電子檔案的利用,4.電子檔案的安全管理,（3）電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 對(duì)于電子檔案來說，還要增加防磁、防震、防輻射。,5.6.1 企業(yè)知識(shí)管理概述,1.企業(yè)知識(shí)及其類型 知識(shí)是人類已經(jīng)認(rèn)識(shí)的、具有一定系統(tǒng)性的信息集合體。 知識(shí)的類型： 顯性知識(shí)和隱性知識(shí) 內(nèi)部知識(shí)和外部知識(shí) 個(gè)體知識(shí)和企業(yè)知識(shí) 核心知識(shí)和基礎(chǔ)知識(shí),2.企業(yè)知識(shí)管理的含義 企業(yè)知識(shí)管理是通過對(duì)企業(yè)外部知識(shí)和內(nèi)部知識(shí)的采集與存儲(chǔ)、交流與共享、生產(chǎn)與應(yīng)用，運(yùn)用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，最終提高企業(yè)競爭力的社會(huì)管理活動(dòng)的全過程。 簡稱為：企業(yè)內(nèi)以知識(shí)為核心的管理活動(dòng)叫知識(shí)管理 包括：對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理 運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行管理,3.企業(yè)知識(shí)的功能 （1）提高企業(yè)創(chuàng)新能力 （2）提高企業(yè)應(yīng)變能力 （3）提高企業(yè)工作效率 （4）提高企業(yè)員工技能水平 （5）實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的價(jià)值,5.6.1 企業(yè)知識(shí)管理概述,1.企業(yè)知識(shí)的獲取、整序與存儲(chǔ) （1）企業(yè)知識(shí)的獲取 用文本資料收集， 用計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)收集， 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集， 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集， 通過與員工的交談、觀察、模仿來收集。,5.6.2 企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)容,（2）企業(yè)知識(shí)的整序 知識(shí)整序包括對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類、分析、整理、提煉和初步激活，以求形成對(duì)企業(yè)有價(jià)值的新的知識(shí)。 顯性知識(shí)的整序，與信息的整序是一致的。 隱性知識(shí)的整序，通過對(duì)員工個(gè)人、部門團(tuán)體的整序來對(duì)隱性知識(shí)間接整序,（3）企業(yè)知識(shí)的存儲(chǔ) 常用的知識(shí)存儲(chǔ)方法有知識(shí)倉庫和知識(shí)地圖 知識(shí)倉庫 它是存放信息和知識(shí)的地點(diǎn)，它存儲(chǔ)知識(shí)的條目、事件、知識(shí)的使用記錄以及來源線索，各種經(jīng)驗(yàn)、備選的技術(shù)方案、各種