[如何加強醫(yī)院的檔案管理] 檔案管理制度

如何加強醫(yī)院的檔案管理 檔案管理制度 面對紛繁復雜的市場，如何運用現(xiàn)代化手段，提高醫(yī)院的檔案管理水平，從而更好地為醫(yī)院的各項工作服好務(wù)、為社會服好務(wù)，是目前各大醫(yī)院所關(guān)心的一個重要課題。1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題1.1 領(lǐng)導重視不夠。由于醫(yī)院的業(yè)務(wù)性很強，而檔案工作和醫(yī)療工作相比，又往往處在輔助性的位置，因此，領(lǐng)導對臨床重視得要多一些，而對檔案工作重視得要少一些。對檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性缺乏必要的認識，影響了檔案管理質(zhì)量和效益的提高。1.2 管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學管理。1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。目前，從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大。檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求差距懸殊，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。1.4 重管輕用，沒有發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。目前，醫(yī)院檔案管理工作重管輕用的現(xiàn)象普遍存在，檔案雖然進行了收集、整理、編目、保管等一系列基礎(chǔ)工作，但忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，許多重要的檔案被“束之高閣”，失去了保管檔案的重要意義。2 加強醫(yī)院檔案管理工作對策2.1 加強領(lǐng)導、增強檔案意識。領(lǐng)導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學管理的前提。院領(lǐng)導要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。2.2 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。通過建立信息檔案科室，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。由于醫(yī)院處于一種特定的條件，面臨諸多新的問題，因此，拓展歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。2.3 重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進，檔案領(lǐng)域需要一支具有較強綜合技術(shù)和管理能力的復合型人才。有條件的醫(yī)院可以適當增補檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務(wù)層次；也要提高現(xiàn)有檔案人員的素質(zhì)，將提高專、兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)水平放在突出位置，加大對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓力度，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案專業(yè)技術(shù)人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。2.4 重視檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作做好服務(wù)。并積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮綜合效益。（作者單位：洛陽市第一中醫(yī)院綜合檔案室 來稿日期：x-02-12）