人事局檔案管理制度

人事局檔案管理制度撰寫人：_日 期：_人事局檔案管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xx人事檔案管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。本標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)于xx人事檔案的管理工作。2引用標(biāo)準(zhǔn)下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。中共中央組織部關(guān)于印發(fā)干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法和干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的通知(組通字xx號(hào))。關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共省委組織部省-年干部人事檔案工作規(guī)劃的通知(組廳字xx號(hào))。國電公司關(guān)于印發(fā)國家電力公司干部檔案工作八項(xiàng)制度的通知(人建xx號(hào))。干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定。3管理職責(zé)1主管勞動(dòng)人事工作的局長(zhǎng)對(duì)人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。人事檔案管理工作由局勞動(dòng)人事部負(fù)責(zé)。人事檔案管理專職負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。4管理內(nèi)容與要求1基本任務(wù)1負(fù)責(zé)接收、征集、整理、立卷、編目和統(tǒng)計(jì)本局形成的人事檔案。負(fù)責(zé)對(duì)形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。負(fù)責(zé)人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對(duì)等管理工作。人事檔案材料的收集途徑和范圍1通過局黨委工作部、勞動(dòng)人事部收集職工在吸收、聘任、調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。2通過局黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)等代表會(huì)議的部門，收集代表、委員登記表和個(gè)人政績(jī)材料。通過局勞動(dòng)人事部收集職工受教育的學(xué)生(學(xué)員)登記表，考生登記表，學(xué)習(xí)成績(jī)表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書；培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表，學(xué)習(xí)鑒定等材料。通過局勞動(dòng)人事部收集專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定、認(rèn)定、確認(rèn)審批材料和工人技師資格審批材料。通過局黨委工作部收集在組織建設(shè)中形成的批準(zhǔn)為正式中國共產(chǎn)黨黨員的志愿書、申請(qǐng)書、自傳、登記表等材料。通過局黨委工作部收集在共青團(tuán)建設(shè)中形成的入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、登記表等材料。通過局長(zhǎng)工作部、局工會(huì)、黨委工作部等部室收集表彰活動(dòng)中形成的先進(jìn)工作(生產(chǎn))者、勞動(dòng)模范等的登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)通報(bào)等材料。通過局紀(jì)檢監(jiān)察室、勞動(dòng)人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人對(duì)處分決定的意見等材料。通過局審計(jì)稽查部收集形成對(duì)職工經(jīng)濟(jì)工作中的評(píng)價(jià)、處理意見等材料。通過局安全生產(chǎn)部、生產(chǎn)科技部及本人、報(bào)刊雜志等途徑收集本局職工的發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄通過局勞動(dòng)人事部、工會(huì)收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等有關(guān)材料：個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)批復(fù)及職工離、退休審批材料等。通過局工會(huì)、安全保衛(wèi)部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報(bào)道、非正常死亡的調(diào)查報(bào)告等材料。人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定執(zhí)行。3歸檔要求和時(shí)間1凡需要?dú)w檔的人事材料，由各主管部室負(fù)責(zé)收齊，確認(rèn)無誤后，填寫移交清冊(cè)一式二份，經(jīng)部室領(lǐng)導(dǎo)審簽后，交局人事檔案室歸檔。2凡需要?dú)w檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據(jù)為已有，必須主動(dòng)向局人事檔案室移交。3各部室移交人事檔案時(shí)，必須詳細(xì)填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局人事檔案室。人事檔案管理專職接收歸檔人事材料時(shí)，須按照歸檔登記表的項(xiàng)目，逐份逐頁地進(jìn)行核對(duì)，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由歸檔部門保存。歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。歸檔材料必須手續(xù)完備，經(jīng)鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。對(duì)偽造的材料要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理；對(duì)應(yīng)銷毀的材料要詳細(xì)登記，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)；對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料要辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。人事檔案材料的載體，應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2-厘米的裝訂邊。凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計(jì)算機(jī)打印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。本局各部室在人事材料形成后的一個(gè)月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為一份(省公司管理的局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需二份)。4鑒別與轉(zhuǎn)遞1認(rèn)真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)危龅讲诲e(cuò)歸、錯(cuò)銷。2從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。3按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、待遇、其他等類)的內(nèi)容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。4以干部檔案工作條例及企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定為準(zhǔn)繩，以審查結(jié)論為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。剔出歸檔材料中的重份、內(nèi)容重復(fù)、不能說明問題和沒有價(jià)值的材料，使歸檔材料更精練。通過政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。檢查歸檔材料的審查、批準(zhǔn)、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是否完備。職工因工作調(diào)動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時(shí)間拖久，產(chǎn)生“無頭檔案”。對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案要認(rèn)真地檢查核對(duì)，按有關(guān)要求整理合格，裝訂成冊(cè)，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊(cè)注明何時(shí)轉(zhuǎn)向何處，以便備查。轉(zhuǎn)出的人事檔案要仔細(xì)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，與檔案一道密封，加貼密封條并蓋密封章，通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。人事檔案的整理人事檔案的整理必須規(guī)范，按照干部檔案工作條例、職工檔案管理工作規(guī)定的方法和程序，對(duì)歸檔的干部、職工個(gè)人材料進(jìn)行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。2整理后的案卷，須按計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐件、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。3案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料4案卷裝訂時(shí)，按“封面目錄卷內(nèi)文件封底”的順序分箱排架。5案卷裝訂后，一律使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“姓氏筆畫編號(hào)”的順序分箱排架。人事檔案的保管、保密1為確保人事檔案的絕對(duì)安全，須使用門窗較堅(jiān)固的專用檔案庫房，配置專用鐵質(zhì)的檔案柜。人事檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14c24c之間，濕度控制在之間。3庫房?jī)?nèi)每個(gè)鐵質(zhì)檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫存檔案的侵蝕。4依據(jù)檔案庫房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時(shí)地開啟庫房門窗，保持庫內(nèi)空氣清新，防止有害氣體對(duì)檔案的腐蝕。5檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時(shí)注意關(guān)閉，防止老鼠入庫危害庫存檔案。6嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。每月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案，要查明原因并及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。任何人不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所，個(gè)人不準(zhǔn)私自保存他人的檔案材料。人事檔案庫房為我局機(jī)要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。檔案管理專職每天下班前須對(duì)庫房進(jìn)行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。人事檔案的提供利用1檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服務(wù)。2凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應(yīng)填寫查閱登記表，在查閱室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。3查閱人事檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持案卷的整潔，嚴(yán)禁對(duì)檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。4未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理，復(fù)制的材料不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。5本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報(bào)告，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時(shí)歸還。6借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)交給無關(guān)人員和職工本人翻閱，用畢及時(shí)歸還。7本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。檔案管理人員接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后拿出，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)，再歸檔每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者要及時(shí)催回；每年底進(jìn)行一次檔案總核對(duì)工作，將不該管的檔案轉(zhuǎn)到有關(guān)單位，應(yīng)管檔案及時(shí)索要。5檢查與考核本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核按xx工作質(zhì)量綜合考核辦法執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按xx有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第 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