中學歸檔文件整理辦法

中學歸檔文件整理辦法撰寫人：_日 期：_中學歸檔文件整理辦法一、總則為了適應辦公自動化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T222000），結合本單位實際，制定本辦法。本辦法所稱歸檔文件整理是指本單位在職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化的過程。二、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。在歸檔文件整理過程中，貫徹“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作的制度化、標準化、現(xiàn)代化。三、整理要求歸檔文件應齊全完整，并按照本單位制定的歸檔范圍和保管期限表，準確劃分保管期限。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或者褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。歸檔文件整理工作應建立在文檔一體化管理基礎上，運用計算機歸檔文件目錄管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件符合江蘇地方標準文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構及交換格式（DB32/505xx）要求。四、整理方法1、件的確定歸檔文件一般以每份文件為一件；正件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；會議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要的文件的正文與歷次修改稿各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件、無定稿的、或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復文、超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。2、裝訂裝訂方式采用江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書訂在文件左側裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，保持原貌不變。裝訂文件按件裝訂。裝訂時，正文在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；有文件處理單的，放在最前面。3、分類歸檔文件采用保管期限年度機構分類。機構分類：參照分類方案分類方法對應為：永久、長期、短期永久：xx年 黨支部、工會、團委、校長室、教導處、總務處長期：xx年 黨支部、工會、團委、校長室、教導處、總務處短期：xx年 黨支部、工會、團委、校長室、教導處、總務處歸檔文件屬永久、長期、短期中的哪個保管期限，就歸入哪個保管期限類目中。 排列方法歸檔文件在分類方案的最低一級類目內，即在同一保管期限內，同一年度的材料按機構結合事由、時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套文件集中排列。 編號方法歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容，歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)等必備項。同時填寫選擇項機構。全宗號 年度 室編件號機構 保管期限 總頁數(shù)全宗號：空白年度：文件形成年度，以四位阿拉拍數(shù)標注公元紀年。如xx。保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱。（永久、長期、短期）機構：用中文填寫機構名稱或規(guī)范化簡稱。件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，將文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求標注?？傢摂?shù)：每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數(shù)。 編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。件號：填寫室編件號。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者的名稱。文號：文件的發(fā)文字號，由單位代字、年度、順序號組成。如常教xx第1號。題名：文件標題。文件中只有一個題名且能反映文件內容的填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“”號。日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)標注年月日。如xx0908。頁數(shù)：每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數(shù)。備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4紙型，歸檔文件目錄一年裝訂成一冊，封面設置。全宗名稱：常熟市實驗中學。年度：xx年；保管期限：永久、長期、短期。 裝盒歸檔文件整理完畢后進行裝盒，檔案盒封面標明全宗名稱，盒脊厚度根據(jù)實際需要，采用20mm、30mm、40mm規(guī)格，檔案盒采用豎放的方式，在盒脊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號等必備項和選擇項機構。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“”號連接。盒內放置備考表，項目有盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。檢查人：填寫負責檢查本盒歸檔文件整理質量的人員姓名。日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。五、排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法與本單位分類方法一致，采用與“保管期限年度機構”分類一致的方法，即同一保管期限內的檔案依年度機構次序排架，不同保管期限的檔案分列排架，便于檔案移交進館。歸檔文件整理工作，由各校綜合檔案室負責，并于次年xx月底前全面完成。第 7 頁 共 7 頁