《歸檔文件整理規(guī)則》.ppt

中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T22-2015 代替DA/T22-2000 歸檔文件整理規(guī)則解讀 DA/T22-2015 2017.3,歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015與 DA/T22-2000的區(qū)別： 1、標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009 進行了修改； 2、將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展為紙質(zhì)和電子文件材料； 3、調(diào)整歸檔文件分類方法； 4、增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求； 5、增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求； 6、將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號； 7、在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。,執(zhí)行時間： 2016-06-01 范圍： 1、規(guī)定了作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。 2、適用于各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。 注意：對2016年的文件材料整理按新規(guī)則執(zhí)行。,歸檔文件整理規(guī)則的內(nèi)容,一、基本概念,二、整理原則,三、一般要求：組件、分類、排列、 編號、編目,四、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、 編頁、裝盒和排架,五、歸檔電子文件的整理要求,六、附錄：歸檔章、檔案盒、目錄、 備考表的式樣,一、基本概念 歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。 整理 ：將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。 件：歸檔文件的整理單位。 檔號：在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。,二、整理原則 1、 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。 2 、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。 4、 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。,三、一般要求：組件、分類、排列、編號、編目 （一）組件（件的組織） 1、件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。,2、 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。 注意：來文與復(fù)文是不同年度的，歸檔時應(yīng)歸入各自年度。,（二）分類 1、立檔單位應(yīng)對歸檔文件進行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。 2、歸檔文件一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。,（1）按年度分類 將文件按其形成年度分類。 跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 a、對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。 b、跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。 c、跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。 d、當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。,（2）按機構(gòu)(問題)分類 將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。 a、采用機構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。 b、采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。,（3）按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。 3、規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等方法進行兩級分類。,xx單位文書檔案分類圖,年度保管期限分類： 2016年：永久、定期30年、定期10年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······,xx單位文書檔案分類圖,年 度,保管期限,辦公室,綜合處,機關(guān)處,專業(yè)處,企業(yè)處,項目處,農(nóng)業(yè)處,年度保管期限組織機構(gòu)分類 2016年：永久辦公室、綜合處、機關(guān)處、專業(yè)處······ 定期30年辦公室、綜合處、機關(guān)處、專業(yè)處······ 定期10年辦公室、綜合處、機關(guān)處、專業(yè)處······ 2017年：永久辦公室、綜合處、機關(guān)處、專業(yè)處······ 定期30年辦公室、綜合處、機關(guān)處、專業(yè)處······ 定期10年辦公室、綜合處、機關(guān)處、專業(yè)處······ 2018年：······,（三） 排列 1、 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。 2 、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 3、 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。,（四）編號 1 、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。 2、 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。 如：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)代碼-件號,3、檔號按照以下要求編制： Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 （1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T 13-1994編制。 （2）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。 （3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。 （4）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼。 （5）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。,4 、歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標(biāo)識。 5 、歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項（見附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)（問題）按照3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（見附錄A 圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識（見附錄A 圖A3）。,（五） 編目 1 、歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。 2 、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。 歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。 （1）序號：填寫歸檔文件順序號。 （2）檔號：檔號按照3編制。 （3）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。 （4）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。,（5）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“ ”。 （6）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。 （7） 密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。 （8）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 （9）備注：注釋文件需說明的情況。,3 、歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B 圖B1）。,4、 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見附錄B 圖B2）。 封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。,四、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架 （一） 、修整 1、歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整。 2、歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。 3、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。 4、對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。,（二）、 裝訂 1、 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。 2、 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。 3、用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。,4、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C 圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。 5、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。 6、定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照4-5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。,（三）、 編頁 1、 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。 2、頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 3、 文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。,（四） 裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。 1、 檔案盒 （1） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）。,（2） 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項（見附錄D 圖D2、圖D3）。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。 一個年度編一個流水號。 （3） 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。,2 、備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。 （1）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 （2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。 （3）整理日期：歸檔文件整理完成日期。 （4）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。 （5）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。,（五） 排架 1 、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。 2 、歸檔文件按年度機構(gòu)（問題）保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。 3 、歸檔文件按年度保管期限機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。,五、歸檔電子文件的整理要求 1、 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本規(guī)則“ 一般要求”的規(guī)定。 2、 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 3 、歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014年）、GB/T 18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。,本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性引用文件： GB/T18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA/T1-2000 檔案工作基本術(shù)語 DA/T13-1994 檔號編制規(guī)則 DA/T25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范 DA/T38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范 DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規(guī)范,謝 謝 大 家 ！,