電腦辦公文件整理技巧

電腦上有很多資料，找一個空間相對大一點(diǎn)的盤符(除C盤以外，因為假如系統(tǒng)崩潰了，C盤資料有可能全部丟失)，看上去比較干凈整潔的，我們可以選擇F盤 在該盤的根目錄下面新建一個文件夾，名字叫【work】，采用英文命名比較好，在查找文件夾的時候，直接在鍵盤上，大寫輸入首個英文字母就可以進(jìn)行快速定位 如圖所示新建6個文檔分類文件夾，用于存放不同的文檔(使用英文首字母命名)，這五類文檔基本可以涵蓋辦公室工作中的所有文檔類型了，這些文檔文件視圖方式建議都采用“詳細(xì)信息” 【B_基礎(chǔ)資料】文件夾，用于存放單位的基礎(chǔ)資料，例如：公司簡介，各項制度、公司歷史事件、公司人員架構(gòu)、企業(yè)文化等文檔，這個文件夾存放的是本單位經(jīng)常用到的基礎(chǔ)信息 【F_發(fā)文】文件夾，用于存放公司的對外的發(fā)文，例如：XXX單位關(guān)于XXXX的請示、關(guān)于XXXX的通知、通知、函等，這個文件夾記錄公司往來信息，假如文件過多，可以新建文件夾，按照年份來區(qū)分 【L_臨時文件】文件夾，用于存放暫時使用的文件，過后可以刪除的文檔，例如：QQ臨時文件、告知、自己新建的一些臨時文件，假如文件過多，或者需要保存一段時間的，也可以先建個文件夾留起來 【M_各種文檔模板】文件夾，用于存放單位內(nèi)部經(jīng)常使用的文檔，各種證明文件，例如：單位證明、工資證明、未婚已婚證明等，假如公司有特殊規(guī)定需要保留所有開據(jù)過的證明，也可以建個文件夾保存起來 【S_收文】文件夾，用于存放公司收到的各種公文或者通知文件，例如：XXX關(guān)于XXXX的公報、公文、通知等，假如文件過多，可以新建文件夾，按照年份來區(qū)分 【K_快捷目錄.doc】可以設(shè)置超鏈接來鏈接你所需要的文檔