《歸檔文件整理規(guī)則》

歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 解 讀 DA/T2 2 -2 0 1 5 2 0 1 7 .3 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 DA/T22-2015與 DA/T22-2000的 區(qū) 別 ：1、 標(biāo) 準(zhǔn) 的 總 體 編 排 和 結(jié) 構(gòu) 按 GB/T 1.1-2009 進(jìn) 行 了 修 改 ； 2、 將 標(biāo) 準(zhǔn) 適 用 范 圍 由 紙 質(zhì) 文 件 材 料 擴(kuò) 展 為紙 質(zhì) 和 電 子 文 件 材 料 ； 3、 調(diào) 整 歸 檔 文 件 分 類 方 法 ； 4、 增 加 歸 檔 文 件 組 件 和 紙 質(zhì) 歸 檔 文 件 修 整 、裝 訂 、 編 頁(yè) 、 排 架 要 求 ； 5、 增 加 歸 檔 文 件 檔 號(hào) 結(jié) 構(gòu) 和 編 制 要 求 ； 6、 將 室 編 件 號(hào) 、 館 編 件 號(hào) 統(tǒng) 一 為 件 號(hào) ； 7、 在 附 錄 中 增 加 歸 檔 章 示 例 、 直 角 裝 訂 方法 。 執(zhí) 行 時(shí) 間 ： 2016-06-01 范 圍 ： 1、 規(guī) 定 了 作 為 文 書(shū) 檔 案 保 存 的 歸檔 文 件 的 整 理 原 則 和 方 法 。 2、 適 用 于 各 級(jí) 機(jī) 關(guān) 、 團(tuán) 體 、 企 事業(yè) 單 位 和 其 他 社 會(huì) 組 織 對(duì) 應(yīng) 作 為 文 書(shū)檔 案 保 存 的 歸 檔 文 件 的 整 理 。 其 他 門類 檔 案 可 以 參 照 執(zhí) 行 。 企 業(yè) 單 位 有 其他 特 殊 規(guī) 定 的 ， 從 其 規(guī) 定 。 注 意 ： 對(duì) 2016年 的 文 件 材 料 整 理 按 新規(guī) 則 執(zhí) 行 。 歸 檔 文 件 整 理 規(guī) 則 的 內(nèi) 容一 、 基 本 概 念二 、 整 理 原 則三 、 一 般 要 求 ： 組 件 、 分 類 、 排 列 、 編 號(hào) 、 編 目四 、 紙 質(zhì) 歸 檔 文 件 的 修 整 、 裝 訂 、 編 頁(yè) 、 裝 盒 和 排 架五 、 歸 檔 電 子 文 件 的 整 理 要 求六 、 附 錄 ： 歸 檔 章 、 檔 案 盒 、 目 錄 、 備 考 表 的 式 樣 一 、 基 本 概 念 歸 檔 文 件 ： 立 檔 單 位 在 其 職 能 活 動(dòng) 中形 成 的 、 辦 理 完 畢 、 應(yīng) 作 為 文 書(shū) 檔 案保 存 的 文 件 材 料 ， 包 括 紙 質(zhì) 和 電 子 文件 材 料 。 整 理 ： 將 歸 檔 文 件 以 件 為 單 位 進(jìn) 行 組件 、 分 類 、 排 列 、 編 號(hào) 、 編 目 等 （ 紙質(zhì) 歸 檔 文 件 還 包 括 修 整 、 裝 訂 、 編 頁(yè)、 裝 盒 、 排 架 ； 電 子 文 件 還 包 括 格 式轉(zhuǎn) 換 、 元 數(shù) 據(jù) 收 集 、 歸 檔 數(shù) 據(jù) 包 組 織、 存 儲(chǔ) 等 ） ， 使 之 有 序 化 的 過(guò) 程 。 件 ： 歸 檔 文 件 的 整 理 單 位 。 檔 號(hào) ： 在 歸 檔 文 件 整 理 過(guò) 程 中 賦 予 其的 一 組 字 符 代 碼 ， 以 體 現(xiàn) 歸 檔 文 件 的類 別 和 排 列 順 序 。 二 、 整 理 原 則 1、 歸 檔 文 件 整 理 應(yīng) 遵 循 文 件 的 形 成規(guī) 律 ， 保 持 文 件 之 間 的 有 機(jī) 聯(lián) 系 。 2 、 歸 檔 文 件 整 理 應(yīng) 區(qū) 分 不 同 價(jià) 值 ，便 于 保 管 和 利 用 。 3、 歸 檔 文 件 整 理 應(yīng) 符 合 文 檔 一 體 化管 理 要 求 ， 便 于 計(jì) 算 機(jī) 管 理 或 計(jì) 算 機(jī)輔 助 管 理 。 4、 歸 檔 文 件 整 理 應(yīng) 保 證 紙 質(zhì) 文 件 和電 子 文 件 整 理 協(xié) 調(diào) 統(tǒng) 一 。 三 、 一 般 要 求 ： 組 件 、 分 類 、 排 列 、 編 號(hào) 、 編 目 （ 一 ） 組 件 （ 件 的 組 織 ） 1、 件 的 構(gòu) 成 歸 檔 文 件 一 般 以 每 份 文 件 為 一 件 。 正 文 、 附 件 為 一件 ； 文 件 正 本 與 定 稿 （ 包 括 法 律 法 規(guī) 等 重 要 文 件 的歷 次 修 改 稿 ） 為 一 件 ； 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 為 一 件 ；原 件 與 復(fù) 制 件 為 一 件 ； 正 本 與 翻 譯 本 為 一 件 ； 中 文本 與 外 文 本 為 一 件 ； 報(bào) 表 、 名 冊(cè) 、 圖 冊(cè) 等 一 冊(cè) （ 本） 為 一 件 （ 作 為 文 件 附 件 時(shí) 除 外 ） ； 簡(jiǎn) 報(bào) 、 周 報(bào) 等材 料 一 期 為 一 件 ； 會(huì) 議 紀(jì) 要 、 會(huì) 議 記 錄 一 般 一 次 會(huì)議 為 一 件 ， 會(huì) 議 記 錄 一 年 一 本 的 ， 一 本 為 一 件 ； 來(lái)文 與 復(fù) 文 （ 請(qǐng) 示 與 批 復(fù) 、 報(bào) 告 與 批 示 、 函 與 復(fù) 函 等） 一 般 獨(dú) 立 成 件 ， 也 可 為 一 件 。 有 文 件 處 理 單 或 發(fā)文 稿 紙 的 ， 文 件 處 理 單 或 發(fā) 文 稿 紙 與 相 關(guān) 文 件 為 一件 。 2、 件 內(nèi) 文 件 排 序 歸 檔 文 件 排 序 時(shí) ， 正 文 在 前 ， 附 件 在 后 ；正 本 在 前 ， 定 稿 在 后 ； 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 在 前 ， 被 轉(zhuǎn)發(fā) 文 在 后 ； 原 件 在 前 ， 復(fù) 制 件 在 后 ； 不 同文 字 的 文 本 ， 無(wú) 特 殊 規(guī) 定 的 ， 漢 文 文 本 在前 ， 少 數(shù) 民 族 文 字 文 本 在 后 ； 中 文 本 在 前， 外 文 本 在 后 ； 來(lái) 文 與 復(fù) 文 作 為 一 件 時(shí) ，復(fù) 文 在 前 ， 來(lái) 文 在 后 。 有 文 件 處 理 單 或 發(fā)文 稿 紙 的 ， 文 件 處 理 單 在 前 ， 收 文 在 后 ；正 本 在 前 ， 發(fā) 文 稿 紙 和 定 稿 在 后 。 注 意 ： 來(lái) 文 與 復(fù) 文 是 不 同 年 度 的 ， 歸 檔 時(shí)應(yīng) 歸 入 各 自 年 度 。 （ 二 ） 分 類 1、 立 檔 單 位 應(yīng) 對(duì) 歸 檔 文 件 進(jìn) 行科 學(xué) 分 類 ， 同 一 全 宗 應(yīng) 保 持 分類 方 案 的 一 致 性 和 穩(wěn) 定 性 。 2、 歸 檔 文 件 一 般 采 用 年 度 機(jī)構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 保 管 期 限 、 年 度保 管 期 限 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 等方 法 進(jìn) 行 三 級(jí) 分 類 。 （ 1） 按 年 度 分 類 將 文 件 按 其 形 成 年 度 分 類 。 跨 年 度 一 般 應(yīng) 以 文 件 簽 發(fā) 日 期 為 準(zhǔn) 。 a、 對(duì) 于 計(jì) 劃 、 總 結(jié) 、 預(yù) 算 、 統(tǒng) 計(jì) 報(bào)表 、 表 彰 先 進(jìn) 以 及 法 規(guī) 性 文 件 等 內(nèi) 容涉 及 不 同 年 度 的 文 件 ， 統(tǒng) 一 按 文 件 簽發(fā) 日 期 判 定 所 屬 年 度 。 b、 跨 年 度 形 成 的 會(huì) 議 文 件 歸 入 閉 幕年 。 c、 跨 年 度 辦 理 的 文 件 歸 入 辦 結(jié) 年 。 d、 當(dāng) 形 成 年 度 無(wú) 法 考 證 時(shí) ， 年 度 為其 歸 檔 年 度 ， 并 在 附 注 項(xiàng) 加 以 說(shuō) 明 。 （ 2） 按 機(jī) 構(gòu) (問(wèn) 題 )分 類 將 文 件 按 其 形 成 或 承 辦 機(jī) 構(gòu) (問(wèn) 題 )分 類 。 機(jī) 構(gòu) 分 類 法 與 問(wèn) 題 分 類 法 應(yīng)選 擇 其 一 適 用 ， 不 能 同 時(shí) 采 用 。 a、 采 用 機(jī) 構(gòu) 分 類 的 ， 應(yīng) 根 據(jù) 文 件 形成 或 承 辦 機(jī) 構(gòu) 對(duì) 歸 檔 文 件 進(jìn) 行 分 類， 涉 及 多 部 門 形 成 的 歸 檔 文 件 ， 歸入 文 件 主 辦 部 門 。 b、 采 用 問(wèn) 題 分 類 的 ， 應(yīng) 按 照 文 件 內(nèi)容 所 反 映 的 問(wèn) 題 對(duì) 歸 檔 文 件 進(jìn) 行 分類 。 （ 3） 按 保 管 期 限 分 類 將 文 件 按 劃 定 的 保 管 期 限 分 類 。 3、 規(guī) 模 較 小 或 公 文 辦 理 程 序 不 適 于按 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 分 類 的 立 檔 單 位 ，可 以 采 取 年 度 保 管 期 限 等 方 法 進(jìn)行 兩 級(jí) 分 類 。 xx單 位 文 書(shū) 檔 案 分 類 圖年 度永 久 定 期 30年 定 期 10年 年 度 保 管 期 限 分 類 ： 2016年 ： 永 久 、 定 期 30年 、 定 期 10年 2017年 ： 永 久 、 定 期 30年 、 定 期 10年 2018年 ： xx單 位 文 書(shū) 檔 案 分 類 圖 年 度保 管 期 限辦公室 綜合處 機(jī)關(guān)處 專業(yè)處 企業(yè)處 項(xiàng)目處 農(nóng)業(yè)處 年 度 保 管 期 限 組 織 機(jī) 構(gòu) 分 類 2016年 ： 永 久 辦 公 室 、 綜 合 處 、 機(jī) 關(guān) 處 、 專 業(yè) 處 定 期 30年 辦 公 室 、 綜 合 處 、 機(jī) 關(guān) 處 、 專 業(yè) 處 定 期 10年 辦 公 室 、 綜 合 處 、 機(jī) 關(guān) 處 、 專 業(yè) 處 2017年 ： 永 久 辦 公 室 、 綜 合 處 、 機(jī) 關(guān) 處 、 專 業(yè) 處 定 期 30年 辦 公 室 、 綜 合 處 、 機(jī) 關(guān) 處 、 專 業(yè) 處 定 期 10年 辦 公 室 、 綜 合 處 、 機(jī) 關(guān) 處 、 專 業(yè) 處 2018年 ： （ 三 ） 排 列 1、 歸 檔 文 件 應(yīng) 在 分 類 方 案 的 最 低一 級(jí) 類 目 內(nèi) ， 按 時(shí) 間 結(jié) 合 事 由 排列 。 2 、 同 一 事 由 中 的 文 件 ， 按 文 件 形成 先 后 順 序 排 列 。 3、 會(huì) 議 文 件 、 統(tǒng) 計(jì) 報(bào) 表 等 成 套 性文 件 可 集 中 排 列 。 （ 四 ） 編 號(hào) 1 、 歸 檔 文 件 應(yīng) 依 分 類 方 案 和 排 列 順 序 編寫 檔 號(hào) 。 檔 號(hào) 編 制 應(yīng) 遵 循 唯 一 性 、 合 理 性、 穩(wěn) 定 性 、 擴(kuò) 充 性 、 簡(jiǎn) 單 性 原 則 。 2、 檔 號(hào) 的 結(jié) 構(gòu) 宜 為 ： 全 宗 號(hào) -檔 案 門 類 代碼 年 度 -保 管 期 限 -機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 代 碼 -件號(hào) 。 上 、 下 位 代 碼 之 間 用 “ -”連 接 ， 同 一 級(jí) 代碼 之 間 用 “ ”隔 開(kāi) 。 如 ： Z109-WS2011-Y-BGS-0001 全 宗 號(hào) -檔 案 門 類 代 碼 年 度 -保 管 期 限 -機(jī) 構(gòu) 代 碼 -件 號(hào) 3、 檔 號(hào) 按 照 以 下 要 求 編 制 ： Z109-WS2011-Y-BGS-0001 （ 1） 全 宗 號(hào) ： 檔 案 館 給 立 檔 單 位 編 制 的 代 號(hào) ， 用 4位 數(shù) 字 或 者字 母 與 數(shù) 字 的 結(jié) 合 標(biāo) 識(shí) ， 按 照 DA/T 13-1994編 制 。 （ 2） 檔 案 門 類 代 碼 年 度 ： 歸 檔 文 件 檔 案 門 類 代 碼 由 “ 文 書(shū)” 2位 漢 語(yǔ) 拼 音 首 字 母 “ WS”標(biāo) 識(shí) 。 年 度 為 文 件 形 成 年 度 ， 以 4位 阿 拉 伯 數(shù) 字 標(biāo) 注 公 元 紀(jì) 年 ， 如 “ 2013”。 （ 3） 保 管 期 限 ： 保 管 期 限 分 為 永 久 、 定 期 30年 、 定 期 10年 ，分 別 以 代 碼 “ Y”、 “ D30”、 “ D10”標(biāo) 識(shí) 。 （ 4） 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 代 碼 ： 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 代 碼 采 用 3位 漢 語(yǔ) 拼 音字 母 或 阿 拉 伯 數(shù) 字 標(biāo) 識(shí) ， 如 辦 公 室 代 碼 “ BGS”等 。 歸 檔 文 件 未按 照 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 分 類 的 ， 應(yīng) 省 略 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 代 碼 。 （ 5） 件 號(hào) ： 件 號(hào) 是 單 件 歸 檔 文 件 在 分 類 方 案 最 低 一 級(jí) 類 目 內(nèi)的 排 列 順 序 號(hào) ， 用 4位 阿 拉 伯 數(shù) 字 標(biāo) 識(shí) ， 不 足 4位 的 ， 前 面 用“ 0”補(bǔ) 足 ， 如 “ 0026”。 4 、 歸 檔 文 件 應(yīng) 在 首 頁(yè) 上 端 的 空 白 位 置加 蓋 歸 檔 章 并 填 寫 相 關(guān) 內(nèi) 容 。 電 子 文 件可 以 由 系 統(tǒng) 生 成 歸 檔 章 樣 式 或 以 條 形 碼等 其 他 形 式 在 歸 檔 文 件 上 進(jìn) 行 標(biāo) 識(shí) 。 5 、 歸 檔 章 應(yīng) 將 檔 號(hào) 的 組 成 部 分 ， 即 全宗 號(hào) 、 年 度 、 保 管 期 限 、 件 號(hào) ， 以 及 頁(yè)數(shù) 作 為 必 備 項(xiàng) ， 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 可 以 作 為選 擇 項(xiàng) （ 見(jiàn) 附 錄 A 圖 A1） 。 歸 檔 章 中 全宗 號(hào) 、 年 度 、 保 管 期 限 、 件 號(hào) 、 機(jī) 構(gòu) （問(wèn) 題 ） 按 照 3編 制 ， 頁(yè) 數(shù) 用 阿 拉 伯 數(shù) 字標(biāo) 識(shí) （ 見(jiàn) 附 錄 A 圖 A2） 。 為 便 于 識(shí) 記 ，歸 檔 章 保 管 期 限 也 可 以 使 用 “ 永 久” “ 30年 ” “ 10年 ” 簡(jiǎn) 稱 標(biāo) 識(shí) ， 機(jī) 構(gòu) （問(wèn) 題 ） 也 可 以 用 “ 辦 公 室 ” 等 規(guī) 范 化 簡(jiǎn)稱 標(biāo) 識(shí) （ 見(jiàn) 附 錄 A 圖 A3） 。 （ 五 ） 編 目 1 、 歸 檔 文 件 應(yīng) 依 據(jù) 檔 號(hào) 順 序 編 制 歸 檔 文件 目 錄 。 編 目 應(yīng) 準(zhǔn) 確 、 詳 細(xì) ， 便 于 檢 索 。 2 、 歸 檔 文 件 應(yīng) 逐 件 編 目 。 來(lái) 文 與 復(fù) 文 作為 一 件 時(shí) ， 對(duì) 復(fù) 文 的 編 目 應(yīng) 體 現(xiàn) 來(lái) 文 內(nèi) 容。 歸 檔 文 件 目 錄 設(shè) 置 序 號(hào) 、 檔 號(hào) 、 文 號(hào) 、 責(zé)任 者 、 題 名 、 日 期 、 密 級(jí) 、 頁(yè) 數(shù) 、 備 注 等項(xiàng) 目 。 （ 1） 序 號(hào) ： 填 寫 歸 檔 文 件 順 序 號(hào) 。 （ 2） 檔 號(hào) ： 檔 號(hào) 按 照 3編 制 。 （ 3） 文 號(hào) ： 文 件 的 發(fā) 文 字 號(hào) 。 沒(méi) 有 文 號(hào)的 ， 不 用 標(biāo) 識(shí) 。 （ 4） 責(zé) 任 者 ： 制 發(fā) 文 件 的 組 織 或 個(gè) 人 ，即 文 件 的 發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 或 署 名 者 。 （ 5） 題 名 ： 文 件 標(biāo) 題 。 沒(méi) 有 標(biāo) 題 、 標(biāo)題 不 規(guī) 范 ， 或 者 標(biāo) 題 不 能 反 映 文 件 主要 內(nèi) 容 、 不 方 便 檢 索 的 ， 應(yīng) 全 部 或 部分 自 擬 標(biāo) 題 ， 自 擬 內(nèi) 容 外 加 方 括 號(hào) “ ”。 （ 6） 日 期 ： 文 件 的 形 成 時(shí) 間 ， 以 國(guó) 際標(biāo) 準(zhǔn) 日 期 表 示 法 標(biāo) 注 年 月 日 ， 如19990909。 （ 7） 密 級(jí) ： 文 件 密 級(jí) 按 文 件 實(shí) 際 標(biāo)注 情 況 填 寫 。 沒(méi) 有 密 級(jí) 的 ， 不 用 標(biāo) 識(shí)。 （ 8） 頁(yè) 數(shù) ： 每 一 件 歸 檔 文 件 的 頁(yè) 面 總數(shù) 。 文 件 中 有 圖 文 的 頁(yè) 面 為 一 頁(yè) 。 （ 9） 備 注 ： 注 釋 文 件 需 說(shuō) 明 的 情 況 。 3 、 歸 檔 文 件 目 錄 推 薦 由 系 統(tǒng) 生 成 或 使 用 電子 表 格 進(jìn) 行 編 制 。 目 錄 表 格 采 用 A4幅 面 ，頁(yè) 面 宜 橫 向 設(shè) 置 （ 見(jiàn) 附 錄 B 圖 B1） 。 4、 歸 檔 文 件 目 錄 除 保 存 電 子 版本 外 ， 還 應(yīng) 打 印 裝 訂 成 冊(cè) 。 裝 訂成 冊(cè) 的 歸 檔 文 件 目 錄 ， 應(yīng) 編 制 封面 （ 見(jiàn) 附 錄 B 圖 B2） 。 封 面 設(shè) 置 全 宗 號(hào) 、 全 宗 名 稱 、 年度 、 保 管 期 限 、 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） ，其 中 全 宗 名 稱 即 立 檔 單 位 名 稱 ，填 寫 時(shí) 應(yīng) 使 用 全 稱 或 規(guī) 范 化 簡(jiǎn) 稱。 歸 檔 文 件 目 錄 可 以 按 年 裝 訂 成冊(cè) ， 也 可 每 年 區(qū) 分 保 管 期 限 裝 訂成 冊(cè) 。 四 、 紙 質(zhì) 歸 檔 文 件 的 修 整 、 裝 訂 、 編 頁(yè)、 裝 盒 和 排 架 （ 一 ） 、 修 整 1、 歸 檔 文 件 裝 訂 前 ， 應(yīng) 對(duì) 不 符 合 要 求 的文 件 材 料 進(jìn) 行 修 整 。 2、 歸 檔 文 件 已 破 損 的 ， 應(yīng) 按 照 DA/T 25-2000予 以 修 復(fù) ； 字 跡 模 糊 或 易 退 變 的 ，應(yīng) 予 復(fù) 制 。 3、 歸 檔 文 件 應(yīng) 按 照 保 管 期 限 要 求 去 除 易銹 蝕 、 易 氧 化 的 金 屬 或 塑 料 裝 訂 用 品 。 4、 對(duì) 于 幅 面 過(guò) 大 的 文 件 ， 應(yīng) 在 不 影 響 其日 后 使 用 效 果 的 前 提 下 進(jìn) 行 折 疊 。 （ 二 ） 、 裝 訂 1、 歸 檔 文 件 一 般 以 件 為 單 位 裝 訂 。 歸 檔 文 件裝 訂 應(yīng) 牢 固 、 安 全 、 簡(jiǎn) 便 ， 做 到 文 件 不 損 頁(yè) 、不 倒 頁(yè) 、 不 壓 字 ， 裝 訂 后 文 件 平 整 ， 有 利 于 歸檔 文 件 的 保 護(hù) 和 管 理 。 裝 訂 應(yīng) 盡 量 減 少 對(duì) 歸 檔文 件 本 身 影 響 ， 原 裝 訂 方 式 符 合 要 求 的 ， 應(yīng) 維持 不 變 。 2、 應(yīng) 根 據(jù) 歸 檔 文 件 保 管 期 限 確 定 裝 訂 方 式 ，裝 訂 材 料 與 保 管 期 限 要 求 相 匹 配 。 為 便 于 管 理， 相 同 期 限 的 歸 檔 文 件 裝 訂 方 式 應(yīng) 盡 量 保 持 一致 ， 不 同 期 限 的 裝 訂 方 式 應(yīng) 相 對(duì) 統(tǒng) 一 。 3、 用 于 裝 訂 的 材 料 ， 不 能 包 含 或 產(chǎn) 生 可 能 損害 歸 檔 文 件 的 物 質(zhì) 。 不 使 用 回 形 針 、 大 頭 針 、燕 尾 夾 、 熱 熔 膠 、 辦 公 膠 水 、 裝 訂 夾 條 、 塑 料封 等 裝 訂 材 料 進(jìn) 行 裝 訂 。 4、 永 久 保 管 的 歸 檔 文 件 ， 宜 采 取 線 裝 法 裝訂 。 頁(yè) 數(shù) 較 少 的 ， 使 用 直 角 裝 訂 （ 見(jiàn) 附 錄 C 圖 C1、 圖 C2） 或 縫 紉 機(jī) 軋 邊 裝 訂 ， 文 件 較厚 的 ， 使 用 “ 三 孔 一 線 ” 裝 訂 。 永 久 保 管的 歸 檔 文 件 ， 使 用 不 銹 鋼 訂 書(shū) 釘 或 漿 糊 裝訂 的 ， 裝 訂 材 料 應(yīng) 滿 足 歸 檔 文 件 長(zhǎng) 期 保 存的 需 要 。 5、 永 久 保 管 的 歸 檔 文 件 ， 不 使 用 不 銹 鋼 夾或 封 套 裝 訂 。 6、 定 期 保 管 的 、 需 要 向 綜 合 檔 案 館 移 交 的歸 檔 文 件 ， 裝 訂 方 式 按 照 4-5執(zhí) 行 。 定 期 保管 的 、 不 需 要 向 綜 合 檔 案 館 移 交 的 歸 檔 文件 ， 裝 訂 方 式 可 以 按 照 4執(zhí) 行 ， 也 可 以 使 用不 銹 鋼 夾 或 封 套 裝 訂 。 （ 三 ） 、 編 頁(yè) 1、 紙 質(zhì) 歸 檔 文 件 一 般 應(yīng) 以 件 為單 位 編 制 頁(yè) 碼 。 2、 頁(yè) 碼 應(yīng) 逐 頁(yè) 編 制 ， 宜 分 別 標(biāo) 注在 文 件 正 面 右 上 角 或 背 面 左 上 角的 空 白 位 置 。 3、 文 件 材 料 已 印 制 成 冊(cè) 并 編 有頁(yè) 碼 的 ； 擬 編 制 頁(yè) 碼 與 文 件 原 有頁(yè) 碼 相 同 的 ， 可 以 保 持 原 有 頁(yè) 碼不 變 。 （ 四 ） 裝 盒 將 歸 檔 文 件 按 順 序 裝 入 檔 案 盒 ， 并 填寫 檔 案 盒 盒 脊 及 備 考 表 項(xiàng) 目 。 不 同 年度 、 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 、 保 管 期 限 的 歸 檔文 件 不 能 裝 入 同 一 個(gè) 檔 案 盒 。 1、 檔 案 盒 （ 1） 檔 案 盒 封 面 應(yīng) 標(biāo) 明 全 宗 名 稱 。檔 案 盒 的 外 形 尺 寸 為 310mm 220mm（長(zhǎng) 寬 ） ， 盒 脊 厚 度 可 以 根 據(jù) 需 要 設(shè)置 為 20 mm、 30mm、 40mm、 50mm等 （見(jiàn) 附 錄 D 圖 D1） 。 （ 2） 檔 案 盒 應(yīng) 根 據(jù) 擺 放 方 式 的 不同 ， 在 盒 脊 或 底 邊 設(shè) 置 全 宗 號(hào) 、 年度 、 保 管 期 限 、 起 止 件 號(hào) 、 盒 號(hào) 等必 備 項(xiàng) ， 并 可 設(shè) 置 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 等選 擇 項(xiàng) （ 見(jiàn) 附 錄 D 圖 D2、 圖 D3） 。其 中 ， 起 止 件 號(hào) 填 寫 盒 內(nèi) 第 一 件 文件 和 最 后 一 件 文 件 的 件 號(hào) ， 起 件 號(hào)填 寫 在 上 格 ， 止 件 號(hào) 填 寫 在 下 格 ；盒 號(hào) 即 檔 案 盒 的 排 列 順 序 號(hào) ， 按 進(jìn)館 要 求 在 檔 案 盒 盒 脊 或 底 邊 編 制 。 一 個(gè) 年 度 編 一 個(gè) 流 水 號(hào) 。 （ 3） 檔 案 盒 應(yīng) 采 用 無(wú) 酸 紙 制 作 。 2 、 備 考 表 備 考 表 置 于 盒 內(nèi) 文 件 之 后 ， 項(xiàng) 目 包 括 盒 內(nèi)文 件 情 況 說(shuō) 明 、 整 理 人 、 整 理 日 期 、 檢 查人 、 檢 查 日 期 （ 見(jiàn) 附 錄 E） 。 （ 1） 盒 內(nèi) 文 件 情 況 說(shuō) 明 ： 填 寫 盒 內(nèi) 文 件缺 損 、 修 改 、 補(bǔ) 充 、 移 出 、 銷 毀 等 情 況 。 （ 2） 整 理 人 ： 負(fù) 責(zé) 整 理 歸 檔 文 件 的 人 員簽 名 或 簽 章 。 （ 3） 整 理 日 期 ： 歸 檔 文 件 整 理 完 成 日 期。 （ 4） 檢 查 人 ： 負(fù) 責(zé) 檢 查 歸 檔 文 件 整 理 質(zhì)量 的 人 員 簽 名 或 簽 章 。 （ 5） 檢 查 日 期 ： 歸 檔 文 件 檢 查 完 畢 的 日期 。 （ 五 ） 排 架 1 、 歸 檔 文 件 整 理 完 畢 裝 盒 后 ， 上 架排 列 方 法 應(yīng) 與 本 單 位 歸 檔 文 件 分 類 方案 一 致 ， 排 架 方 法 應(yīng) 避 免 頻 繁 倒 架 。 2 、 歸 檔 文 件 按 年 度 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ）保 管 期 限 分 類 的 ， 庫(kù) 房 排 架 時(shí) ， 每年 形 成 的 檔 案 按 機(jī) 構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 序 列 依次 上 架 ， 便 于 實(shí) 體 管 理 。 3 、 歸 檔 文 件 按 年 度 保 管 期 限 機(jī)構(gòu) （ 問(wèn) 題 ） 分 類 的 ， 庫(kù) 房 排 架 時(shí) ， 每年 形 成 的 檔 案 按 保 管 期 限 依 次 上 架 ，便 于 檔 案 移 交 進(jìn) 館 。 五 、 歸 檔 電 子 文 件 的 整 理 要 求 1、 歸 檔 電 子 文 件 組 件 （ 件 的 組 織 ）、 分 類 、 排 列 、 編 號(hào) 、 編 目 ， 應(yīng) 符 合本 規(guī) 則 “ 一 般 要 求 ” 的 規(guī) 定 。 2、 歸 檔 電 子 文 件 的 格 式 轉(zhuǎn) 換 、 元 數(shù)據(jù) 收 集 、 歸 檔 數(shù) 據(jù) 包 組 織 、 存 儲(chǔ) 等 整理 要 求 ， 參 照 數(shù) 字 檔 案 室 建 設(shè) 指 南 （ 2014年 ） 、 GB/T 18894、 DA/T 48、 DA/T 38等 標(biāo) 準(zhǔn) 執(zhí) 行 。 3 、 歸 檔 電 子 文 件 整 理 ， 應(yīng) 使 用 符 合 數(shù) 字 檔 案 室 建 設(shè) 指 南 （ 2014年 ）、 GB/T 18894等 標(biāo) 準(zhǔn) 的 應(yīng) 用 系 統(tǒng) 。 本 標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 范 性 引 用 文 件 ： GB/T18894 電 子 文 件 歸 檔 與 管 理 規(guī) 范 DA/T1-2000 檔 案 工 作 基 本 術(shù) 語(yǔ) DA/T13-1994 檔 號(hào) 編 制 規(guī) 則 DA/T25-2000 檔 案 修 裱 技 術(shù) 規(guī) 范 DA/T38-2008 電 子 文 件 歸 檔 光 盤 技 術(shù) 要求 和 應(yīng) 用 規(guī) 范 DA/T48-2009 基 于 XML的 電 子 文 件 封 裝規(guī) 范 謝 謝 大 家 ！