歸檔文件及歸檔文件整理

歸 檔 文 件 及 歸 檔 文 件 整 理 歸 檔 文 件 指 立 檔 單 位 在 其 職 能 活 動(dòng) 中 形 成的 、 辦 理 完 畢 并 應(yīng) 作 為 文 書 檔 案 保 存 的 各種 紙 質(zhì) 文 件 材 料 。 歸 檔 文 件 整 理 指 將 歸 檔 文 件 以 件 為 單 位 進(jìn)行 裝 訂 、 分 類 、 排 列 、 編 號(hào) 、 編 目 、 裝 盒 ，使 之 有 序 化 的 過(guò) 程 。 歸 檔 文 件 以 “ 件 ” 為 整 理 單 位 。 一 般 以 每份 文 件 為 一 體 ， 正 文 與 附 件 為 一 體 ， 原 件與 復(fù) 印 件 為 一 體 ， 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 件 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 件為 一 體 ， 報(bào) 表 、 名 冊(cè) 、 圖 冊(cè) 等 一 冊(cè) 為 一 體 ，來(lái) 文 與 復(fù) 文 可 為 一 體 。 裝 訂 文 件 裝 訂 文 件 ， 是 歸 檔 文 件 整 理 工 作 的 基 礎(chǔ) 環(huán)節(jié) 。 歸 檔 文 件 修 整 完 畢 ， 采 用 符 合 檔 案 保護(hù) 技 術(shù) 要 求 的 裝 訂 材 料 重 新 加 以 裝 訂 ， 以固 定 文 件 頁(yè) 次 ， 防 止 散 失 ， 便 于 保 管 和 利用 。 歸 檔 文 件 應(yīng) 以 “ 件 ” 為 單 位 逐 件 進(jìn) 行裝 訂 裝 訂 時(shí) ， 正 本 在 前 ， 定 稿 在 后 ； 正 文 在 前 ， 附 件在 后 ； 原 件 在 前 ， 復(fù) 制 件 在 后 ； 批 轉(zhuǎn) 或 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 件在 前 ， 被 批 轉(zhuǎn) 或 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 件 在 后 ； 收 文 處 理 閱 辦 單在 前 ， 正 式 文 件 在 后 ； 來(lái) 文 和 復(fù) 文 作 為 一 件 時(shí) ，復(fù) 文 在 前 ， 來(lái) 文 在 后 ； 漢 文 本 在 前 ， 少 數(shù) 民 族 文本 在 后 ； 中 文 本 在 前 ， 外 文 本 在 后 （ 有 特 殊 規(guī) 定除 外 ） ； 重 要 法 規(guī) 性 文 件 的 歷 次 修 改 稿 依 次 排 列在 定 稿 之 后 ， 出 版 期 刊 ， 樣 本 在 前 ， 定 稿 在 后 。 裝 訂 時(shí) ， 應(yīng) 將 “ 件 ” 內(nèi) 的 各 頁(yè) 按 一 定 方 式 對(duì) 齊 。在 左 上 角 裝 訂 的 ， 左 側(cè) 與 上 側(cè) 對(duì) 齊 ； 左 側(cè) 裝 訂 的 ，右 側(cè) 與 下 側(cè) （ 底 邊 ） 對(duì) 齊 。 裝 訂 方 法 線 裝 法 。 根 據(jù) 文 件 的 厚 薄 ， 選 擇 粗 細(xì) 適 中的 棉 線 進(jìn) 行 裝 訂 。 文 件 頁(yè) 數(shù) 較 少 時(shí) ， 采 用“ 兩 孔 一 線 ” （ 細(xì) 線 ） 左 上 角 裝 訂 ， 背 后打 活 結(jié) ； 文 件 頁(yè) 數(shù) 較 多 時(shí) ， 采 用 “ 三 孔 一線 ” 左 側(cè) 裝 訂 。 對(duì) 于 裝 訂 成 冊(cè) 不 便 拆 釘 的 書 籍 、 刊 物 ， 由于 其 金 屬 物 已 嚴(yán) 密 封 裝 在 其 中 ， 拆 除 有 損其 原 貌 ， 因 此 也 可 以 不 拆 除 。 分 類 文 件歸 檔 文 件 可 以 采 用 年 度 機(jī) 構(gòu) 保 管 期 限 ，或 者 保 管 期 限 年 度 機(jī) 構(gòu) 等 方 法 進(jìn) 行 分類 。 同 一 全 宗 應(yīng) 保 持 分 類 方 案 的 穩(wěn) 定 。 排 列 文 件一 、 按 事 由 排 列 法 ， 就 是 將 同 一 事 由 的 相 關(guān) 文 件 排列 在 一 起 。 按 事 由 排 列 的 具 體 步 驟 如 下 ： 1、 在 一 個(gè) 全 宗 內(nèi) 將 同 一 年 度 的 歸 檔 文 件 分 別 按 其劃 定 的 保 管 期 限 排 列 ， 即 按 永 久 、 定 期 分 別 排 列 ，不 同 保 管 期 限 的 文 件 不 得 混 在 一 起 排 列 。 2、 在 同 一 期 限 內(nèi) 的 文 件 按 其 劃 定 的 類 別 分 別 排 列 ，類 與 類 之 間 、 類 與 屬 類 之 間 的 文 件 排 列 ， 要 按 照分 類 方 案 進(jìn) 行 。 3、 在 同 一 類 別 內(nèi) 的 文 件 按 事 由 結(jié) 合 時(shí) 間 、 重 要 程度 來(lái) 排 列 。 即 在 同 一 類 別 內(nèi) ， 將 文 件 先 按 不 同 事由 分 開 ， 將 同 一 事 由 的 相 關(guān) 文 件 排 列 在 一 起 ， 再采 用 一 定 的 方 法 對(duì) 不 同 事 由 的 文 件 進(jìn) 行 排 列 。 二 、 按 文 號(hào) 排 列 法 ， 就 是 在 同 一 全 宗 、 同 一 年 度 、同 一 期 限 內(nèi) ， 按 發(fā) 文 字 號(hào) 的 先 后 順 序 排 列 歸 檔 文件 。 1、 在 一 個(gè) 全 宗 內(nèi) ， 將 同 一 年 度 的 歸 檔 文 件 分 別 按其 劃 定 的 保 管 期 限 排 列 ， 即 按 永 久 、 定 期 分 別 排列 ， 不 同 保 管 期 限 的 文 件 不 得 混 在 一 起 排 列 。 2、 在 同 一 期 限 內(nèi) ， 按 歸 檔 文 件 的 發(fā) 文 字 號(hào) 或 形 成時(shí) 間 的 先 后 順 序 排 列 ， 即 把 歸 檔 文 件 先 按 發(fā) 文 的“ 字 ” （ 機(jī) 關(guān) 代 字 ， 如 鄭 檔 字 ） 分 開 ， 再 按 發(fā) 文的 “ 號(hào) ” 排 列 。 也 就 是 在 同 一 期 限 內(nèi) ， 把 同 一 字號(hào) 的 文 件 排 列 在 一 起 ， 在 同 一 字 號(hào) 內(nèi) 再 按 發(fā) 文 號(hào)的 先 后 順 序 排 列 。 文 件 編 號(hào) 歸 檔 文 件 編 號(hào) ， 指 將 歸 檔 文 件 在 全 宗 中 的位 置 ， 標(biāo) 識(shí) 為 符 號(hào) ， 并 以 歸 檔 章 的 形 式 在歸 檔 文 件 上 注 明 。 一 、 件 號(hào) 二 、 頁(yè) 號(hào) 件 號(hào) ， 是 歸 檔 文 件 的 排 列 順 序 號(hào) ， 它 是 反 映 歸 檔 文 件 在 全宗 中 的 位 置 和 固 定 歸 檔 文 件 的 排 列 先 后 順 序 的 重 要 標(biāo) 識(shí) 。件 號(hào) 包 括 室 編 件 號(hào) 和 館 編 件 號(hào) 兩 種 。 1、 室 編 件 號(hào) 室 編 件 號(hào) 的 編 制 方 法 和 要 求 ： （ 1） 歸 檔 文 件 排 列 順 序 固 定 之 后 ， 應(yīng) 逐 件 編 寫 件 號(hào) 。 （ 2） 在 同 一 年 度 ， 同 一 保 管 期 限 內(nèi) ， 按 照 歸 檔 文 件 排 列的 先 后 順 序 ， 從 “ 1”開 始 編 制 件 號(hào) 。 即 一 年 三 個(gè) 流 水 號(hào) ，永 久 從 “ 1”開 始 ， 長(zhǎng) 期 從 “ 1”開 始 ， 短 期 從 “ 1”開 始 ， 依次 編 制 。 （ 3） 不 得 斷 號(hào) ， 重 號(hào) ， 跳 號(hào) 。 2、 館 編 件 號(hào) 的 設(shè) 置 ， 主 要 是 為 了 館 室 銜 接 的 需 要 ， 在 檔案 進(jìn) 館 時(shí) 編 制 。 即 檔 案 移 交 進(jìn) 館 后 ， 由 檔 案 館 經(jīng) 過(guò) 鑒 定 、整 理 ， 并 根 據(jù) 歸 檔 文 件 在 全 宗 中 位 置 發(fā) 生 的 變 化 情 況 ， 重 新 編 制 。 是 否 需 要 重 編 ， 由 檔 案 館 視 情 而 定 。 頁(yè) 號(hào) ， 是 每 份 歸 檔 文 件 頁(yè) 次 的 順 序 號(hào) 。 頁(yè) 號(hào) 編 寫 方 法 和 要求 ： 1、 以 件 為 單 位 ， 逐 頁(yè) 編 寫 順 序 號(hào) ， 一 份 文 件 為 一 個(gè) 流 水號(hào) 。 歸 檔 文 件 自 身 已 有 頁(yè) 碼 的 不 再 編 號(hào) ， 自 身 無(wú) 頁(yè) 碼 的 要補(bǔ) 編 頁(yè) 號(hào) 。 如 一 份 文 件 由 幾 部 分 組 成 ， 而 且 每 個(gè) 組 成 部 分各 自 編 有 頁(yè) 碼 的 （ 如 ： 正 文 和 附 件 、 正 文 和 定 稿 、 請(qǐng) 示 和批 復(fù) 、 函 與 復(fù) 函 、 報(bào) 告 與 批 示 、 轉(zhuǎn) 發(fā) 件 與 被 轉(zhuǎn) 發(fā) 件 、 辦 法與 實(shí) 施 細(xì) 則 、 收 文 處 理 單 與 正 式 文 件 等 作 為 一 份 文 件 編 制件 號(hào) 歸 檔 ） ， 要 重 新 編 寫 頁(yè) 號(hào) ， 即 要 給 這 份 文 件 以 完 整 連貫 的 總 頁(yè) 碼 。 2、 編 寫 頁(yè) 號(hào) ， 統(tǒng) 一 在 有 文 字 的 每 頁(yè) 文 件 正 面 的 右 上 角 ，背 面 的 左 上 角 ， 單 面 印 刷 的 為 一 頁(yè) ， 編 一 個(gè) 號(hào) ； 雙 面 印 刷的 為 兩 頁(yè) ， 編 兩 個(gè) 號(hào) 。 折 疊 的 大 張 文 字 材 料 或 圖 表 ， 不 管折 幾 折 ， 凡 是 單 面 有 字 的 為 一 頁(yè) ， 編 一 個(gè) 號(hào) ， 雙 面 有 字 的為 兩 頁(yè) ， 編 兩 個(gè) 號(hào) 。 3、 不 得 重 編 、 漏 編 頁(yè) 號(hào) 。 編 制 歸 檔 文 件 目 錄 編 制 歸 檔 文 件 目 錄 ， 是 整 理 工 作 中 的 重 要環(huán) 節(jié) 之 一 ， 也 是 其 它 編 目 工 作 的 基 礎(chǔ) ， 為檔 案 保 管 、 鑒 定 、 檢 索 、 統(tǒng) 計(jì) 、 編 研 等 工作 的 開 展 提 供 基 本 條 件 。 （ 一 ） 歸 檔 文 件 應(yīng) 逐 件 編 寫 目 錄 來(lái) 文 和 復(fù) 文 作 為 一 件 時(shí) （ 如 請(qǐng) 示 與 批 復(fù) 作為 一 件 ） ， 除 登 錄 批 復(fù) 件 發(fā) 文 字 號(hào) 外 ， 同時(shí) 應(yīng) 將 本 機(jī) 關(guān) 的 發(fā) 文 字 號(hào) 一 并 登 錄 ， 以 便查 找 （ 注 意 ： 只 登 記 一 個(gè) 件 號(hào) ） ； 但 如 果是 重 要 法 規(guī) 性 文 件 ， 歷 次 修 改 稿 或 定 稿 太厚 ， 只 能 與 正 式 文 件 分 開 各 作 為 一 件 時(shí) ，則 分 別 登 錄 。 （ 二 ） 歸 檔 文 件 目 錄 中 所 列 項(xiàng) 目 應(yīng) 逐 項(xiàng) 認(rèn) 真準(zhǔn) 確 地 填 寫 歸 檔 文 件 目 錄 設(shè) 有 件 號(hào) 、 責(zé) 任 者 、 文 號(hào) 、 題 名 、 日 期 、 頁(yè)數(shù) 、 備 注 等 項(xiàng) 目 。 其 填 寫 方 法 如 下 ： 1、 件 號(hào) ： 填 寫 室 編 件 號(hào) 。 2、 責(zé) 任 者 ： 填 寫 制 發(fā) 文 件 的 機(jī) 關(guān) 或 個(gè) 人 （ 標(biāo) 明 職 務(wù) ） ，即 文 件 的 發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 或 署 名 者 。 3、 文 號(hào) ： 填 寫 文 件 的 發(fā) 文 字 號(hào) ， 即 由 發(fā) 文 代 字 、 發(fā) 文 年度 和 發(fā) 文 順 序 號(hào) 組 成 。 如 ： 鄭 檔 字 2008 8號(hào) 4、 題 名 ： 填 寫 文 件 標(biāo) 題 。 5、 日 期 ： 即 制 發(fā) 文 件 的 時(shí) 間 。 填 寫 文 件 的 形 成 時(shí) 間 （ 文件 末 尾 落 款 日 期 ） ， 以 8位 阿 拉 件 數(shù) 字 標(biāo) 注 年 、 月 、 日 ，占 兩 格 。 如 ： 文 件 的 形 成 時(shí) 間 是 2008年 1月 6日 ， 即 上 格填 寫 為 “ 2008”， 下 格 填 寫 為 “ 0106”。 6、 頁(yè) 數(shù) ： 填 寫 每一 件 歸 檔 文 件 的 總 頁(yè) 數(shù) ， 即 該 文 件 最 后 一 頁(yè) 的 頁(yè) 碼 。 一 份文 件 由 幾 個(gè) 部 分 組 成 的 ， 把 幾 個(gè) 組 成 部 分 的 頁(yè) 數(shù) 相 加 之 和即 是 這 份 文 件 的 頁(yè) 數(shù) 。 7、 備 注 ： 填 寫 文 件 需 要 補(bǔ) 充 和 說(shuō) 明 的 情 況 ， 包 括 文 件 殘損 、 修 改 、 移 出 、 銷 毀 等 。 （ 三 ） 歸 檔 文 件 目 錄 格 式 歸 檔 文 件 目 錄 一 律 采 用 豎 式 ， 各 個(gè) 項(xiàng) 目 的尺 寸 ， 由 市 檔 案 局 統(tǒng) 一 制 定 ， 各 單 位 不 得自 行 其 是 。 參 見 歸 檔 文 件 目 錄 格 式 式 樣 圖 。 （ 四 ） 歸 檔 文 件 目 錄 用 紙 及 字 跡 材料 選 擇 1、 用 紙 ： 幅 面 尺 寸 采 用 國(guó) 際 標(biāo) 準(zhǔn) A4型 （ 長(zhǎng) 寬 為 297mm 210mm） ， 紙 質(zhì) 優(yōu) 良 。 2、 字 跡 材 料 ： 應(yīng) 選 用 較 耐 久 的 字 跡 材 料 制作 ， 如 碳 素 墨 水 、 藍(lán) 黑 墨 水 等 ， 使 用 計(jì) 算機(jī) 制 作 目 錄 ， 最 好 使 用 激 光 打 印 機(jī) ， 起 碼使 用 噴 墨 式 打 印 機(jī) ， 并 選 擇 較 耐 久 的 色 帶打 印 。 （ 五 ） 歸 檔 文 件 目 錄 應(yīng) 裝 訂 成 冊(cè) ，并 編 制 封 面 1、 歸 檔 文 件 目 錄 應(yīng) 按 保 管 期 限 分 別 編 制 和裝 訂 。 2、 裝 訂 整 齊 、 美 觀 、 便 于 利 用 。 3、 份 數(shù) ： 按 檔 案 進(jìn) 館 要 求 編 制 相 應(yīng) 份 數(shù) 。 4、 歸 檔 文 件 目 錄 封 面 可 設(shè) 置 全 宗 名 稱 、 年度 、 保 管 期 限 、 起 止 件 號(hào) 、 類 別 名 稱 等 項(xiàng)目 。 裝 盒 裝 盒 ， 就 是 將 歸 檔 文 件 按 照 其 保 管 期 限 和室 編 件 號(hào) 的 順 序 依 次 裝 入 盒 內(nèi) ， 并 填 寫 檔案 盒 封 面 、 盒 脊 和 備 考 表 項(xiàng) 目 等 。 1、 裝 盒 時(shí) ， 應(yīng) 將 不 同 年 度 、 不 同 保 管 期 限 、 不 同 類 別 的文 件 分 別 裝 入 不 同 的 盒 內(nèi) ， 不 同 類 別 的 文 件 盡 量 不 要 混 裝在 一 個(gè) 盒 內(nèi) ， 如 單 位 文 件 數(shù) 量 少 時(shí) ， 也 可 裝 入 一 個(gè) 盒 內(nèi) 。 2、 裝 盒 時(shí) ， 應(yīng) 嚴(yán) 格 按 照 室 編 件 號(hào) 的 順 序 依 次 裝 盒 。 使 之與 歸 檔 文 件 上 的 相 應(yīng) 條 目 相 一 致 ， 既 能 保 證 檢 索 到 文 件 條目 后 能 對(duì) 應(yīng) 地 找 到 文 件 實(shí) 體 ， 又 能 保 證 檔 案 利 用 完 畢 后 ，能 夠 將 其 按 件 號(hào) 順 序 歸 入 相 應(yīng) 盒 內(nèi) ， 否 則 ， 容 易 造 成 文 件歸 位 錯(cuò) 誤 ， 造 成 混 亂 。 3、 裝 盒 時(shí) ， 應(yīng) 使 每 盒 內(nèi) 的 文 件 數(shù) 量 適 宜 。 既 要 裝 滿 ， 又不 能 超 過(guò) 盒 內(nèi) 容 量 硬 塞 ， 避 免 損 害 文 件 和 盒 子 。 4、 文 件裝 盒 完 畢 ， 即 將 檔 案 盒 按 照 文 件 的 排 列 順 序 依 次 排 列 入 柜（ 上 架 ） 。 檔 案 盒 一 般 采 取 側(cè) 立 排 放 。 5、 檔 案 盒 排 列 入 柜 后 ， 應(yīng) 按 其 排 列 順 序 依 次 編 制 檔 案 盒號(hào) 。