便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)及應(yīng)用

便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)及應(yīng)用 　　摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，傳統(tǒng)的會務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足人們的要求，基于移動終端的無紙化會議系統(tǒng)逐漸受到人們的親睞。本文在介紹便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺組成、功能、特色優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)在會務(wù)服務(wù)的現(xiàn)狀和需求進(jìn)行了分析，提出了“綠色會議”的理念，并介紹了便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺的具體應(yīng)用，使企業(yè)信息化整體水平會更上一個臺階，實現(xiàn)無紙化管理。 下載論文網(wǎng) 　　關(guān)鍵詞：便攜式會務(wù)服務(wù)平臺；無紙化；信息安全 　　一、會務(wù)服務(wù)現(xiàn)狀分析 　　眾所周知，紙是高資源性耗費品，在生產(chǎn)過程中會消耗寶貴的森林、煤炭和水資源，還會排放大量的污水和有害氣體。資料顯示，制造一噸紙，需砍伐約20棵樹齡在20年至40年的樹木。目前，全球辦公用紙正以每年4%-7%的速度增長。另外，在文件印制過程中除了電、墨資源的消耗外，復(fù)印機還要排放有毒氣體，污染辦公環(huán)境，危害工作人員。從這個意義上來說，開發(fā)和應(yīng)用電子會務(wù)服務(wù)平臺不僅是節(jié)約型社會的需要，更是生態(tài)的需要、環(huán)境的需要、生存的需要，歸根結(jié)底還是構(gòu)建和諧社會的需要。 　　同時隨著國家信息化進(jìn)程的不斷加快，信息安全問題也越來越突出，引起了社會各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙張會議文件的傳送中，由于每次會議的召開需要會議主持人員將會議的議題和內(nèi)容編輯好，在文件的打印、復(fù)印、裝訂等過程中由于中間環(huán)節(jié)多給保密會議帶來了很多不可預(yù)見的風(fēng)險。因此需要通過信息技術(shù)，改善會議管控手段，從根本上杜絕傳統(tǒng)方式下的帶來的各種隱患。 　　便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)的目的是通過網(wǎng)絡(luò)辦公帶來的便利和快捷，實現(xiàn)“無紙化”，提升和轉(zhuǎn)換綠色理念，轉(zhuǎn)變舊的思想觀念，牢固樹立節(jié)約意識、環(huán)保意識以及安全意識。 　　二、項目技術(shù)架構(gòu) 　　（一）技術(shù)架構(gòu) 　?。ǘ┕δ芗軜?gòu)。無紙化會議系統(tǒng)主要有無紙化會議管理移動終端和無紙化會議管理服務(wù)端兩大模塊。 　　1.無紙化會議管理移動端 　　（1）資料分類查看。在前置機上能夠選擇查看會議的基本信息和議程信息及議程相應(yīng)的資料文件列表。 　　（2）會議資料瀏覽。在前端機上能夠查看會議材料，可選擇的文件內(nèi)容，支持的格式包括doc、xls、ppt、pdf、tif、png、jpg、mov、mp4、html。支持大綱、縮略圖、頁面跳轉(zhuǎn)、自動播放功能。 　?。?）重要章節(jié)定位。對重要會議內(nèi)容和重要章節(jié)能做標(biāo)記定位。 　?。?）會議資料批注。對查看的會議資料進(jìn)行批注和筆記記錄，包括畫筆粗細(xì)設(shè)置、畫筆顏色設(shè)置、橡皮擦、郵箱設(shè)定、批注、筆記錄入等功能。 　?。?）屏幕共享。實現(xiàn)前置會議終端等移動終端設(shè)備共享會議現(xiàn)場服務(wù)器屏幕功能。 　?。?）會議簽到功能。參會人員點擊簽到按鈕進(jìn)行會議簽到。簽到信息在會務(wù)端可成文本修改、保存、打印。 　　（7）其他前置終端支持。實現(xiàn)對手機及其它平板支持。 　　2.無紙化會議管理服務(wù)端 　?。?）會議信息維護(hù)。在服務(wù)器端對會議基本信息、議程信息、議程目錄信息、會議資料文件、會議狀態(tài)的管理及會議資料文件格式轉(zhuǎn)換功能；可定義會議資料順序，標(biāo)記重點文件；可定義保密議程，選定的設(shè)備分組才可查看此議程；上傳資料權(quán)限控制，可選定部門來上傳該議程的資料。 　　（2）會議設(shè)備管理。按分組管理的方式管理移動終端設(shè)備，給設(shè)備編號及設(shè)定分組，同時登記MAC地址，系統(tǒng)將根據(jù)mac地址判斷設(shè)備分組，從而查詢設(shè)備可查看的會議議程。 　　（3）批注筆記管理。對參會人員所做批注筆記的管理，支持筆記文件下載及發(fā)送到用戶設(shè)定郵箱功能。 　?。?）上傳會議資料。在會議之前能按會議類別和需要，上傳會議資料，做好會議準(zhǔn)備。 　?。?）一鍵導(dǎo)入。根據(jù)Excel模板文件及會議資料目錄導(dǎo)入會議信息到系統(tǒng)中，包括會議基本信息、議程信息、議程權(quán)限信息及會議資料文件全部一鍵導(dǎo)入系統(tǒng)。 　　三、項目效益分析 　?。ㄒ唬┕芾硇б娣治?。管理效益主要體現(xiàn)在以下幾個方面： 　　增強會議資料管理：解決了資料分散、資料更新造成對資料收集、版本控制的困難。 　　提高會議召開效率：減少會議資料收集、準(zhǔn)備、印刷時間，節(jié)約公務(wù)人員時間成本。 　?。ǘ┙?jīng)濟(jì)效益分析。便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺可以有效杜絕紙張浪費、減少辦公費用支出。以一個部門項目評審會議為例，20位參會人，以一個項目4份材料進(jìn)行估算，至少需要準(zhǔn)備204=80份材料，以一份材料平均70頁估算，至少要準(zhǔn)備8070=5600頁紙張。以印刷一張紙平均花費0.5元計算，需要花費人民幣2800元，以一年一個部門項目評審會議約30次，需要花費人民幣將近84000元，如果系統(tǒng)在企業(yè)會議中全面應(yīng)用，一年將節(jié)省大量辦公費用。 　?。ㄈ┥鐣б娣治?。隨著便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)和應(yīng)用，會議實現(xiàn)無紙化管理，企業(yè)信息化整體水平會更上一個臺階，實現(xiàn)“綠色會議”。 　　四、結(jié)語 　　便攜式無紙化會議系統(tǒng)具有在任何場所都能應(yīng)用的特點，將移動技術(shù)與web技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)任何地點，任何時間都能進(jìn)行會議，便攜式會議終端系統(tǒng)基于Android移動設(shè)備和IPAD進(jìn)行開發(fā)，方便攜帶與操作；便攜式會議終端系統(tǒng)提供了對圖片資料、文檔資料、音頻資料、視頻資料等會議資料的支持，并支持屏幕共享，是的參會人員的設(shè)備自動與主持人的設(shè)備屏幕同步，實現(xiàn)屏幕的遠(yuǎn)程控制。便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺擁有技術(shù)先進(jìn)、成本低、易于實現(xiàn)，便于維護(hù)等特點，使其能廣泛應(yīng)用與對信息交流要求比較高的企業(yè)和政府。便攜式電子會務(wù)服務(wù)平臺還為參會人員提供了絕佳的數(shù)字化辦公體驗，所有的操作通過一臺終端完成，簡化了紙質(zhì)文件的使用，極大地推進(jìn)了無紙化會議辦公水平的發(fā)展和進(jìn)步。 　　參考文獻(xiàn)： 　　[1]劉波濤、王艷春。無紙化會議系統(tǒng)在局域網(wǎng)多媒體電子會議中的應(yīng)用[J]，中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2010（05）. 　　[2]王琳。數(shù)字化會議系統(tǒng)[J]，工程與建設(shè)，2009（01）. 　　[3]陳俊、王林。新型無紙化會議系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用[J]，軟件應(yīng)用，2014（11）. 　　注： 本文系“貴州省留學(xué)人員科技活動項目擇優(yōu)資助經(jīng)費”資助項目