數(shù)碼照片檔案管理課件

數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 1 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 一 .歸 檔 要 求二 .整 理 三 .存 儲(chǔ)四 .保 管 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 2 一 .歸 檔 要 求 （ 一 ） 產(chǎn) 生 數(shù) 碼 照 片 的 工 作 結(jié) 束 后 一 個(gè)月 內(nèi) 應(yīng) 整 理 移 交 歸 檔 。 （ 二 ） 收 集 歸 檔 的 數(shù) 碼 照 片 應(yīng) 為 JPEG或 TIFF通 用 格 式 。 對(duì) 于 采 用 非 通 用 文 件 格 式 的 數(shù) 碼 照 片 ， 收 集時(shí) 應(yīng) 在 保 證 分 辨 率 不 變 的 前 提 下 ， 將 其 轉(zhuǎn) 換成 JPEG或 TIFF通 用 格 式 ， 并 在 備 注 欄 中說(shuō) 明 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 3 一 .歸 檔 要 求 （ 三 ） 拍 攝 數(shù) 碼 照 片 的 像 素 數(shù) 應(yīng) 在 300萬(wàn) 以 上 ， 掃 描 照 片 的 線 數(shù) 應(yīng) 不 低 于600dpi。 （ 四 ） 對(duì) 具 有 永 久 保 存 價(jià) 值 的 數(shù) 碼 照 片 ，收 集 時(shí) 必 須 同 時(shí) 沖 印 出 紙 質(zhì) 照 片 并 附 加說(shuō) 明 一 同 歸 檔 。 按 照 國(guó) 家 標(biāo) 準(zhǔn) GB/Tl 18212002 照 片檔 案 管 理 規(guī) 范 整 理 保 存 ， 并 應(yīng) 在 整 理 時(shí) 于參 見(jiàn) 號(hào) 處 注 明 對(duì) 應(yīng) 數(shù) 碼 照 片 的 檔 號(hào) 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 4 二 .整 理 （ 一 ） 分 類 ： 在 同 一 全 宗 內(nèi) ， 數(shù) 碼 照 片按 “ 保 管 期 限 形 成 年 度 ” 分 類 。 形 成 數(shù) 碼 照 片 比 較 多 的 單 位 也 可 按 “ 保 管 期限 形 成 年 度 問(wèn) 題 ” 分 類 。 分 類 方 案應(yīng) 保 持 前 后 一 致 ， 不 應(yīng) 隨 意 變 動(dòng) 。 不 同 年 度的 數(shù) 碼 照 片 應(yīng) 分 別 整 理 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 5 二 .整 理 （ 二 ） 排 列 、 編 號(hào) 。 在 光 盤 根 目 錄 下 建 立 一 個(gè) 命 名 為 “ DATA”的 文 件 夾 。 DATA文 件 夾 下 存 放 同 一 年 度 同一 保 管 期 限 的 數(shù) 碼 照 片 。 數(shù) 碼 照 片 按 形 成 時(shí)間 (或 重 要 程 度 )先 后 排 列 ， 一 組 聯(lián) 系 密 切 的數(shù) 碼 照 片 應(yīng) 排 列 在 一 起 。 數(shù) 碼 照 片 檔 號(hào) 格 式 為 ： 全 宗 號(hào) -保 管 期 限 代字 -數(shù) 碼 照 片 號(hào) 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 6 數(shù) 碼 照 片 檔 號(hào) 格 式數(shù) 碼 照 片 檔 號(hào) 格 式 為 ： 全 宗 號(hào) -保 管 期 限 代 字 -數(shù) 碼 照 片 號(hào) 。全 宗 號(hào) ： 檔 案 館 給 立 檔 單 位 編 制 的 代 號(hào)保 管 期 限 代 字 ： 永 久 、 定 期 分 別 用 Y、 D代 表 標(biāo) 注數(shù) 碼 照 片 號(hào) ： 是 指 在 同 一 保 管 期 限 同 一 年 度 （ 光 盤 根 目 錄 文件 夾 “ DATA”） 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 的 排 列 順 序 號(hào) ， 由 “ 形 成 年 度 +流 水 號(hào) ” 構(gòu) 成 。形 成 年 度 和 流 水 號(hào) 各 為 4位 阿 拉 伯 數(shù) 字 ， 不 足 四 位 的 在 前 補(bǔ)“ 0”。 使 用 專 門 的 檔 案 管 理 軟 件 輔 助 管 理 時(shí) 可 在 著 錄 時(shí) 由 軟件 自 動(dòng) 生 成 。例 ： “ 2007年 2月 1日 召 開(kāi) 的 全 省 檔 案 工 作 會(huì) 議 ” 數(shù) 碼 照 片 ，如 排 列 為 2007年 歸 檔 的 第 16張 數(shù) 碼 照 片 ， 就 將 其 拷 貝 到“ DATA”文 件 夾 下 ， 并 重 命 名 為 20070016 jpg(數(shù) 碼 照 片 )或20070016 tif(掃 描 照 片 )。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 7 二 .整 理 （ 三 ） 編 制 數(shù) 碼 照 片 光 盤 目 錄 數(shù) 碼 照 片 光 盤 目 錄 項(xiàng) 目 包 括 ： 全 宗 號(hào) 、 光 盤 號(hào) 、 題名 、 起 止 年 月 、 張 數(shù) 、 保 管 期 限 。 全 宗 號(hào) ： 同 級(jí) 檔 案 館 給 立 檔 單 位 編 制 的 代 號(hào) ； 光 盤 號(hào) ： 在 同 一 全 宗 同 一 保 管 期 限 內(nèi) ， 按 形 成 時(shí) 間 從“ 0001”開(kāi) 始 編 制 流 水 號(hào) ； 題 名 ： 全 宗 名 稱 +年 度 +內(nèi) 容 +數(shù) 碼 照 片 文 件 ； 起 止 年 月 ： 指 光 盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 的 最 早 拍 攝 年 月 和 最 晚 拍 攝年 月 ， 用 12位 阿 拉 伯 數(shù) 字 表 示 ， 如 “ 200701-200712”； 張 數(shù) ： 光 盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 文 件 數(shù) ； 保 管 期 限 ： 根 據(jù) 劃 定 情 況 填 寫(xiě) “ 永 久 ” 或 “ 30年 ” ； 備 注 ： 注 釋 需 要 補(bǔ) 充 和 說(shuō) 明 的 情 況 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 8 二 .整 理 （ 四 ） 編 制 盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 文 件 目 錄 盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 文 件 目 錄 項(xiàng) 目 包 括 ： 全 宗 號(hào) 、保 管 期 限 、 光 盤 號(hào) 、 數(shù) 碼 照 片 號(hào) 、 題 名 、 拍攝 時(shí) 間 、 拍 攝 者 、 備 注 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 9 二 .整 理 （ 五 ） 填 寫(xiě) 數(shù) 碼 照 片 光 盤 封 面 光 盤 刻 制 后 應(yīng) 裝 入 光 盤 專 用 包 裝 盒 ， 并 在 光盤 的 包 裝 盒 上 加 貼 數(shù) 碼 照 片 光 盤 封 面 。 封 面內(nèi) 容 包 括 ： 全 宗 號(hào) 、 保 管 期 限 、 光 盤 號(hào) 、 全宗 名 稱 、 題 名 、 形 成 時(shí) 間 、 照 片 張 數(shù) 、 制 作時(shí) 間 、 制 作 人 、 套 別 、 審 核 人 等 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 10 三 .存 儲(chǔ) （ 一 ） 數(shù) 碼 照 片 歸 檔 后 ， 刻 制 在 一 次 性光 盤 上 。 光 盤 內(nèi) 容 組 織 結(jié) 構(gòu) 根目錄1.說(shuō)明文件（SM.TXT）2.盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄(ML)3.數(shù)碼照片檔案文件夾（DATA）數(shù)碼照片號(hào)1（20070001.jpg）數(shù)碼照片號(hào)2(20070002.tif)數(shù)碼照片號(hào)3 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 11 光 盤 內(nèi) 容 組 織 結(jié) 構(gòu)1.說(shuō) 明 文 件 命 名 為 SM.TXT， 文 件 存 儲(chǔ) 格 式 為 文 本文 件 ， 主 要 說(shuō) 明 本 張 光 盤 的 各 類 信 息 。 內(nèi) 容 包 括存 儲(chǔ) 數(shù) 碼 照 片 檔 案 的 全 宗 名 稱 、 全 宗 號(hào) 、 歸 檔 年度 、 保 管 期 限 、 照 片 數(shù) 量 、 照 片 反 映 的 主 要 內(nèi) 容 、攝 影 者 等 。2.數(shù) 碼 照 片 文 件 目 錄 命 名 為 ML,其 內(nèi) 容 是 盤 內(nèi) 數(shù) 碼照 片 文 件 目 錄 的 電 子 版 本 ， 建 議 使 用 由 檔 案 行 政管 理 部 門 認(rèn) 定 的 計(jì) 算 機(jī) 檔 案 管 理 系 統(tǒng) 編 制 生 成 或由 專 門 的 表 格 軟 件 編 制 生 成 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 12 三 .存 儲(chǔ) （ 二 ） 永 久 保 存 的 數(shù) 碼 照 片 檔 案 光 盤 應(yīng)刻 制 一 式 三 套 ， 分 別 用 A、 B、 C標(biāo) 注 ：A套 封 存 保 管 ， B套 供 查 閱 使 用 ， C套 異地 保 管 。 定 期 保 存 的 刻 制 一 式 二 套 ,即 A套 和 B套 。 （ 三 ） 光 盤 應(yīng) 分 保 管 期 限 編 制 順 序 號(hào) ，采 用 油 性 筆 在 光 盤 背 面 標(biāo) 注 光 盤 檔 號(hào)（ 全 宗 號(hào) 保 管 期 限 代 號(hào) 光 盤 號(hào) ） 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 13 四 .保 管 (一 )存 放 數(shù) 碼 照 片 檔 案 要 遠(yuǎn) 離 磁 場(chǎng) 并 與 有 害 氣體 、 強(qiáng) 紫 外 線 隔 離 ， 存 放 環(huán) 境 溫 度 應(yīng) 控 制 在17-20 ， 相 對(duì) 濕 度 應(yīng) 控 制 在 35-45%， 日 溫度 變 化 幅 度 不 超 過(guò) 2 ， 日 相 對(duì) 濕 度 變 化 幅度 不 超 過(guò) 5%。 （ 二 ） 光 盤 應(yīng) 放 在 堅(jiān) 硬 的 塑 料 包 裝 盒 內(nèi) 豎 立 存放 ， 避 免 擠 壓 。 不 得 彎 折 ， 不 得 堆 疊 存 放 ， 在使 用 中 要 避 免 對(duì) 盤 體 的 擦 、 劃 現(xiàn) 象 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 14 四 .保 管 （ 三 ） 要 建 立 數(shù) 碼 照 片 的 定 期 檢 查 制 度 。光 盤 每 滿 2年 進(jìn) 行 一 次 抽 樣 機(jī) 讀 檢 驗(yàn) ， 發(fā)現(xiàn) 問(wèn) 題 應(yīng) 查 明 原 因 ， 及 時(shí) 采 取 措 施 。 光盤 每 四 年 要 轉(zhuǎn) 存 一 次 。 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 15 附件1：數(shù)碼照片檔案光盤目錄示例數(shù) 碼 照 片 光 盤 目 錄全 宗 號(hào) ：光 盤 號(hào) 題 名 起 止 年月 張數(shù) 保 管期 限 備 注 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 16 附件2：盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄示例盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 文 件 目 錄光 盤 檔 號(hào) ： （ 全 宗 號(hào) 保 管 期 限 代 號(hào) 光 盤 號(hào) ）數(shù)碼照片號(hào)題 名拍攝時(shí)間拍攝者備注附 件 2： 盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 文 件 目 錄 示 例盤 內(nèi) 數(shù) 碼 照 片 文 件 目 錄光 盤 檔 號(hào) ： （ 全 宗 號(hào) 保 管 期 限 代 號(hào) 光 盤 號(hào) ） 數(shù) 碼 照 片 檔 案 管 理 17 附件3：數(shù)碼照片光盤盒封面示例全 宗號(hào)保 管期 限盤 號(hào) 數(shù) 碼 照 片 光 盤 全 宗 名 稱 起 止 年 月 年 月 至 年 月 照 片 張 數(shù) 制 作時(shí) 間 制 作 人 審 核 人 套 別 題 名