績效改進工具46頁課件

,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,績效改進工具,中國人民大學勞動人事學院,許玉林,附錄一：績效改善工具,組織發(fā)展（OD）和績效改善策劃（PIP）,前言,該工具以大量經(jīng)驗為基礎(chǔ)，為您提供提高績效和振興組織方面的服務。,該工具力圖為您提供分析問題、解決問題、制定計劃時的邏輯上的啟發(fā)，它包含了一些相關(guān)的信息和一系列工具或行動步驟。,該工具可以根據(jù)您的情況做一定調(diào)整和修改。,績效改善工具的四個階段,階段編號,步驟,階 段,一、,組織目標和績效檢驗,1、,我們從事的是什么業(yè)務？其基本目的和使命。,2、,重大的長遠目標。,3、,近期的目標、績效指標及其順序。,4、,檢查績效并設(shè)置期望目標。,二、,確認并分析績效問題以及阻力和動力,5、,問題普查。,6、,問題分類和分析。,7、,對動機（機遇）予以認定和分析。,8、,對阻力和動力的相對強度予以評估（力量場分析）。,績效改善工具的四個階段（續(xù)表）,階段編號,步驟,階 段,三、,制定績效改善戰(zhàn)略和行動方案,9、,使用頭腦風暴法收集有關(guān)如何行動的意見。,10、,戰(zhàn)略和行動方案的分析和整理（多種方案的篩選和確定）。,11、,指定實施責任人和協(xié)調(diào)者。,（該階段的最終結(jié)果：給組織提供一份績效改善計劃）,四、,實 施 安 排,12、,預測困難及如何去克服。,13、,認定需要同上級主管協(xié)商的問題并詳細說明所需要的支持。,14、,指明更需優(yōu)先安排的行動方案、順序和時間安排。,15、,建立行動團隊并就進度審核會議作出時間安排。,（突出強調(diào)團隊工作、行動默契和績效改進是一個永無止境的循環(huán)過程）,第一階段,組織目標,和績效衡量,第二階段,對績效問題和阻力、動力予以認定和分析,第三階段,提出改善績效的,戰(zhàn)略和行動方案,第四階段,安排實施,1、回答問題：“我們經(jīng)營的是什么業(yè)務”（基本目的和使命）,2、確定組織的主要長遠目標,3、認定近期目標和績效指標并按重要程度排序,5、確認組織面臨的主要績效問題（阻力）,6、按照相對的重要性和解決起來的難易程度對問題進行分類并做出分析,4、認定現(xiàn)有績效水平，設(shè)定目標并衡量差距,7、對動力（機遇）加以認定并將其分類,8、評估阻力和動力的相對強度并擬出績效分析圖,9、召開頭腦風暴會議，激發(fā)有關(guān)減少阻力、擴大動力的創(chuàng)新性行動方案,10、對各種行動方案進行分析并篩選出處理各種力量的戰(zhàn)略方案,11、記錄下與每種力量相對應的戰(zhàn)略、行動方案、責任人和行動協(xié)調(diào)人,12、預計執(zhí)行實施方案中的困難并認定發(fā)起變革的戰(zhàn)略,13、確認需同上級主管部門談判的問題并具體開列所需的幫助,14、標出需特別優(yōu)先的行動方案及其實施順序和時間,15、建立行動小組以確?？冃Ц纳朴媱澋膶嵤?，并安排進度審核會的時間,到第二階段,到第三階段,到第四階段,現(xiàn)在該開始實施了！,循環(huán)往復,績效改善工具步驟流程圖,第一階段：組織目標和績效測量,第一步：基本目標或使命,以群體的共識為基礎(chǔ)，用一句話簡要地說,明“我們經(jīng)營的是什么業(yè)務？”,“我們從事的是什么業(yè)務”,國際電信公司,我們的業(yè)務是按照以下條件提供的國際雙向電信服務：,保證贏利,高效率、不間斷,為基本社會公眾服務,價格合理,為國家的社會和經(jīng)濟發(fā)展服務。,郵政和電信公司,在經(jīng)濟條件允許的情況下，盡量為更多人提供高效的郵政電信服務。,地方航空公司,我們從事的是固定航班和臨時包機兼而有之的、提供國內(nèi)國際運送旅客、貨物和郵件服務的航空運輸業(yè)務。,第二步：主要長遠目標,以第一步的總體說明為基礎(chǔ)，再一次借助團隊的努力，確定并列出組織的主要長遠目標：,1、,2、,3、,4、,5、,重大長遠目標實例,國際電信公司,提供高效的國際電信服務,贏利,保證合理使用專項資金,高效率的使用和保護資源,符合國際標準,克服外部制約因素,不斷提供具有優(yōu)越的工作條件的就業(yè)機會,提供所需的人力資源,確定購置需求并保持設(shè)備的先進性,為滿足國家需要，貫徹長遠計劃,保證適當?shù)娜藛T流動和調(diào)整,第三步.a:,近期目標、績效指標和優(yōu)先次序：,確定最重要的近期目標；,認定相關(guān)的績效指標和測量績效所需的信息，并將指標分類；,注意哪些信息尚待開發(fā)；,按重要程度將指標排列優(yōu)先順序。,下表用于列舉指標，第三步.,b,的表格用于按優(yōu)先順序列舉指標。,近期目標和績效指標表,近期目標,績效指標,類型,信息（記號）,現(xiàn)成可用的,尚待開發(fā)的,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,目標和績效指標實例,目 標,績 效 指 標,目前的,績效,水平,預期的績效目標,下一年,五年后,郵政和電信公司（選例）,1、擴展電話服務,每年通話的純交換數(shù),9000,9500,25000,2、提高員工勞動生產(chǎn)率,每千次通話所需的員工數(shù),91.6,80,40,3、改善服務效率,每年每千次通話的差錯率,1.02,1.0,0.8,4、贏利,每年凈投資的收益率（%）,14.5,15.6,20,5、拓展郵政業(yè)務,開設(shè)郵局數(shù),1023,1093,1430,6、縮減成本,每個郵局的平均人數(shù),34054,31656,25000,7、改進為公眾服務的效率,每年丟失和損壞的掛號郵件數(shù),3132,1900,1500,8、改善財務狀況,每年增加的純收入（百萬）,0.6,0.8,1.0,第三步.b,近期目標,（按重要程度排序）,績效指標,類型,信息（記號）,現(xiàn)成可用的,尚待開發(fā)的,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,第四步.a：,測量績效并設(shè)置目標,為已列出的績效指標確定現(xiàn)有的績效水平；,為每個指標確定未來一年的和五年的績效目標；,衡量現(xiàn)有績效水平和未來水平之間的差距；,第四步.b：績效測量和績效目標,目標,績效指標,目前的績效水平,應有的績效水平（績效目標）,下一年,五年后,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,第二階段：認定績效問題,第五步.a：,對消除績效差距的過程中可能碰到的績效問題作一次民意測驗；,把全體成員最初認識到的績效問題列入第五步.,b,的草圖中；,在進行完小組討論和取得共識后，把最終提煉出的問題列入第五步.,c,中。,第五步.b：問題清單草稿,問題編號,問 題 （阻 力）,說明,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,11、,12、,第五步.c：問題清單定稿,問題編號,問 題 （阻 力）,說明,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,第六步.a：問題分類,按下列標準對第五步.c中列出的問題予以分類：,問題涵蓋的范圍（整個組織或部門化的）；,影響問題的因素（物質(zhì)、技術(shù)、人力、組織關(guān)系等）；,問題解決的方法（能依靠現(xiàn)代管理技術(shù)或尚沒有解決手段）；,問題的來源（組織內(nèi)部、外部）；,解決問題的依靠力量（自身或外部）。,第六步.b：問題分類表,第一類,第二類,第三類,第四類,第五類,問題編號及簡要表述,整個組織范圍的問題,子系統(tǒng)（部門）的問題,物質(zhì)、技術(shù)、數(shù)量性問題,人員、人力、組織關(guān)系問題,能用管理科學技術(shù)解決的問題,不能用現(xiàn)有的模式解決的問題,組織內(nèi)部原因引起的問題,組織外部原因引起的問題,在組織內(nèi)部能解決的問題,在組織外部才能解決的問題,注釋：在每一相應的欄目中寫出該范疇的問題所占的百分比,第六步.c：重要程度與難易程度,問題編號及其說明,對組織績效的影響,解決的難易程度,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,9、,10、,注釋：按五個檔次來評估每個問題的影響及解決的難易程度，對每個問題寫下合適的分數(shù)：,5=很高；4=高；3=中等；2=一般；1=低,第七步.a：認定動力,認定并列舉有利于組織績效提高的推動力量，在下表的最后也可列出尚需發(fā)掘的“潛在動力”。,動力：,1、,2、,3、,4、,5、,第七步.b：動力分類表,動力（來自第七步.a）,單靠完善管理即,可增強（或引入）,的力量所占的比,例（百分比）,單靠上級主管支,持能增強（或引,入）的力量所占,的比例（百分比）,單靠其他機構(gòu)支,持能增強（或引,入）的力量所占,的比例（百分比）,1、,2、,3、,4、,5、,6、,7、,8、,注釋：以百分比來揭示每一動力單靠改善管理能在多大程度上增強（或引入）；與此相對照，這些力量僅僅依靠上級主管或其他機構(gòu)的支持能在多大程度上得到增強（或引入）。,第八步.a：阻力和動力強度評估,編號,阻力清單（來自第六步.c）,強度（1-5）,編號,動力清單(來自第七步),強度（1-5）,1、,1、,2、,2、,3、,3、,4、,4、,5、,5、,6、,6、,7、,7、,8、,8、,9、,9、,10、,10、,注釋：阻力和動力按五分制評估，5=很高；4=高；3=中等；2=偏低；1=低。,阻力和動力的實例,地方航空公司,阻力（問題）,強度,動力,強度,1、領(lǐng)導行為缺乏連續(xù)性,1,1、恢復了活力的管理,5,2、缺少熟練的員工,4,2、引進改善了的計劃和經(jīng)營體制及其程序,3,3、投資不足,3,3、已得到改善的士氣,4,4、政治利益，如在國際渠道中允許不正當競爭,4,4、財務狀況的改善,4,5、缺乏現(xiàn)代管理程序、技術(shù)和體制,4,5、更新了的地區(qū)信譽，如新資本的注入,5,6、缺乏紀律性,3,6、更加重視培訓和當?shù)鼗?3,7、缺乏對一線的適當監(jiān)控,4,7、充滿活力的市場戰(zhàn)略,4,第八步.b：績效分析表（力量場）,阻力（來自第八步.a）,強度,1、,2、,3、,4、,5、,6、,高,5,5,4,4,中,3,3,2,2,低,1,1,0,現(xiàn)有績效水平,0,低,1,1,2,2,中,3,3,4,4,高,5,5,強渡,1、,2、,3、,4、,5、,6、,動力（來自第八步.a）,注釋：對阻力和動力分別按第八步.a中列出的各自相應的強度水平向0線畫一條帶箭頭的線。,第三階段：制定戰(zhàn)略和行動方案,第九步.a：,最好每次只對付一種阻力和動力；,對最為緊要的力量給予更多的關(guān)注；,利用“頭腦風暴法”發(fā)掘建設(shè)性意見；,將意見形成戰(zhàn)略或行動方案。,第九步.b：頭腦風暴法,頭腦風暴會議的程序：,確定需優(yōu)先處理的阻力或動力；,把阻力和動力的編號和說明寫在黑板上（見下頁表）；,小組成員對實施方案提出想法；,在黑板上迅速記錄每個成員的想法，不要打斷成員的發(fā)言，保證每個人暢所欲言。,行動觀念記錄格式,阻力/動力,處理這種力量的行動觀念,編號,描述,1、,1、,2、,3、,2、,1、,2、,3、,3、,1、,2、,3、,第十步：篩選戰(zhàn)略和行動方案,對第九步.b中產(chǎn)生的行動觀念進行組合、歸并、調(diào)整、放棄和重寫，并且要求做到：,徹底審查行動觀念，制定出處理各種力量的最佳戰(zhàn)略；,制定出與戰(zhàn)略相一致的最有創(chuàng)意、最強有力的行動方案。,將這些戰(zhàn)略和行動方案記錄在黑板上（格式見,下頁表）。,戰(zhàn)略和行動方案記錄表,阻力/動力,用于應付各種力量的行動觀念,編號,描述,戰(zhàn)略,行動方案,1、,2、,3、,4、,5、,6、,第十一步.a：行動方案的協(xié)調(diào),對每一個行動方案指定一個“行動方案協(xié),調(diào)人”；,明確匯報時間和匯報對象；,在黑板上記錄如下內(nèi)容：,阻力或動力的編號及描述；,戰(zhàn)略或戰(zhàn)略體系；,行動方案；,行動責任和協(xié)調(diào)人；,進度匯報,第十一步.b：阻力處理方案表,阻力,戰(zhàn)略,行動方案,行動責任及協(xié)調(diào)人,匯報進度：時間及匯報對象,編號,描述,編號,描述,第十一步.c：動力處理方案表,動力,戰(zhàn)略,行動方案,行動責任及協(xié)調(diào)人,匯報進度：時間及匯報對象,編號,描述,編號,描述,利用動力的戰(zhàn)略和行動方案實例,地方航空公司,動力,戰(zhàn)略,行動方案,行動責任人/,協(xié)調(diào)人,進度匯報：時間間隔/匯報對象,編號,情況,描述,1、,富有生機的營銷戰(zhàn)略,1、認定市場及其機遇,a、全面的市場調(diào)研,市場調(diào)研小組/,市場經(jīng)理,連續(xù)/MM,b、確定優(yōu)先次序,c、實施銷售計劃,注釋：,MM=營銷經(jīng)理,TA=技術(shù)顧問,DG=總經(jīng)理,d、監(jiān)控和評估,市場調(diào)研小組,和財務部/MM,每季度或,按要求/DG,2、提出收益和收入改善計劃,a、設(shè)定收益指標,b、制定時間表和頻率,營銷小組/MM,半年或按要求/DG,c、指定運載量推銷責任,按要