企業(yè)計算機信息系統(tǒng)的管理.ppt

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,主講：司有和教授 (經(jīng)濟(jì)與工商管理學(xué)院信息管理系) E-mail：siyouhe,重慶大學(xué)經(jīng)濟(jì)與工商管理學(xué)院本科專業(yè)課,企業(yè)信息管理學(xué) Enterprise Information Management,（教材：司有和企業(yè)信息管理學(xué)(第二版)科學(xué)出版社）,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,非計算機信息系統(tǒng)，又稱非在線信息系統(tǒng)，指不需要使用計算機或只有部分工作需要使用計算管理的信息系統(tǒng)。 非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容包括： 1企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的運行與維護(hù) 2企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的修補與審計 3企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 4企業(yè)信息活動的管理 5企業(yè)非在線信息系統(tǒng)內(nèi)人員的管理,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,所有不使用計算機的正式信息系統(tǒng)的工作就屬于非在線信息系統(tǒng)的工作。比如： 企業(yè)內(nèi)各種會議的管理 企業(yè)內(nèi)職能科室發(fā)布和傳遞紙質(zhì)文件的工作 企業(yè)非計算機系統(tǒng)信息職能機構(gòu)的組建和運作 企業(yè)信息非網(wǎng)上發(fā)布的管理 企業(yè)信息保護(hù)的管理 企業(yè)各種非數(shù)字化文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的建設(shè)和管理等,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,這些工作是企業(yè)信息管理中不可缺少的工作內(nèi)容，計算機對它們無能為力，它們還得依靠手工方式或管理者直接參與的方式來完成,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù),（1）學(xué)會利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù) 尤其是那些需要全體員工執(zhí)行、但員工中又有不同意見的工作，在實施前通過非正式信息系統(tǒng)，與員工溝通思想，了解員工真實想法，對統(tǒng)一員工思想認(rèn)識會有很好的效果。,（2）學(xué)會利用非正式信息系統(tǒng)塑造良好的自身形象 管理者在這種場合下與員工的親切交流往往會在個人形象塑造、第一手信息獲取等方面獲得很好的收獲。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,第四章 思考題與案例分析,2,案例 2005年8月的一天晚上，聯(lián)新機械公司的CIO何其昌一個人在喝悶酒，下午和生產(chǎn)部經(jīng)理李凱軍吵了一架，到現(xiàn)在心里還很不爽快。他想，公司投巨資建起來的ERP系統(tǒng)上線已經(jīng)3個月了，原以為系統(tǒng)一上線，我也可以借此大功告成，在公司里揚眉吐氣一下，沒想到如今落得這個下場，現(xiàn)在生產(chǎn)部、采購部不用，最可恨的是生產(chǎn)部的李凱軍，從系統(tǒng)建設(shè)初期就和我們對抗，如今系統(tǒng)上線了竟然鼓動員工“罷工”，不使用新系統(tǒng)。下午還和我吵架，差點動起手來。他除了扳手，還會用什么？整個一個電腦白癡，再傻瓜的界面和功能也不會用?？墒巧a(chǎn)部門是核心部門，他們不用，系統(tǒng)怎么運轉(zhuǎn)起來呢？還有那個采購部的許銘天，官腔十足，也是抵制著不用系統(tǒng)。這個部門問題大，當(dāng)初讓他們準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就老是拖著。后來才知道，他根本沒有入庫賬、出庫賬的完整數(shù)據(jù)，漏洞很大?，F(xiàn)在頂著不使用系統(tǒng)，肯定有鬼。章總這個人，還是有魄力，手一揮，就決定上ERP。他倒是很支持我的工作，可是對生產(chǎn)部李凱軍也是太寬容了，還要我尊重他們，說什么上ERP的資金是他們生產(chǎn)部門賺來的。真不知道章總下一步怎么打算。照這樣下去，我不干了 (164頁),不了解，不熟悉 抵觸與懈怠 反對 信息部門和業(yè)務(wù)部門不配合,從系統(tǒng)建設(shè)初期,就和我們對抗,再傻瓜的界面和功能也不會用,沒有入庫賬、出庫賬的完整數(shù)據(jù)，漏洞很大,系統(tǒng)應(yīng)用管理阻力的化解 （1）更新觀念，強化宣傳 （2）抓緊培訓(xùn)員工 （3）區(qū)別阻力性質(zhì)，堅決堵住漏洞 （4）做好部門之間的協(xié)調(diào)工作,：解決“抵觸與懈怠”的阻力,：解決“不了解、不熟悉”的阻力,：解決“反對”的阻力,：解決“不協(xié)調(diào)”的阻力,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù),3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè),（1）提高對軟件信息系統(tǒng)作用的認(rèn)識 軟件系統(tǒng)哪怕一點微小的改進(jìn)，都可能引起效益的重大突破。如：改革開放政策。,（2）做好軟件系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的協(xié)調(diào) 指對文件、備忘錄、報表、操作程序、管理制度等軟件信息系統(tǒng)，要與在線信息系統(tǒng)的進(jìn)行整體協(xié)調(diào)。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.1.1 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,5.1.2 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路,1.強化正式信息系統(tǒng)的功能,2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù),3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè),4.加強企業(yè)管理者自我提高，提高主體系統(tǒng)水平,雖然主體系統(tǒng)不能脫離客體系統(tǒng)發(fā)揮作用，但是，客體系統(tǒng)并不能代替管理者的思維，不能決定管理者的行為，有效的管理決定于主體系統(tǒng)對客體系統(tǒng)所發(fā)出信息的理解、接受和使用，即決定于主體系統(tǒng)的努力和主體系統(tǒng)的水平。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.2.1 企業(yè)競爭情報的概念,5.2.2 企業(yè)競爭情報的基本內(nèi)容 5.2.3 企業(yè)競爭情報工作的步驟 5.2.4 企業(yè)競爭情報的方法,鑒于企業(yè)競爭情報 將在三年級開設(shè)專門課程 本課程就不專門講授了,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,國家進(jìn)行宏觀調(diào)控，需要社會經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù) 國民生產(chǎn)總值、固定資產(chǎn)投資、人口就業(yè)率、 社會勞動生產(chǎn)率、資金利稅率、人均消費額等 這些數(shù)據(jù)都是一個一個企業(yè)具體數(shù)值的總和,這些數(shù)據(jù)是各級政府決策部門制定方案的依據(jù) 這些數(shù)據(jù)是各類社會、經(jīng)濟(jì)、管理類的研究機構(gòu)進(jìn)行科學(xué)研究的重要資料,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,（2）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要,企業(yè)為了推銷產(chǎn)品，必須公開產(chǎn)品信息 企業(yè)為了了解市場需求，必須和消費者交流信息,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,（2）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要,（3）樹立企業(yè)形象的需要,讓消費者了解本企業(yè) 讓投資者了解本企業(yè) 讓合作者（供應(yīng)商和銷售商）了解本企業(yè),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級主管部門公開信息 報告企業(yè)的有關(guān)技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品開發(fā)、市場營銷、基本建設(shè)、人員選聘和培訓(xùn)等方面的情況和計劃。 國家宏觀經(jīng)濟(jì)管理信息系統(tǒng)中信息的重要來源。 國家實現(xiàn)國民經(jīng)濟(jì)宏觀調(diào)控的重要依據(jù)之一。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息 向國家統(tǒng)計、審計、銀行等社會監(jiān)督部門提供企業(yè)的總產(chǎn)值、銷售額、利潤率、固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、全員勞動生產(chǎn)率、上繳利稅等數(shù)據(jù)信息。 這是有關(guān)部門對企業(yè)發(fā)展予以支持的需要 國家了解國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、進(jìn)行宏觀調(diào)控和宏 觀決策的需要。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網(wǎng)絡(luò)公開信息 向各類網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站、信息中心、咨詢機構(gòu)、圖書館、檔案館、情報所組成的社會信息網(wǎng)絡(luò)，方便用戶和消費者，對企業(yè)的發(fā)展十分有利。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網(wǎng)絡(luò)公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息 向上游的有供應(yīng)商企業(yè)公開信息 向下游的有經(jīng)銷商企業(yè)公開信息 向平行的有生產(chǎn)、技術(shù)方面合作的企業(yè)公開信息 以便在信息交流中獲得企業(yè)間的最佳配合。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網(wǎng)絡(luò)公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息,（5）向用戶和消費者公布信息 讓用戶和消費者了解本企業(yè)的產(chǎn)品信息，吸引用戶和消費者購買自己企業(yè)的產(chǎn)品。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,1.企業(yè)信息公開的必要性,2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監(jiān)督部門公開信息,（3）向社會信息網(wǎng)絡(luò)公開信息,（4）向其他企業(yè)公開信息,（5）向用戶和消費者公布信息,（6）向股東和股民公開信息 股票持有者了解上市企業(yè)的信息是他們的權(quán)利 。企業(yè)應(yīng)該及時地或定期地、如實地向他們公布有關(guān)信息。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,信息發(fā)布會是一種發(fā)布企業(yè)信息的專門會議，由需要發(fā)布信息的企業(yè)職能部門組織，參加會議的主要是新聞媒體的記者，所以又稱新聞發(fā)布會或記者招待會。,向社會各界公開發(fā)布各種生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)和社會承諾等信息。 功能：以期引起社會各界、用戶和消費者的關(guān)注 周知本企業(yè)的相關(guān)事項 開辟新的市場 獲得某些有效的支援與合作 企業(yè)管理者與社會公眾對話的雙向溝通方法 要開好信息發(fā)布會，必須事先進(jìn)行精心的策劃,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,這是指參展的企業(yè)把各自的產(chǎn)品拿到會上展示，供用戶和消費者參觀的集會形式。 由于在產(chǎn)品展覽會上總是要進(jìn)行商品交易的，所以有時又叫做商品交易會。,優(yōu)點：用戶和消費者在現(xiàn)場能見到產(chǎn)品的實物，直觀，明白，還可現(xiàn)場操作，檢驗產(chǎn)品的性能，所以最能夠顯示本企業(yè)產(chǎn)品的優(yōu)勢。 缺點：展覽的時間有限，不可能一只展覽下去，且到場參觀的人數(shù)也有限，所以宣傳效果受到一定限制。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,企業(yè)參加產(chǎn)品展覽會、商品交易會的注意點： 慎重選擇對口的展會，不要將展會就上,精心布置展臺，備有詳細(xì)材料，以備索取 熱情接待，百問不煩 注意獲取競爭對手的情報（在競爭情報課程中再詳細(xì)介紹）,注意做好反競爭情報工作,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,3.廣告,廣告是企業(yè)向用戶和消費者公開信息的最主要渠道。 廣告與企業(yè)的收入盈利息息相關(guān)。,管好企業(yè)的廣告，是典型的企業(yè)信息管理工作。 廣告設(shè)計可以找廣告企業(yè)。 廣告媒體的選擇、推出的時間、廣告訴求出發(fā)點的確立以及推出前的審查是由企業(yè)管理者決策的。 如果我們企業(yè)管理者不懂，就會鬧出一些笑話來。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道 正式的新聞報道，具有對報道對象的肯定、褒揚、推廣的內(nèi)涵，企業(yè)能夠在電視、廣播和報紙的新聞中得到報道，比廣告所獲得的效果還要大。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道,5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度 贊助、參與支持希望工程的活動 開展關(guān)愛殘疾人的愛心活動 舉辦冠名學(xué)術(shù)活動、冠名的節(jié)目或報紙專欄 為用戶提供免費學(xué)習(xí)使用本產(chǎn)品的培訓(xùn),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道,5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度,6.企業(yè)網(wǎng)站 網(wǎng)站是企業(yè)信息公開的現(xiàn)代化手段。它具有突破時空限制的極大優(yōu)點，是全天候的、不關(guān)門的企業(yè)門市部，是不閉幕的商品交易會，企業(yè)應(yīng)該知道充分用這個宣傳渠道。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.1 企業(yè)信息公開概述,5.3.2 企業(yè)信息公開的方法,1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會,2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業(yè)新聞報道,5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度,6.企業(yè)網(wǎng)站,7.企業(yè)出版物、書面報告、報表,8.電話、傳真、電子郵件,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,關(guān)于企業(yè)信息的公開，僅僅知道方法還不夠，還需要懂得信息公開的策略。 什么是策略？ 因為媒體僅僅是信息公開的工具，如何選擇工具，如何使用工具，在什么時間、什么地點、使用什么工具，才能獲得最好的信息公開效果是有講究的。 總結(jié)近幾年來企業(yè)信息發(fā)布的實踐可有五大策略。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,企業(yè)爭奪消費者，始終是信息公開的直接目的。 這里的“爭奪”不是強制，因為企業(yè)不能強制消費者購買自己的產(chǎn)品，但是任何人的行為都是由動機驅(qū)動的，企業(yè)可以通過所公開的信息，促使消費者產(chǎn)生購買本企業(yè)產(chǎn)品的動機，然后在這種動機的驅(qū)使下產(chǎn)生購買本企業(yè)產(chǎn)品的行為。 于是，“爭奪”就表現(xiàn)為誰的信息能夠搶先進(jìn)入、并牢固地占領(lǐng)消費者的大腦。 所以，第一個策略就是“攻心”：為您服務(wù)，滿足需求,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,企業(yè)的各種生產(chǎn)經(jīng)營行為從“情”切入，尋求產(chǎn)品對應(yīng)人的情感樞紐相應(yīng)的部位與層次，賦予在包裝、廣告、促銷、設(shè)計上面，進(jìn)行定向準(zhǔn)確而又有分寸的“切入”。 使消費者受到感染或被沖擊，產(chǎn)生對本企業(yè)的好感。,案例1：農(nóng)夫山泉：“你購買一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水，就向貧困地區(qū)捐出一分錢”的廣告語。,案例2：1997年，美國西北航空公司免費空運一位患重病的中國小孩到美國做手術(shù)。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,（2）熱點熱炒，投其所好,熱點是在一段時期內(nèi)整個社會關(guān)注的問題、輿論的焦點。 社會熱點對所有企業(yè)都是存在的，某一熱點對哪個企業(yè)會產(chǎn)生作用，即哪個企業(yè)能在熱點上有所作為，并不決定于熱點本身，而完全取決于企業(yè)對熱點的精準(zhǔn)把握和恰當(dāng)發(fā)揮。,案例：神舟5號載人飛船成功發(fā)射之后，新天下電腦公司將其電腦取名“神舟”，借神舟的東風(fēng)，賣自己的電腦。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,（2）熱點熱炒，投其所好,消費者對具有民族文化要素的產(chǎn)品情感上比較容易接近。 一個消費者選擇一種商品，在一定意義上說，是他對這種商品所含文化的認(rèn)同，消費者個人在選擇時可能不會意識到，但它確確實實存在。 所以，企業(yè)要“為您服務(wù)”，自然就應(yīng)該是企業(yè)的產(chǎn)品本土化、民族化。,（3）文化滲透，深層接觸,泰國飲料“紅?！痹谶M(jìn)入中國市場時宣稱是華裔科學(xué)家研究成果。 加拿大多倫多的“張飛牛肉”提籃叫賣賣不出去。 海爾的冰箱在阿拉伯國家賣不出去。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,為您服務(wù)，煽情攻心，是從消費者身上找“刺激物”。 還可以從客觀的社會環(huán)境中尋找可利用的“刺激物”。 企業(yè)的社會環(huán)境中有各種各樣的人物、事件、組織、物品等，都可以作為利用的對象。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,明星：電影明星、戲劇明星、行業(yè)里出名的人物。 明星以他長時間的工作實績，積累了很高的知名度、美譽度、吸引力。社會公眾對明星總有一種崇拜的心理。 喜歡模仿明星的行為是一個普遍現(xiàn)象。 要打開產(chǎn)品的路子，借助明星，聚集人氣，是一條捷徑。,（1）借力明星，引領(lǐng)潮流,2003年，搜狐公司出資 200 萬取得攀登珠峰的國家登山隊的獨家冠名權(quán)，張朝陽的身影隨著中國搜狐登山隊一起出現(xiàn)在珠穆朗瑪峰的峰頂，并且第一次從8848米的海拔成功地發(fā)出了彩信。,內(nèi)生明星：張朝陽,外生明星：牛 群,借力明星的注意點： 明星知名度和美譽度是兩回事。 明星的基本特征與企業(yè)產(chǎn)品特征不一致 明星的光芒蓋過產(chǎn)品 企業(yè)明星形象代言人不宜頻繁更換 與明星“交情”要深 雙星鞋廠總裁汪海與馬俊仁的關(guān)系。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,專家，在社會中具有權(quán)威效應(yīng)，即專家個人或群體的權(quán)威性、可信性對消費者的安全心理的作用以及由此產(chǎn)生的對信息公開效果的影響。,（1）借力明星，引領(lǐng)潮流,（2）借力專家，樹立權(quán)威,金龍魚的“111”,舒膚佳：中華醫(yī)學(xué)會的鑒定,金龍魚受到魯花牌花生油的巨大壓力時，在第二代調(diào)和油進(jìn)入市場時，在多種場合請專家說明：人體飲食中飽和脂肪酸、單不飽和脂肪酸和多不飽和脂肪酸達(dá)到 111的比例時，最有益于健康。,舒膚佳利用“中華醫(yī)學(xué)會”的鑒定證實自己的香皂產(chǎn)品可以持續(xù)抑制細(xì)菌生長 高路潔牙膏也利用“中華口腔醫(yī)學(xué)會”的鑒定，也起到相同的作用。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,這是指通過合同、協(xié)議或其他相互信任的合作方式，將企業(yè)的信息公開的業(yè)務(wù)，外包給企業(yè)外的專業(yè)廣告公司。,（1）借力明星，引領(lǐng)潮流,（2）借力專家，樹立權(quán)威,（3）借力組織，業(yè)務(wù)外包,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,為您服務(wù)，是從消費者出發(fā) 善假于物，是從他人出發(fā) 第三個策略就從自己出發(fā)：自我造勢，強化效果,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,企業(yè)信息公開活動都是事先策劃的。 因此，可通過渲染信息公開現(xiàn)場的氣氛來提高現(xiàn)場效果,（1）渲染氣氛，提高效果,富亞涂料公司老板喝涂料的策劃,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,單項選擇題 1和行政CIO相比較，下面哪一項不是企業(yè)CIO特點： A 專注本企業(yè)和用戶需求 B 快速反應(yīng)客戶需求 C 面臨來自本單位高層管理者的壓力 D 面臨社會媒體監(jiān)督的壓力 2下面選項中哪一項不屬于企業(yè)信息公開的內(nèi)容： A 參加產(chǎn)品交易會，在會上發(fā)布新產(chǎn)品信息 B 向國家有關(guān)部門報送企業(yè)的銷售額、利潤等信息 C 在企業(yè)網(wǎng)站上宣傳企業(yè)的產(chǎn)品信息。 D 申請專利后，企業(yè)的技術(shù)信息在專利公報上公布,第五章 思考題與案例分析,1,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,懸念是文學(xué)創(chuàng)作中那種使讀者或觀眾對故事發(fā)展或人物命運產(chǎn)生關(guān)切心情的情節(jié)安排手段。 這一手法也可以運用到企業(yè)信息公開中來。,（1）渲染氣氛，提高效果,臺灣三陽摩托車公司 在新產(chǎn)品上市前的做法,（2）制造懸念，吸引注意,第一天：今天不要買摩托車，請您稍候6天，有一部意想不到的好車就要來了。 連登四天，內(nèi)容一樣，只是換一下天數(shù)。 第五天：讓您久候的野狼125摩托車就要來了。煩您再稍候兩天。 第六天 對不起，讓您久候的三陽野狼125摩托車，明天就要來了。 第七天，野狼125摩托車正式上市。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,企業(yè)在經(jīng)營過程中遇到突發(fā)事件時，可以通過信息公開，力挽狂瀾，轉(zhuǎn)危為安。通常，這時的策略就是喊冤辟謠，喚起消費者的同情和支持。,（1）渲染氣氛，提高效果,（2）制造懸念，吸引注意,（3）喊冤辟謠，喚起同情,2002年，格蘭仕在面對國外競爭者關(guān)于微波爐有害人體健康的誹謗時，立即果斷做出決策，派出得力人員進(jìn)京向媒體“喊冤”，在京召開有政府領(lǐng)導(dǎo)和專家出席的大規(guī)?！氨僦{會”，從科學(xué)上闡明微波爐的安全性，在各大媒體包括自己的網(wǎng)站上揭露國外競爭對手的險惡用心，對誹謗進(jìn)行反擊等，終于洗刷了自己的不白之冤。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 （1）創(chuàng)新形象，差異競爭,企業(yè)可采用差別化競爭的策略 這里的關(guān)鍵在于尋找“差別”信息。在抓準(zhǔn)“差別”信息之后，在不貶低對手的情況下，通過有特色的宣傳活動、靈活的推銷手段、周到的售后服務(wù)，贏得消費者的芳心。,農(nóng)夫果園果汁飲料在初入市場時的廣告詞是“農(nóng)夫果園，喝前搖一搖”和“農(nóng)夫果園，三種水果的果汁”。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 （1）創(chuàng)新形象，差異競爭,北極絨公司明買養(yǎng)鴨場，暗做鵝絨服，就是這種策略。,（2）明修棧道，暗度陳倉,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.3.3 企業(yè)信息公開的策略,1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢,5.策略五：運用博弈，競爭取勝,運用博弈論的方法，分析判斷別人可能會怎樣做，再來判斷本企業(yè)究竟應(yīng)該怎么做。 2002級耿華同學(xué)本科畢業(yè)論文的企業(yè)信息發(fā)布投資策略的博弈分析在這方面作了可貴的探索。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內(nèi)涵 企業(yè)會議是企業(yè)管理者有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。 企業(yè)會議是典型的企業(yè)信息活動。,企業(yè)會議缺乏科學(xué)管理： 議而不決，不僅無助于問題的解決，反而使有待解決的問題復(fù)雜化，只好再開會，形成惡性循環(huán)。 前不見頭、后不見尾的會議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢魔。 企業(yè)管理者自己也感到太多的時間花費在無效率的會議上，增加了企業(yè)運營成本，造成了工作效率的低下。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內(nèi)涵,2.企業(yè)會議的類型,（1）企業(yè)會議的信息傳播方向類型 傳達(dá)型會議 匯報型會議 （2）企業(yè)會議的工作狀態(tài)類型 例行型會議（例會） 緊急型會議 （3）企業(yè)會議的思維狀態(tài)類型 創(chuàng)意型會議 執(zhí)行型會議 報告型會議 座談型會議,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內(nèi)涵,2.企業(yè)會議的類型,3.企業(yè)會議的功能,（1）管理者實施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過會議傳播給被管理者的，又被管理者實施。 （2）企業(yè)實施管理創(chuàng)新的特定條件。會議上與會者集思廣益，通過信息交流，觀念碰撞，可以產(chǎn)生創(chuàng)新的成果。 （3）發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道。企業(yè)的會議上，是與會者表現(xiàn)自己水平的極好平臺，優(yōu)秀人才極易發(fā)現(xiàn)。 （4）學(xué)習(xí)、宣傳、教育的載體。,企業(yè)會議的負(fù)面效應(yīng)有： 少數(shù)或個別人左右會議的進(jìn)程，使會議得出不符合企業(yè)集體利益的結(jié)論。 會議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會議流于形式，浪費人力物力，貽誤管理時機。 會議組織者一言堂，與會者不能或者不敢充分發(fā)表意見，使會議變成了高層管理者獨斷專行的合法渠道等。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.1 企業(yè)會議概述,1.企業(yè)會議的內(nèi)涵,2.企業(yè)會議的類型,3.企業(yè)會議的功能,4.企業(yè)會議管理的含義,企業(yè)會議管理是為了實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)會議的功能，力求降低或避免會議負(fù)面效應(yīng)的發(fā)生，對企業(yè)會議的計劃、組織、指揮和控制的社會活動的全過程。 這里強調(diào)“全過程”，是指對會前準(zhǔn)備，會中組織、指揮和控制，會后總結(jié)的整個過程的管理。 不能把會議管理僅僅看成是對會議進(jìn)程的管理 。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.2 企業(yè)會議管理的內(nèi)容,1.會前準(zhǔn)備,（1）會議議題和目標(biāo)的確定,常見的毛病有： 缺乏針對性，議題抓得不準(zhǔn)； 議題和目標(biāo)不具體，達(dá)到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。 “一會多題”，什么問題都議，什么問題都沒有解決。,（2）會議議程的安排,會議應(yīng)該按照議程進(jìn)行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個別的原則。,（3）會議人員的確定,會議會議人員的確定要遵循相關(guān)性原則。與會人員必須與會議議題相關(guān)。無關(guān)人員參加，會增大會議成本，會對會議造成干擾 。,（4）會議資料和會務(wù)的準(zhǔn)備,下列情況不宜開會： 會議所需材料不全 會上準(zhǔn)備解決的問題可以用電話、備忘錄或個別談話等方式解決 會議議題屬于不宜擴大知情范圍的事務(wù) 會議議題均屬瑣碎小事，或者已經(jīng)做出決定 與會人員之間的對立情緒嚴(yán)重等,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.2 企業(yè)會議管理的內(nèi)容,1.會前準(zhǔn)備,（1）會議開始,2.會中組織、指揮和控制,會議開始前，應(yīng)該由會議主持人進(jìn)行會議規(guī)則的講解。最好的辦法是提前到達(dá)會議室，將會議規(guī)則打在電腦投影屏幕上。,（2）會議的組織和指揮,常用的會議規(guī)則有 要守時，堅持到底 手機處于振動狀態(tài) 積極發(fā)言，但請針對主題，簡短扼要 等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言 討論中對事不對人，不做人身攻擊，用積極的話代替消極的話 不要開小會,按照事先確定的會議議程組織和指揮會議開始 用明晰的語言說明會議的議題；主持人要善于引導(dǎo)，充分發(fā)揚民主，提倡各抒己見 對各種意見進(jìn)行綜合,（3）會議的控制 會議安排不當(dāng)?shù)目刂?會議主持者的自我控制 與會者不良傾向的控制,會議開始之后，到會議結(jié)束之前，發(fā)生與會議事先安排不一致的情況時必須立即處理，及時調(diào)整，不能一成不變。,會議主持者要思維高度集中，隨時發(fā)現(xiàn)自己主持會議中存在的問題，調(diào)整自己主持會議的語氣和行為，調(diào)動與會者的積極性。,常見的不良傾向： 遲到 個別人發(fā)言占用時間較多 發(fā)言內(nèi)容偏離會議議題 大多數(shù)與會者不發(fā)言,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.2 企業(yè)會議管理的內(nèi)容,1.會前準(zhǔn)備,2.會中組織、指揮和控制,3.會后總結(jié) 一是清理和回收會議文件，以免發(fā)生泄密 二是從會議組織的角度進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，汲取教訓(xùn),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),（1）明晰、簡潔、清新 （2）注意引導(dǎo)、啟迪 （3）講究語言的感染力,會議主持者在會議所有的場合都要如此： 開幕詞或開場白時 回答與會者提問時 在會議發(fā)言偏離會議中心議題時,會議主持者的語言： 不是在作裁判 不是一錘定音，搞一言堂 讓與會者明白從哪個方向上進(jìn)行討論,語言的情感信息是自發(fā)產(chǎn)生的，不管會議主持者是否意識到，只要他在會上說話，就同時傳播出他的情感信息。 講究語言運用藝術(shù)，就在于他要有意識地在自己的講話中講究語言情感信息，要富有感染力。,感染力的表現(xiàn)： 語言中要充滿熱情 表現(xiàn)出對工作的高度責(zé)任心 同全體與會者的平等、融洽的態(tài)度 對與會者關(guān)懷、友好的心情,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),（1）直接會議成本 （2）會議時間成本 （3）效率損失成本,2.講究對會議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,有形成本、顯性成本 會議支付的各種費用總和 包括：會議的設(shè)施費、場地費、差旅費、食宿費、招待費、文件準(zhǔn)備費和水、電、暖、空調(diào)費等。,整個會議消耗的時間總量 T = R（T1T2T3T4T5） T-時間成本； R-參加會議人數(shù)； T1-與會者準(zhǔn)備時間； T2-與會者在會時間； T3-與會者赴會路途時間； T4-會議秘書工作時間； T5-會議服務(wù)人員工作時間 按與會人員的平均小時工資 把時間成本轉(zhuǎn)換成貨幣形式,這是主管人員因為開會而離開工作崗位，造成企業(yè)整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失。,因為不能及時接聽重要客戶電話可能損失一筆業(yè)務(wù) 因為不能及時處理客戶的投訴而得罪的一批客戶 因為不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而可能造成的停工停產(chǎn),會議組織者對于直接成本比較關(guān)注，而對時間成本、效率損失成本不大敏感。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,選擇題 1企業(yè)會議管理中的會中控制包括（可多選）： A會議安排不當(dāng)?shù)目刂?B會議主持者的自我控制 C會議經(jīng)費的控制 D與會者不良傾向的控制 2會議時間成本使用的單位，是（單項選） ： A小時 B分鐘 C人民幣元 D公里 3.“你購買一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水，就是向貧困地區(qū)捐出一分錢”，這一廣告語的信息發(fā)布策略，是（單項選） ： A挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 B為您服務(wù)，滿足需求 C善假于物，為我所用 D自我造勢，強化效果,第五章 思考題與案例分析,2,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),會議效率不高的原因： 重要會議時間安排不當(dāng)：星期五下午，星期一 何時開會，幾乎都不征詢員工的意見 “必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 實際到會的往往與議題關(guān)系并不是最密切的人,2.講究對會議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),2.講究對會議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,只在必要時才開的會議； 只在認(rèn)真籌劃過后才開的會議 一切準(zhǔn)備工作就緒后才開的會 總是提前擬訂和分發(fā)會議程序 所有與會者都遵守時間，不遲到，不早退 會議邀請了在與會者中具有威望的人出席 會議具有明確的議題和結(jié)論 會議記錄了所有決議、建議和負(fù)責(zé)人,（1）高效率會議的特征,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),2.講究對會議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范 會議時間安排的規(guī)范。 2-3天以上的會，安排在主要與會者有時間與會,上午8-9時，不宜進(jìn)行業(yè)務(wù)分析 上午9-10時，比較適合進(jìn)行一對一會談，業(yè)務(wù)會議的最佳時間 上午10時-12時， 下午上班后-3時 比較適合集思廣益類的會議。 下午3時到下班，不宜安排會議,1-2小時的會議，則講究會議時間的選擇,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),2.講究對會議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范 會議時間安排的規(guī)范。,會議組織和運作程序的規(guī)范,會議準(zhǔn)備期間 首先了解所有與會者的每周工作安排時間表，以便找出保證所有與會人到會的開會時間 準(zhǔn)備會議議程表及相關(guān)資料 通知所有與會者準(zhǔn)備發(fā)言,會議召開期間 一定要準(zhǔn)時開會 對遲到者要予以批評 所有與會者都應(yīng)該知道尊重別人的意見 各與會的業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對會議能否達(dá)成一致負(fù)直接責(zé)任。,會議結(jié)束 應(yīng)該準(zhǔn)時結(jié)束 不要動輒延長會議時間 結(jié)束2-3天后發(fā)出會議紀(jì)要 所有與會者應(yīng)該承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.4.3 企業(yè)會議管理的藝術(shù),1.會議主持者的語言藝術(shù),2.講究對會議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算,3.掌握提高會議效率的規(guī)范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范 會議時間安排的規(guī)范。,會議組織和運作程序的規(guī)范,固定的會議流程規(guī)范,一個中心 以整個會議的議程為中心，明確的議程可以幫助會議有序進(jìn)行 兩個基本點 會議開始前的準(zhǔn) 會議結(jié)束后的跟蹤,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理（檔案管理） 文獻(xiàn)存儲管理 文獻(xiàn)服務(wù)管理 文獻(xiàn)保護(hù) （2）電子檔案系統(tǒng)管理 電子檔案的歸檔、維護(hù)、利用和安全管理,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,形式：圖紙、圖表、照片、影片、錄像、文字材料以及計算材料、錄音帶、磁帶、光盤等。 功能：,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng) 含義：企業(yè)的技術(shù)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)工藝設(shè)計、產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計等活動中形成并積累起來的、經(jīng)過整理、鑒定、留作歷史記錄的技術(shù)文件材料。,技術(shù)管理功能 借鑒繼承前人成果的認(rèn)識功能 生產(chǎn)科研原始信息的存儲功能 原始憑證功能 提高經(jīng)濟(jì)效益功能,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),種類：干部檔案、工人檔案 功能：,（2）人事檔案系統(tǒng) 含義：員工個人在社會實踐中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位經(jīng)過鑒別、整理后保存起來、以備查考的文字材料。,考察員工的重要途徑之一 澄清個人歷史問題的憑證 為人才開發(fā)提供信息 編寫人物專記和專業(yè)史的史料,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng) 含義：在企業(yè)管理公務(wù)活動中形成和使用之后、經(jīng)過整理歸檔、以備查考的各種書面文字材料。,功能：,傳達(dá)貫徹政府方針和政策 發(fā)布法規(guī) 請示和答復(fù)問題 指示和接洽工作 報告情況和交流經(jīng)驗,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng),（4）書、報、刊資料系統(tǒng) 圖書是全面、系統(tǒng)地了解某一問題的工具 報紙是了解競爭環(huán)境、競爭對手的極好渠道 期刊可以為企業(yè)管理活動提供有效專業(yè)幫助,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,（1）技術(shù)檔案系統(tǒng),（2）人事檔案系統(tǒng),（3）文書檔案系統(tǒng),（4）書、報、刊資料系統(tǒng),（5）電子檔案系統(tǒng) 電子檔案指的是歸檔后的、具有檔案保存價值的電子文件的總稱。,電子文件的含義 電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)，并能在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。 錄像帶、錄音帶不屬于電子文件。,電子文件的優(yōu)勢 存儲密度高、傳遞速度快、便于檢索利用，可以大大縮短查檔時間，提高工作效率；不同地區(qū)、不同單位之間很容易實現(xiàn)電子檔案信息資源共享,電子文件的不足 一是缺乏歷史憑證性，電子文件是數(shù)字化的，很容易被修改 二是計算機設(shè)備的依賴性，使用者無法從載體直接閱讀 三是網(wǎng)絡(luò)傳輸不安全性,目前，從技術(shù)和管理的角度基本上解決了這個問題。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,3.企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的認(rèn)識誤區(qū),認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,收藏與使用的矛盾,圖書館：只注重收藏 利用是讀者的事 企 業(yè)：不僅注重收藏 利用是本企業(yè)的事,收藏與清理的矛盾,圖書館：收藏越多越古越全越好 現(xiàn)在沒用也可供歷史研究。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.1 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述,1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容,2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類型,3.企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的認(rèn)識誤區(qū),認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,收藏與使用的矛盾,收藏與清理的矛盾,圖書館：收藏越多越古越全越好 現(xiàn)在沒用也可供歷史研究。,企 業(yè)：只能收藏對企業(yè)有用的信息 對企業(yè)無用的信息必須清除,服務(wù)與責(zé)任的矛盾,圖書館：如果不能滿足讀者需要 自身沒有責(zé)任，也無損失 企 業(yè)：如果不能滿足企業(yè)需要 是工作失職，負(fù)有責(zé)任 企業(yè)因此可能遭受損失,企業(yè)不能照搬圖書館、檔案館的模式,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息管理（檔案管理）中的存儲管理，又稱檔案保管工作。 其內(nèi)容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié) 。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,（1）歸檔,歸檔的含義,歸檔是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中不斷產(chǎn)生的文獻(xiàn)信息，在活動結(jié)束后由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動過程。,歸檔，不只是指文書檔案、人事檔案。 還有企業(yè)在研發(fā)中形成的科研技術(shù)檔案、專利檔案，生產(chǎn)活動中形成的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等管理檔案，經(jīng)營活動中形成的客戶檔案、營銷點檔案。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,（1）歸檔,歸檔的含義,歸檔制度的內(nèi)容,歸檔范圍 上級主管部門的文件材料 本企業(yè)的文件材料 供應(yīng)商、經(jīng)銷商、合作企業(yè)的文件材料,歸檔時間 一般應(yīng)在第二年的上半年 有些文書處理和檔案工作由一人兼管的企業(yè)，可以采取隨立卷隨歸檔的作法,歸檔案卷的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量 案卷內(nèi)容質(zhì)量,內(nèi)容必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，完整無缺、系統(tǒng)有序，加設(shè)封面，便于保管和利用。,案卷結(jié)構(gòu)質(zhì)量,結(jié)構(gòu)要種類齊全，份數(shù)完整，不缺張少頁，每份案卷可以組成一個保管單位，便于保管和利用。每份案卷的封面符合要求。,歸檔手續(xù) 移交人員說明立卷情況；檔案室人員進(jìn)行清點核對，交接雙方簽字，將案卷目錄的副本交于移交單位保存。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,登錄的含義,這是建立賬目對加工后的信息進(jìn)行登記的工作。,登錄的類型,總括登錄，又稱形式登錄 個別登錄，又稱內(nèi)容登錄,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,編制案卷目錄（檔案室內(nèi)全部案卷的目錄）,案卷編目（案卷內(nèi)的文件目錄）,卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)備考表 案卷封皮,封面和扉頁 目次 序言或說明 簡稱對照表 案卷目錄表 備考表,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,編碼的含義,這是將已經(jīng)登記的信息按照排序時所確定的體系結(jié)構(gòu)分別歸入各類，并在信息載體上標(biāo)明該體系結(jié)構(gòu)序號的工作。,編碼的基本原則,預(yù)留足夠的位置，具有擴展性 編碼的方法合理，具有科學(xué)性和可操作性 每一編碼代表一個確定的內(nèi)容，具有惟一性 編碼含義清楚，具有明確性 編碼體系規(guī)范、統(tǒng)一，具有標(biāo)準(zhǔn)性,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,（5）排架,常用的排架方法,按登錄順序排架 按編碼號排架 按信息來源排架 按首字筆畫排架 按文獻(xiàn)內(nèi)容分類排架 按文獻(xiàn)主題排架,全宗編號,全宗編號的要求 全宗編號的方法,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息服務(wù)管理，包括： 文獻(xiàn)的閱覽、報道、檢索和咨詢 目前，企業(yè)內(nèi)的文獻(xiàn)信息管理機構(gòu)的人員往往只是扮演著文獻(xiàn)資料保管者的角色。這是不妥當(dāng)?shù)?司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),這是指企業(yè)文獻(xiàn)管理機構(gòu)，提供專門的閱覽條件，讓本企業(yè)成員在指定時間和場所閱讀所收藏的企業(yè)文獻(xiàn)資料的信息服務(wù)工作。,主要是閱覽室的管理 包括：閱覽室類型定位、閱覽室室藏文獻(xiàn)的組織 閱覽室現(xiàn)場條件的準(zhǔn)備 用戶接待,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),這是指文獻(xiàn)管理機構(gòu)將自身擁有的文獻(xiàn)信息，經(jīng)過加工整理、以便于使用的形式、主動及時地向全企業(yè)廣泛傳播，以引導(dǎo)對企業(yè)文獻(xiàn)信息有效利用的服務(wù)工作。 文獻(xiàn)報道的方法：口頭報道、直觀報道和媒介物報道。 報道的體裁有：文獻(xiàn)目錄、簡介、文摘、文獻(xiàn)動態(tài)、文獻(xiàn)譯報、文獻(xiàn)匯編、文獻(xiàn)綜述和述評等 。,（2）企業(yè)文獻(xiàn)報道服務(wù),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),（2）企業(yè)文獻(xiàn)報道服務(wù),這是指文獻(xiàn)管理機構(gòu)根據(jù)企業(yè)用戶的要求，從企業(yè)收藏的文獻(xiàn)信息和社會公共信息庫中尋找所需信息的過程。 文獻(xiàn)檢索服務(wù)包括： 文獻(xiàn)線索檢索， 數(shù)據(jù)檢索， 事實檢索 文獻(xiàn)檢索服務(wù)方式：手工檢索、聯(lián)機檢索、機器檢索,（3）企業(yè)文獻(xiàn)檢索服務(wù),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,（1）企業(yè)文獻(xiàn)閱覽服務(wù),（2）企業(yè)文獻(xiàn)報道服務(wù),咨詢服務(wù)是一個很大的概念。它指的是咨詢機構(gòu)根據(jù)用戶的要求，以專門知識、技能和經(jīng)驗，運用科學(xué)方法和先進(jìn)手段，進(jìn)行調(diào)研、分析、預(yù)測，客觀地提供最佳的或幾種可供選擇的方案，幫助委托方解決疑難問題的服務(wù)活動。,（3）企業(yè)文獻(xiàn)檢索服務(wù),（4）企業(yè)文獻(xiàn)咨詢服務(wù),企業(yè)文獻(xiàn)咨詢服務(wù)是其中的一種，是企業(yè)文獻(xiàn)信息管理機構(gòu)根據(jù)企業(yè)內(nèi)的用戶對企業(yè)文獻(xiàn)方面的需求，幫助用戶解決疑難問題的服務(wù)活動。 咨詢服務(wù)類型： 指導(dǎo)性咨詢服務(wù) 線索性咨詢服務(wù) 專題性研究性咨詢服務(wù),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,填空題 1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理包括對 、文獻(xiàn)報道服務(wù)、文獻(xiàn)檢索服務(wù)的管理、 。 2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理的內(nèi)容包括 、登錄、編目、 、排架等環(huán)節(jié)。 3.我國檔案歸檔制度內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量、 等四大部分。 4.企業(yè)文獻(xiàn)信息的管理與圖書館、檔案館的管理模式的三大矛盾是：收藏與使用的矛盾、 、服務(wù)與責(zé)任的矛盾。,第五章 思考題與案例分析,3,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,狹義的文獻(xiàn)保護(hù)，是指保護(hù)文獻(xiàn)實體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的自然壽命。 廣義的文獻(xiàn)保護(hù)，除上述內(nèi)容之外，還包括維護(hù)文獻(xiàn)實體的秩序狀態(tài)，使文獻(xiàn)在存放和使用中始終有序，即：文獻(xiàn)信息存儲。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容,文獻(xiàn)庫房的建設(shè) 庫房選址,地勢較高，地基堅硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠(yuǎn)離易燃易爆場所和產(chǎn)生大氣污染的工礦企業(yè),防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲，設(shè)置安全出口，安裝檔案柜等基本設(shè)備。,庫房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容,文獻(xiàn)庫房的建設(shè),文獻(xiàn)庫房管理 第一，進(jìn)出庫制度 第二，庫房溫濕度控制 第三，“八防”措施,非檔案人員不得進(jìn)入庫房 檔案人員在非工作時間內(nèi)一般不得進(jìn)入庫房 不許在庫房中吸煙、喝水和吃東西,庫房溫度：1420 相對濕度：50 %65 %,防火、防水、防潮、防霉 防蟲、防光、防塵、防盜,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理,1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲管理,2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理,3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù),（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義,（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容,文獻(xiàn)庫房的建設(shè),文獻(xiàn)庫房管理,文獻(xiàn)修復(fù) 去污 去酸 加固 修裱 紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡恢復(fù)與顯示 計算機修復(fù),清除文獻(xiàn)上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑。 方法：機械去污、溶劑去污、氧化去污等,紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強度下降。 方法：液相去酸法和氣相去酸法。,鉛筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍(lán)墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復(fù)寫紙的字跡不耐熱，需要加固。 方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網(wǎng)加固。,用粘合劑和選定的紙張對破損文獻(xiàn)進(jìn)行修補或托裱，恢復(fù)文獻(xiàn)原有面貌，增加強度，延長壽命。,包括：物理法（攝影） 化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù),照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡褪變后，可在計算機上用圖像處理軟件進(jìn)行修復(fù)。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）電子文件歸檔的含義 它是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中不斷產(chǎn)生的電子文件，在活動結(jié)束后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動過程。,（2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇 利用磁盤脫機采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤的方式。這種方式，如果磁盤質(zhì)量較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失或不可讀。 采用網(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤存貯的方式。這種方式簡便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間應(yīng)該建立和開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線（專用電子系統(tǒng)）。,（3）電子檔案存儲載體的選用 常用的載體有磁盤、磁帶和光盤。 磁盤、磁帶對保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。 光盤具有對保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長、存取速度快、不易損壞等特點，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲載體，選用時要注意選擇不可擦寫的光盤。,（4）電子文件的歸檔管理 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。,司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章,5.5.3 企業(yè)電子檔案的管理,1.電子文件的歸檔,（1）保證電子檔案載體物理上的安全 要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠(yuǎn)離強磁場和有害氣體等。這一點和傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的內(nèi)容是一致的。,（2）保證電子檔案內(nèi)容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計算機軟、硬件平臺就無法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對電子檔案本身，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性