淺談基層單位檔案室數(shù)碼照片檔案的管理工作

淺談基層單位檔案室數(shù)碼照片檔案的管理工作 淺談基層單位檔案室數(shù)碼照片檔案的管理工作 摘 要 科學(xué)技術(shù)的開展，促進(jìn)了檔案類型的多樣化，特別是數(shù)碼相機(jī)的普及和應(yīng)用，對(duì)照片存檔提出了更高的要求。本文試圖針對(duì)數(shù)碼照片的特性和基層檔案室數(shù)碼照片檔案保管的現(xiàn)狀，對(duì)數(shù)碼照片如何有效地歸檔和管理做出了探討，以到達(dá)更好地提高數(shù)碼照片檔案的利用率及有效保管的目的。 關(guān)鍵詞 數(shù)碼照片 檔案保存 利用 中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速開展和科技的進(jìn)步，數(shù)碼相機(jī)陸續(xù)進(jìn)入了各個(gè)單位和尋常百姓家，數(shù)碼相機(jī)的出現(xiàn)和使用給照片檔案的利用和征集工作帶來了更多的方便，但也對(duì)照片檔案的管理提出了更高的要求，數(shù)碼照片一旦喪失就會(huì)造成不可挽救的損失，所以如何科學(xué)有效地管理數(shù)碼照片檔案成為檔案工作者關(guān)心的話題。 1 數(shù)碼照片的特性 數(shù)碼照片是一種靜態(tài)圖像文件，用掃描儀，數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得；以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀，處理；并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片，文字說明兩局部組成。 數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多的優(yōu)勢(shì)成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲(chǔ)久、應(yīng)用廣泛等特點(diǎn)。 更重要的是，數(shù)碼照片有很大的應(yīng)用范圍，既可以在自己的相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上發(fā)布。但由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片往往也存在一些缺點(diǎn)，譬如對(duì)軟、硬件的依賴、信息的易改、數(shù)據(jù)不能兼容共享、真?zhèn)坞y辨等。 2 數(shù)碼照片檔案的現(xiàn)狀 2.1 數(shù)碼照片檔案的收集范圍廣 就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來負(fù)責(zé)的，因而收集點(diǎn)相對(duì)集中，但是數(shù)碼相機(jī)的普及和智能電子設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設(shè)備，但是基層單位的大局部拍攝人員和管理者并沒有歸檔意識(shí)，造成了每個(gè)科室都保存著很多數(shù)碼照片資料，如果檔案管理人員不及時(shí)溝通協(xié)調(diào)保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。 2.2 數(shù)碼照片檔案的整理難度大 首先，數(shù)碼照片的收集歸檔比擬繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡單地將照片存儲(chǔ)在電腦上，由于沒有進(jìn)行過檔案管理的根底培訓(xùn)，所以很難對(duì)數(shù)碼照片資料進(jìn)行根底篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時(shí)，只是簡單地把照片復(fù)制給檔案管理人員，照片內(nèi)容重復(fù)，質(zhì)量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進(jìn)行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。 其次，對(duì)數(shù)碼照片的整理方法不標(biāo)準(zhǔn)。大局部照片拍攝人員缺乏檔案歸檔的根本知識(shí)，造成了對(duì)照片的整理方法不一致，在歸檔過程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。 2.3 數(shù)碼照片檔案的保管平安隱患多 一是數(shù)碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數(shù)碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的。在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級(jí)等的出錯(cuò)都有可能造成數(shù)據(jù)文件喪失或被嚴(yán)重破壞。另外，一些操作人員的錯(cuò)誤操作，刪除認(rèn)為“無用的照片，而這些照片又未作備份，都會(huì)導(dǎo)致這些數(shù)碼照片檔案的流失。二是數(shù)碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對(duì)其圖像內(nèi)容進(jìn)行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲(chǔ)設(shè)備并不可靠。電腦病毒、隨時(shí)有可能發(fā)生的硬件故障及參差不一的光盤質(zhì)量等都可造成數(shù)碼照片檔案的喪失。 2.4 數(shù)碼照片檔案檢索利用復(fù)雜 目前，許多基層單位的辦公系統(tǒng)大多忽略數(shù)碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數(shù)碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現(xiàn)數(shù)碼照片的檢索查閱難的現(xiàn)象，致使數(shù)碼照片檔案資源難以得到有效的利用。 3 做好照片檔案收集的根本途徑 加大宣傳力度，提高對(duì)照片檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。大力宣傳?中華人民共和國檔案法?、?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?等法律法規(guī)，使更多領(lǐng)導(dǎo)、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而無視照片檔案，從思想上切實(shí)把照片檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容來抓。 建立健全歸檔制度，標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據(jù)各部門的工作特點(diǎn)，制訂切實(shí)可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。 加強(qiáng)重要展覽、重要活動(dòng)、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動(dòng)、重大事件中及時(shí)通過采取舉辦展覽、有獎(jiǎng)?wù)鞲宓榷喾N方式將大量有價(jià)值的圖片征集進(jìn)檔案室，這必定會(huì)對(duì)豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。 加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握專業(yè)根本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發(fā)揮照片檔案的作用。 4 嚴(yán)把照片檔案收集標(biāo)準(zhǔn) 對(duì)于歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求編寫相應(yīng)的文字說明來辦理移交手續(xù)，文字說明二者應(yīng)齊全。數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，并對(duì)最低像素及掃描線數(shù)做出要求。重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)。 5 照片檔案的整理 照片檔案來源于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，其真實(shí)、形象、生動(dòng)的特點(diǎn)是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來自同一個(gè)部門或個(gè)人，所以在整理標(biāo)準(zhǔn)上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。 5.1 整理原那么 照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原那么。 5.2 照片檔案保管期限的劃分 保管期限是按照片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。 5.3 照片檔案密級(jí)的劃分 密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照?中華人民共和國保守國家秘密法?、?中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施方法? 等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.4 數(shù)碼照片光盤的編目 數(shù)碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應(yīng)的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號(hào)，目錄號(hào)，光盤號(hào)以及形成的時(shí)間，照片的張數(shù)，套別，制作人，審核人還有制作時(shí)間等。數(shù)碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規(guī)照片檔案目錄的編制格式根本相同，區(qū)別是張數(shù)改為盤數(shù)。案卷號(hào)在檔案室編一欄中填寫，案卷號(hào)與文書檔案一樣，排大流水號(hào)，題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的根本主題，年度要準(zhǔn)確，張數(shù)要填寫盤內(nèi)照片的實(shí)際數(shù)。保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確。 6 關(guān)于數(shù)碼照片檔案的妥善保管 數(shù)碼照片的保存最重要的是要保護(hù)其平安性。比方光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統(tǒng)的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數(shù)碼照片的保存情況，并對(duì)其進(jìn)行定期轉(zhuǎn)存遷移，而且要做好?數(shù)碼照片檔案遷移登記表?的記錄，把它作為數(shù)碼照片的檔案管理材料進(jìn)行保存。將重要的照片制作成相應(yīng)的底片或?qū)?shù)碼照片進(jìn)行加工制作成縮微品，會(huì)大大提高其保存的平安性，并且也會(huì)大大延長其保存的周期。 進(jìn)行關(guān)于數(shù)碼照片檔案的信息管理系統(tǒng)的建立。建立信息管理系統(tǒng)會(huì)使數(shù)碼照片保存的時(shí)間更長，平安系數(shù)更高；容易標(biāo)準(zhǔn)和保存原數(shù)據(jù)的信息；系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。 數(shù)碼照片同紙質(zhì)照片的有機(jī)銜接。對(duì)需要永久或長期保管的重要的數(shù)碼照片應(yīng)在整理數(shù)碼照片的同時(shí)，還要對(duì)沖洗出的紙質(zhì)照片進(jìn)行同步整理，并且按照國家標(biāo)準(zhǔn) ?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?對(duì)紙質(zhì)照片與數(shù)碼照片一起進(jìn)行歸檔并保存。將所有照片數(shù)據(jù)錄在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，建成內(nèi)容完整、系統(tǒng)、一致的照片檔案數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、檢索查找方便的目的。 多重備份和適時(shí)遷移。對(duì)于數(shù)據(jù)備份， 數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時(shí)遷移是為了保證能夠在開展的環(huán)境中識(shí)別、使用和檢索數(shù)字資源，根據(jù)軟件、硬件的開展把數(shù)字資源遷移到不同的軟件或硬件環(huán)境下。因此，在數(shù)碼照片的檔案管理過程中，應(yīng)該根據(jù)不同的情況，采取相應(yīng)的措施，從而保證數(shù)碼照片檔案保存的平安性。 對(duì)于光盤的存放應(yīng)注意，必須放在用塑料包裝的堅(jiān)硬的盒內(nèi)豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。 7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優(yōu)勢(shì)，做好提供利用工作 保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應(yīng)根據(jù)收藏照片檔案的具體情況和主要效勞對(duì)象確定。 查閱效勞是利用者直接來檔案室查找照片檔案或來涵要求代查有照顧片，利用者所需要的照片可通過復(fù)制的方式提供 。利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴(kuò)大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。圍繞本單位重點(diǎn)工作，編輯綜合性、專題性的畫冊(cè)、畫頁，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領(lǐng)導(dǎo)和群眾歡送的有效途徑。 總之，基層檔案室數(shù)碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會(huì)開展的必經(jīng)過程。我們要加強(qiáng)基層檔案室管理工作，為促進(jìn)中國社會(huì)健康開展做出應(yīng)有的奉獻(xiàn)。 參考文獻(xiàn) 【1】 李麗萍.數(shù)碼新聞?wù)掌臋n案管理J.新聞采編，2021. 【2】 趙九軒.論數(shù)碼照片檔案管理J.山西科技，2021. 【3】 安殿堂.提高照片檔案質(zhì)量和管理水平的幾點(diǎn)建議DB/OL.甘肅檔案信息網(wǎng)，2021. 【4】 楊瑞方.論數(shù)碼照片檔案管理的新模式J.蘭臺(tái)世界，2006.