公司檔案管理制度

檔案管理規(guī)定第一章 總則第一條 為規(guī)范公司檔案管理，確保檔案的完整與安全，有效發(fā)揮檔案的作用，結合公司實際，特制定本暫行規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱檔案，是指公司在運營過程中形成的對企業(yè)仍具保存利用價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦光盤、聲像、膠卷、榮譽證書、牌匾、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 公司檔案工作遵循“統(tǒng)一領導、分級分類管理，檔案實體相對集中”的管理原則，以公司和各部門為單位分別實行檔案實體相對集中保管，管理網(wǎng)絡圖及崗位職責見附件。第二章 管理網(wǎng)絡第四條 公司綜合部是公司檔案工作的歸口管理部門。第五條 公司設檔案員一名，公司各部門各設資料員一名，資料員接受檔案員的業(yè)務領導和指導，每月5日前向檔案員上報本部門上月形成的檔案清單。檔案員應具有基本的業(yè)務和管理能力，人員需相對穩(wěn)定。公司全休員工均有保護檔案的義務，遵守檔案管理制度。第六條 各單位資料員名單應報公司綜合部備案。人員發(fā)生變動時，新的人員名單叁日內(nèi)報公司綜合部。其中，資料員崗位變動資料交接工作必須事先通知公司檔案員。第三章 管理過程的基本要求及處罰第七條 公司所有員工在公務過程中形成的應該歸檔的文件資料，應第一時間交部門資料員統(tǒng)一收集保管，任何人不得據(jù)為己有、丟失或銷毀。資料員應按公司檔案歸檔辦法及時向檔案室移交檔案，辦理交接手續(xù)。第八條 公司在運營過程中，涉及有資料形成的費用報銷，報銷前必須經(jīng)檔案員（或資料員）確認資料歸集的簽字，財務方可辦理報銷手續(xù)。如：購買圖紙、書籍等資料（電子文檔或文字文檔）；購買設備；支付設計或建筑工程的決算款或尾款；報銷培訓或會務、考察費用等。第九條 公司各類工程的竣工驗收，必須有本部門資料員參加資料驗收，驗收完畢，該工程形成的圖紙、文件等技術檔案和施工管理資料必須向檔案員移交，以便及時歸檔；第十條 公司購買儀器設備，開箱時，必須有本部門資料員參加，隨機儀器設備說明書等文件資料必須完整地向檔案員移交，堅持先歸檔、后利用。第十一條 公司員工內(nèi)部崗位變動或離職、辭職、辭退等離開公司時，必須做好檔案交接工作，編制移交清單，綜合部在辦理相關手續(xù)前必須經(jīng)該部門資料員簽字確認。第十二條對在各部門檔案資料管理工作中成績突出的資料員，綜合部檔案員將結合績效考評予以獎勵。對有下列行為的人員，將根據(jù)情節(jié)輕重給予當事人罰款、停職、勸退直至除名處理，造成損失的賠償損失，導致法律后果的追究法律責任。1、不主動移交檔案資料的；2、拒不移交檔案資料者，且態(tài)度惡劣；3、涂改、偽造檔案資料的；4、造成檔案資料毀損、丟失的；5、非經(jīng)程序擅自復印、抄錄、公布或出賣檔案牟利等造成檔案資料泄密的；6、明知所保存檔案存在危險而不采取措施或檔案員玩忽職守造成檔案損失的；7、對檔案損毀沒有及時匯報、沒有采取必要有效的補救措施，導致無法挽回的損失的。第四章 其他第十三條 公司各類檔案的歸檔辦法、利用管理及保密、統(tǒng)計要求等具體管理內(nèi)容詳見附件。第十四條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，由公司綜合部負責解釋。50黃河鉻鹽公司檔案管理網(wǎng)絡圖行政總助檔案員職能部門負責人各車間負責人資料員資料員綜合部部長財務報銷審核公司檔案管理工作相關機構和崗位的主要職責一. 公司總經(jīng)理助理（分管檔案工作）職責1、 負責組織和領導公司檔案管理工作2、 負責組織制訂公司檔案工作的年度工作計劃和管理要求3、 組織制訂公司檔案管理的各項規(guī)章制度4、 負責審核公司檔案的鑒定和銷毀方案二. 公司綜合部職責1、負責公司檔案工作的歸口管理2、負責公司檔案管理工作進行業(yè)務指導3、負責公司檔案管理制度、管理要求、考核辦法的制訂、完善4、負責擬訂公司檔案工作的年度工作目標5、 負責組織公司檔案工作的管理檢查與考核三. 公司檔案員職責1、 負責擬訂公司檔案工作的業(yè)務操作規(guī)范2、 負責擬訂公司內(nèi)資料員的業(yè)務培訓計劃，并組織培訓活動3、 負責公司檔案人員的業(yè)務指導，督導資料員履行崗位職責4、 負責按檔案管理規(guī)定實施公司的檔案管理工作，負責檔案室的日常管理5、 負責公司檔案銷毀工作的審核、監(jiān)銷6、 負責公司檔案管理工作的狀況分析，提出改進措施和建議7、 加強業(yè)務學習，提高業(yè)務水平和能力8、 定期或不定期開展檔案工作檢查、稽查，對違規(guī)問題、檔案損失事件及時匯報、落實處理四. 各部門主管職責1、 負責組織本部門的檔案資料管理工作，對不優(yōu)先登記、不集中保管、資料損毀、不及時移交等違規(guī)行為負第一管理責任2、 帶頭嚴格執(zhí)行檔案管理制度和管理要求，積極配合歸口部門開展檔案工作3、 確定內(nèi)部資料管理人員，明確其責權，建立內(nèi)部管理機制，監(jiān)督資料員履行職責 五. 各部門資料員職責1、 執(zhí)行檔案管理制度和管理細則，接受檔案員的業(yè)務管理2、 建立本部門資料臺賬，集中保管本部門向檔案室移交前的所有資料3、 嚴格履行資料的登記、借閱程序，對本部門的資料完整性、安全性負責4、 負責按管理要求及時向檔案室移交資料六、財務負責人職責1、 貫徹執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定2、 督促本部門資料員做好檔案管理、移交工作3、 對有資料形成的費用報銷，負責審核、把關，確保應入檔資料全部優(yōu)先歸檔。公司檔案歸檔辦法第一條 為規(guī)范文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)的保存企業(yè)檔案，結合公司實際，制定本辦法。第二條 歸檔范圍：公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理等活動中形成的對企業(yè)具有保存價值的文件材料。具體來源有：(一) 本公司內(nèi)部形成的文件材料；(二) 本公司所屬單位應報本公司的文件材料；(三) 本公司參與的合作項目，合作單位按要求應向本公司提交的文件材料；(四) 本公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料。(五) 本公司引進項目、外購設備等帶來的文件材料。第三條 歸檔時間 (一) 管理性文書檔案在辦理完畢后每半年歸檔壹次，歸檔時間分別為3月底、8月底。 (二) 企業(yè)產(chǎn)品、業(yè)務項目、科研課題、基建類檔案在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。(三) 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。每年3月底前移交上一年度設備運行記錄、維修記錄等需要歸檔的設備檔案。設備儀器的事故報告在事故處理完畢后歸檔。 (四) 企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。(五) 會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。 (六) 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 (七) 磁盤、照片等實物形式的檔案應在工作結束后及時歸檔。(八) 人事檔案新增檔案材料每月末向檔案室移交歸檔。 (九) 下列文件材料應隨時歸檔： 1. 變更、修改、補充的文件材料； 2. 公司內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； 3. 公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料；4. 領導視察、重大活動儀式等其他臨時活動中形成的文件材料。第四條 歸檔要求 (一) 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關標準，規(guī)范要求。 (二) 歸檔的文件材料應為原件；因故無原件的可歸檔具有憑證作用的文件材料。 (三) 文件材料歸檔后不得更改。 (四) 非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。 (五) 外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。 (六) 具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。(七) 歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。 (八) 歸檔文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。 (九) 反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應保持其一致性。(十) 兩個以上部門合作完成的項目等工作，由主辦部門資料員負責檔案的立卷整理工作。(十一) 各部門資料員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，根據(jù)歸檔范圍及保管期限整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。(十二) 檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件材料質(zhì)量。(十三) 交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。(十四) 各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應于該機構撤銷前做好資料整理收集工作，移交公司檔案室保存，任何人不得自行處理。公司檔案利用管理辦法第一條 檔案是公司寶貴的信息財富，每位員工因工作需要，均有權利利用其職責范圍內(nèi)的檔案信息。檔案管理人員有義務向公司員工提供檔案利用服務。第二條 利用方式：閱覽、借閱、復制和摘錄。第三條 本公司員工利用檔案應登記檔案利用登記簿，經(jīng)審批后方可利用檔案信息。審批程序為：（一）普通檔案、秘密檔案 各部門主管可辦理登記后直接利用本部門形成的檔案；其它員工需經(jīng)所屬部門負責人審批方可利用本部門形成的普通檔案（秘密檔案還需經(jīng)檔案室負責人審批）；所有員工利用其它部門形成的檔案均需辦理登記后經(jīng)所屬部門負責人審核、檔案室負責人審批。（二）絕密檔案：所有員工均需辦理登記后經(jīng)所屬部門負責人審核、檔案室負責人復核、本公司檔案主管領導審批后方可在檔案員陪同下查閱。第四條 公司以外的單位、個人查閱本公司普通檔案，需辦理檔案利用審批單經(jīng)本公司檔案工作分管領導批準后方可到檔案室查閱（秘密、絕密檔案需經(jīng)本公司檔案主管領導審批）。第五條 借出檔案應在利用期限內(nèi)及時歸還，超出期限需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人不得將借出檔案轉借他人。第六條 嚴禁檔案利用人對檔案進行劃道、圈點、涂改、折卷、裁剪、拆散、撕毀等損壞檔案行為。檔案員對歸還檔案應認真進行檢查，確保檔案安全、完整、無誤后辦理歸還登記手續(xù)。發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失的應及時向檔案室負責人匯報并做好相關記錄，由歸口管理部門對責任者給予相應處理。第七條 任何人不得私自抄錄、拍攝、描繪、復制檔案，否則將追究責任人相關責任。第八條 絕密檔案、珍貴的孤本檔案一律不予外借。對珍貴的孤本檔案應進行復制并以復制件代為提供利用。絕密檔案一般不予復制，確需復制的由檔案員對復制件進行編號控制和建帳管理，復印件使用完畢后應及時收回。第九條 檔案員應對所藏檔案做到胸中有數(shù)，主動了解各部門對檔案信息的需求，根據(jù)利用工作需要編制各種檢索工具，做好檔案利用服務工作。對違反利用規(guī)定的行為，檔案員有權拒絕或當場制止并報請檔案室負責人追查行為人責任。第十條 員工崗位變動或調(diào)離本公司前，應辦理借閱檔案歸還手續(xù)，經(jīng)檔案員簽字后，綜合部可方辦理人事調(diào)離或薪資結算手續(xù)。第十一條 檔案員應積極對檔案利用效果和典型案例進行登記，年終匯總統(tǒng)計。公司檔案保密管理辦法第一條 檔案是公司的寶貴財富，具有機密性。所涉人員必須遵守國家保密法和單位保密工作的各項規(guī)定，堅守保密原則，嚴格履行保密手續(xù)，確保檔案信息的安全。第二條 檔案機密對負責該檔案管理的檔案人員不保密。檔案工作人員應恪守職業(yè)道德，嚴守檔案工作中了解到的機密信息。第三條 檔案利用須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。嚴禁傳抄、自行翻印秘密、絕密的文件檔案材料。第四條 嚴禁將單位機密檔案資料帶回家中和攜帶機密檔案資料外出游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。第五條 發(fā)現(xiàn)檔案泄密事件，發(fā)現(xiàn)人員應立即向檔案管理部門報告，檔案管理部門及時進行追查和補救。第六條 違反上述保密規(guī)定的，將追究相關人員責任，嚴肅處理，直至追究其刑事責任。公司檔案室管理辦法第一條 非檔案室工作人員原則上不得進入檔案室，確因工作需要進入的，須由檔案員陪同。檔案員離開檔案室應關嚴窗戶、鎖好門，檔案室鑰匙由檔案員專管。第二條 檔案室內(nèi)不得從事與檔案管理工作無關的活動，嚴禁檔案室內(nèi)堆放雜物。第三條 檔案室應做好防盜、防火、防塵、防水、防潮、防霉、防蟲、防鼠、防強光、防高溫、防污染工作，并根據(jù)檔案管理需要配置相應的硬件設備。第四條 檔案裝具應符合管理要求，能有效保護檔案安全。第五條 檔案員應定期檢查檔案室內(nèi)設備設施，并按管理要求做好溫濕度定期記錄工作。發(fā)現(xiàn)設備損壞情況應及時報告綜合部負責人進行維修處理。第六條 檔案室內(nèi)應保持清潔有序，對柜櫥進行編號標識，各類檔案按制度要求進行排架保管。檔案員應編制檔案存放區(qū)域示意圖。公司檔案統(tǒng)計管理辦法第一條 檔案統(tǒng)計是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應做到準確及時可靠。第二條 檔案統(tǒng)計工作主要內(nèi)容包括檔案管理基本情況統(tǒng)計和檔案利用情況統(tǒng)計，具體為：(一) 對各類檔案歸檔移交數(shù)量和年度立卷檔案數(shù)量的統(tǒng)計；(二) 對庫藏各類載體檔案數(shù)量、保管期限、密級等情況的統(tǒng)計；(三) 對檔案利用情況，包括利用人次、數(shù)量及利用效果的統(tǒng)計；(四) 對檔案鑒定銷毀情況的統(tǒng)計；(五) 對檔案管理人員情況的統(tǒng)計；(六) 對檔案庫房、硬件設備情況的統(tǒng)計。第三條 檔案統(tǒng)計工作必須與檔案管理各項工作同步進行，實事求是地反映檔案管理、利用等情況。第四條 檔案員應做好檔案統(tǒng)計臺帳，上級檔案管理機構布置和要求的各類檔案統(tǒng)計任務應準確及時完成。公司檔案鑒定銷毀管理辦法第一條 公司檔案鑒定銷毀工作由綜合部部長統(tǒng)一監(jiān)控，任何個人均無權利私自銷毀檔案。第二條 檔案鑒定銷毀（一）每年12月份檔案室對庫藏檔案進行清理，整理出已到保管期限的檔案并登記造冊。檔案室會同檔案形成部門對到期檔案采取逐卷、逐頁的直接鑒定方法，討論形成初步意見，確定有無繼續(xù)保存價值，擬定存毀意見。參與檔案鑒定的人員應具備較高的專業(yè)水平和強烈的責任心，熟悉鑒定原則和方法。 （二）檔案室將鑒定意見報分管領導審批，對經(jīng)鑒定審批需變更保管期限的檔案進行重新整理，其鑒定結論寫入案卷備考表，檔案員及時對變更項目予以調(diào)整修改。（三）檔案室對經(jīng)初步鑒定擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊，填寫公司檔案銷毀申請表。（四）檔案員組織專業(yè)人員組成鑒定小組，對擬銷毀檔案進行再次鑒定，同時在公司檔案銷毀申請表簽署鑒定意見，提出具體銷毀方式，經(jīng)公司檔案分管領導審核，總經(jīng)理審批同意后方可實行銷毀工作。第三條 檔案銷毀由兩人以上進行監(jiān)銷。 監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應當仔細核對銷毀清冊所列內(nèi)容與實物檔案是否一致。檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上注明“*日已銷毀”并署名。第四條 公司檔案銷毀實行焚毀方式。經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，嚴禁出賣或作其他用途。第五條 檔案銷毀后，檔案室應及時在歸檔目錄、備考表上登記注明“已銷毀”，調(diào)整檢索工具。公司檔案銷毀申請表及檔案銷毀清冊永久保存。公司檔案分類細則、歸檔范圍一級類目二級類目基本范圍1企業(yè)管理類1、黨群工作黨員基本情況團員基本情況黨、團文件工會工作2、行政管理公司經(jīng)理辦公會決議文件公司來文會議紀要年度計劃總結宣傳安全保衛(wèi)后勤規(guī)章制度印章啟用機構設置崗位責任制、說明書評比材料3、人事勞資聘用資料獎懲人員任免身份置換勞動用工錄用申報人員需求工資4、教育培訓職工培訓教育職稱評定考核定級5、生產(chǎn)經(jīng)營安全生產(chǎn)工作的通知報告、請示、批復市場會議紀要質(zhì)量事故分析生產(chǎn)經(jīng)營會議紀要經(jīng)營總結市場調(diào)研生產(chǎn)經(jīng)營評比（產(chǎn)品、商標）設備儀器企業(yè)標準6、財務審計資金運行費用成本管理財政稅收獎金發(fā)放審計財務計劃年審、驗資統(tǒng)計預算財務報表7、合同合同、協(xié)議法律法規(guī)案件處理承諾擔保2職工檔案類1、員工檔案履歷自傳鑒定、考核、考察學歷材料和專業(yè)技術職務評定政審材料參加中國共產(chǎn)黨、共青團、民主黨派材料獎勵材料處分材料錄用、勞動合同、任免、聘用、轉正、工資、待遇、離退休、退職其它可供組織上參考的材料2、社保失業(yè)保險工傷保險人身意外傷害保險3、醫(yī)保職工醫(yī)療保險其它3基本建設類1、零星工程零星基建工程的報告批復合同圖紙工程驗收資料2、廠房、車間土地使用權處置方案、土地使用租賃、估價報告國有土地使用權出讓合同書廠房車間建造圖紙批文基本建設項目依據(jù)性文件可行性研究報告（計劃、任務書）批準文件工程選址報告及審批文件規(guī)劃建筑紅線圖、坐標圖、設計文件設計方案總體規(guī)劃設計、設計評價、鑒定及審批征用土地申請及批準文件/征、補償、拆遷協(xié)議書工程承包、合同協(xié)議書、招標、投標、租賃文件水、電增容等報告及協(xié)議施工執(zhí)照、開工報告、組織設計等施工原始記錄、基礎工程竣工圖、安裝記錄竣工報告、竣工驗收報告（階段性）竣工驗收會議文件和會議紀要全部竣工圖（工藝平面圖）4科研類1、技術改造技改項目資料2、科研創(chuàng)新科研項目申報資料5設備類1、辦公設備合同協(xié)議使用說明書、操作說明書、電器說明書等2、生產(chǎn)設備設備儀器購置（更新）計劃設備儀器購置申請書及審批文件大、精、稀（含引進設備儀器）購置書、經(jīng)費預算、可行性分析報告及審批文件設備儀器報價單設備儀器購置協(xié)議書或合同商檢記錄商檢報告、裝箱清單、隨機文件產(chǎn)品合格證、精度證明書等有關產(chǎn)品質(zhì)量說明方面的文件產(chǎn)品使用說明書、操作說明書、電器說明書等電器原理圖、電器接線圖、液壓原理圖、管路圖等安裝工藝規(guī)程、安裝基礎竣工圖設備儀器調(diào)試記錄、試車記錄設備安裝驗收移交單或驗收記錄設備儀器操作及安全技術規(guī)程設備儀器維護保養(yǎng)規(guī)程設備儀器事故報告及處理意見設備儀器備品備件消耗記錄設備儀器大修申請及審批文件設備儀器零部件測繪圖設備儀器調(diào)遷(轉讓)報告及審批文件設備儀器遷移安裝報告設備儀器技術改造文件設備儀器改造申請書及審批文件設備儀器技術改造計算書、說明書等文件材料設備儀器技術改造驗收文件、驗收記錄或鑒定證書、會議紀要設備儀器報廢申請書及審批文件設備儀器質(zhì)量信息反饋方面文件3、輔助設備同上6產(chǎn)品類1、產(chǎn)品設計上級對產(chǎn)品開發(fā)的指導性文件技術、經(jīng)濟市場調(diào)查、考查報告技術、經(jīng)濟可行性研究報告專題分析報告、專題會議紀要技術任務或技術建議書、 技術協(xié)議、合同、批復研究試驗大綱研究試驗報告設計計算書技術設計說明書技術經(jīng)濟分析報告2、工藝技術工藝流程工藝規(guī)程及附圖工藝守則專用工裝設計文件（工、夾、量、檢、模具、設計文件及明細表）材料消耗工藝定額明細表材料消耗工藝定額匯總表關鍵工藝問題處理紀要專用工裝設計文件工藝總結3、質(zhì)量管理各種理化檢驗分析報告性能試驗報告金相檢驗報告質(zhì)量保證控制卡片質(zhì)量檢查卡片重要質(zhì)量問題分析報告及重大質(zhì)量問題處理紀要產(chǎn)品返修批準文件不合格品申請回用單（讓步接收單）產(chǎn)品驗收大綱及驗收紀錄用戶質(zhì)量反饋意見產(chǎn)品質(zhì)量攻關記錄及成果材料產(chǎn)品質(zhì)量專檢記錄及總結材料7財會類1、憑證原始憑證記帳憑證匯總憑證2、帳簿總帳（含日記總帳）日記帳（現(xiàn)金和銀行存款日記帳）3、報表月、季財務報告年度財務報告（決算）4、其它銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單會計檔案移交清單保管清冊、工資單8聲像類1、照片2、錄音3、錄像4、光盤9實物類1、錦旗主管部門頒發(fā)的具有表彰意義的錦旗2、獎狀主管部門對本單位各項工作進行表彰所頒發(fā)的各類獎狀3、證書本單位產(chǎn)權專利科研證書等4、獎杯獎品參與本單位各項管理活動所獲取的獎杯及各類實物獎品5、廢棄印章本單位科室變更或撤消而停止使用的公章公司文件材料歸檔范圍和保管期限表1、黨群工作序 號類目名稱保管期限1黨委（支部）年度工作計劃、總結永久2上級黨組織關于黨委工作的規(guī)定、要求、重要通知等，黨委（支部）重要工作的決議、決定、報告、請示、批復10年3黨員大會、黨員代表大會的通知、議程、報告、總結、決議、決定、記錄、紀要、領導講話、大會發(fā)言稿、參會人員名單等材料。黨委改選的侯選人名單、選舉結果、總結、匯報及上級批復材料10年4上級黨組織及本公司黨委對基層黨組織和黨員的表彰決定30年5黨群機構啟用印章的文件、印模永久6黨委與支部人員獎勵及有關材料10年7黨委、基層組織機構設置、變動的報告及決定、批復、通知；人員編制的請示、報告、批復、通知；增補委員的請示、報告、批復等30年8黨務干部任免文件30年9黨員入黨、轉正、延期、退黨、取消預備黨員資格及受黨內(nèi)處分的決議、決定、通知等永久10黨員名冊、黨組織及黨員情況統(tǒng)計表、黨費管理10年11黨務方面的典型宣傳材料10年2、工會工作序 號類目名稱保管期限1工會工作年度計劃、總結，重要通知、報告、統(tǒng)計等資料30年2會員代表大會和職工代表大會材料10年3表彰工會先進集體、個人的材料、名單及處分會員有關材料等10年4工會干部任免、會員名冊等有保存價值材料10年3、行政綜合序 號類目名稱保管期限1各類重大活動評優(yōu)、評先資料30年2本公司公關活動中形成的有保存價值材料10年3外單位贈送禮品清單臺帳，本公司公關活動相關的禮品清單10年4單位自辦各種宣傳刊物、出版物；外界報刊、雜志登載的本公司材料10年5本公司企業(yè)CI設計管理運用工作中形成的材料30年6行政組織機構的設置、合并分立的請示、批復、通知等，部門職責及調(diào)整30年7啟用印章的文件、印模以及使用記錄永久8本公司的年度工作計劃、總結30年9各職能部門和分支機構的的年度工作計劃、總結10年10公司檔案管理的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結30年11檔案管理的各項規(guī)章制度、年度統(tǒng)計報表30年12檔案目標管理工作中形成的達標、獎勵等材料10年13檔案銷毀清冊、審批表永久14各類數(shù)據(jù)管理、分析、信息網(wǎng)絡反饋、圖文信息、情報信息分析等有長期參考利用價值的材料30年4、文書工作序 號類目名稱保管期限1本公司擬定并執(zhí)行的各類規(guī)章制度30年2企業(yè)介紹30年3本公司各種重要例會、專項會議的紀要、往來文書等文秘工作10年4、人力資源工作序 號類目名稱保管期限1公司下發(fā)執(zhí)行的勞資、考核、分配、保險、職稱評定、培訓教育、勞動管理等制度性文件及相關事項請示、批復、通知30年2員工花名冊及年度統(tǒng)計報表30年3員工任職年/月度考核匯總表10年4人事工作基本情況綜合統(tǒng)計、勞資年度報表30年5高管、企業(yè)重要培訓項目計劃、方案、員工名冊、考核成績10年6臨時工有關材料10年7公司人力資源工作的年度計劃、總結10年8單位負責人領導任免文件永久9內(nèi)部機構負責人的任免文件10年10人事管理工作中具有保存價值的其它材料10年5、法律合同序 號類目名稱保管期限1專利材料永久2商標材料永久3版權材料永久4其他知識產(chǎn)權材料30年5本公司各類法律糾紛、開庭審理案件的全套過程文件材料永久6各類合同、協(xié)議及合同管理、統(tǒng)計等資料永久7法律咨詢及其它法律事務性文件材料10年6、資產(chǎn)管理序 號類目名稱保管期限1營業(yè)執(zhí)照、組織機構代證、稅務登記證等證書及申報、審批、登記、年審材料永久2房產(chǎn)、土地類權證等權證類證書永久3各類商標、品牌等無形資產(chǎn)永久4辦公設備類固定資產(chǎn)臺帳10年5征用土地申請報告、批復、協(xié)議、規(guī)劃局同意征地通知書、征地紅線圖、房屋部門同意用地通知書、拆遷、回遷補償協(xié)議書等征用土地全套資料永久6公務車管理工作中形成的事故處理、保險索賠等各項管理材料10年7綠化、食堂、浴室、職工宿舍等管理工作中形成的有保存價值文件10年8辦公計算機網(wǎng)絡管理方面有保存價值文件10年9其它福利項目、后勤管理工作中形成的有保存價值文件10年7、安全保衛(wèi)序 號類目名稱保管期限1上級對安全保衛(wèi)方面重要工作指示、通知、獎懲材料10年2公司生產(chǎn)安全、保衛(wèi)工作年度計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表10年3安委會組織機構設置及人員名單，安全員任免文件、崗位責任書10年4公司發(fā)生重大火災、交通、機構、電氣等事故的勘察記錄、書面鑒定、事故分析及調(diào)查處理報告等材料，上級對公司安全工作獎懲材料30年5公司職工傷亡事故、重大安全事故的分析、處理，勞動管理部門鑒定處理等材料永久6其它重大工傷事故分析處理相關材料10年7公司安全教育、培訓方面的文件材料10年8、視察活動序 號類目名稱保管期限1上級重要領導人視察、指導公司工作及參觀訪問接待過程中形成的接待方案、任務布置等有保存價值的文件材料永久2重要、大型活動中形成的方案、報告、批復、通知等各項文件材料30年3其它體現(xiàn)企業(yè)文化、展現(xiàn)企業(yè)形象有保存價值的重大活動相關資料30年9、經(jīng)營管理序 號類目名稱保管期限1、計劃統(tǒng)計1公司年度經(jīng)營計劃目標及調(diào)整資料30年2季、月度經(jīng)營計劃目標及調(diào)整資料10年3統(tǒng)計工作年度計劃、總結30年4統(tǒng)計工作的相關制度30年5公司主要經(jīng)濟技術指標統(tǒng)計報表30年6經(jīng)濟運行等方面的有重要保存價值的綜合性統(tǒng)計報表30年7生產(chǎn)經(jīng)營工作的重要統(tǒng)計年、季、月報表30年8公司基本情況統(tǒng)計綜合報表30年9公司生產(chǎn)經(jīng)營有長期保存價值的綜合性統(tǒng)計分析材料永久2、經(jīng)營決策1公司發(fā)展總體或中、長期規(guī)劃永久2公司改革措施和重大經(jīng)營戰(zhàn)略決策制定、實施過程中形成材料永久3經(jīng)營決策工作中的其它材料30年3、物資管理1物資供應、管理工作的年度計劃、總結，重要規(guī)章30年2原、輔料供應價格、各種統(tǒng)計報表等材料10年3原、輔材料的采購、供應方面的計劃、合同、協(xié)議等管理性文件10年4原、輔材料質(zhì)量檢測、驗收、入庫、保管、發(fā)料等環(huán)節(jié)中形成的重要管理性文件材料10年5倉儲管理及倉庫保管維護工作形成的重要材料10年6廢舊物資管理形成的文件材料10年4、產(chǎn)品銷售1銷售工作的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結、重要營銷決策材料30年2產(chǎn)品銷售的市場調(diào)查、綜合分析、預測及營銷策劃材料10年3產(chǎn)品廣告宣傳方案措施、合同、協(xié)議10年4產(chǎn)品售后服務、市場調(diào)查、用戶反饋意見等材料10年5產(chǎn)品市場占有情況、競爭對手綜合分析和銷售能力分布方面的統(tǒng)計分析材料10年6銷售情況統(tǒng)計年報，營銷網(wǎng)絡設置、管理辦法、客戶檔案等材料30年5、物流管理1公司物流管理操作模式方面的制度規(guī)定10年2公司物流管理結算價格表等有保存價值材料10年10、生產(chǎn)技術檔案序 號類目名稱保管期限1、生產(chǎn)調(diào)度1公司生產(chǎn)管理工作年度計劃、總結30年2公司在生產(chǎn)運行中各種重要數(shù)據(jù)的原始記錄、生產(chǎn)月（年）度報表等30年3公司在生產(chǎn)的組織、調(diào)度及指揮、管理、生產(chǎn)運行監(jiān)視等工作中形成的重要文件材料10年4車間管理工作中形成的有保存價值文件材料10年2、質(zhì)量管理1質(zhì)量管理工作的年度計劃、總結30年2質(zhì)量管理工作的各項規(guī)章制度30年4產(chǎn)品質(zhì)量檢測、分析及質(zhì)量事故調(diào)查、處理材料30年5公司全面質(zhì)量管理及獲獎材料30年6產(chǎn)品質(zhì)量綜合統(tǒng)計報表10年7實行ISO9000質(zhì)量認證工作中形成的文件材料永久8對供應商質(zhì)量管理方面的文件材料10年3、能源計量管理1公司能源管理工作的年度計劃、總結30年2節(jié)能降耗工作的計劃、措施、方案、總結、管理制度等10年4公司電力容量統(tǒng)計資料10年5鍋爐壓力容器的跟蹤管理記錄30年6節(jié)能項目設計、實施及驗收全過程的文件材料30年7公司計量管理工作的年度計劃、總結30年8計量工作管理制度10年9計量設備、器具檢測工作、管理方面的材料10年4、標準化工作1標準化管理工作的年度計劃、總結30年2公司執(zhí)行的各種國際、國家、行業(yè)標準文件30年3公司自定的內(nèi)控標準30年4各種標準執(zhí)行、修訂工作中形成的文件材料10年5、科技管理1工藝技術管理工作的年度計劃、總結、管理制度30年2公司在工藝技術管理工作中形成的其它管理性文件10年3公司采用新工藝、新技術以及技術引進、技術革新方面的管理文件30年6、環(huán)境保護1環(huán)境保護工作的年度計劃、總結、制度30年2公司環(huán)保檢測、監(jiān)測記錄、數(shù)據(jù)分析報告等材料30年3治理廢氣、廢水、廢物的調(diào)查、評價、分析、控制措施、治理方案30年4公司危險源點及毒害物質(zhì)的分布登記材料、控制措施、安全保護管理辦法等材料30年5環(huán)保事故糾紛處理、宣傳教育及環(huán)保工作中形成的其它材料10年11、產(chǎn)品檔案序 號類目名稱保管期限1產(chǎn)品管理政策性文件10年2產(chǎn)品包裝設計、變更、使用等過程中形成管理性文件10年3新產(chǎn)品開發(fā)市場調(diào)查、可行性研究報告、立項報告及批復永久4產(chǎn)品設計任務書、改進方案及協(xié)議、委托書、合同等5產(chǎn)品試制大綱、方案論證材料6產(chǎn)品試制記錄、數(shù)據(jù)檢測、理化分析、故障分析、技術分析報告及項目小結報告7產(chǎn)品質(zhì)量檢測、數(shù)據(jù)分析、對比材料8產(chǎn)品成本分析、經(jīng)濟效益評估報告9產(chǎn)品鑒定、定型方面的文件材料10產(chǎn)品投放市場后的經(jīng)濟效益、質(zhì)量信息等反饋材料11老產(chǎn)品改造形成的文件材料12定型產(chǎn)品的工藝技術標準、工藝規(guī)程、工藝通知單、配方單、各種原材料規(guī)格、標準、產(chǎn)品介紹、工藝擬定與變更等材料13產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)計劃、措施、方案、申報及獲獎材料14產(chǎn)品裝潢設計任務書、委托書、協(xié)議書、合同、往來信函等12、科研檔案序 號類目名稱保管期限1有關研究準備階段材料 專題報告與課題調(diào)研論證材料30年 任務書、合同、協(xié)議書永久 課題研究計劃、設計30年 計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤銷報告10年 課題投資和預決算材料10年2有關研究實驗階段材料 實驗、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄永久 數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖、計算結果）永久 設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖）永久 試驗報告、測試報告30年 研究工作階段小結、年度報告30年 配套的照片、底片、錄音帶、幻燈片、影片拷貝等永久 樣品、標本等實物目錄永久 總體重要的技術文件永久3有關總結鑒定階段材料 研究報告、研制報告永久 論文專著永久 工藝技術報告、技術訣竅報告永久 專家評審意見30年 鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見）永久 鑒定證書、推廣應用意見30年 課題工作總結30年4有關申報獎勵階段材料 科研成果登記表永久 科研成果報告表永久 科研成果獎勵申報與審批材料永久 科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件永久 專利申請或證書原件或影印件永久5有關推廣應用階段材料 轉讓合同、協(xié)議書永久 生產(chǎn)定型鑒定材料永久 成果被引用方案及實施情況10年 推廣應用方案及實施情況30年 擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件30年 成果宣傳報導材料10年 對外學術交流材料30年 國內(nèi)外學術交流材料30年13、設備檔案序 號類目名稱保管期限綜合類1公司生產(chǎn)儀器、設備管理的通知、規(guī)章制度等30年2公司生產(chǎn)設備工作年度計劃、報告30年3公司生產(chǎn)儀器、設備移交清冊，設備儀器報廢、調(diào)撥報告10年4公司有關儀器、設備業(yè)務工作的綜合性統(tǒng)計材料10年單項設備1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）30年2有權審批部門的批復及準購批示30年3定購合同（復印件）會談紀要、記錄等30年4開箱記錄及裝箱單30年5進口設備過程中有關的技術商務文件30年6安裝、調(diào)試記錄和雙方簽名冊字移交文件保修單30年7驗收報告及文件材料30年8索賠來往函件及結果文件30年9設備說明書及全套隨機文件材料與設備共存10使用、檢修、故障事故記錄（設備履歷書）與設備共存11重大事故的調(diào)查分析及處理意見與設備共存12技術改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料與設備共存14、基建檔案序 號類目名稱保管期限1、基建綜合1基建工作規(guī)章制度30年2基建工作年度計劃、總結30年3基建工作總體長期規(guī)劃永久5基建工程財務預、決算30年6公司總體規(guī)劃，設計總平面圖、紅線圖永久7水、電、氣管道分布圖（公司內(nèi)部總走向、包括公司計算機網(wǎng)絡分布圖及有關資料）、消防設施分布圖永久8地質(zhì)勘探、地形測量材料永久9征用土地報批材料、合同、協(xié)議等永久單項基建項目一前期準備階段文件（一）立項報告、批復1項目建議書、批復永久2可行性研究報告、批復3設計任務書、批復4選址報告、批復5投資計劃6追加投資請示、批復（二）報建報告、批復、工程合同、協(xié)議7規(guī)劃局提出的設計要點永久8報建審批意見書9建筑許可證、固定資產(chǎn)投資建設許可證10經(jīng)批準的報建圖11報建申請表12消防、環(huán)保、衛(wèi)生防疫、安全生產(chǎn)、民航、海監(jiān)、市政、管理、綠化、供水、供電部門對報建的復函13市建委的開工通知、土建、水電、空調(diào)、機械設備安裝、施工（承發(fā)包）合同、協(xié)議書招標、投標、租賃文件、交付市政建設費收據(jù)二設計階段文件（三）工程勘測報告14工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告、地質(zhì)圖、勘察 記錄、化驗、試驗報告，重要土、巖樣說明永久15地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝16測量定位觀測記錄水文、氣象、地震等其他設計基礎材料 總體規(guī)劃設計文件（四）總平面布置圖17豎向設計、標準橫向斷圖永久18地下管線工程系統(tǒng)圖19地下管線綜合平面圖20平價、量級審批21初步設計文件（五）初步設計說明書22工程概算永久23技術設計文件（六）總平面圖24土方計劃圖30年25建筑設計圖26結構設計圖27設備、電器圖28設計計算書29說明書30關鍵技術試驗31圖紙設計文件（七）建筑施工圖32結構施工圖30年33設備安裝施工圖、電器施工圖、采暖、衛(wèi)生通風、空調(diào)、通訊系統(tǒng)施工圖34各個專業(yè)施工大樣圖35工程預算三施工階段文件（八）施工管理、測量、驗收記錄、質(zhì)量事故、設計變更通知書36單項工程開工報告永久37圖紙會審記錄38設計變更通知單39結構吊裝記錄40工程質(zhì)量事故報告、整改通知單41單位工程座標定位測量記錄42單位工程垂直度觀測記錄43單位工程沉陷觀測記錄（九）基礎施工隱蔽工程驗收記錄44預制樁試樁簽證表永久45鋼筋混凝土預制樁施工記錄46錘擊沉管混凝土灌注樁簽證表47套管成孔灌注樁混凝土工程施工記錄48鉆（沖）孔樁成孔施工記錄49鉆（沖）孔樁灌注水下混凝土記錄50鉆（沖）孔樁注樁施工資料匯總表51鉆（沖）孔樁隱蔽驗收記錄52挖孔樁成孔驗收記錄53挖孔鉆灌注混凝土記錄54挖孔灌注樁施工資料匯總表55土方開挖后樁基礎復核表56地基驗（槽）坑記錄57土壤試驗成果報告表58隱蔽工程驗收記錄59建材質(zhì)量檢驗記錄(十)鋼材機械性能試驗報告、合格證30年60鋼筋焊接試驗報告、焊條合格證61水泥物理性能試驗報告、合格證62磚物理性能試驗報告、合格證63防水材料試驗報告64混凝土預構件合格證65門窗等物理性能試驗報告合格證66砂子物理性能試驗報告30年67石子物理性能試驗報告68混凝土外加劑合格證或試驗報告69混凝土抗壓強度試驗報告70混凝土試驗結果匯總表71混凝土抗壓強度質(zhì)量計算表72混凝土抗?jié)B試驗報告73砂漿抗強度試驗報告74砂漿試驗結果匯總表(十一)采暖、衛(wèi)生與煤氣安裝記錄75設備開箱檢查記錄（附合格證）30年76設備機組試車試運轉記錄77管線焊接檢查記錄78管道設備強度嚴密性試驗及吹洗記錄79排水管道潛水試驗記錄80鍋爐烘爐記錄、鍋爐煮爐情況記錄81鍋爐檢驗報告書(十二)通風與空調(diào)安裝記錄82設備開箱檢驗記錄（附合格證）30年83管道、靜壓箱、空氣處理室氣密性試驗記錄84通風機械運轉與通風系統(tǒng)風量測量調(diào)整記錄85空調(diào)調(diào)試報告(十三)電梯安裝記錄86電氣設備絕緣檢查記錄30年87電梯空載超載運行記錄88電梯調(diào)整試驗報告89電梯檢驗報告(十四)電氣安裝記錄90電氣開箱檢查記錄（附合格證）30年91電氣設備試驗調(diào)整記錄92電氣設備絕緣檢查記錄(十五)分步、分項質(zhì)量評定表或質(zhì)量評定記錄93建筑工程竣工驗收質(zhì)量認定書30年94單位工程質(zhì)量綜合評定表95質(zhì)量保證資料核查表96單位工程觀感質(zhì)量評定表97地基與基礎分部工程質(zhì)量核驗單98主體分部工程質(zhì)量核驗單99排液地面無滲漏、無污水驗收100抽氣、排煙道驗收記錄表四竣工驗收階段文件(十六)竣工驗收報告、證書、工程決算101竣工報告永久102竣工驗收證明書103竣工驗收的請示、批復104地盤放線、驗線、建筑管理驗收記錄冊105建筑管理驗收合格證106質(zhì)量監(jiān)督合格證107項目質(zhì)量評審材料108工程驗收移交表109竣工驗收會議記錄、決議110專家評定意見111工程預結算(十七)竣工圖112建筑竣工圖永久113結構竣工圖114電器照明竣工圖115給排水竣工圖116機械設備安裝竣工圖117采暖通風、空調(diào)安裝竣工圖118通風設施安裝竣工圖五使用維護階段119房屋的使用預維修技術材料永久120房屋的加固、擴建、改建材料、圖紙15、財務審計序 號類目名稱保管期限1財務工作年度計劃、總結30年2財務管理工作的規(guī)章制度30年3公司融資工作重要材料30年4公司內(nèi)部資金調(diào)拔管理相關資料10年5公司費用定額、預算、成本計劃、核算、經(jīng)濟活動分析、成本管理及固定資產(chǎn)管理方面的文件材料10年6財務、稅收檢查中形成材料10年7其它財務管理工作中形成的材料10年8公司審計工作年度計劃、總結30年9各專項審計工作的審計指令、通知、審計意見書、審計決定、審計建議書、移送處理書等審計文件30年10審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告及報告征求意見，整理計劃30年11審計工作方案、審定審計報告的會議紀要、檢查審計決定執(zhí)行情況的記錄等文件材料10年12有關委托審計方面的材料10年13上級有關審計工作的指示、批復、規(guī)定、辦法、通知等10年14審計工作中其它有參考保存價值的文件材料10年16、會計檔案序 號類目名稱保管期限1、憑證1原始憑證152記賬憑證153匯總憑證152、帳簿4總帳155明細帳156日記帳(現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年)157固定資產(chǎn)明細帳（卡片）（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）108輔助賬簿153、報表9月、季度財務報告類(包括文字分析)3年10年度財務報告(決算) (包括文字分析)永久4、工資表11員工月（季）度薪資明細表30年12年終獎等其它形式薪資分配表30年5、其它13會計檔案移交清冊30年14會計人員交接表10年15會計檔案保管清冊永久16會計檔案銷毀清冊永久17銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年18銀行對帳單5年19其他應當保存的會計核算專業(yè)材料10年17、人事檔案序 號類目名稱保管期限1履歷材料永久2干部任免文件3鑒定、考核、考察材料4評定崗位技術和學歷證件材料5政審材料6參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料7獎勵、處分材料8招工、勞動合同、調(diào)動、聘用、工資、保險、福利待遇、出國、退休、退職、撫恤、死亡等材料9其他可供組織參考的材料文書檔案整理細則第一條 為了統(tǒng)一規(guī)范和加強文書檔案管理，根據(jù)中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000），結合公司實際，制定本細則。第一條 文書檔案是指立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。具體歸檔范圍如下：(一) 黨群工作檔案1.黨務綜合性工作、黨員代表大會、黨組織建設、黨員和黨員干部管理等綜合性工作。2.工會工作。3.參加各類行業(yè)協(xié)會、團體組織的相關資料。(二) 行政管理檔案1. 董事會綜合性工作。2. 制度、文秘、公共關系、檔案資料信息管理等綜合行政事務3. 人力資源綜合性工作。4. 法律事務，合同管理，知識產(chǎn)權，公證工作。5. 權證、土地，職工宿舍、福利分房分車、公務車、辦公網(wǎng)絡等非經(jīng)營性資產(chǎn)管理資料6. 生產(chǎn)安全管理、工傷事故處理、冶安保衛(wèi)工作。7. 領導視察、企業(yè)重大活動、形象宣傳工作。(三) 經(jīng)營管理檔案1. 計劃管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。2. 發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。3. 原料及主輔配件的采購、倉庫管理、再生物資利用等。4. 產(chǎn)品銷售：市場調(diào)研、銷售、產(chǎn)品宣傳、售后服務。5. 物流管理。(四) 生產(chǎn)技術檔案1. 生產(chǎn)組織管理工作。2. 質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測監(jiān)控和供應商質(zhì)量管理工作。3. 能源計量管理：節(jié)能降耗、定額管理、計量檢測管理。4. 標準化工作：標準檔案、標準化管理。5. 科技管理：新產(chǎn)品、新工藝、技改管理。6. 環(huán)境保護工作。第二條 形成積累各部門資料員按照文書檔案歸檔范圍，以文件材料價值為主確定應作為檔案保管的文件材料，負責文件檔案的收集積累、保管、整理移交工作。 文件材料在各部門隨時辦畢隨時整理，按月定期收集登記，以防止檔案散失。收集文書檔案時要求如下：1. 一般文件只收集印本和定稿。2. 簽收手續(xù)不全和張頁殘缺的文件材料應補齊后再收。3. 正文與附件要同時收齊。4. 文件處理單要同文件一起收。5. 請示與批復等往來文件要收齊。第三條 文件整理文書處理部門負責文件的收集整理工作。(一) 以“件”為單位進行分類整理，一般正本與定稿為一件，正文與附文為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，原件與復件為一件，來文與復文可為一件，文件處理單與文件為一件，報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件。(二) 為使歸檔文件能長期保存和有效利用，對收集歸檔文件字跡材料退變模糊的應進行復制；去除易銹蝕的