第十一項 合同管理制度

第十一項 合同管理制度第一條 目的 為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。 第二條 適用范圍 本制度適用于本公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務關系的各類合同、協(xié)議、契約等，包括施工合同、分包合同、內(nèi)部管理合同、買賣合同（商品房、土地買賣等）、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務合同（如物業(yè)和廣告等）、勞動合同等，以及本公司業(yè)務所涉及到的合同。 第三條 職責范圍 一、公司經(jīng)理負責公司所有合同的審批； 二 、公司辦公室負責公司各類合同的簽訂和管理工作，具體職責是： 1、負責除銷售、采購合同以外，其他各類合同的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)簽訂合同； 2、負責制定合同統(tǒng)一文本； 3、負責對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理； 4、負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查； 5、負責經(jīng)濟合同糾紛的處理； 6、負責經(jīng)濟合同的檔案管理； 7、負責本制度的制定、監(jiān)督、執(zhí)行。 第四條 合同的簽訂 一、合同的主體 訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。 訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。 公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應經(jīng)公司總經(jīng)理同意。 二、合同的形式 訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務外，應當采用書面形式。 “書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。 三、合同的內(nèi)容 1、當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所等應保持一致。2、合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定買受人（出賣人）的名稱、身份證明、住址、職業(yè)、單位、以及個人收入情況等可以了解的內(nèi)容；服務合同應約定詳細的服務內(nèi)容及要求；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。 3、數(shù)量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數(shù)量，合同無法明確約定確切數(shù)量的確定方式可用：電報、傳真、送貨單、發(fā)票等方式。 4、質(zhì)量：有國家標準、部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號；其它的可用其主要技術指標數(shù)據(jù)，及可以代表其性質(zhì)類別形式約定；憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點和封樣方法。 5、價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切的日期和準確數(shù)額，或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付到多少數(shù)額或比例。 6、履行期限、地點和方式 A、合同履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式； B、合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交付地點為本公司倉庫或本公司的住所地；不動產(chǎn)應在現(xiàn)場交接；C、約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級； 買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如交接單、當事人簽單等。 7、合同的擔保 合同中對方當事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結(jié)合具體情況根據(jù)擔保法的要求辦理相關手續(xù)，主要明確是否該擔保和當事人有沒有擔保能力 。8、合同的解釋 合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋（要說明在本合同中的具體含義范圍）。 9、保密條款 對技術類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。 10、合同聯(lián)系制度 履行期限長的重大經(jīng)濟合同，應當約定合同雙方聯(lián)系制度（包括聯(lián)系方式、聯(lián)系人等）。 11、違約責任 根據(jù)合同法作適當約定，注意合同的公平性。 12、解決爭議的方式 解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。 力爭在本市、縣、區(qū)所管轄的機構(gòu)仲裁或起訴。四、簽訂合同的工作程序 1、簽訂合同前，業(yè)務人員或公司指定的其他談判人員，應按照本制度第四條、一項的內(nèi)容，對對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。 2、合同簽訂時，由主辦業(yè)務人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報經(jīng)理審批，由辦公室編寫合同編號并加蓋合同專用章；必要時，由總經(jīng)理指定責任人員對合同進行合法性審查。 3、常規(guī)合同以外的合同由經(jīng)理指定責任人員會同相關部門與對方當事人進行商談，擬好合同條款，附合同會審表報總經(jīng)理審批，由辦公室加蓋合同專用章。 4、法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準登記手續(xù)的合同，合同成立后由辦公室依法及時辦理。 5、合同正式簽訂后，合同文本除經(jīng)辦人自行保管外，應當隨合同會審表交存公司辦公室一份備案。 第五條、合同的變更、解除 一、在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。 二、存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同 1、因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的； 2、在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務； 3、對方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行； 4、對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的； 5、法律規(guī)定的其他情形。 三、變更或解除合同的，應當采用書面形式（包括書信、電報）； 四、變更或解除合同的協(xié)議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理； 第六條 合同的履行 一、公司及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。 二、在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。 履行買賣合同交付時應由對方當事人簽署一式二份的交接單，一份留存對方，一份交主管部門備查。向?qū)Ψ疆斒氯私桓对鲋刀惏l(fā)票時應由對方當事人出具收條。 履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或合法發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，一般不允許以現(xiàn)金形式支付。特殊情況須經(jīng)經(jīng)理批準。 三、在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司辦公室處理，并報經(jīng)理。 1、經(jīng)營狀況嚴重惡化； 2、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務； 3、喪失商業(yè)信譽； 4、有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形； 四、債權(quán)債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認； 1、在施工合同、買賣合同履行過程中，經(jīng)辦人員應定期對帳，確認雙方債權(quán)債務； 2、在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務。 第七條 經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟 一、合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決； 二、合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法達成一致協(xié)議或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告部門負責人和經(jīng)理，并擬定處理意見，報經(jīng)理決定。 對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司辦公室和經(jīng)理。 三、公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報公司辦公室。 第八條 合同的日常管理 一、本公司實行二級合同管理，公司辦公室全面負責公司的合同管理；業(yè)務人員負責所在部門的合同管理。每個業(yè)務人員必須對自己所負責的業(yè)務合同主要條款清晰明確。 二、公司的合同用章專人管理，由公司辦公室全面協(xié)調(diào)。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務人員不得隨帶合同用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由經(jīng)理批準。 合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當?shù)毓矙C關報案，并登報聲明。 三、已簽訂的合同及回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務往來傳真、信函、對帳單等資料，主管業(yè)務人員應自行保管好；重要資料應將原件交公司辦公室隨合同保管。 四、合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司辦公室和有關部門確認后方可辦理有關手續(xù)。 合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發(fā)生變更的，公司辦公室應在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關單位。 第九條 考核與獎懲 一、公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。 二、對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。 三、合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失： 1、未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同； 2、為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書； 3、應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。 四、合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失： 1、因工作過失致使公司被詐騙； 2、公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認； 3、遺失重要證據(jù)的； 4、發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的； 5、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告的； 6、其他違反公司相關制度的。 五、公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關處理。 第十條 附則 本制度從 年 月 日開始執(zhí)行。要求公司全體人員認真學習并在實際工作中掌握遵守。濟寧市永勝建筑工程有限公司泗河分公司2008年7月28日