電子郵件禮儀培訓(xùn)課程.ppt

1 電子郵件禮儀 人力資源部 2 問好方式 好 很好 非常好 耶 3 讓優(yōu)秀成為你的職業(yè)習(xí)慣 4 由郵件門事件引發(fā)的思考 5 一 二 三 稱呼語與問候 正文 四 五 附件 結(jié)尾簽名 郵件標(biāo)題 六 回復(fù)技巧 七 正確使用發(fā)送 抄送與密送 內(nèi)容提綱 6 一 郵件標(biāo)題 7 二 稱呼語與問候 1 英文開頭寫 HI 中文開頭寫 上午好 或 您好 問候語是稱呼換行空兩格寫 2 結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards 中文的寫個(gè) 祝您順利 之類的也就可以了 若是尊長應(yīng)使用 此致敬禮 注意 在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式 祝 和 此致 為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格 而 順利 和 敬禮 為再換行頂格寫 3 俗話說得好 禮多人不怪 禮貌一些 總是好的 即便郵件中有些地方不妥 對方也能平靜地看待 1 Email開頭最好要有問候語 8 1 郵件的開頭要稱呼收件人 在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家 ALL 2 如果對方有職務(wù) 應(yīng)按職務(wù)尊稱對方 如 x經(jīng)理 如果不清楚職務(wù) 則應(yīng)按通常的 x先生 x小姐 稱呼 但要把性別先搞清楚 3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名 對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名 4 關(guān)于格式 稱呼是第一行頂格寫 2 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者 拿捏尺度 9 1 Email正文要簡明扼要 行文通暢 2 要用論述的語氣 3 Email正文多用 一 一 1 1 A a 之類的列表 4 一次郵件交待完整信息 5 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字 注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重 也是自己態(tài)度的體現(xiàn) 6 合理提示重要信息 7 合理利用圖片 表格等形式來輔助闡述 8 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 之類的笑臉字符 三 正文 10 四 附件 1 如果郵件帶有附件 請?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?2 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名 最好能夠概括附件的內(nèi)容 方便收件人下載后管理 3 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明 特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4 附件數(shù)目不宜超過4個(gè) 數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 5 特殊格式文件 應(yīng)注明打開方式 以免影響使用 6 如果附件過大 不宜超過2MB 應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送 11 五 結(jié)尾簽名 1 簽名檔信息不宜過多 電郵消息末尾加上簽名檔 簽名檔可包括姓名 職務(wù) 公司 電話 傳真 地址等信息 但信息不宜行數(shù)過多 一般不超過4行 你只需將一些必要信息放在上面 對方如果需要更詳細(xì)的信息 自然會(huì)與你聯(lián)系 對內(nèi) 對外 對私 對熟悉的客戶等群體的郵件往來 簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化 過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn) 你可以在Outlook中設(shè)置多個(gè)簽名檔 靈活調(diào)用 2 不要只用一個(gè)簽名檔 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配 簡體 繁體或英文 以免成出現(xiàn)亂碼 字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些 3 簽名字體規(guī)格 12 六 回復(fù)的技巧 1 及時(shí)回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后 應(yīng)即刻回復(fù)對方 因?yàn)檫@是對他人的尊重 理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi) 特別是對一些緊急重要的郵件 對每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時(shí)間的 對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理 但一般不要超過24小時(shí) 如果事情復(fù)雜 你無法及時(shí)確切回復(fù) 那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說 收到 我正在處理 一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù) 等等 記住 及時(shí)作出回應(yīng) 哪怕只是確認(rèn)一下收到 如果你正在出差或休假 應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能 13 2 進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候 最好把相關(guān)的問題抄到回件中 然后附上答案 不要太簡單 那樣太生硬了 應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述 讓對方一次性理解 避免再反復(fù)交流 浪費(fèi)資源 14 3 回復(fù)不得少于10個(gè)字對方給你發(fā)來一大段郵件 你確只回復(fù) 是的 對 謝謝 已知道 等字眼 這是非常不禮貌的 15 4 不要就同一問題多次回復(fù)討論 不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次 這只能說明交流不暢 說不清楚 此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷 對于較為復(fù)雜的問題 多個(gè)收件人頻繁回復(fù) 發(fā)表看法 把郵件越RE越高 這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀 16 5 要區(qū)分Reply和ReplyAll如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事 單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng) 應(yīng)該replayall 讓大家都知道 不要讓對方幫你完成這件事情 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚 或有不同的意見 應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通 不要當(dāng)著所有人的面 不停的RE來RE去 與發(fā)件人討論 你們討論好了再告訴大家 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件 點(diǎn)擊 回復(fù)全部 前 請三思而后行 17 6 主動(dòng)控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù) 浪費(fèi)資源 可在文中指定部分收件人給出回復(fù) 或在文末添上以下語句 全部辦妥 無需行動(dòng) 僅供參考 無需回復(fù) 18 七 正確使用發(fā)送 抄送與密送 收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 比如按部門排列 按職位等級從高到低或從低到高都可以 適當(dāng)?shù)赜幸?guī)則有助于提升你的形象 而BCC是秘送 即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的 這個(gè)可能用在非常規(guī)場合 而CC的人則只是需要知道這回事 CC的人沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng) 當(dāng)然如果CC的人有建議 當(dāng)然可以回mail To的人是要受理這封郵件 理應(yīng)對郵件予以回應(yīng) 要正確區(qū)分收件人 抄送人與秘送人 只給需要信息的人發(fā)送郵件 不要占用他人的資源 不濫轉(zhuǎn) 發(fā)郵件 19