《檔案管理規(guī)定》實施細則(發(fā)布版0871)

唐山建龍實業(yè)有限公司制度編號：110A200502制度頁數(shù)：共58頁檔案管理規(guī)定實施細則編 制 人：魏立健、李乃玲審 核 人：吳 疆批 準 人：王印忠主辦單位：行政管理處發(fā)布日期：2008年7月1日生效日期：2008年7月1日第一章 總 則第一條 為加強唐山建龍實業(yè)有限公司（以下簡稱公司）檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為企業(yè)發(fā)展服務，根據(jù)控股公司檔案管理規(guī)定，特制定本細則。 第二條 本細則的檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式、各種載體的文件資料。第三條 公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案和實物檔案六類。其中人事檔案由人力資源處管理，其它五類檔案由行政管理處檔案室管理。第四條 本細則適用于公司唐山生產(chǎn)區(qū)檔案的管理。第二章 檔案管理組織機構及其職責第五條 公司成立檔案管理領導小組，設專、兼職檔案員。組 長：主管檔案工作的公司領導副組長：行政管理處一級主管（正職或主持全面工作的副職）成 員：各單位一級主管（正職或主持全面工作的副職）、專職檔案員、兼職檔案員、項目部兼職檔案員、項目部各專業(yè)組長、項目部負責人第六條 管理職責1、組長：負責審查批準檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)開展檔案工作負總責。2、副組長：負責組織實施檔案管理工作，監(jiān)督、檢查、指導執(zhí)行情況并對檔案鑒定銷毀審核把關。3、各單位一級主管：對本單位歸檔文件資料的齊全、完整、準確負總責，監(jiān)督本單位兼職檔案員開展工作。4、專職檔案員：貫徹執(zhí)行控股公司檔案管理規(guī)定和操作規(guī)范；編制公司檔案工作計劃；監(jiān)督、指導兼職檔案員開展工作，檢查、評價其工作業(yè)績，同時不斷改善與優(yōu)化檔案管理工作；負責公司檔案的收集、整理、立卷、提供利用等日常管理工作；對檔案管理工作質量負責，做好檔案保密和“八防工作”；對超過保管期限的檔案提出存銷初步意見并組織好鑒定銷毀工作。5、兼職檔案員：對本單位形成的具有保存價值的各種形式、各種載體的文件資料進行收集、積累和保管，對歸檔文件資料的準確性、有效性負責；做好文件資料移交前的安全保密工作，并按時移交歸檔。6、項目部兼職檔案員：負責本項目形成的各類科技文件資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，并按規(guī)定時間移交；項目部各專業(yè)組長：負責各專業(yè)資料的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，是各專業(yè)資料的直接責任人；項目部負責人：負責該項目資料的完整、準確和歸檔及時性，資料交接時項目負責人要在移交清冊上簽字，是該項目文件資料管理和歸檔的第一責任人。第三章 文件資料歸檔要求第七條 文件資料歸檔要求1、歸檔的文件資料必須齊全完整、真實有效，模糊不清、破損或易褪變的文件資料應予修復。      2、歸檔的文件資料應為原件（定稿）或具有憑證作用、法律效應的文件資料，特別重要的文件應同時保存歷次修改稿。      3、歸檔文件資料的制成材料必須易于耐久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙；計算機生成的文件定稿必須使用噴墨或激光打印機打印。4、符合文書檔案歸檔范圍的電子文件的歸檔實行“雙套制”，具有永久、長期保存價值的電子文件歸檔時，必須制作相應的紙質版本，同時存檔。 5、電子文件歸檔時還應同時歸檔其支持性文件（指能夠生成運行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統(tǒng)）。 6、非紙質文件資料（照片、錄音帶、光盤等）應與其文字說明一并歸檔；反映同一內容而形式不同的文件資料應保持一致性。第四章 文書檔案第八條 文書檔案是指公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的直接記述和反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的具有現(xiàn)實和長遠查考價值的文件資料。第九條 公司文書檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、黨群工作類四大類。第十條 文書檔案歸檔范圍和保管期限（見附件一）第十一條 文書檔案歸檔責任劃分和歸檔時間應當歸檔的文件資料，均由文件資料形成單位兼職檔案人員或特定專人負責收集、登記、整理，在規(guī)定時間內移交檔案室集中管理。一項工作由兩個以上單位共同參與辦理，在工作中形成的文件資料，由主辦單位兼職檔案人員負責收集并按要求歸檔，任何單位和個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。1、以公司名義印發(fā)的紅字頭文件、會議紀要（含定稿、文件審批單、打印的正件），由行政管理處文秘人員負責收集、整理，于第二年二季度前歸檔。2、公司級管理制度（含年度制度匯編）由企劃處兼職檔案人員統(tǒng)一收集、整理，于第二年二季度前歸檔。3、各單位直接對外聯(lián)系形成的往來文件、報表、總結等屬于歸檔范圍的一般管理性文件資料，由形成單位兼職檔案人員收集，于第二年二季度前歸檔。4、由公司領導簽批、行政管理處轉發(fā)相關單位承辦的外來文件（連同承辦過程中產(chǎn)生的文件資料）由承辦單位兼職檔案人員或特定專人負責收集，于該項工作承辦結束后1個月內返回行政管理處，由行政管理處文秘人員統(tǒng)一管理，于第二年二季度前歸檔。5、需領導閱知的外來文件由行政管理處文秘人員負責收集、整理，于第二年二季度前歸檔。6、審計案卷、紀檢監(jiān)察、違紀案件調查處理資料，由控股公司審計監(jiān)察部駐唐審計處專人負責立卷、整理，于第二年二季度前歸檔。7、法律案卷、公司法人治理及業(yè)務變更等法律相關工作中形成的文件資料由財務處法務人員收集、整理，于第二年二季度前歸檔。8、加蓋合同專用章的法律合同文本及協(xié)議附件（不含銷售處產(chǎn)生的合同、協(xié)議）由財務處法務人員收集、整理，于第二年二季度前歸檔。9、產(chǎn)品銷售合同、補償貿(mào)易合同、產(chǎn)品購銷協(xié)議、質量異議處理協(xié)議由銷售處兼職檔案人員負責收集，于第二年二季度前歸檔。10、加蓋公司印章的合同、協(xié)議由形成單位兼職檔案人員負責收集，于合同、協(xié)議簽訂后1個月內移交歸檔。11、公司重要上報請示及上級批復文件由業(yè)務承辦單位兼職檔案人員負責收集，于請示批復后1個月內歸檔。12、各種會議資料、重大活動文件資料由會議主辦單位、活動組織承辦單位的兼職檔案人員負責收集、整理，于會議或活動結束后1個月內歸檔。13、各種證件資料由業(yè)務承辦單位兼職檔案人員或特定專人于取證后1個月內移交歸檔。14、重要的、機密性較強的文件資料；變更、修改、補充的文件資料；公司內部機構變動和職工調動、離崗等留在單位或個人手中的文件資料；公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件資料；應歸檔的零散文件資料及其它臨時活動中形成的文件資料均由資料形成單位兼職檔案人員或特定專人隨時移交歸檔。15、電子文件與紙質文件歸檔時間一致，各單位在歸檔紙質文件時要做好同版本電子文件的收集、整理、歸檔工作。第十二條 文書檔案移交手續(xù)1、文書檔案按年度歸檔時，由移交單位編制“年歸檔文件移交清冊”（見附件二），并附“年歸檔文件目錄”（見附件三）一式兩份，交接雙方在認真核對、檢查歸檔文件質量合格后，在移交清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。2、文書檔案資料日常歸檔時，需由移交人填寫“文件資料移交目錄”（見附件四），由檔案室備案。第五章 科技檔案第十三條 科技檔案是記述和反映本公司基本建設、生產(chǎn)技術和科學研究等活動而形成的具有保存價值的科技文件資料。主要形式有文字資料、圖紙、圖表、計算數(shù)據(jù)等各種載體的文件資料。第十四條 根據(jù)控股公司科技檔案分類，目前公司科技檔案的種類有：產(chǎn)品檔案、科研檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案、房地產(chǎn)檔案。第十五條 科技檔案歸檔范圍、歸檔份數(shù)和保管期限對于公司科技類相關活動中，記載科技類過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全，整理、立卷歸檔；具體歸檔范圍、保管期限和歸檔份數(shù)符合（附件五）的要求。第十六條 科技檔案歸檔責任劃分和歸檔時間1、產(chǎn)品檔案在每項產(chǎn)品的計劃決策階段、設計階段、試制階段、正式投產(chǎn)階段、轉產(chǎn)階段分別完成時，由項目負責人或專業(yè)組長，將各階段應歸檔的資料移交本單位兼職檔案人員整理、立卷，在1個月內移交公司檔案室存檔。2、產(chǎn)品申報評優(yōu)或認證階段形成的資料，在完成后1個月內移交公司檔案室存檔；如某產(chǎn)品試制階段較長，已跨年度但未轉產(chǎn)所形成的資料，兼職檔案員在每年的6月份、12月份進行收集、整理相關資料，移交公司檔案室存檔。3、科研檔案在每項科研課題的科研準備階段、研究試驗階段、總結鑒定、驗收階段、成果申報階段和推廣應用階段分別完成時，由項目負責人或專業(yè)組長將各階段應歸檔的資料，轉交本單位兼職檔案人員整理、立卷，并在1個月內移交公司檔案室存檔。4、基建檔案在工程項目的立項審批階段、可行性研究階段、設計階段、組織和實施階段、試產(chǎn)或轉固階段分別完成時，由項目負責人或專業(yè)組長將各階段應歸檔的資料，轉交本項目兼職檔案人員整理、立卷，在1個月內移交公司檔案室存檔。5、工程項目竣工資料、竣工圖，在竣工驗收前，由施工單位按各專業(yè)系統(tǒng)整理匯總，移交該項目部兼職檔案員；該項目監(jiān)理和專業(yè)技術組長，對竣工資料的完整性和準確性進行審核，確認資料完整、齊備并在移交確認單簽字后，兼職檔案員按基建類檔案移交要求，建立好移交清冊及目錄；在工程項目竣工驗收時，經(jīng)組織驗收單位相關專業(yè)再次審核，確認合格1個月內移交公司檔案室存檔。6、新上基建工程項目設備開箱時，由項目部設備組長負責組織設備開箱，并通知設備處兼職檔案人員和公司檔案人員，共同參加設備開箱；項目部兼職檔案員負責接收設備資料，并將設備資料及時復制，把復印件交技術人員用于安裝設備，原件在工程試產(chǎn)后1個月內移交公司檔案室存檔。7、生產(chǎn)單位大、中修設備資料，由設備處兼職檔案人員在設備開箱后收集保管相關資料，在每年6月份、12月份，分別移交公司檔案室存檔。8、房地產(chǎn)檔案的歸檔，在工程竣工驗收前，該項目部兼職檔案員將所有資料圖紙按系統(tǒng)收集、整理，建立好移交清冊及目錄，經(jīng)工程驗收確認準確、齊備后，1個月內移交公司檔案室存檔。9、科技檔案文件材料形成、積累、歸檔責任劃分:原則上是哪個科技單位或科技人員經(jīng)辦的，即由該單位或科技人員負責；兩個或兩個以上單位承辦的項目，協(xié)作單位將其承擔部分的資料提供給主辦單位，由主辦單位負責歸檔完整的檔案；若干單位共同參加的項目，由項目負責人指定人員負責科技文件材料的收集、整理，在規(guī)定的時間內移交歸檔。10、停建、緩建工程項目，停止或不成功的科研項目，停產(chǎn)的產(chǎn)品生產(chǎn)中形成的科技資料，相關單位都要收集、整理，在確定停建、緩建20個工作日內移交公司檔案室保管，不得遺失和銷毀。11、其它科技檔案歸檔內容（見附件五E）。第十七條 基建類、房地產(chǎn)類檔案歸檔具體要求（見附件六）。第十八條 為確保科技檔案資料的齊全、完整，在工程竣工驗收、產(chǎn)品試制定型、設備開箱和科研成果鑒定活動中，業(yè)務主管單位或項目部負責人必須通知科技檔案人員參加，對應歸檔的科技文件資料進行審查、驗收。第十九條 科技檔案移交手續(xù)1、科技檔案歸檔時，移交單位編制“移交清冊”和“移交目錄”（見附件七）一式兩份，交接雙方確認、簽字、蓋章后各存一份。2、基建類、房地產(chǎn)類檔案歸檔移交，需移交單位填寫“移交確認單、移交清冊、移交目錄”（見附件八）一式兩份，移交雙方確認、簽字、蓋章后各保存一份。附件二：年歸檔文件移交清冊年 歸 檔 文 件 移 交 清 冊共 計： 件 移交單位： 移交人： 接收單位： 接收人： 年 月 日附件三：年歸檔文件目錄 年 歸 檔 文 件 目 錄單位： 件號文件日期責任者文件字號題 名頁數(shù)電子文件名備注附件四：文件資料移交目錄序號移交日期內 容載體形式移交單位移交人接收人文 件 資 料 移 交 目 錄13附件五: 科技類檔案歸檔要求附件五 A 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位產(chǎn)品類設計決策階段1份 項目轉產(chǎn)1個月內技術處1、市場調查、技術調查、考察、預測報告、調研綜合報告短期2、技術、經(jīng)濟可行性研究報告長期3、發(fā)展建議書、技術建議書、協(xié)議書、委托書、合同永久4、研制計劃、方案、方案論證報告長期5、產(chǎn)品研究、設計計劃長期6、技術、經(jīng)濟初步評價長期7、研究試驗大綱、試驗報告長期8、產(chǎn)品設計標準永久9、技術設計說明書長期10、產(chǎn)品設計圖樣長期11、專題技術請示報告長期12、設計評審報告長期試制階段1份項目轉產(chǎn)1個月內技術處13、試制計劃、方案、規(guī)程、工藝總體方案論證、總結報告永久14、試制工藝流程、工藝標準、工藝文件和工藝裝備文件、長期15、原材料與半成品、成品檢驗方法批準書、試制運行記錄、化驗記錄長期16、理化分析報告、化學配方、化學反應式、計算公式長期17、技術標準協(xié)議、試制質量分析報告長期18、試制專題會議紀要、分析報告、決議及合理化建議長期19、重大故障分析和排除措施報告長期20、試驗原始數(shù)據(jù)與資料永久21、試驗分析報告長期22、試驗總結報告永久鑒定階段1份項目轉產(chǎn)1個月內技術處23、鑒定申請報告及批復永久24、試制、試驗鑒定大綱永久25、成套設計文件長期26、標準化審查報告長期27、可靠性試驗情況報告長期28、產(chǎn)品質量和技術經(jīng)濟分析報告短期29、技術鑒定資料（申請批復、評價資料、會議紀要）永久30、設計定型報告、證書永久31、試用或試運行報告長期32、鑒定驗收書永久45附件五 A 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位產(chǎn)品類生產(chǎn)階段1份項目轉產(chǎn)1個月內技術處33、小批生產(chǎn)方案、計劃短期34、小批生產(chǎn)工序工程能力分析報告長期35、關鍵件、重要件、關鍵工序的質量控制及檢測報告長期36、原料鑒定卡片、配用設計表長期37、歷次更改與補充的設計及工藝文件和更改通知單長期38、小批生產(chǎn)總結報告、小批生產(chǎn)鑒定書永久39、產(chǎn)品設計評審報告長期40、產(chǎn)品研制完成報告長期41、產(chǎn)品許可證、合格證、使用說明書、裝箱單、產(chǎn)品介紹、樣本長期批量生產(chǎn)、轉產(chǎn)1份項目轉產(chǎn)1個月內技術處42、申請正式投產(chǎn)報告、批復、通知永久43、生產(chǎn)技術規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗規(guī)范永久44、技術標準（國際、國家、部、企、內標）永久45、企業(yè)標準編制說明、審批書及修改、修訂的通知永久46、生產(chǎn)定型（結構、配方）設計文件永久47、工藝方案、工藝指導書、說明書長期48、產(chǎn)品質量技術攻關會議記錄、紀要和成果長期49、重大質量事故分析、質量異議處理結果長期50、各種操作記錄、產(chǎn)品檢驗報告單長期51、技術條件長期52、專利登記表、專利證書等資料永久53、商標注冊資料永久評優(yōu)階段1份評優(yōu)結束1個月內認證結束1月內技術處54、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和措施長期55、創(chuàng)優(yōu)工藝操作規(guī)程長期56、國內外對比資料短期57、上級檢(抽)查結果和理化分析報告長期58、主要用戶評價短期59、創(chuàng)優(yōu)申請、審批表長期60、優(yōu)質產(chǎn)品評定書永久61、獲獎獎章、獎狀、證書永久認證階段1份62、認證申請書、信函長期63、跟綜服務資料長期64、認證檢測報告、檢查報告長期65、原材料修改換頁說明、產(chǎn)品檢驗報告長期66、各種認證證書永久附件五 B 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位科研類研究準備階段1份鑒定結束1個月內技術處1、申報項目的報告、批復、通知長期2、科研規(guī)劃、調研報告、可行性研究報告、技術咨詢與課題論證資料長期3、課題說明書、科研課題、經(jīng)費申請報告及批件長期4、任務書、協(xié)議書、會議記錄及重要來往文函永久5、科研課題研究計劃、上級批示長期6、實驗、試驗方案、設計方案、調查考察方案、技術規(guī)程永久研究試驗階段1份鑒定結束1個月內技術處7、試驗任務書、試驗大綱永久8、實驗、試驗測試記錄、圖表、照片、計劃執(zhí)行情況、調整和撤銷的報告永久9、試制綜合分析報告及總結永久10、計算文件永久11、計算機軟件永久12、檢驗文件永久13、設計文件、圖樣、技術說明永久14、工藝文件永久總結鑒定驗收階段1份鑒定結束1個月內技術處15、課題完成最終(或中斷)總結永久16、課題階段工作總結長期17、鑒定大綱永久18、技術經(jīng)濟分析報告長期19、標準化審查報告永久20、鑒定證書、科學技術成果鑒定證書永久21、鑒定會議記錄（參加人員名單）、鑒定驗收結論、函審原件永久成果申報階段1份申報結束1個月內技術處22、科技成果申報表、登記表及附表永久23、科技成果獎勵申報及評審資料永久24、獲獎證書及批件永久附件五 C 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位基建類（原始資料）準備、立項和審批階段1份項目投產(chǎn)或轉固1個月內基建工程項目部1、發(fā)展規(guī)劃、計劃、報告永久2、調研報告、匯總資料永久3、決策結果、會議記錄、紀要永久4、項目建議書永久5、項目建議書審批意見永久6、控股公司審批文件永久7、國家政策性報批文件永久可行性研究、初步設計1份項目投產(chǎn)或轉固1個月內基建工程項目部8、項目可研總體計劃永久9、可行性研究報告永久10、可研審查會議紀要及其評估、報批文件永久11、設計任務書、計劃任務書、報批文件永久12、工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、重要土、巖樣及說明永久2份項目投產(chǎn)或轉固1個月內13、地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄永久14、初步設計永久15、技術設計永久1份項目投產(chǎn)或轉固1個月內16、施工圖設計永久17、工程設計計算書長期18、設計評價、鑒定及審批永久項目管理資料1份項目投產(chǎn)或轉固1個月內基建工程項目部19、計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件永久20、有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃長期21、工程概算、預算、標底、合同價、決算長期22、合同變更、索賠等涉及法律事務的文件長期23、規(guī)程、規(guī)范、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定長期24、招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議長期25、招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議永久26、招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件永久27、投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件長期28、開標議程、開標大會簽字、報價表、評標記錄長期29、中標通知書永久30、合同談判紀要、合同審查文件、合同書永久31、專項申請、批復文件永久32、環(huán)境保護、勞動安全、衛(wèi)生、消防、規(guī)劃等文件長期33、水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件長期附件五 C 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位基建類（竣工資料）建筑施工資料 2份竣工驗收1個月內基建工程項目部34、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期35、施工組織設計、方案及報批文件、施工計劃、施工技術及安全措施、施工工藝文件長期36、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單長期37、建筑資料試驗報告長期38、設計變更、工程更改洽商單、資料代用核定審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等永久39、施工定位（水準點、導線點、基準線、控制點等）測量、復核記錄、地質勘探永久40、土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程圖、樁基工程記錄、地基驗銷記錄永久41、施工日記、大事記長期42、隱蔽工程驗收記錄永久43、各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告永久44、工程質量檢查、評定永久45、交工驗收記錄證明永久46、竣工報告、竣工驗收報告永久47、竣工圖永久設備及管線安裝施工資料2份竣工驗收1個月內基建工程項目部48、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期49、施工組織設計、方案及其報批文件、施工計劃、技術措施文件長期50、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單長期51、建筑資料試驗報告長期52、設計變更通知、工程更改洽商單、資料、零部件、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單等永久53、焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄永久54、隱蔽工程檢查驗收記錄永久55、強度、密閉性試驗報告長期56、設備、網(wǎng)絡調試記錄長期57、施工安裝記錄、安裝質量檢查、事故處理報告長期58、系統(tǒng)調試、調試記錄長期59、管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄短期60、管線標高、位置、坡度測量記錄長期61、中間教交工驗收記錄證明、工程質量評定永久62、竣工報告、竣工驗收報告永久63、竣工圖永久類別 歸 檔 范 圍保管期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位基建類（竣工資料）電氣、儀表安裝施工資料2份竣工驗收1個月內基建工程項目部64、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期65、施工組織設計、施工及其報批文件、施工計劃、技術措施文件長期66、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單長期67、建筑資料試驗報告長期68、設計變更通知、工程更改洽商單、資料、零部件永久69、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單等永久70、系統(tǒng)測試、整定記錄長期71、絕緣、接地電阻等性能測試、校核長期72、資料設備明細表及檢驗記錄、施工安裝記錄、質量檢查評定、事故處理報告永久73、操作、聯(lián)動試驗長期74、電氣裝置交接記錄長期75、中間交工驗收記錄、工程質量評定永久76、竣工報告、竣工驗收報告永久77、竣工圖永久監(jiān)理資料2份竣工驗收1個月內基建工程項目部78、監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復長期79、施工及設備器材供應單位資質審核、設備、資料報審長期80、施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核、施工進度、延長工期、索賠、及付款報審長期81、開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書長期82、設計變更、資料、零部件、設備代用審批長期83、監(jiān)理通知、協(xié)調會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示、來往函件長期84、工程資料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告長期85、監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄長期86、各項測控量成果及復核文件、外觀、質量、文件等長期87、施工質量檢查分析評估、工程質量事故、施工安全事故報告長期88、工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件長期89、變更價格審查、支付審批、索賠處理文件長期90、月報總結長期91、工程竣工總結長期92、質量評價意見報告長期附件五 C 科技類檔案歸檔要求附件五 C 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保 管 期 限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位基建類（竣工資料）工藝設備資料2份竣工驗收1個月內基建工程項目部93、工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術總結長期94、產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄長期95、設備資料采購、招投標文件、合同、出廠質量合格證長期96、設備、資料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單長期97、設備圖紙、使用說明書、零部件目錄長期98、設備測繪、驗收記錄及索賠文件長期99、設備安裝調試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定長期試生產(chǎn)資料100、設備試車、驗收、運轉、維護記錄長期101、安全操作規(guī)程、事故分析報告長期102、產(chǎn)品技術參數(shù)、性能、圖紙永久竣工驗收資料2份竣工驗收1個月內基建工程項目部103、項目竣工驗收報告永久104、工程設計總結永久105、工程施工總結永久106、工程監(jiān)理總結永久107、項目質量評審資料永久108、工程現(xiàn)場聲像資料永久109、環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批資料永久110、竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收人員名冊、簽字、驗收備案資料永久111、項目評優(yōu)報獎申報資料、批準文件及證書永久1份完成1個月內設備處設備儀器類（基建項目）單臺（套）設備儀器 1份項目投產(chǎn)或轉固1個月內基建工程項目部1、調研、考察材料長期2、購置合同、協(xié)議長期3、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料長期4、設備儀器開箱驗收記錄長期5、設備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書等文字材料長期6、隨機圖紙長期7、設備儀器安裝調試、試車記錄、總結長期8、檢測驗收等材料長期9、竣工圖樣長期附件五 D 科技檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位設備儀器類（大、中修）單臺（套）設備儀器 1份每年6月份和12月份設備處1、調研、考察材料長期2、購置合同、協(xié)議長期3、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料長期4、設備儀器開箱驗收記錄長期5、設備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書等隨機圖樣及文字材料長期6、設備儀器安裝調試、試車記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收等材料長期7、運行記錄及重大事故分析處理報告長期8、設備儀器保養(yǎng)和大修計劃、記錄長期9、設備儀器檢查記錄、設備儀器履歷表長期10、設備改造記錄和總結材料長期11、技術、質量異議的處理結果材料永久12、設備儀器報廢鑒定材料、申請、批復和處理結果長期13、設備臺帳永久房地產(chǎn)類房地產(chǎn)基本資料永 久1份竣工驗收1個月內設備處（小區(qū)項目組）1、房產(chǎn)坐落總平面布置圖永 久2、房區(qū)管道、線路平面圖永 久3、房屋分棟、分層平面圖永 久4、房屋分棟和附屬建筑物、設備分項登記表永 久5、房屋坐落數(shù)量表永 久6、房產(chǎn)原始資料（土地征購、房屋新建、撥入的）永 久7、批準文件、契約文書永 久8、標有四至地界的征地平面圖永 久9、有關征地手續(xù)的各種協(xié)議書永 久10、建筑許可證、規(guī)劃許可證及附圖永 久11、房屋所有權證、土地使用權證永 久12、消防許可證永 久13、改制后房地產(chǎn)評估資料、產(chǎn)權變更文件資料等永 久14、有關征地、拆遷、青苗補償費用的收（付）款憑證原件（復印件及說明存會計檔案）永 久15、工程竣工資料永 久2份竣工驗收1個月內設備處（小區(qū)項目組）16、各種竣工圖、驗收報告永 久附件五 E 科技類檔案歸檔要求類別歸 檔 范 圍保管 期限歸檔 份數(shù)歸檔 時間責任 單位停建 緩建 項目停建、緩建工程項目，停止或不成功的科研項目，停產(chǎn)的產(chǎn)品生產(chǎn)中形成的科技資料，長期已形成的全部資料項目停止20日內各相關單位其它科技檔案1、公司提案采用實施的資料長期1份每年3月份企劃處2、公司各單位技術規(guī)程、操作規(guī)程短期技術處3、各單位參加市級以上科技方面會議資料長期各單位附件六：基建類、房地產(chǎn)類檔案歸檔具體要求1、基建、房地產(chǎn)類檔案的收集工作，必須符合建設工程檔案的形成規(guī)律，保證資料系統(tǒng)完整。內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理、驗收等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。2、資料內容必須真實、準確、與工程實際相符合；資料的收集、整理、歸檔應做到“三同步”，即：布置施工任務與布置竣工資料編制同步、工程施工進度與竣工資料形成積累同步、工程竣工驗收交接與竣工資料交接同步進行。3、歸檔的原始資料必須是原件，資料齊備，字跡清楚；圖紙清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，資料用紙應在50克以上，低于50克的必須紙質優(yōu)良；資料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面(297mm×210mm)。4、竣工圖章的使用(1)竣工章示例如下圖: 竣工章尺寸為50mm×80mm(2)竣工章使用不褪色的紅色印泥。(3)在每份竣工資料和每張散裝竣工圖紙上，由編制單位加蓋上竣工章并簽署竣工圖章，裝訂成冊的資料和圖紙蓋在封面左上角；散裝竣工圖紙蓋在圖標的左上方空白處。簽署章內明細應齊全、清楚，不得代簽；5、竣工資料編制(1)工程資料的內容必須真實的反映工程竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的資料必須完整、準確、系統(tǒng)；字跡清楚、簽字認可手續(xù)齊備。(2)工程竣工資料必保正卷是原件。工程竣工資料裝訂，厚度應控制在15毫米30毫米之間，小于A4紙規(guī)格的要粘貼在A4 紙上，每冊資料內必有卷內明細表，并打好頁碼，采用細線在左側裝訂，裝訂要有封面（見圖表）并填好封面內容，裝訂要求結實牢固，整齊美觀。 6、竣工圖的編制形式(1)凡按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位，在施工圖標左上方加蓋及簽署竣工圖章。(2)原設計施工圖有變更的部分，竣工圖中均應反映，不得遺漏，有變更的部位，必須蓋上變更示意章，注明見多少號變更通知單，并將相符編號的變更通知單（原件）附在該圖紙內；一張變更通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷的，應將復印件附在有關卷中并標注原件所屬卷。(3)凡施工圖結構、平面、工藝平面布置等有重大改變，或變更量超過該圖面的1/3的，施工單位重新繪制竣工圖，重新繪制的圖紙，圖號仍用舊圖號，圖號末尾須加注 “改”字，舊圖應加蓋“此圖已改，僅供參考”印章，與新圖一并存檔。(4)竣工圖紙要求散放在檔案盒內，不裝訂。圖紙折疊尺寸為297毫米×210毫米。疊圖時應從圖標處疊起，將圖紙先折成297毫米，然后再折成210毫米成手風琴式，使圖標外露。(5)成套使用的圖紙應進行裝訂，如各種標準、安裝圖冊，裝訂尺寸為420毫米×297毫米，圖紙裝訂成冊后再對折裝在檔案盒內。(6)竣工圖必須是圖面清晰的新藍圖，禁止使用在工地受到磨損、殘缺丟角和污垢的舊圖編制竣工圖。7、卷內順序(1)卷內資料排列按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿，主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。(3)既有資料又有圖紙的案卷，資料排前，圖紙排后。8、填寫卷內目錄(1)每一個保管單位，均應填寫卷內目錄（見圖表），以便揭示每一個案卷的內容。卷內目錄“名稱”欄第一格應填寫項目名稱。將盒內每份文字材料、圖紙的內容逐項填寫在卷內目錄“名稱”欄以后各格內，要填寫文件、圖紙標題全稱。卷 內 目 錄 檔案號： 順序號圖號或文件編號名 稱張 次備 注 (2)卷內目錄“張次”欄內只需填該內容的首頁號，不必填起止號。但最后一份文字材料或圖紙，在“張次”欄內應填該文字或圖紙的首頁號末頁號。順序號從有內容的一行開始填寫。(3)文件、圖紙如有編號的（即文件號、圖號），應在卷內目錄的“圖號或文件號”欄內填寫清楚。 9、填寫備考表每個保管單位內均應填寫一份備考表（見圖表），便于統(tǒng)計卷內文件、圖紙總張數(shù)，了解卷內文件發(fā)生的變化和存在的問題。備考表放在一個保管單位文件材料、圖紙的最后面。檔案號 備 考 表本案卷內共 張， 其中文字材料 張， 圖紙 張說明: 組卷單位負責人: 組 卷 人: 審 核 人: 日 期: 10、文件材料、圖紙裝盒每個保管單位的科技文件材料一律裝盒（采用國家檔案局標準檔案盒），一盒即是一卷，也是一個保管單位（以下簡稱卷）一個保管單位準許裝幾盒，但幾個保管單位的不準裝在一盒。裝盒的順序是卷內目錄、文字材料、圖紙、備考表。11、填寫案卷封面和脊背(1)案卷題名應簡明準確地揭示卷內文件的內容。(2)編制單位應填寫卷內文件資料形成單位或編制的責任者。(3)編制日期應填寫卷內文件資料或圖紙編制的時間。(4)保管期限見附件五 C、D。(5)脊背只填案卷題名(6)填寫檔案盒封面、軟封面、脊背要用黑色筆墨，確保封面清晰、美觀。12、基建、房地產(chǎn)類工程項目驗收(1)項目驗收時，組織驗收的主管單位必須通知公司科技檔案管理人員參加驗收并在驗收報告單上簽字。(2)項目檔案驗收分為預驗收和正式驗收，與工程驗收同步進行；對檔案預驗收不合格者不能申報項目正式驗收。(3)預驗收是經(jīng)建設項目單位相關專業(yè)自檢，認為竣工檔案已達到驗收標準，在由檔案部門預檢，對預檢查出的問題，建設、設計、施工單位要在正式竣工驗收前加以改進。(4)正式驗收時，檔案部門作為項目竣工驗收成員，檢查預驗收中提出的問題整改情況，向驗收組提出驗收結論性意見，并在項目竣工驗收意見上簽字。附件七：科技檔案移交清冊、移交目錄科 技 檔 案 移 交 清 冊項 目：共 計： 卷 其中資料 卷 圖紙 卷移交單位： （章） 接收單位： （章） 負 責 人: 負 責 人: 移 交 人: 接 收 人:交接日期： 年 月 日科 技 檔 案 移 交 目 錄順序號編制單位編制日期標 題 或 文 件 內 容圖號或文件編 號頁 數(shù) （每卷）份 數(shù) （每卷）備注附件八：基建或房地產(chǎn)檔案移交清冊、移交確認單、移交目錄基 建 或 房 地 產(chǎn) 檔 案 移 交 清 冊項 目：共 計： 卷 其中資料 卷 圖紙 卷移交單位： （章） 接收單位： （章） 負 責 人: 負 責 人: 移 交 人: 接 收 人:交接日期： 年 月 日 移 交 確 認 單簡要描述×××建設項目（開工-竣工-經(jīng)項目各專業(yè)審核確認等-情況）工程項目單位各相關人員簽字 組織驗收單位各相關人員簽字項 目 負 責 人: 組織驗收負責人:工藝專業(yè)負責人: 工藝專業(yè)負責人:設備專業(yè)負責人: 設備專業(yè)負責人:土建專業(yè)負責人: 土建專業(yè)負責人:電氣專業(yè)負責人: 電氣專業(yè)負責人:儀控專業(yè)負責人: 儀控專業(yè)負責人:給排水專業(yè)負責人: 給排水專業(yè)負責人:項目兼職檔案員: 驗收單位兼職檔案員:基 建 或 房 地 產(chǎn) 檔 案 移 交 目 錄順序號編制單位編制日期標 題 或 文 件 內 容圖號或文件編 號頁 數(shù) （每卷）份 數(shù) （每卷）備注附件九：會計檔案歸檔范圍和保管期限序 號歸 檔 范 圍保管期限一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)（包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、出口發(fā)票）15年二會計賬簿類1總賬（包括日記總賬）15年2明細賬15年3日記賬15年其中：現(xiàn)金和銀行日記賬25年4輔助賬簿15年三財務會計報告類1月、季度財務報告3年2年度財務會計報告永久3年度財務會計報告的審計報告永久4納稅申報表及相關資料（包括國稅、地稅、出口）永久四其它類1會計檔案移交清冊永久2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調節(jié)表5年5銀行對賬單5年6工資獎金支付單5年7激勵計劃明細表5年附件十：會計檔案保管清冊 年 會 計 檔 案 保 管 清 冊總 卷 數(shù)： 卷 其 中： 會計憑證類： 卷 會計賬簿類： 卷 財務報告類： 卷 其 它 類： 卷 形成單位 保 管 人 附件十一：會計檔案保管目錄會 計 檔 案 保 管 目 錄年度： 第 張案卷號會計憑證號案 卷 內 容保管期限存放位置檔案號備 注附件十二：會計檔案移交清冊會 計 檔 案 移 交 清 冊 內 容： 共 計： 卷 本冊共計： 頁移交單位： 移交人： 接收單位： 接收人：監(jiān)交人： 監(jiān)交人：交接日期：附件十三：人事檔案歸檔范圍序號歸 檔 范 圍1履歷資料2自傳資料和屬于自傳性質的資料3鑒定、考核、考察資料4評定崗位技能和學歷資料5政審資料6參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的資料7獎勵資料8處分資料9招工錄用、聘用、任免、工資、出國、應征入伍、復員（退伍）轉業(yè)、離休、退休、退職等資料10其他可供參考的資料附件十四：聲像檔案歸檔范圍和保管期限序號歸 檔 范 圍保管期限1上級領導人、社會著名人物到公司視察、指導檢查工作或參與公司重要活動的聲像資料永久2(1)公司組織召開或參加上級重要會議形成的聲像資料永久(2)各單位召開重要專業(yè)性會議形成的聲像資料長期3管理工作包括：企管、人事、勞資、財務、審計、計劃、物資、經(jīng)營、技術、安質、環(huán)保等重要活動中形成的聲像資料永久4職工生活福利、文教、衛(wèi)生、文藝、體育、醫(yī)療等方面形成的聲像資料長期5公司主要產(chǎn)品的聲像資料，有關公司產(chǎn)品廣告的聲像資料，生產(chǎn)任務完成情況及進展過程中形成的重要聲像資料長期6公司科研項目鑒定與獎勵，新技術研究、新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)形成的聲像資料長期7安全生產(chǎn)、質量等各類案件中形成的聲像資料長期8公司發(fā)生的重大事件、重大事故，如人身傷亡重大事故及自然災害等形成的聲像資料永久9基本建設和技術改造項目的設計、開工、施工、竣工、創(chuàng)優(yōu)過程中形成的重要聲像資料永久10榮獲國家、?。ㄊ校┎俊⒖毓晒镜雀黝愊冗M公司、集體和先進個人的聲像資料永久11公司重要外事活動的聲像資料永久12宣傳介紹公司的專題聲像資料；新聞媒體有關公司報道的聲像資料長期13公司獲得的獎狀、獎旗、獎杯、證書等榮譽的聲像資料長期14自